¿Qué es un proveedor ficticio según la DIAN?
La DIAN usa la expresión proveedor ficticio para referirse a personas o empresas que facturan ventas o servicios simulados (inexistentes), es decir, operaciones sin realidad económica. La Entidad ha declarado y sancionado masivamente a contribuyentes por estas prácticas y remite casos a la Fiscalía por posible comisión de delitos.
La DIAN publica actos y listados relacionados con declaratorias y levantamientos de la condición de “proveedor ficticio”, lo que permite a los contribuyentes consultar si un tercero ha sido vinculado a estas conductas.
¿Por qué esto te afecta? Efectos tributarios y sanciones
- Rechazo de costos, deducciones e impuestos descontables: aunque una factura cumpla los requisitos formales, solo es soporte válido si respalda una operación real. La DIAN recuerda que la procedencia de costos y deducciones depende del cumplimiento de requisitos (art. 771-2 E.T.) y de la realidad de la transacción.
- Acciones de control y perfilamiento de riesgos: la DIAN mantiene estrategias de analítica y fiscalización para detectar proveedores ficticios y transacciones asociadas, con procesos activos y remisiones a direcciones seccionales.
Factura electrónica, RADIAN y trazabilidad
El Sistema de Factura Electrónica y la plataforma RADIAN permiten dar trazabilidad a las facturas, eventos y circulación como título valor, lo que ayuda a identificar y mitigar riesgos en la cadena de suministro (aceptación, endoso, cesión, etc.).
Señales de alerta (red flags)
Basados en lineamientos y comunicaciones de la DIAN sobre control a operaciones simuladas, estas son señales típicas:
- Proveedor con historial de declaratoria como ficticio o procesos sancionatorios.
- Inconsistencias entre la actividad económica del proveedor y lo facturado (giro, capacidad operativa, logística).
- Facturación atípica (mismo valor repetido, series inusuales, altos montos sin soporte logístico/contractual).
Checklist de debida diligencia con proveedores
- Consulta previa en DIAN: revisa los listados y actos relacionados con proveedores ficticios.
- Valida el RUT y la actividad económica del tercero frente a lo facturado.
- Factura electrónica válida ante la DIAN (CUFE/CUDE) y eventos de aceptación/recepción registrados; verifica la trazabilidad en RADIAN cuando aplique.
- Soportes reales de la operación: contratos, órdenes de compra, guías de transporte, actas de entrega y evidencia de servicio. (Criterio de realidad de la operación asociado a procedencia de costos/deducciones).
- Pagos trazables: cruza extractos, consignaciones y medios electrónicos con la factura. (Buenas prácticas en fiscalización DIAN).
- Monitoreo periódico: gobierna el riesgo con alertas internas y revisión semestral de terceros críticos.
¿Qué hacer si detecto riesgo o si la DIAN me contacta?
- Acción preventiva: suspende compras al proveedor observado y revalida operaciones recientes (realidad, soportes y pagos).
- Corrección voluntaria: la DIAN adelanta acciones persuasivas para que contribuyentes corrijan inconsistencias relacionadas con transacciones con proveedores ficticios. Actuar de forma temprana reduce exposición sancionatoria.
- Asesoría profesional: apóyate en tu contador/líder tributario para revisar efectos de 771-2 E.T. (procedencia de costos/deducciones) y preparar soportes.
Si reconoce posibles proveedores ficticios, puede denunciar de forma segura a través del Sistema de Denuncias de Fiscalización en https://www.dian.gov.co/atencionciudadano/PQSRD/Paginas/Inicio.aspx
Trabajar con proveedores ficticios no es un riesgo solo reputacional: compromete la validez fiscal de tus costos y deducciones, expone a sanciones y puede derivar en investigaciones penales. Aprovecha la facturación electrónica y RADIAN para fortalecer tu debida diligencia, y verifica periódicamente a tus terceros con la información pública de la DIAN.
Para asegurar datos confiables, valida el NIT en la DIAN desde ITS antes de crear o editar un tercero. Usa la función de consulta por web service. Detalles: https://www.itscontable.com/blog/consulta-nit-por-web-service-de-la-dian/
Fuentes:
https://www.dian.gov.co/Prensa/Paginas/NG-Comunicado-de-Prensa-055-2021.aspx
https://www.dian.gov.co/impuestos/sociedades/Paginas/preguntasfrecuentes.aspx
https://www.dian.gov.co/impuestos/factura-electronica/Documents/Instructivo-RADIAN.pdf
https://www.dian.gov.co/Prensa/Paginas/NG-Comunicado-de-Prensa-091-2025.aspx
Realizado por:
John Nossa
