ITECSOFT es una empresa prestadora de servicios tecnológicos comprometida con las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC’s). Uno de los principales servicios que presta ITECSOFT es el software ITS Contable 2.0, el cual se constituye como el sistema contable y administrativo más completo y eficiente del mercado.

En esta ocasión, este manual explicará el correcto uso del formulario Rangos de Facturación a través del cual se registran las autorizaciones de numeración que se solicitan a la DIAN, por ejemplo, las Facturas de Venta Electrónica, Documento Electrónico de Máquina Registradora con Sistema POS, Documento Máquina Registradora con Sistema POS y Documento Soporte Electrónico.

1. Información Preliminar     

• Cada empresa es responsable de solicitar a la DIAN los rangos de facturación. Generalmente ese proceso lo realiza el contador o auxiliar contable.
• Si es una autorización de numeración electrónica, deben asociar los rangos de numeración en el Sistema de Facturación Electrónica -Ambiente de Producción. Este proceso se detalla en el Manual Asociación de Prefijos de Facturación Electrónica.
• En caso de que la autorización de numeración corresponda a un nuevo prefijo que no está creado actualmente en el sistema ITS, deberá enviarlo al correo soporte@itscontable.com con el fin de que un asesor de soporte lo cree y esté disponible para que le incluyan su rango de numeración.
• Antes de hacer algún registro, es importante que se valide toda la información de la autorización, recordando que las autorizaciones tienen un número de formulario que inicia por 1876.

Una vez se tenga la autorización de numeración de la DIAN, es importante identificar la información contenida allí que se requiere para crear la autorización:

1. Permite verificar que efectivamente es el documento de Autorización.
2. Es el número de formulario o resolución.
3. Es la fecha inicial de la autorización

4. Indica el tipo de documento
5. Especifica el prefijo o iniciales de la autorización
6. Muestra el rango de numeración autorizado, inicial y final
7. Vigencia en meses. Con base en esta vigencia y la fecha inicial, se calcula la fecha final

2. Rangos de Facturación     

Este formulario se llama Rangos de Facturación y se visualiza con el siguiente ícono . Al dar clic sobre este se abre la pantalla principal del formulario, en donde se visualizan los rangos actualmente creados en el sistema. Si aún no se cuenta con un rango, se visualizará así:

Una vez se tenga la autorización de numeración se procede a crearla dando clic en Nuevo

Si la autorización es un documento electrónico, como por ejemplo Facturas de Venta Electrónica, Documento Electrónico de Máquina Registradora con Sistema POS y Documento Soporte Electrónico, se registra así:

• En la lista desplegable Resolución se debe seleccionar el prefijo. En caso de que no aparezca deberá contactar a soporte ITS. Para el ejemplo dado, se escoge el prefijo FES.
• Luego se debe dar clic en el botón Consultar Rangos F.E., esta acción desplegará los prefijos asociados a la empresa en la DIAN, en donde se deberá dar clic en Seleccionar en la autorización que corresponda, verificando todos sus datos.

Nota: Si la autorización de numeración no se encuentra en los resultados de búsqueda, es porque aun no ha sido asociada en la DIAN, por lo cual deberá primero llevar a cabo el paso a paso explicado en el Manual Asociación de Prefijos de Facturación Electrónica.

• Una vez se haya seleccionado, el sistema automáticamente registrará los datos en los campos correspondientes. Una vez se hayan validado, se procede a dar clic en Guardar para confirmar la creación del rango y luego en Aceptar.

Si la autorización es un documento no electrónico, como por ejemplo Documento Máquina Registradora con Sistema POS, se registra manualmente así:

• En la lista desplegable Resolución se debe seleccionar el prefijo. En caso de que no aparezca deberá contactar a soporte ITS.
• En la lista desplegable Tipo se selecciona POS.
• En el campo No. Formulario O Res. se digita el número de formulario o resolución.
• En Fecha se selecciona la fecha inicial de la autorización.
• En Vencimiento se selecciona la fecha final de acuerdo con la vigencia y la fecha inicial.
• El campo Technical Key no debe diligenciarse, debido a que solo aplica para documentos electrónicos.
• Una vez se haya validado la información, se procede a dar clic en Guardar para confirmar la creación del rango y luego en Aceptar.

3. Aclaraciones Importantes     

Es importante que cada empresa tenga en cuenta lo siguiente:

• La información que se registra en Rangos de Facturación es la que sale impresa en cada documento que se genera en ITS, ya sea en formato ticket o PDF.
• Antes de registrar cada autorización, primero se debe validar muy bien la información, con el fin de garantizar la concordancia entre los datos de la autorización de la DIAN y los de ITS.
• En caso de que se haya registrado con información errónea una autorización de numeración de algún documento electrónico, el sistema mostrará un error al momento de intentar generar el documento en Facturación. En este caso se deberá verificar nuevamente la información registrada en Rangos de Facturación, ajustarla y luego volver a intentar facturar.
• Si se registró erróneamente una autorización de numeración de un tipo de documento no electrónico como por ejemplo Documento Máquina Registradora con Sistema POS, ITS no podrá validarlo, por lo cual no se generará ninguna restricción o error el momento de facturar. De ahí la importancia de validar muy bien la información antes de crear el rango de facturación.

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