Cuando gestionas créditos, cada cuota debería reflejar todos los conceptos que tu empresa define: gastos administrativos, seguros, comisiones u otros cobros operativos. Para hacerlo simple y trazable, ITS Software incorporó Cargos Extras, una opción que permite configurar cargos adicionales en las cuotas mensuales según las reglas de tu negocio.

¿Qué es “Cargos Extras” y para qué sirve?

Cargos Extras te deja sumar —de forma controlada— conceptos adicionales a las cuotas del crédito. Puedes configurarlos como valor fijo o como tasa porcentual, asignar un valor por defecto y, si lo requieres, una fórmula que se ajuste a la metodología de tu empresa.

¿Cómo se utiliza?

Accede al ícono de Cargos Extra

Se mostrará la pantalla principal, allí es necesario que hagas clic en Nuevo para crear un Cargo Extra.

• Código: un consecutivo interno, no se debe diligenciar
• Nombre: nombre del Cargo Extra a crear
• Descripción: de forma opcional, puedes digitar una definición del Cargo Extra
• Valor Fijo: la activas en caso de que el Cargo Extra deba repetirse en cada cuota.
• Tasa porcentual: la activas en caso de que el Cargo Extra deba sea un porcentaje del valor del crédito. Si activas esta opción, debes agregar la fórmula de cálculo en el campo respectivo.
• Valor predeterminado: valor en $ o porcentaje % del Cargo.
• Orden en proyección: determina el orden en que debe estar situado el Cargo Extra luego de la columna Seguro en la proyección.
• Fórmula: de forma opcional, puedes establecer una operación para el cálculo del Cargo Extra, teniendo en cuenta el Valor Predeterminado. En caso de que hayas activado la casilla Tasa Porcentual, es necesario que digites la fórmula en este campo.
• Cuenta contable: si tu plan de ITS Software cuenta con el módulo Contable activo, debes especificar la cuenta contable a la que se debe contabilizar el Cargo Extra.
• Activo: si debe estar disponible o no para su registro.

Para confirmar la creación debes dar clic en Guardar.

Así mismo, es necesario que ingreses al ícono Prefijos de Créditos   y actives la casilla Maneja Cargos Extra en el prefijo de crédito donde corresponda. Esto te permite elegir en qué tipos de crédito deben estar disponibles los cargos extra.

Nota: si no cuentas con el ícono de Prefijos de Créditos, debes solicitar a Soporte ITS la activación de esta casilla en el prefijo de crédito que corresponda.

Ejemplos prácticos

• Creación de un Cargo Extra para Gastos Administrativos: por ejemplo un valor fijo en $ que debe ser cobrado en cada cuota. En este caso se crea con el nombre Admon, se agrega una descripción detallando que corresponde a un gasto administrativo. También se activa la casilla Valor Fijo y se digita 5000 en Valor Predeterminado. Se asigna orden 1.

La proyección del crédito se visualizaría así:

• Creación de un Cargo Extra para Otros Gastos: con un valor general en $ que debe ser distribuido en el número de cuotas. En este caso se crea con el nombre Otros, se agrega una descripción detallando que corresponde a Otros Gastos. También se activa la casilla Valor Fijo y se digita 50000 en Valor Predeterminado. Se asigna orden 2 para que se muestre después de Admon. Se ingresa la fórmula para que el valor de $50.000 sea dividido en el número de cuotas.

La proyección del crédito se visualizaría así:

• Creación de un Cargo Extra para Impuesto: con un % del valor del crédito que debe ser distribuido en 12 cuotas. En este caso se crea con el nombre Imp, se agrega una descripción detallando que corresponde a Impuestos. También se activan las casillas Valor Fijo y Tasa Porcentual. Se digita la tasa de 1 Valor Predeterminado equivalente al 1%. Se asigna orden 3 para que se muestre después de Otros. Se ingresa la fórmula para que se obtenga el valor del 1% del crédito y se distribuya en 12 cuotas.

La proyección del crédito se visualizaría así:

Nota: en las proyecciones de pago se incluyen las casillas de los Cargos Extras, en donde se visualiza el valor predeterminado asignado a cada uno. Sin embargo, este valor puede ser modificado al momento de realizar una proyección.

Abonos

Cuando vayas a registrar un abono, se visualiza en pantalla el valor a cobrar de la cuota a pagar, detallando adicionalmente los valores de los cargos extras en la cuota.

Beneficios para tu operación

• Transparencia en la cuota: todos los conceptos quedan visibles y calculados desde el origen.
• Menos errores y más velocidad: al autocontabilizar abonos, reduces reprocesos contables.
• Flexibilidad de negocio: adapta cargos a políticas internas (fijos, porcentuales o con fórmula).

Buenas prácticas de uso

• Estándares de nombres: usa nomenclaturas claras (Gastos Adm., Seguro, Cobro plataforma) para facilitar reportes.
• Contabilidad alineada: verifica que cada cargo tenga su cuenta contable correcta antes de habilitarlo en producción.
• Validación previa: consulta la proyección inicial para confirmar cálculos y asientos.

Cargos Extras te da el control para reflejar, de forma sistemática y contable, todos los componentes de una cuota. Ganas claridad para el cliente, consistencia contable y un flujo de operación más ágil, desde la proyección hasta el abono final.

• Clientes con modalidad nube: la actualización ya está disponible.
• Clientes en modalidad servidor: deben solicitar la activación escribiendo a soporte@itscontable.com, incluyendo el nombre de la empresa desde la cual se comunican.

Realizado por:

Rafael Ortiz