Los bloqueos contables se realizan con el fin de garantizar que la información de la contabilidad en un periodo no sea modificada. Generalmente se realizan luego de que el área contable ha reportado a la DIAN cierta información o realizado un cierre de año, con el fin de que los datos permanezcan y no sean alterados por ningún usuario en el software contable.
En ITS esta función se realiza a través del formulario BLOQUEO DE PERIODOS, el cual permite bloquear completamente un año o ciertos meses. También permite seleccionar usuarios que no tendrán bloqueo, los cuales será los únicos que podrán realizar modificaciones contables en esos meses o años.
Para bloquear un año se debe seleccionar el año y luego activar la casilla de bloqueo del encabezado, la cual seleccionará automáticamente todos los meses. En la siguiente imagen se muestra como bloquear todo el año 2021:
Si solo se desea bloquear ciertos meses del año y no todos, se procede a seleccionar el año y luego activar las casillas de bloqueo de los meses correspondientes. En la siguiente imagen se muestra como bloquear el mes de Enero del 2022:
Cuando se requiera que solo un usuario o usuarios puedan modificar contablemente un periodo bloqueado, será necesario dar clic en el botón VER correspondiente al mes y luego activar las casillas de los usuarios que no tendrán bloqueo. En las siguientes imágenes se muestra como añadir una exclusión de usuarios en el mes de Enero 2022:
Cuando un usuario con bloqueo acceda a un documento de facturación que tenga una fecha correspondiente a un periodo bloqueado, el sistema mostrará el mensaje “Bloqueo Contable” en la parte superior de la pantalla de facturación.
Si un usuario con bloqueo intenta realizar un registro contable en un periodo bloqueado a través del formulario Maestro de Movimientos, Egresos, Ingresos, etc., o al realizar un abono aparecerá el siguiente mensaje:
La herramienta BLOQUEO DE PERIODOS está disponible únicamente para las empresas que tienen contratado el módulo Contable de ITS. Si deseas conocer el funcionamiento de esta herramienta a través de un video tutorial, puedes visitar el siguiente link el cual te llevará a nuestro canal de YouTube.
ITS, más que una herramienta un aliado.
