La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) continúa afinando la interpretación y aplicación de la normativa tributaria en Colombia. Mediante el Concepto 018067 del 5 de noviembre de 2025, la entidad aclara aspectos relevantes relacionados con la obligación de reporte, la naturaleza de ciertas operaciones económicas y su impacto en el control fiscal, reforzando el enfoque de trazabilidad, consistencia de la información y cumplimiento oportuno.
Este tipo de conceptos no crean obligaciones nuevas, pero sí fijan criterios oficiales que los contribuyentes, contadores y proveedores tecnológicos deben tener en cuenta para evitar contingencias futuras.
¿Por qué son importantes los conceptos DIAN?
Los conceptos emitidos por la DIAN cumplen una función interpretativa. En la práctica:
- Definen cómo entiende la Administración Tributaria una norma vigente
- Orientan procesos de fiscalización y revisión
- Sirven como soporte en procesos de discusión administrativa
- Anticipan criterios que luego se reflejan en sanciones, requerimientos o ajustes normativos
Ignorar un concepto relevante puede llevar a errores de clasificación, reportes incompletos o interpretaciones equivocadas que terminan en sanciones.
Alcance general del Concepto DIAN 018067 de 2025
El Concepto DIAN 018067 del 2025 aclara un punto crucial para todos los obligados a facturar electrónicamente: cómo se debe entregar la factura al cliente para que cumpla formalmente con la ley. Esta guía complementa el concepto unificado anterior y es de aplicación obligatoria.
La regla de oro es que la entrega depende del estatus de tu cliente (adquiriente): si es o no un facturador electrónico habilitado por la DIAN.
- Si tu cliente es Facturador Electrónico
En este caso, la comunicación puede ser directa entre sistemas. Puedes entregar la factura de dos formas válidas:
- Por correo electrónico: Enviándola a la dirección que registró ante la DIAN durante su habilitación.
- Por transmisión electrónica (servidor a servidor): Esto requiere un acuerdo previo entre las partes para el intercambio automatizado de datos.
2. Si tu Cliente NO ES Facturador Electrónico
Para clientes que no están en el sistema de facturación electrónica, la DIAN permite más opciones, pero con una condición esencial: debes obtener y respetar el medio de recepción que el cliente te indique. Las opciones son:
- Envío por correo electrónico:
- En formato digital gráfico (ej. un archivo PDF de la factura).
- En formato electrónico de generación (ej. el archivo XML técnico).
- Entrega de una impresión física de la representación gráfica.
- Transmisión electrónica servidor a servidor, si existe un acuerdo con el cliente para ello.
⚠️ Regla importante: Si el cliente no te informa cómo quiere recibir la factura, tu obligación por defecto es expedirla con una impresión física de la representación gráfica.
¿Y si creo un portal para que el cliente la descargue?
Es una práctica común, pero el concepto es claro: habilitar un portal de descarga NO cumple con la obligación legal de “entregar” la factura. La DIAN considera que esto es solo una “consulta” o puesta a disposición, pero no sustituye el acto formal de entrega establecido en la Resolución 000165 de 2023.
Por lo tanto, incluso si tienes un portal, debes enviar activamente la factura al cliente por uno de los medios autorizados mencionados arriba.
¿Cómo cumplir con ITS Software?
Es simple: la entrega se adapta a tu cliente. Para la mayoría, el proceso es automático: ITS Software envía al instante el correo electrónico con los archivos obligatorios adjuntos (XML y PDF). Si atiendes en un punto de venta y el cliente no tiene correo, cumples entregándole la impresión física de la factura (la tirilla).
La nueva clarificación de la DIAN refuerza que la responsabilidad de la entrega formal recae en el vendedor, quien debe adaptar el método al tipo de cliente y priorizar el medio que este último haya señalado. Automatizar este proceso con un buen software de facturación electrónica es clave para cumplir sin errores.
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Fuente:
Realizado por:
John Nossa
