Controlar un negocio no significa estar todo el día en el punto de venta, revisar cada factura de forma manual o depender de llamadas constantes para saber qué está pasando.

Hoy, muchos empresarios sienten que, si no están físicamente en el negocio, pierden visibilidad sobre las ventas, el inventario, la caja, los pedidos o el desempeño del equipo. Y aunque estar pendiente es importante, la verdadera gestión no debería depender únicamente de la presencia del dueño o administrador.

Un negocio organizado necesita información clara, procesos conectados y herramientas que permitan tomar decisiones incluso cuando no estás en el lugar.

El problema no es ausentarte, es no tener información

Muchos negocios funcionan bien mientras el dueño está presente, pero empiezan los problemas cuando debe viajar, atender otros compromisos o simplemente delegar la operación.

Aparecen preguntas como:

• ¿Cuánto se vendió hoy?
• ¿Qué productos se están agotando?
• ¿La caja cerró correctamente?
• ¿Qué pedidos están pendientes?
• ¿Se emitieron las facturas?
• ¿Hay cuentas por cobrar sin revisar?
• ¿El inventario coincide con lo que se vendió?

Cuando estas respuestas dependen de mensajes, fotos, audios o revisiones manuales, el negocio queda expuesto a errores, descuadres y decisiones tardías.

Por eso, controlar tu empresa no se trata de estar presente todo el tiempo, sino de tener acceso a la información correcta cuando la necesitas.

1. Consulta tus ventas sin depender de terceros

Uno de los primeros indicadores que necesita revisar cualquier empresario es el comportamiento de sus ventas.

No basta con saber si “se vendió bien”. Es importante conocer qué se vendió, cuánto se vendió, en qué horario, por qué medio de pago y qué productos tuvieron mayor movimiento.

Con un sistema administrativo y contable como ITS Software, las ventas pueden gestionarse, permitiendo que la operación diaria quede registrada y organizada. ITS Software cuenta con funcionalidades para ventas, inventarios, cartera, arqueos de caja e informes administrativos desde un solo sistema.

Esto permite que el empresario tenga mayor claridad sobre el comportamiento comercial del negocio, incluso si no está físicamente en el punto de venta.

Video: ¿Qué es un software POS?

2. Mantén el inventario actualizado

Uno de los mayores riesgos de no tener control es vender sin saber realmente qué hay disponible.

Cuando el inventario se maneja en cuadernos, archivos de Excel o revisiones manuales, es más fácil que se presenten productos agotados, diferencias entre lo vendido y lo existente, compras innecesarias o pérdidas difíciles de detectar.

ITS Software permite trabajar con inventario permanente en tiempo real dentro de sus funcionalidades de POS e inventarios. Además, sus módulos pueden integrarse con otros procesos como ventas, facturación, cartera, reportes, contabilidad y e-commerce, según las necesidades de cada empresa.

Esto ayuda a que el inventario deje de ser una preocupación basada en suposiciones y se convierta en información útil para decidir mejor.

Video: ¿Tu inventario está bajo control o te está haciendo perder dinero?

3. Revisa caja, gastos y recaudos con mayor orden

El cierre de caja es otro punto clave para controlar un negocio a distancia.

Si al final del día no existe claridad sobre cuánto se vendió, cuánto ingresó, qué gastos se registraron y si los medios de pago coinciden, el negocio puede acumular diferencias difíciles de explicar.

Con ITS Software, el módulo POS e inventarios incluye arqueos de caja, control de gastos e informes administrativos. Estas herramientas permiten revisar mejor la operación diaria, identificar posibles diferencias y tomar decisiones con más información.

Un buen control de caja no solo ayuda a evitar descuadres. También permite entender cómo se está moviendo el dinero dentro del negocio.

Video: Cómo ver tus ingresos, ganancias y saldos en segundos

4. Usa reportes para tomar decisiones, no solo para revisar el pasado

Muchos negocios registran información, pero no la usan para decidir.

Tener reportes actualizados permite identificar productos más vendidos, referencias con baja rotación, cuentas pendientes, comportamiento de ventas, compras, gastos y otros datos importantes para la operación.

Cuando la información está organizada, el empresario puede tomar decisiones con mayor criterio: qué comprar, qué promocionar, qué ajustar, qué revisar y qué procesos necesitan atención.

ITS Software cuenta con informes administrativos y funcionalidades que permiten consultar información clave del negocio, según los módulos contratados y la configuración de cada empresa.

La información no debe servir solo para mirar lo que pasó, sino para actuar a tiempo.

Video: Rotación de artículos

5. Apóyate en herramientas móviles

Controlar un negocio a distancia también requiere movilidad.

Si el equipo comercial, los vendedores externos o el administrador necesitan consultar clientes, proveedores, inventario o tomar pedidos desde fuera del punto de venta, contar con una herramienta móvil puede hacer la diferencia.

ITS Mobile permite tomar pedidos, facturar, consultar clientes, proveedores e inventario desde dispositivos móviles o tablets. Además, ITS E-Commerce incluye una tienda virtual, configuración de artículos y precios, visualización de productos, integración de pedidos e inventarios, diseño responsivo y pagos en línea.

Esto facilita que el negocio no dependa únicamente del computador principal o del punto físico para avanzar en sus procesos comerciales.

Video: Con ITS Mobile registrar pedidos de clientes es muy fácil

6. Conecta tu tienda virtual con la operación

Si tu negocio vende por internet, el control se vuelve aún más importante.

Una tienda virtual desconectada puede generar reprocesos, errores de inventario, pedidos duplicados o ventas de productos que ya no están disponibles.

Con ITS E-Commerce, la empresa puede gestionar una tienda virtual integrada con ITS POS, inventario y contabilidad, facilitando el control de pedidos, pagos, productos disponibles y reportes. Además, ITS Software indica que su e-commerce permite tienda virtual, configuración de artículos, precios, visualización, comunicación directa con pedidos e inventarios, diseño responsivo y pagos en línea.

Vender online no debería significar perder el control. Al contrario, debe permitir que cada pedido se integre mejor con la operación del negocio.

Video: Con ITS E-commerce, configurar tu tienda online es más fácil

7. Integra facturación, inventario y contabilidad

Uno de los errores más comunes es manejar cada área por separado: ventas por un lado, inventario en otro archivo, facturación en otra plataforma y contabilidad al final del mes.

Esto genera reprocesos, más posibilidades de error y menos claridad para tomar decisiones.

En ITS Software, la facturación electrónica puede integrarse con procesos clave como ventas, POS, inventario, clientes, cartera, reportes y contabilidad, de acuerdo con la configuración de cada empresa.

Cuando los procesos están conectados, el negocio trabaja con mayor orden y la información fluye mejor.

Video: Módulos en ITS Software

Controlar no es hacerlo todo tú

Muchos empresarios sienten que controlar significa revisar cada detalle personalmente. Pero un negocio que depende completamente de una sola persona se vuelve difícil de escalar.

Controlar también es delegar con información, definir procesos, revisar reportes, establecer responsabilidades y apoyarse en herramientas que permitan supervisar sin interrumpir constantemente la operación.

Cuando el negocio cuenta con un sistema que conecta ventas, inventario, caja, facturación, reportes y contabilidad, el dueño o administrador puede enfocarse menos en apagar incendios y más en analizar, crecer y tomar mejores decisiones.

Video: Nuestra demo es guiada y totalmente gratuita

Controlar tu negocio incluso cuando no estás presente es posible si dejas de depender de procesos manuales, información dispersa o reportes tardíos.

La clave está en tener una operación organizada, conectada y visible.

Con ITS Software, puedes gestionar ventas, inventario, facturación electrónica, caja, reportes, contabilidad, mobile y e-commerce desde una solución integral, adaptada a las necesidades de diferentes tipos de negocio.

Porque no se trata de estar todo el día en tu empresa.

Se trata de tener la información correcta para saber qué está pasando, tomar decisiones a tiempo y controlar mejor tu negocio, estés donde estés.

Agenda una demostración gratuita

Conoce cómo ITS Software puede ayudarte a organizar y controlar mejor tu negocio.

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Julio y agosto de 2026 concentran, en cuestión de semanas, cinco cambios laborales que impactan directamente la nómina de cualquier empresa colombiana. Sube el recargo dominical, aparece un festivo que muchas compañías no tenían programado, cambia la jornada semanal, se cierra una ventana de traslado pensional que no vuelve a abrirse y se acerca la fecha para entregar dotación. Ninguno de estos cambios espera al otro: todos entran en vigor casi al mismo tiempo. La pregunta que le queda a cualquier empleador o persona encargada de nómina es simple: ¿tienes el calendario, el presupuesto y las tablas de liquidación listas para todo esto a la vez?

Tips clave para empresas y personal de nómina en 2026:

• Revisa ya tu tabla de recargos: el recargo dominical y festivo sube del 80 % al 90 % desde el 1 de julio, antes incluso de que cambie la jornada.
• No programes el 13 de julio como un lunes ordinario: es festivo nacional nuevo y quien lo trabaje tiene derecho al recargo correspondiente.
• Ajusta los turnos a 42 horas desde el 15 de julio: el Ministerio del Trabajo intensificará inspecciones y las sanciones por incumplir la jornada pueden llegar a 5.000 SMMLV.
• Presupuesta la dotación de agosto desde ya: el tope salarial y la fecha límite del 31 de agosto no dan espacio para improvisar a última hora.

¿Cuáles son los 5 cambios laborales obligatorios que empiezan en julio y agosto de 2026?

Son ajustes independientes entre sí (de la reforma laboral, la reducción de jornada, una nueva ley de festivos y la reforma pensional) que entran en vigencia casi al mismo tiempo y que impactan de forma directa el valor de la hora trabajada, el presupuesto de nómina y la planeación de turnos de cualquier empresa en Colombia:

1. ¿Cuánto subió el recargo dominical y festivo desde el 1 de julio de 2026?

El recargo por trabajar en domingo o festivo viene subiendo de forma gradual desde que la Ley 2466 de 2025 (reforma laboral) modificó el artículo 179 del Código Sustantivo del Trabajo (CST). No es un salto único: es una escalera de tres pasos que termina en julio de 2027.

Caso práctico

Un trabajador con salario mínimo (jornada de 44 horas, vigente hasta el 14 de julio) labora 8 horas un domingo. Esto es lo que cambia solo por el aumento del recargo, sin tocar todavía la jornada:

El cálculo se realiza sobre el SMMLV 2026 ($1.750.905) y la jornada de 44 horas vigente hasta el 14 de julio. La diferencia es de $6.367 adicionales por cada domingo trabajado, solo por el cambio de porcentaje.

2. ¿Por qué el 13 de julio se paga como festivo y no como día ordinario?

El 1 de junio de 2026 se sancionó la Ley 2578 de 2026, que declaró el 9 de julio como el Día de Nuestra Señora del Rosario de Chiquinquirá, festivo de carácter nacional. Como el 9 de julio de 2026 cae un jueves, y la Ley 51 de 1983 (Ley Emiliani) traslada los festivos religiosos al lunes siguiente, el descanso remunerado se disfruta el lunes 13 de julio de 2026.

Este festivo tiene una demanda de inexequibilidad admitida ante la Corte Constitucional, pero mientras el alto tribunal no decida, la norma conserva plenos efectos. Para efectos de nómina, el 13 de julio se trata exactamente igual que cualquier otro festivo.

Ambas alternativas son válidas; lo que no es válido es tratar el 13 de julio como un día ordinario sin reconocer ninguna de las dos.

Julio de 2026 trae dos festivos: uno nuevo (13 de julio) y uno de siempre (20 de julio). No hay que confundirlos en la programación de turnos.

3. ¿Cómo cambia el valor de la hora con la jornada de 42 horas desde el 15 de julio?

La reducción gradual de la jornada laboral que trajo la Ley 2101 de 2021 con la modificación del artículo 161 del CST llega a su última etapa: desde el 15 de julio de 2026, la jornada semanal máxima baja de 44 a 42 horas. El salario mensual del trabajador no cambia, pero sí el número de horas que ese salario retribuye, por lo que sube el valor de cada hora ordinaria, extra y con recargo.

La etapa 4 es definitiva: no hay más reducciones programadas después de julio de 2026.

La fórmula no cambia: horas mensuales = (horas semanales ÷ 6 días) × 30. Con 44 horas semanales, el mes tiene 220 horas; con 42 horas, 210. Tomando como referencia el SMMLV 2026 ($1.750.905), así queda cada concepto que depende del valor de la hora:

Ten en cuenta que los valores de referencia de la tabla anterior son calculados sobre el SMMLV 2026. Para un salario distinto, la misma fórmula se aplica sobre el salario real de cada trabajador.

¿Qué sanciones aplican si la empresa no ajusta la jornada a 42 horas?

El respaldo legal de las inspecciones es el artículo 486 del CST, que faculta al Ministerio del Trabajo para imponer multas de 1 a 5.000 SMMLV a quien incumpla las normas laborales, incluida la jornada máxima. El valor no es fijo: se gradúa según la gravedad de la infracción, el número de trabajadores afectados, la reincidencia y el tamaño o la capacidad económica de la empresa.

La vigilancia corresponde a los inspectores de trabajo del Ministerio del Trabajo, que pueden actuar de oficio o por denuncia de un trabajador o un sindicato. Si la inspección verifica el incumplimiento, se abre una investigación administrativa y, una vez garantizado el debido proceso, se impone la sanción mediante acto motivado.

Mantener jornadas superiores a 42 horas no solo expone a la multa: el tiempo que exceda el límite es trabajo suplementario y debe pagarse como hora extra, con el recargo que corresponda (ver tabla anterior). Aquí conviene distinguir el alcance de cada autoridad: el Ministerio del Trabajo sanciona el incumplimiento de la norma, pero no ordena el pago de los derechos individuales del trabajador. Ese reconocimiento (horas extra, reliquidación de prestaciones y aportes) se reclama ante el juez laboral ordinario, que además puede imponer la sanción moratoria del artículo 65 del CST.

Ambas vías son independientes y pueden activarse al mismo tiempo: una sanciona a la empresa frente al Estado, la otra repara al trabajador.

4. ¿Quién puede trasladarse de régimen pensional antes del 16 de julio de 2026?

La Ley 2381 de 2024 (reforma pensional), en su artículo 76, abrió una “Oportunidad de Traslado” entre Colpensiones y los fondos privados (AFP), o viceversa, para las personas que están en régimen de transición y se acercan a la edad de pensión:

Ese plazo especial de dos años vence el 16 de julio de 2026 (la reforma pensional fue suspendida, pero no en su totalidad, este artículo 76 está en plena vigencia). Después de esa fecha, quienes no se hayan trasladado perderían esta ventana especial y sin restricciones. Aunque el trámite lo adelanta el trabajador directamente ante su fondo, es un buen momento para que el área de nómina tenga a la mano los certificados de tiempo laborado o de salarios que suelen pedirse como soporte de la doble asesoría:

5. ¿Cuánto cuesta la dotación que se debe entregar antes del 31 de agosto?

El artículo 230 del CST (modificado por la Ley 11 de 1984) obliga a todo empleador a entregar, cada cuatro meses, un par de zapatos y un vestido de labor a los trabajadores que ganan hasta 2 SMMLV y llevan más de 3 meses vinculados. El artículo 232 fija tres fechas fijas de entrega:

Con el SMMLV 2026 en $1.750.905, el tope salarial para tener derecho a la dotación de agosto es de $3.501.810. Como no se puede compensar en dinero, conviene presupuestar la compra o los bonos de dotación desde ya, en lugar de dejarlo para la última semana de agosto.

¿Por qué conviene ajustar la nómina antes de estas fechas, y no después?

• Sobrecosto retroactivo: liquidar con el porcentaje o la jornada anterior obliga a corregir y pagar diferencias, con el riesgo de generar reclamos laborales.
• Inconsistencia en la nómina electrónica: los valores transmitidos a la DIAN deben reflejar el recargo y la jornada vigente en cada período; un desfase genera diferencias entre lo pagado y lo reportado.
• Riesgo de sanción del Ministerio del Trabajo: por no reconocer el festivo del 13 de julio, por no ajustar la jornada a 42 horas (hasta 5.000 SMMLV) o por no entregar la dotación en la fecha establecida.
• Efecto en cascada sobre las prestaciones sociales: las horas extra y los recargos hacen parte de la base para prima, cesantías, intereses y vacaciones (artículo 127 del CST), así que un cálculo desactualizado se arrastra a otras liquidaciones del semestre.

Preguntas frecuentes sobre los cambios laborales de julio y agosto de 2026

A continuación te relacionamos 6 respuestas a preguntas frecuentes que pueden hacerte tus trabajadores o tu equipo de nómina sobre este tema:

1. ¿El recargo del 90 % aplica solo a los domingos o también a los festivos?

Aplica a ambos por igual. Cualquier hora de la jornada ordinaria trabajada en domingo o en festivo se paga con el mismo recargo (90 % desde el 1 de julio de 2026), según el artículo 179 del CST modificado por la Ley 2466 de 2025.

2. Si mi empresa no suele operar los lunes, ¿me afecta el festivo del 13 de julio?

Solo si decides operar ese día. Si tu operación ya descansa habitualmente los lunes, el festivo no te genera un sobrecosto adicional; si vas a trabajar ese lunes, debes reconocer el recargo festivo o el descanso compensatorio a quien lo labore.

3. ¿La reducción a 42 horas obliga a bajar el salario de los trabajadores?

No. El salario mensual se mantiene igual; lo que cambia es el número de horas que ese salario retribuye, por lo que sube el valor de cada hora ordinaria, extra y con recargo.

4. Si un trabajador no alcanza a trasladarse de régimen pensional antes del 16 de julio, ¿pierde la posibilidad para siempre?

Pierde la ventana especial y sin restricciones que abrió la Ley 2381 de 2024. Después de esa fecha, un cambio de régimen solo procedería por otras vías, así que conviene no dejar el trámite para el último momento.

5. ¿Qué pasa si mi empresa no entrega la dotación en la fecha límite?

El trabajador puede reclamarla, y el incumplimiento reiterado puede ser invocado como causal de terminación del contrato con justa causa por parte del empleado (artículo 55 del CST), además de exponer a la empresa a una posible indemnización de perjuicios.

6. ¿Qué pasa si mi empresa no ajusta los turnos a 42 horas semanales a partir del 15 de julio?

El Ministerio del Trabajo puede abrir una investigación administrativa (artículo 486 del CST) e imponer una multa de 1 a 5.000 SMMLV. Aparte de esa sanción al Estado, el tiempo trabajado por encima de 42 horas es hora extra y el trabajador puede reclamar su pago, la reliquidación de prestaciones y la sanción moratoria del artículo 65 del CST directamente ante el juez laboral.

¿Y si tu software de nómina ya trajera estos 5 cambios aplicados?

Ajustar manualmente el valor de la hora, el recargo dominical y el festivo del 13 de julio en cada liquidación es exactamente el tipo de tarea donde un error de digitación se convierte en un reclamo laboral. Con el módulo de Documentos electrónicos de ITS Software, los conceptos de recargos, horas extra y festivos se configuran y se liquidan sin que tengas que recalcular manualmente cada cambio normativo del semestre.

Con ITS puedes:

• Configurar los porcentajes de recargo vigentes en cada período de nómina.
• Liquidar sin errores los días festivos, incluidos los que se agregan a mitad de año.
• Enviar el comprobante de nómina a cada trabajador y transmitir la nómina electrónica a la DIAN desde la misma plataforma.

Si quieres ver cómo se reflejan estos 5 cambios en tu propia nómina, agenda una demo con nuestro equipo.

Referencias normativas:

• Colombia. (1950). Código Sustantivo del Trabajo, Decreto Ley 2663 de 1950.
• Congreso de la República de Colombia. (1983, 6 de diciembre). Ley 51 (Ley Emiliani).
• Congreso de la República de Colombia. (2021, 15 de julio). Ley 2101 (Reducción de la jornada laboral).
• Congreso de la República de Colombia. (2024, 16 de julio). Ley 2381 (Reforma pensional).
• Congreso de la República de Colombia. (2025, 25 de junio). Ley 2466 (Reforma laboral).
• Congreso de la República de Colombia. (2026, 1 de junio). Ley 2578 (Creación de nuevo festivo en julio).

Autor:

Lina María Galindo López

Contadora Pública, egresada de la Universidad del Valle y estudiante de posgrado en Marketing Digital & E-commerce en la Universidad Icesi. Su sólida trayectoria incluye colaboraciones en portales contables líderes de Colombia en la generación de contenido editorial y digital. En su página linagalindocontadora.com, aporta valor directo: asesoría en renta y obligaciones tributarias para personas naturales; acompañamiento contable y estratégico para empresas; recursos, formación y contenido especializado para contadores; y estrategias de contenido con posicionamiento digital para marcas contables y blogs. Así, fusiona rigor normativo y tácticas digitales para impulsar el crecimiento de contadores, empresarios y marcas en un entorno regulatorio con constantes cambios.

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Porque vender más no siempre significa estar ganando más. A veces el negocio factura, se mueve, atiende clientes y genera pedidos, pero al final del mes la pregunta sigue siendo la misma:

¿En qué se está yendo el dinero?

Por eso, organizar tu negocio a mitad de año no es un ejercicio administrativo más. Es una forma de revisar si tus ventas, gastos, inventario, caja, cartera y reportes están trabajando a favor del crecimiento o si están generando desorden silencioso.

En sectores como restaurantes, retail, moda, calzado, supermercados, minimercados, ferreterías, droguerías y comercios en general, la operación diaria puede absorber toda la atención. Pero si no revisas los números con claridad, puedes estar vendiendo mucho y perdiendo control.

1. Revisa tus ventas, pero no te quedes solo en el total

El primer error al revisar el negocio es mirar únicamente cuánto se vendió.

Ese dato importa, pero no es suficiente. A mitad de año necesitas revisar:

• Qué productos o servicios se vendieron más
• Qué temporadas movieron mejor tu negocio
• Qué vendedores tuvieron mejor desempeño
• Qué canales generaron más ventas
• Qué promociones funcionaron
• Qué productos se vendieron mucho, pero dejaron poco margen

En un restaurante, esto puede ayudarte a identificar platos, horarios o combos con mejor salida. En retail, permite revisar líneas de producto, categorías y promociones. En moda y calzado, ayuda a analizar referencias, tallas, colores y temporadas.

La pregunta no es solo: “¿cuánto vendimos?”
La pregunta estratégica es: ¿qué ventas realmente le están aportando al negocio?

2. Identifica en qué se está yendo el dinero

Este es el punto central.

Muchas empresas se enfocan en vender, pero no revisan con suficiente detalle sus gastos, compras, descuentos, devoluciones, pagos, comisiones y costos operativos.

A mitad de año deberías revisar:

• Gastos fijos
• Gastos variables
• Compras frecuentes
• Productos con bajo margen
• Descuentos aplicados
• Devoluciones
• Costos de domicilios o envíos
• Costos en la gastronomía
• Diferencias de caja
• Pagos pendientes
• Cartera vencida

En negocios de alto movimiento, el dinero puede escaparse en pequeños errores repetidos: un descuento mal aplicado, un inventario mal controlado, una compra innecesaria o una caja que no se revisa con detalle.

No es solo vender. Es saber en qué se va el dinero.

Video: errores silenciosos

3. Revisa tu inventario como una inversión, no como una bodega

El inventario representa dinero invertido. Por eso, tener productos quietos, agotados o mal registrados puede afectar directamente la salud del negocio.

A mitad de año conviene revisar:

• Productos con mayor rotación
• Referencias con baja salida
• Productos agotados con frecuencia
• Inventario detenido
• Diferencias entre sistema y físico
• Productos próximos a vencer
• Tallas o colores que no se mueven
• Compras que no están generando retorno

En moda y calzado, esto es clave porque el inventario se mueve por tallas, colores, referencias y temporadas. En restaurantes, el control de insumos impacta directamente los costos. En retail, una mala lectura del inventario puede generar compras innecesarias o ventas perdidas.

Un inventario desordenado no solo ocupa espacio: también inmoviliza dinero.

4. Controla caja y formas de pago

La caja es uno de los puntos donde más rápido se pierde claridad si no hay control.

No basta con saber que “entró dinero”. Es necesario identificar cómo entró, quién lo recibió, en qué forma de pago y si coincide con lo vendido.

Revisa:

• Efectivo
• Datáfono
• Transferencias
• Pagos mixtos
• Abonos
• Devoluciones
• Cierres por cajero
• Diferencias de caja
• Gastos registrados durante la jornada

En fechas de alta venta o en negocios con varios turnos, este control se vuelve aún más importante.

Con un sistema como ITS Software, puedes apoyarte en herramientas como POS, arqueos de caja y reportes para revisar mejor la operación diaria, identificar diferencias y tomar decisiones con más información.

5. Evalúa tu cartera antes de que se vuelva un problema

Vender a crédito puede ayudar a mover el negocio, pero si no se controla bien, puede afectar el flujo de caja.

A mitad de año revisa:

• Clientes con saldos pendientes
• Cartera vencida
• Abonos registrados
• Acuerdos de pago
• Créditos activos
• Clientes con comportamiento de pago irregular
• Impacto de la cartera sobre la liquidez

En empresas de servicios, distribuidores, comercios y negocios que venden a clientes frecuentes, este punto es clave. El problema no siempre es vender poco; a veces es no recuperar a tiempo lo vendido.

6. Revisa si tu equipo está siguiendo los procesos

Una empresa puede tener herramientas, pero si el equipo no sigue los procesos, el desorden sigue apareciendo.

Pregúntate:

• ¿Las ventas se registran correctamente?
• ¿Los medios de pago se seleccionan bien?
• ¿Los descuentos están autorizados?
• ¿Las devoluciones tienen control?
• ¿El inventario se actualiza correctamente?
• ¿Los cierres de caja se hacen con detalle?
• ¿Los reportes se revisan o solo se generan?

En restaurantes, esto aplica a caja, mesas, pedidos y áreas de preparación. En retail, a descuentos, cambios, devoluciones y caja. En moda y calzado, a referencias, tallas, colores y disponibilidad.

La tecnología ayuda, pero el orden también depende de cómo se usa.

7. Usa reportes para decidir, no solo para guardar información

Muchos negocios generan reportes, pero pocos los usan realmente para decidir.

A mitad de año, los reportes deberían ayudarte a responder:

ITS Software permite consultar información de ventas, inventario, caja, cartera, reportes administrativos y procesos contables, según la configuración de cada empresa. Además, un software contable suele integrar módulos como facturación, inventario, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, informes y cierre financiero, funciones clave para organizar la gestión de una empresa.

8. Si tienes varias sedes, centraliza la información

Cuando un negocio tiene varias sucursales o puntos de venta, la revisión de mitad de año debe ser todavía más cuidadosa.

No basta con revisar cada sede por separado. También necesitas comparar:

• Ventas por sede
• Caja por punto
• Inventario por ubicación
• Productos más vendidos
• Gastos por sede
• Desempeño del personal
• Diferencias entre puntos de venta
• Comportamiento de clientes

Si cada sede maneja información separada, el análisis se vuelve lento y poco confiable.

Un sistema en la nube ayuda a que la información esté más centralizada y disponible para revisar resultados con mayor oportunidad.

9. Organiza tus próximos seis meses

La revisión de mitad de año no debe quedarse en diagnóstico. Debe convertirse en plan.

Después de revisar ventas, gastos, inventario, caja, cartera y reportes, define:

• Qué productos vas a impulsar
• Qué gastos debes controlar
• Qué inventario debes liquidar
• Qué procesos debes corregir
• Qué campañas vas a preparar
• Qué clientes debes recuperar
• Qué metas quieres alcanzar
• Qué información revisarás cada semana o cada mes

Organizar tu negocio a mitad de año te permite llegar al segundo semestre con más claridad y menos improvisación.

¿Cómo ayuda ITS Software en esta revisión?

ITS Software ayuda a las empresas a trabajar con más orden, control y claridad en su operación diaria.

Según las necesidades de cada negocio, permite apoyar procesos como:

• Ventas
• Inventario
• POS
• Caja
• Cartera
• Documentos Electrónicos
• Reportes
• Contabilidad
• Mobile
• E-commerce

Esto permite que restaurantes, negocios retail, moda, calzado, supermercados, ferreterías, droguerías y comercios en general puedan tener una visión más clara de su operación.

Porque no se trata solo de vender. Se trata de saber qué pasa con el dinero, los productos, los clientes y las decisiones del negocio.

Video: ITS Software | El mejor software para tu empresa

Preguntas frecuentes sobre organizar tu negocio a mitad de año

¿Por qué es importante revisar el negocio a mitad de año?

Porque permite identificar qué está funcionando, qué está generando gastos, qué productos se mueven mejor y qué decisiones deben tomarse antes de cerrar el año.

¿Qué debo revisar a mitad de año en mi negocio?

Ventas, gastos, inventario, caja, cartera, reportes, procesos internos y desempeño por canal o sede.

¿Cómo saber en qué se va el dinero de mi negocio?

Revisando gastos, compras, descuentos, devoluciones, cartera, caja, costos operativos e inventario detenido.

¿Cómo ayuda un software a organizar mejor una empresa?

Permite centralizar información, controlar ventas, inventario, caja, cartera y reportes para tomar decisiones con datos más claros.

Organizar tu negocio a mitad de año no es solo revisar ventas. Es entender qué está pasando con el dinero, el inventario, la caja, la cartera, los gastos y los reportes.

Una empresa puede vender más y aun así perder control si no sabe en qué se van sus recursos.

Con ITS Software, puedes revisar tu operación con más claridad, conectar procesos y tomar mejores decisiones para el segundo semestre.

Porque no se trata solo de vender. Se trata de administrar mejor para crecer con más control.

Toma mejores decisiones para el segundo semestre

Conoce cómo ITS Software puede ayudarte a revisar ventas, gastos, inventario, caja, cartera y reportes para gestionar tu negocio con más orden y claridad.

Solicita una demostración y empieza a tomar decisiones con información real.

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Ese fue uno de los mensajes centrales del webinar Marcados, realizado por ITS Software y ZamBrand Academy, un espacio pensado para empresarios, emprendedores y dueños de negocio que quieren proyectar mejor su valor y dejar de competir únicamente por precio. La presentación del webinar plantea una realidad directa: “el mercado no perdona”, porque la competencia se parece demasiado y la operación sana ya no alcanza para diferenciarse.

La premisa es clara: en una empresa, el dueño también comunica la marca. Quiera o no, su historia, su forma de hablar, su experiencia, su palabra y su manera de relacionarse con el cliente influyen en la percepción del negocio.

La marca personal no es vanidad: es estrategia de confianza

Hablar de marca personal en una pyme, restaurante, ferretería, tienda retail, negocio de moda, calzado o empresa de servicios no significa convertirse en influencer ni publicar por publicar.

Significa entender que el dueño o líder del negocio puede convertirse en un activo de confianza. La guía práctica de Marcados lo resume muy bien: la marca personal del dueño no es vanidad ni influencerismo; es una forma real de competir en mercados donde muchas empresas ofrecen productos similares.

Cuando un dueño se vuelve visible, pueden pasar tres cosas importantes: el negocio deja de competir solo por precio y empieza a competir por confianza; el equipo trabaja con más orgullo porque sabe a quién representa; y la empresa gana valor frente al futuro, las alianzas, las ventas y el relevo generacional.

En otras palabras: si el cliente no logra distinguirte, termina comparándote por precio. Pero cuando entiende quién está detrás, por qué haces lo que haces y qué hace diferente tu forma de trabajar, la decisión de compra cambia.

¿Por qué la marca personal importa para los dueños de negocio?

Porque los clientes no solo compran productos. También compran confianza, criterio, experiencia y tranquilidad.

• Un restaurante no vende únicamente platos; vende experiencia, atención y memoria.
• Una ferretería no vende solo herramientas; vende orientación, confianza y solución.
• Una tienda de moda no vende solo prendas; vende estilo, seguridad y asesoría.
• Una empresa de servicios no vende solo procesos; vende respaldo, cumplimiento y claridad.

Por eso, la marca personal del dueño puede convertirse en una ventaja competitiva difícil de copiar. La guía de Marcados plantea una frase poderosa: la herramienta que la competencia no puede copiar y que la inteligencia artificial no puede replicar es el propio dueño, su historia y su manera auténtica de comunicar.

Las 5 herramientas de Marcados para hacer visible tu negocio

El webinar se desarrolló alrededor de cinco herramientas prácticas para que el dueño de negocio pueda ordenar su comunicación y proyectar mejor su valor.

1. El radar: qué muestras, cómo te muestras y por qué te creen

La primera herramienta es El radar, que ayuda a revisar tres capas de la marca: lo que muestras del negocio, cómo te muestras tú como dueño y por qué deberían creerte.

Muchos negocios se quedan solo en la primera capa: mostrar productos, servicios, locales, inventario o promociones. Eso es importante, pero no suficiente.

La segunda capa tiene que ver con la cara del dueño, su voz, su postura, su manera de hablar y su forma de representar el negocio. La tercera capa se relaciona con la credibilidad: los años, el oficio, el método, los clientes, la palabra empeñada y las pruebas que hacen que el mercado confíe.

En términos simples: no basta con mostrar lo que vendes; también debes mostrar por qué deberían elegirte a ti.

2. Tu frase es tu sello

La segunda herramienta invita a construir una frase clara que responda tres preguntas: qué haces, para quién lo haces y qué diferencia tiene que seas tú quien lo haga.

Esto es clave porque muchos dueños describen su negocio de forma genérica: “tengo una ferretería”, “vendo ropa”, “tengo un restaurante”, “presto servicios contables”. El problema es que esa frase podría decirla cualquier competidor.

Una buena frase de marca personal debe sonar propia, específica y creíble. Debe ayudar al cliente a entender rápidamente qué haces y por qué tu experiencia importa.

Por ejemplo, no es lo mismo decir:
“Tengo una ferretería”.

Que comunicar:
“Ayudo al maestro de obra y al ama de casa a comprar lo que realmente necesitan, con la experiencia de años atendiendo este oficio”.

La diferencia está en que la segunda frase construye criterio, confianza y cercanía.

3. Fórmula real: verdad, cercanía y palabra

La tercera herramienta es la Fórmula Real, compuesta por tres elementos: verdad, cercanía y palabra.

La verdad consiste en comunicar lo que haces sin inflar, sin exagerar y sin prometer lo que no puedes cumplir. La cercanía tiene que ver con hablar como realmente le hablarías a un cliente en el mostrador, no con un lenguaje frío o demasiado técnico. La palabra representa lo que prometes y cumples.

Para una pyme, esta fórmula es poderosa porque transforma la comunicación en algo más humano. No se trata de sonar perfecto, sino de sonar confiable.

En mercados donde todos prometen rapidez, calidad y buen precio, la verdad y la palabra pueden convertirse en una diferencia real.

4. Las cuatro rutas para comunicar sin aburrir

La cuarta herramienta propone cuatro caminos para construir contenido y conversaciones de marca:

• Autoridad del oficio: mostrar años, método, experiencia y consistencia.
• Vulnerabilidad estratégica: contar el proceso, el inicio, lo que costó crecer.
• Pregunta reflexiva: abrir conversaciones con preguntas que hagan pensar.
• Emoción y propósito: conectar desde la historia, la familia, la tradición o la razón de ser.

La presentación lo plantea de forma clara: no todo contenido cumple la misma función. Si una marca usa siempre la misma ruta, se vuelve monótona; si aprende a rotarlas, mantiene al cliente conectado.

Esto aplica muy bien para negocios locales. Una ferretería puede comunicar desde la autoridad del oficio; un restaurante puede hacerlo desde la experiencia y la emoción; una tienda de moda puede hacerlo desde el criterio y la asesoría; una empresa de tecnología puede hacerlo desde la confianza, el método y los resultados.

5. Storyselling: contar historias que también venden

Una de las ideas más fuertes del webinar es la diferencia entre storytelling y storyselling.

El storytelling conecta y hace memorable una marca. Pero el storyselling va un paso más allá: usa la narrativa como un camino directo hacia la venta. La guía práctica explica que el storyselling consiste en mostrar la vida real del cliente, identificar un obstáculo concreto y presentar el producto o servicio como respuesta.

Esto evita que la comunicación se quede en historias bonitas sin intención comercial.

Un negocio no necesita contar historias largas. Necesita contar historias útiles: qué problema vive el cliente, por qué eso le afecta y cómo el producto o servicio puede ayudarle.

En ITS Software, esta idea conecta muy bien con los empresarios que buscan controlar mejor su operación. No se trata solo de vender un software; se trata de mostrar cómo una empresa puede trabajar con más orden, trazabilidad, control de inventario, caja, facturación, reportes y decisiones más claras.

El termómetro de visibilidad: una prueba simple para tu marca

La guía práctica incluye un ejercicio llamado Termómetro de visibilidad, compuesto por cinco preguntas que ayudan a medir qué tan clara y visible está la marca personal del dueño. Algunas de esas preguntas son: ¿te reconocen sin logo?, ¿saben quién eres tú y no solo dónde queda el local?, ¿tu equipo sabría repetir tu frase?, ¿tu competencia podría decir lo mismo?, ¿tu marca personal vende?

Cada “no” se convierte en una tarea.

Este ejercicio es especialmente útil porque aterriza la marca personal en acciones concretas. No se queda en inspiración, sino que lleva al dueño a revisar si realmente está comunicando algo propio o si su negocio se está viendo igual que todos los demás.

Un plan de 30 días para aplicar, no solo aprender

Uno de los mayores aciertos del material de Marcados es que no deja la estrategia en teoría. La guía propone un plan de aplicación de 30 días, dividido por semanas: claridad, voz, storyselling, ruta nueva y evaluación final.

La recomendación es no intentar aplicar todo de una vez. La marca personal se construye con consistencia, no con explosiones. Por eso, el plan invita a escribir la frase del dueño, compartirla con el equipo, reescribir publicaciones antiguas, explorar nuevas rutas de comunicación, aplicar storyselling a productos o servicios y volver a medir avances con el termómetro.

Este enfoque es valioso porque convierte la visibilidad en una disciplina. No se trata de aparecer una vez. Se trata de construir recordación, confianza y criterio con el tiempo.

ITS Software y la importancia de controlar el crecimiento

La visibilidad atrae oportunidades, pero el crecimiento también debe controlarse. Por eso, este webinar conecta dos frentes importantes para cualquier empresa: proyectar mejor su valor y ordenar mejor su operación.

Una marca visible puede generar más clientes, más conversaciones y más ventas. Pero si el negocio no tiene control de sus procesos, inventario, facturación, cartera, caja o reportes, ese crecimiento puede volverse difícil de manejar.

Ahí es donde soluciones como ITS Software ayudan a las empresas a trabajar con más orden y control. Porque crecer no es solo vender más; también es saber qué pasa con el dinero, cómo se mueve el inventario, qué productos rotan mejor, qué clientes compran más y qué decisiones deben tomarse con datos reales.

Marcados deja una idea muy clara: la marca personal del dueño no compite con el negocio, lo potencia. La guía lo resume en varias frases clave: “soy visible”, “mi frase importa”, “mi voz diferencia”, “mi historia también vende”, “mi palabra construye” y “mi marca personal me potencia”.

En un mercado donde muchas empresas se parecen, la diferencia puede estar en la forma como el dueño comunica su historia, su criterio, su experiencia y su promesa.

La pregunta no es si tu marca personal existe. La pregunta es si la estás construyendo con intención.

Mira el webinar completo

Puedes revivir el webinar Marcados aquí:

Descarga la guía práctica de Marcados

Complementa el webinar con la guía de aplicación para tu negocio:

¿Quién es Zambrand?

ZamBrand es un branding expert, speaker y estratega de marca personal con más de 25 años de experiencia trabajando con marcas, líderes, emprendedores, equipos comerciales y creativos que quieren dejar de improvisar y empezar a construir su marca con intención.

Su enfoque no se basa en frases bonitas ni en diseñar marcas solo para verse bien, sino en construir marcas con memoria: marcas que conectan, comunican con claridad y dejan huella.

A través de su sistema Fondo, Fuego y Forma, ZamBrand ayuda a identificar quién eres, qué has vivido, qué te mueve de verdad y cómo convertir esa historia en una forma clara de comunicar, vender y posicionarte.

Su trayectoria respalda su método: más de 400 marcas desarrolladas en Colombia y Latinoamérica, más de 2.500 personas capacitadas en programas con entidades como DIAN, Fuerzas Militares de Colombia, Colsubsidio y Cámaras de Comercio, más de 18 años como docente universitario, y experiencia liderando proyectos de diseño y marca de alto alcance.

Además, es fundador de ZamBrand Consulting Group y ZamBrand Academy, espacios desde los cuales acompaña a personas y marcas que quieren saber qué hacen, qué dicen y por qué lo dicen.

En pocas palabras, ZamBrand ayuda a que líderes y dueños de negocio conviertan su historia, su voz y su experiencia en una marca personal que conecta, vende y deja huella.

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Tips claves para entender los efectos de esta decisión:

• Desde el 1 de julio de 2026, el Decreto 572 de 2025 vuelve a regir plenamente.
• Durante junio de 2026 (hasta el 30): siguen aplicando las tarifas anteriores al Decreto 572 de 2025 (Decreto 1625 de 2016).
• Lo practicado bajo la norma anterior durante la suspensión (8 mayo – 30 junio) no requiere corrección.

¿Qué sucedió con la suspensión provisional del Decreto 572 de 2025?

El 2 de junio de 2026, la Sección Cuarta del Consejo de Estado revocó la suspensión provisional que se había decretado el 7 de mayo de 2026. Esto significa que el Decreto 572 de 2025 vuelve a regir con un período de transición operativo hasta el 30 de junio de 2026.

Conoce más sobre la suspensión provisional del decreto que se dio en mayo en nuestro artículo: Cambios en retención en la fuente con la suspensión del Decreto 572 de 2025.

¿Cuál es la cronología de los hechos que impactaron la retención en la fuente?

Para entender cuándo vuelve a aplicar el Decreto 572 de 2025, primero hay que entender cómo llegó hasta aquí. Esta es la línea de tiempo completa:

¿Qué decidió exactamente el Consejo de Estado?

El auto del 2 de junio de 2026 resuelve los recursos de súplica interpuestos por la Fundación para el Estado de Derecho y el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, y contiene tres resolutivos clave:

• Resolutivo 1:  confirmó el auto del 22 de agosto de 2025 que negó la medida cautelar a la Fundación para el Estado de Derecho.
• Resolutivo 2:  revocó la suspensión provisional de los artículos 2 a 8 del Decreto 572 de 2025 decretada el 7 de mayo de 2026. En su lugar, negó la medida cautelar.
• Resolutivo 3:  fijó un período de transición operativo, la revocatoria produce efectos desde el primer día calendario del mes siguiente a la ejecutoria del auto, esto es, el 1 de julio de 2026.

¿Qué analizó el Consejo de Estado para tomar su decisión?

El Consejo de Estado tuvo que revisar dos preguntas: (1) si la suspensión del 7 de mayo fue correctamente concedida, y (2) si el decreto tiene motivación suficiente. Primero debemos entender que una medida cautelar de suspensión provisional no es un fallo definitivo, es una herramienta de emergencia temporal que el juez puede usar mientras decide el caso de fondo.

Argumento 1: la suspensión del 7 de mayo se excedió en su alcance

La providencia del 7 de mayo de 2026 no hizo una simple verificación preliminar. Hizo un análisis profundo: exigió que el decreto explicara con precisión los criterios técnicos de cada sector, aportara simulaciones cuantificables, justificara por qué la liquidez del aparato productivo era adecuada, y varios interrogantes más.

El problema detectado por la Sala fue claro: ese nivel de detalle no corresponde a la etapa cautelar. Corresponde a la sentencia de fondo. El auto del 7 de mayo de 2026, al exigir ese nivel de soporte técnico para dar por cumplida la motivación del decreto, se convirtió en un juicio de fondo disfrazado de medida cautelar.

En palabras sencillas: el juez cautelar no puede pedir un examen de sangre completo (solo puede revisar si el paciente tiene fiebre). Si el diagnóstico requiere laboratorio completo, eso es la sentencia, no la medida cautelar.

Argumento 2: la suspensión se basó en pruebas del Ministerio, no de los demandantes

El artículo 231 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo es claro: la infracción normativa debe demostrarse con las pruebas aportadas por quien pide la medida cautelar (los demandantes), no con las pruebas de la parte contraria.

Lo que ocurrió el 7 de mayo fue que la suspensión se sustentó, en buena medida, en documentos aportados por el propio Ministerio de Hacienda (los antecedentes administrativos del decreto). Eso invierte la lógica procesal: no puede el juez usar los documentos del demandado para construir el argumento que justifica suspender el acto.

En palabras sencillas: si quieres probar que una casa está mal construida, tienes que ser tú quien demuestre que está mal construida (no puedes usar los planos del constructor para decir que está mal construida).

Argumento 3: el decreto sí tiene motivación (aunque sea discutible su suficiencia)

El Consejo de Estado reconoció que el Decreto 572 de 2025 no carece absolutamente de motivación. Tiene referencias a estudios económicos, análisis de brechas entre retención e impuesto a cargo, y criterios sectoriales. La discusión no es si hay motivos o no (es si esos motivos son suficientemente detallados).

Esa discusión (sobre la suficiencia y adecuación técnica de la motivación) corresponde a la sentencia de fondo, no a la etapa cautelar. Para el estándar cautelar, el decreto pasa el filtro mínimo.

En palabras sencillas: que el decreto no explique todo con lujo de detalle no lo hace automáticamente ilegal. Eso habrá que decidirlo en el juicio completo, que puede tomar meses o años.

¿Qué norma de retención en la fuente aplica en cada período?

La pregunta de cuándo vuelve a aplicar el Decreto 572 de 2025 tiene una respuesta por período. Aquí la tabla completa:

¿Cuáles son las tarifas y umbrales que vuelven a aplicar desde el 1 de julio de 2026?

Recuerda: a partir del 1 de julio, vuelves a aplicar el Decreto 572 de 2025. Aquí las tablas de referencia con valores en UVT 2026 ($52.374):

Cuantías mínimas (umbrales) de retención en la fuente

Estos son los umbrales clave que debes tener en cuenta:

Tarifas de autorretención

Estas son las tarifas clave que debes tener en cuenta:

¿Qué pasa con el período de suspensión (8 mayo – 30 junio 2026)?

Esta es la pregunta que más te pueden hacer los clientes. La respuesta es clara:

Entre el 8 de mayo y el 30 de junio de 2026, la DIAN instruyó aplicar las tarifas anteriores al Decreto 572 (Comunicado de Prensa No. 070 del 8 de mayo de 2026). Quien aplicó esas tarifas actuó conforme a la norma e instrucción vigente en ese momento. No hay lugar a corrección ni a sanción por ese período.

Tampoco hay devolución automática por diferencias tarifarias de ese período. Lo que se practicó, se practicó válidamente.

¿Qué debes hacer antes del 1 de julio de 2026?

Aquí el checklist práctico para contadores y agentes de retención:

• Reactivar en tu software las tarifas del Decreto 572 de 2025 (las que configuraste hasta el 7 de mayo).
• Identificar el CIIU de cada cliente autorretenedor y cruzarlo con la tabla de tarifas del Decreto 572 de 2025.
• Verificar los nuevos umbrales de retención en la fuente: más pagos quedan sujetos a retención con el Decreto 572 de 2025.
• Conservar los soportes de retenciones practicadas durante la suspensión (mayo-junio) bajo la norma anterior, como evidencia de actuación correcta.
• No corregir declaraciones de retención del período de suspensión.
• Alertar a los clientes con impacto de liquidez: sectores como transporte, construcción y agricultura ven sus tarifas de autorretención subir significativamente.
• Planear flujo de caja para clientes con altas autorretenciones: el Decreto 572 de 2025 genera mayor anticipo del impuesto, lo que puede derivar en saldos a favor al final del año.
• Mantener el artículo 1 del Decreto 572 siempre aplicado: la retención sobre rendimientos de CDAT al 4% nunca fue suspendida.

¿Cómo notificarle a mi cliente este cambio?

Guarda esta carta. ¡La necesitas esta semana! es un modelo listo para que le expliques a tu cliente el cambio en retención en la fuente y lo que vas a hacer por su flujo de caja:

Aquí también te comparto respuestas a preguntas frecuentes que pueden surgir en tu cliente y cómo abordarlas:

¿Por qué de repente me están reteniendo más dinero en cada pago?

Porque el Decreto 572 de 2025 redujo los umbrales mínimos desde los cuales se practica retención y subió las tarifas de autorretención por actividad económica. Antes, muchos pagos pequeños no generaban retención; ahora sí.

¿Esa plata que retienen la pierdo o la puedo recuperar?

No la pierde. La retención es un anticipo del impuesto de renta, no un costo adicional. Al momento de presentar la declaración de renta, ese valor retenido se descuenta del impuesto a cargo. Si las retenciones del año superaron el impuesto real que le corresponde pagar, se genera un saldo a favor que puede solicitar en devolución ante la DIAN o imputarlo al siguiente período. El problema no es perder el dinero (es que mientras tanto su empresa lo financió sin intereses, pero es algo que no se puede omitir).

¿Qué pasa si mi empresa no ajusta los sistemas antes del 1 de julio?

Que seguirá aplicando tarifas de retención incorrectas (las del período de suspensión, que son más bajas) en un momento en que ya no están vigentes. Esto puede generar declaraciones de retención inexactas, diferencias que la DIAN puede detectar en cruces de información, y en el peor caso, sanciones por inexactitud. El ajuste no es opcional; es una obligación que recae sobre el agente de retención, es decir, sobre su empresa.

¿Cuál es el mayor riesgo operativo de este cambio?

El mayor riesgo operativo de este cambio no es no entender la norma  (es no tener el sistema actualizado a tiempo). Una tabla de retenciones desactualizada en el software contable genera errores silenciosos: facturas mal liquidadas, declaraciones inexactas, cruces que la DIAN detecta meses después. Si usas ITS Software, en este artículo encontrarás cómo parametrizar las retenciones paso a paso para que el 1 de julio todo funcione sin intervención manual: Automatiza la retención en la fuente en la facturación.

Video: Base de retención y Tabla de retenciones

¡Si no lo usas, es el momento para usar un sistema intuitivo que te permite automatizar tareas como estas!

Referencias normativas

• Consejo de Estado. (2026, 2 junio). Auto resuelve recursos de súplica 11001-03-27-000-2025-00055-00 (30229).
• Consejo de Estado. (2026, 7 de mayo). Auto interlocutorio 11001-03-27-000-2025-00055-00 (30229).
• Ministerio de Hacienda y Crédito Público. (2025, 28 de mayo). Decreto 572.
• Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. (2026). Comunicado de prensa No. 070.

Autor:

Lina María Galindo López

Contadora Pública, egresada de la Universidad del Valle y estudiante de posgrado en Marketing Digital & E-commerce en la Universidad Icesi. Su sólida trayectoria incluye colaboraciones en portales contables líderes de Colombia en la generación de contenido editorial y digital. En su página linagalindocontadora.com, aporta valor directo: asesoría en renta y obligaciones tributarias para personas naturales; acompañamiento contable y estratégico para empresas; recursos, formación y contenido especializado para contadores; y estrategias de contenido con posicionamiento digital para marcas contables y blogs. Así, fusiona rigor normativo y tácticas digitales para impulsar el crecimiento de contadores, empresarios y marcas en un entorno regulatorio con constantes cambios.

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Pero hay una verdad que muchos negocios descubren tarde: si vendes más, necesitas controlar mejor.

Porque una campaña exitosa no se mide solo por el número de ventas. También se mide por la capacidad del negocio para responder sin desorden: tener inventario disponible, registrar bien cada venta, controlar la caja, facturar correctamente, hacer seguimiento a cartera y revisar resultados después de la campaña.

En sectores como restaurantes, retail, moda, calzado, supermercados, minimercados, ferreterías, droguerías, y comercios en general, las fechas comerciales pueden acelerar la operación. Y cuando la operación acelera, los errores también pueden aparecer más rápido.

Por eso la clave no es solo “hacer promociones”. La clave es preparar el negocio para vender más sin perder el control.

Fechas comerciales que tu negocio debería preparar

No todas las fechas comerciales funcionan igual para todos los negocios. Algunas mueven más ventas por emoción, otras por temporada, otras por necesidad y otras por oportunidad de descuento.

Lo importante no es participar en todas, sino identificar cuáles tienen más sentido para tu tipo de negocio y prepararlas con anticipación.

Algunas fechas comerciales clave que puedes aprovechar son:

• Día de la Madre: ideal para restaurantes, moda, calzado, regalos, flores, belleza y experiencias.
• Día del Padre: una buena oportunidad para restaurantes, tecnología, moda masculina, calzado, accesorios y comercios especializados.
• Amor y Amistad: funciona muy bien para restaurantes, detalles, moda, calzado, perfumería, regalos y experiencias.
• Halloween: puede impulsar ventas en retail, supermercados, restaurantes, moda, accesorios, decoración y productos temáticos.
• Black Friday: una de las fechas más fuertes para promociones, descuentos, liquidación de inventario y ventas por canales digitales.
• Navidad: temporada clave para restaurantes, retail, moda, calzado, supermercados, jugueterías, tecnología, regalos y comercios en general.
• Regreso a clases: importante para papelerías, retail, calzado, moda infantil, tecnología, supermercados y comercios de temporada.
• Temporadas locales o sectoriales: ferias, festivales, aniversarios, eventos deportivos, vacaciones o fechas especiales de tu ciudad también pueden convertirse en oportunidades comerciales.

Pero aprovechar una fecha comercial no significa simplemente poner descuentos. Antes de lanzar una campaña, tu negocio debe revisar inventario, precios, margen de rentabilidad, medios de pago, capacidad operativa, facturación, caja, cartera y reportes.

Porque una fecha comercial bien preparada puede ayudarte a vender más.
Una fecha comercial improvisada puede dejarte desorden, agotados, diferencias de caja y reportes poco claros.

Por eso, antes de pensar en la promoción, piensa en la operación: si vendes más, necesitas controlar mejor.

1. Planea la campaña antes de vender

Una fecha comercial no debería empezar el mismo día de la promoción.

Antes de lanzar descuentos, combos, vitrinas, publicaciones o anuncios, necesitas definir:

• Qué productos o servicios vas a promocionar
• Qué inventario tienes disponible
• Qué precios vas a manejar
• Qué medios de pago aceptarás
• Qué condiciones tendrá la promoción
• Qué personal estará encargado
• Cómo vas a medir los resultados

Una campaña sin planeación puede generar ventas, pero también puede traer confusión, precios mal aplicados, productos agotados o diferencias al cierre.

Con ITS Software, puedes apoyar la gestión de ventas, inventario, caja y reportes para que tus campañas no dependan solo de la memoria del equipo o de archivos separados.

Video: Cálculo correcto del precio de venta

2. Revisa tu inventario antes de lanzar promociones

Vender más suena bien, hasta que el cliente pide un producto que ya no tienes disponible.

Antes de una fecha comercial, revisa qué productos tienen buena rotación, cuáles están quietos, cuáles puedes promocionar y cuáles debes reponer.

Esto es clave para negocios de moda y calzado, donde se manejan tallas, colores, referencias y temporadas. También aplica para retail, supermercados, droguerías, ferreterías y restaurantes, donde una mala lectura del inventario puede afectar la atención y la rentabilidad.

Un inventario actualizado te ayuda a responder preguntas como:

• ¿Qué puedo vender con seguridad?
• ¿Qué productos debo impulsar?
• ¿Qué referencias están por agotarse?
• ¿Qué productos no debería promocionar?
• ¿Qué debo comprar antes de la campaña?

La promoción atrae clientes, pero el inventario define si puedes cumplirles.

Video: Inventario Físico

3. No confundas vender más con ganar más

Uno de los errores más comunes en fechas comerciales es pensar que todo descuento es buena estrategia.

Vender más no siempre significa ganar más. Si aplicas descuentos sin revisar costos, márgenes, inventario o condiciones de pago, puedes terminar moviendo mucho producto y ganando poco.

Por eso, antes de lanzar una promoción, revisa:

• Costo del producto
• Margen mínimo aceptable
• Cantidad disponible
• Productos complementarios
• Condiciones de pago
• Impacto en caja
• Rentabilidad de la campaña

En restaurantes, esto puede aplicarse a combos, menús especiales o promociones por temporada. En retail, moda y calzado, puede aplicarse a descuentos por referencias, productos de baja rotación o compras por volumen.

La mejor promoción no es la que más ruido hace, sino la que vende sin romper el control financiero del negocio.

Video: Herramientas diseñadas para fidelizar

4. Controla la caja durante la campaña

En fechas comerciales, el movimiento de caja suele aumentar: más ventas, más formas de pago, más turnos, más devoluciones y más presión operativa.

Por eso, el control de caja no puede dejarse para el final del día sin detalle.

Es importante revisar:

• Ventas en efectivo
• Pagos por datáfono
• Transferencias
• Pagos mixtos
• Devoluciones
• Abonos
• Cierres por cajero
• Diferencias entre venta registrada y dinero recibido

Con ITS Software, puedes apoyarte en herramientas como el POS, arqueos de caja y reportes para revisar mejor qué pasó durante la jornada.

Una campaña puede atraer clientes, pero si no controlas la caja, el resultado puede quedar lleno de dudas.

Video: Cierre Integrado

5. Factura correctamente, incluso en temporada alta

Cuando hay más movimiento, también aumenta el riesgo de emitir documentos con errores: datos mal registrados, medios de pago incorrectos, productos equivocados, impuestos mal configurados o documentos emitidos sin la revisión adecuada.

Si tu negocio está obligado a expedir documentos electrónicos, debes mantener el cumplimiento incluso en fechas de alto tráfico.

Esto aplica para restaurantes, tiendas retail, negocios de moda y calzado, supermercados, ferreterías, droguerías y comercios que manejan ventas frecuentes.

La velocidad es importante, pero no puede estar por encima del orden documental.

ITS Software permite integrar ventas, POS, documentos electrónicos, inventario y reportes, ayudando a que el proceso comercial tenga más trazabilidad.

Video: Top 5 Mejores Funcionalidades

6. Prepara tu equipo para vender con orden

Una campaña no solo depende del producto o del descuento. También depende de que el equipo sepa cómo actuar.

Antes de una fecha comercial, asegúrate de que el personal tenga claro:

• Qué productos están en promoción
• Cómo aplicar descuentos
• Qué condiciones tiene la campaña
• Cómo registrar medios de pago
• Cómo manejar cambios y devoluciones
• Cómo consultar inventario
• Cómo responder dudas frecuentes
• Cuándo escalar una novedad

Esto es especialmente importante en negocios con alto flujo de clientes. Un equipo mal informado puede generar errores en precios, entregas, facturación, caja o atención.

La tecnología ayuda, pero el equipo debe saber usarla bien.

Video: Soporte sin enredos

7. Usa la información para tomar mejores decisiones

Después de una fecha comercial, no basta con decir “nos fue bien” o “se vendió bastante”.

Hay que revisar resultados.

Algunas preguntas clave son:

• ¿Cuánto se vendió realmente?
• ¿Qué productos tuvieron mejor salida?
• ¿Qué promociones funcionaron?
• ¿Qué medio de pago fue más usado?
• ¿Qué vendedor tuvo mejor desempeño?
• ¿Qué productos quedaron agotados?
• ¿Qué referencias no se movieron?
• ¿Qué aprendimos para la próxima campaña?

Con reportes claros, una fecha comercial deja de ser solo una jornada de ventas y se convierte en información para decidir mejor.

En ITS Software, los reportes ayudan a revisar ventas, inventario, caja, cartera y otros procesos clave del negocio, según la configuración de cada empresa.

Video: Metas de Ventas

8. Si vendes por varios canales, conecta la información

Hoy muchas empresas no venden solo en el punto físico. También venden por WhatsApp, redes sociales, domicilios, vendedores externos o tienda virtual.

El problema aparece cuando cada canal se maneja por separado.

En fechas comerciales, esto puede generar:

• Pedidos duplicados
• Inventario desactualizado
• Productos vendidos sin disponibilidad
• Errores en precios
• Demoras en despacho
• Clientes sin respuesta
• Reportes incompletos

Si tu negocio maneja canales digitales, herramientas como ITS E-commerce e ITS Mobile pueden ayudarte a conectar mejor pedidos, clientes, inventario y ventas.

La meta no es solo vender en más canales. La meta es vender en más canales sin perder el control.

Video: Ecommerce

Preguntas frecuentes sobre fechas comerciales

¿Cómo preparar mi negocio para una fecha comercial?
Planifica promociones, revisa inventario, define medios de pago, capacita al equipo y mide resultados.

¿Por qué es importante controlar inventario en fechas comerciales?
Porque vender más sin inventario actualizado puede generar pedidos incumplidos, errores y clientes inconformes.

¿Qué debe controlar un restaurante en fechas comerciales?
Mesas, pedidos, caja, inventario, facturación, domicilios y reportes.

¿Cómo ayuda un software en una campaña comercial
Permite controlar ventas, inventario, caja, documentos, reportes y canales de venta en una sola operación.

Las fechas comerciales son una oportunidad para vender más, atraer clientes y mover inventario. Pero si el negocio no está preparado, también pueden convertirse en una fuente de desorden.

La clave está en entender que vender más exige controlar mejor.

Con ITS Software, restaurantes, negocios retail, moda y calzado, supermercados, ferreterías, droguerías y comercios en general pueden gestionar sus ventas, inventario, caja, documentos, reportes y canales comerciales con más orden y claridad.

Porque una buena campaña no solo debe traer más ventas. También debe dejarte más información, más control y mejores decisiones para la siguiente jugada.

Prepárate para vender más sin perder el control

Conoce cómo ITS Software puede ayudarte a gestionar ventas, inventario, caja, reportes y documentos electrónicos en tus próximas fechas comerciales.

Solicita una demostración y lleva tu negocio con más orden, control y estrategia.

Fuentes:

Resolución DIAN 000165 de 2023, relacionada con el sistema de facturación, factura electrónica de venta y documentos equivalentes electrónicos.

Artículo 616-1 del Estatuto Tributario, relacionado con el sistema de facturación en Colombia.

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Para entender las novedades, debemos analizar varias resoluciones clave como: la Resolución 000227 de 2025 (Resolución Única en Materia Tributaria), y la Resolución 000233 de 2025 (ajustes a la resolución única) las cuales establecen un marco regulatorio más exigente y detallado que años anteriores.

¿Qué es la información exógena y por qué la Dian la necesita?

Imagina que la Dian es un detective. La exógena es su lista de testigos. Cada testigo (empresa, persona natural, banco) reporta lo que vio: “Le pagué $50.000.000 a la empresa X”, “Recibí $100.000.000 del cliente Y”, “Retuve $5.000.000 en renta”. Luego, la Dian compara todas estas versiones. Si la empresa X dice que recibió $50.000.000  pero sus clientes reportan $60.000.000 en pagos, hay un problema. Alguien está mintiendo.

Por eso es clave: la exógena es el mecanismo de control cruzado más poderoso que tiene la Dian. No es solo un reporte; es una red de verificación que hace casi imposible desaparecer dinero sin dejar rastro. Técnicamente es un conjunto estructurado de datos que personas naturales y jurídicas deben reportar periódicamente a la Dian sobre sus operaciones económicas con terceros. 

¿Cuál es la base normativa que regula la información exógena para el año gravable 2025?

La normativa aplicable se estructura en 3 capas normativas:

1. Resolución Única 000227 de 2025 (Compilación principal)
   Esta es la norma madre que compila y unifica todas las disposiciones en materia tributaria, incluyendo todo lo relacionado con información exógena. Incorpora las regulaciones originales de la Resolución 000162 de 2023 y las modificaciones introducidas por la Resolución 000188 de 2024.
2. Resolución 000188 de 2024 (Impacto diferido)
   Emitida a finales de 2024, esta resolución introdujo cambios estructurales significativos al reporte. De manera estratégica, la Dian difirió la entrada en vigor de sus modificaciones más complejas y la inclusión de nuevos sujetos obligados hasta el año gravable 2025, permitiendo así un período de transición para los contribuyentes.
3. Resolución 000233 de 2025 (Ajustes a la compilación)
   Expedida el 30 de octubre de 2025, esta resolución modifica la Resolución Única 000227, introduciendo ajustes cruciales de último momento enfocados en tres aspectos: depuración de la información, racionalización de obligaciones, y establecimiento de controles sin precedentes sobre la economía digital (criptoactivos, servicios digitales, plataformas de pago). Sin embargo, algunos cambios sólo tienen aplicación a partir del año gravable 2026.
   Sin embargo a través del Comunicado de Prensa No. 053 del 7 de abril de 2026 la DIAN precisó que las modificaciones definidas en las Resoluciones 000233 de 2025 y 000237 de 2025, relacionadas con los ajustes en formatos, especificaciones técnicas y criterios para el reporte de información exógena tributaria, aplicarán para el año gravable 2026.
4. Resolución 000237 de 2026
   Esta resolución corrige un error involuntario de digitación mediante el cual se habían eliminado los 16 parágrafos que hacían parte del artículo 1.3.5.2.1 de la Resolución 000227 de 2025, cuando la intención era mantenerlos.
5. Resolución 000012 de 2026
   Modifica parcialmente la Resolución 000227 de 2025, eliminando la obligatoriedad de la casilla “Fecha de pago” en ciertos reportes de información exógena, ya que en algunos casos no se puede determinar con certeza. Además, se agregaron dos nuevos campos para la enajenación de acciones, cuotas o partes de interés social no cotizadas en bolsa: fecha de adquisición por el enajenante y forma de enajenación; (estos serán obligatorios desde el año gravable 2027).
   Con esta resolución también se fijaron fechas límites extraordinarias para grandes contribuyentes cuyos últimos dígitos del NIT terminen en 1, 2 o 3, en la presentación de información exógena del año gravable 2025.
   

¿Quiénes están obligados a reportar información exógena por el año gravable 2025?

La obligación de reportar exógena se determina mediante criterios múltiples y acumulativos. Un contribuyente puede estar obligado por uno o varios de los siguientes criterios:

Criterio 1: Topes de ingresos brutos

Nota importante: para las personas naturales, los ingresos provenientes de la venta de casa o apartamento de habitación se excluyen explícitamente del cálculo de ingresos brutos que determinan la obligación de reportar exógena. Esto sin importar si forman renta ordinaria o ganancia ocasional.

Criterio 2: Condición de agente de retención o autorretenedor

Cualquier persona natural o jurídica que durante el año gravable 2025 haya practicado retenciones y/o autorretenciones en la fuente a título de renta, IVA o timbre está obligada a reportar información exógena, independientemente del monto de sus ingresos. Incluso el simple hecho de estar registrado como agente retenedor en el RUT activa esta obligación, sin necesidad de que se hayan practicado retenciones efectivas.

Criterio 3: Naturaleza jurídica o actividad específica

Ciertos tipos de entidades están obligadas por su naturaleza jurídica, sin importar sus ingresos brutos:

• Entidades públicas o privadas que celebren convenios de cooperación y asistencia técnica con organismos internacionales.
• Entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera, cooperativas de ahorro y crédito, y fondos de empleados que realicen actividad financiera.
• Bolsas de valores y comisionistas de bolsa.
• Establecimientos permanentes de personas naturales no residentes y de personas jurídicas extranjeras.
• Personas o entidades que celebren contratos de colaboración empresarial (consorcios, uniones temporales, joint ventures, cuentas en participación).
• Entes públicos del nivel nacional y territorial.
• Órganos que financien gastos con recursos del Tesoro Nacional.
• Obligados a presentar estados financieros consolidados.
• Cámaras de Comercio.
• Registraduría Nacional del Estado Civil.
• Notarios (en relación con sus operaciones).
• Quienes elaboren facturas de venta o documentos equivalentes.
• Alcaldías, distritos y gobernaciones.
• Responsables del impuesto nacional al carbono.
• Entidades que otorgan, reconocen o cancelan personerías jurídicas.

La Resolución 000188 de 2024 agregó dos numerales al artículo que regula los obligados a reportar exógena en la Resolución 000162 de 2023, que forma parte de la Resolución Única Tributaria. Luego, la Dian emitió la Resolución 000233 de 2025 para actualizar los obligados a reportar y agregar un nuevo numeral.

Nuevos obligados a reportar información exógena para el año gravable 2025:

• Socios, accionistas o similares: deben reportar si no entregaron datos a la empresa sobre ventas de acciones, cuotas o partes sociales (no listadas en bolsa). Aplica si la venta individual o total en el año es igual o mayor a 5.000 UVT ($248.995.000 en 2025).
• Ministerios y entidades ambientales: incluyen el Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación; Ministerio de Cultura; Ministerio del Trabajo; ANLA; Corporaciones Autónomas Regionales (CAR); Corporaciones para el Desarrollo Sostenible y Autoridades Ambientales de grandes ciudades. Reportan certificaciones o calificaciones requeridas para beneficios tributarios.

La Resolución 000233 de 2025 amplió este último grupo para incluir a la UPME (Unidad de Planeación Minero Energética) y la APC (Agencia Presidencial de Cooperación Internacional de Colombia), por las mismas certificaciones de beneficios tributarios.

Además, se obliga a reportar a personas naturales o jurídicas residentes en Colombia que proveen servicios de activos digitales (con operaciones en el país) y superen 1.400 UVT en ingresos brutos ($69.719.000 en 2025).

Plazos especiales (artículo 22 de la Resolución 000233 de 2025):

• Para la UPME: el reporte de 2022 a 2025 es voluntario y se puede entregar en los plazos de la exógena 2026. Desde 2026 en adelante, es obligatorio en los plazos normales.
• Para activos digitales: obligatorio desde el año gravable 2026 en adelante.

Dependiendo del numeral o numerales del  artículo 1.3.1.1 de la Resolución 000227 de 2025 que cumpla el obligado a reportar se determinan los formatos en específico que deberán presentar.

¿Cómo verificar si una empresa o cliente está obligado a reportar exógena?

Para esto se debe seguir un procedimiento sistemático de verificación:

• Paso 1: Revisar los ingresos brutos
  Comparar los ingresos brutos del año gravable 2024 y 2025 contra los topes establecidos en la Resolución 000227 de 2025, considerando los requisitos especiales dependiendo de si se trata de persona natural o jurídica, y en el caso de personas naturales, si están en el régimen ordinario (se miden adicionalmente las rentas de capital y/o no laborales) o en el régimen simple.
• Paso 2: Verificar retenciones practicadas
   Confirmar si la persona o entidad practicó retenciones en la fuente durante 2025 (renta, IVA, timbre). Si la respuesta es sí, la obligación se activa automáticamente.
• Paso 3: Consultar la naturaleza jurídica y actividades
  Identificar si la entidad se encuentra en alguno de los grupos de obligados especiales por su naturaleza jurídica o actividades desarrolladas.
• Paso 4: Evaluar operaciones especiales
   Determinar si durante 2025 se realizaron enajenaciones de acciones no listadas, certificaciones de beneficios tributarios, o prestación de servicios de activos digitales.
• Paso 5: Documentar la conclusión
  Crear un registro interno que documente la conclusión sobre la obligación de exógena, incluyendo la base normativa aplicable. Esto es crucial para sustentar la decisión ante la Dian en caso de fiscalización.

¿Cuáles son las fechas límite para presentar la información exógena del año gravable 2025?

Los plazos para presentar la información exógena 2025 (a presentar en 2026) se distribuyen de acuerdo con la categoría del contribuyente y los últimos dígitos del NIT:

Grandes contribuyentes

(*) A través de la Resolución 000012 de abril 29 de 2026 se modificaron los plazos máximos de reporte contenidos en el artículo 1.3.9.1.3 de la Resolución 000227 de 2025 respecto de los grandes contribuyentes cuyos últimos dígitos del NIT terminen en 1,2 o 3.

Personas naturales y jurídicas (no grandes contribuyentes)

Resolución 000021 de 2026: ¿Hay formatos con plazo específico de entrega?

La Resolución 000021 del 17 de julio de 2026, expedida por la DIAN, modifica varios artículos de la Resolución Única 000227 de 2025 y establece plazos extraordinarios para la presentación de la información exógena tributaria del año gravable 2025, en atención a que la Resolución 000012 de abril 29 de 2026 había modificado los anexos técnicos de varios formatos sin publicar dichos anexos de forma completa. Esta situación, según la propia DIAN, generó dificultades operativas para los obligados y motivó, en aplicación del principio de eficacia (artículo 209 de la Constitución Política y numeral 11 del artículo 3° de la Ley 1437 de 2011), la ampliación de los plazos originalmente fijados en el artículo 1.3.9.1.3. de la Resolución 000227 de 2025. A continuación, detallamos los cambios en los plazos según el artículo 9 de la nueva resolución:

¿Cuáles son las sanciones aplicables a la presentación de la información exógena?

La no presentación de la información exógena, su presentación con errores o de forma extemporánea genera sanciones significativas. De conformidad con el artículo 651 del Estatuto Tributario (ET), las sanciones son las siguientes y no pueden exceder de 7.500 UVT ($392.805.000 para 2026):

• No presentarla:  1% de las sumas respecto de las cuales no se suministró la información exigida.
• Presentarla con errores: 0,7% de las sumas respecto de las cuales se suministró en forma errónea.
• Presentarla de forma extemporánea: 0,5% de las sumas respecto de las cuales se suministró de forma extemporánea.

También puede propiciar el desconocimiento de los costos, rentas exentas, deducciones, descuentos, pasivos, impuestos descontables y retenciones, según el caso, cuando la información requerida se refiera a estos conceptos.

¿Qué pasa si se reporta mal la información exógena?

Aquí es donde muchos contadores se equivocan. La sanción por información errónea es del 0,7% de la diferencia:

Ejemplo práctico:

• Reportaste: Pago de $100.000.000 al proveedor X
• Correcto era: Pago de $80.000.000 al proveedor X
• Diferencia: $20.000.00
• Sanción: 0,7 % × $20.000.000 = $140.000 con posibilidades de aplicar las reducciones de los artículos 640 y 651 del ET, pero teniendo en cuenta que ninguna sanción puede ser inferior a la mínima (10 UVT, $524.000 para 2026).

Parece pequeño, pero cuando tienes 50 errores así, son millones.

¿Hasta cuándo puede la Dian sancionar por incumplimientos relacionados con la información exógena?

El monto de la sanción varía según la gravedad del incumplimiento, pero puede llegar a ser muy elevado, especialmente en casos de operaciones de gran cuantía. La Dian tiene facultad para imponer estas sanciones dentro de los 2 años siguientes a la fecha de presentación de la declaración de renta del período en que ocurrió la conducta sancionable.

Por ejemplo, para sanciones derivadas del reporte de información exógena del año gravable 2025 (que debe presentarse en 2026), se tiene en cuenta que es en 2026 el año en que ocurre la conducta sancionable. La declaración de renta del año en que se presenta la conducta sancionable (año gravable 2026) se presenta en 2027. A partir de esa fecha se cuentan los 2 años de prescripción, es decir, hasta el 2029.

Matriz detallada sobre las novedades en los formatos de exógena por el año gravable 2025

Para el año gravable 2025, la Dian mantiene un total de 69 formatos de información exógena. A continuación, presentamos una matriz con los cambios más relevantes según la normativa vigente:

Matriz de novedades en formatos existentes

Matriz de nuevos formatos para el año gravable 2025

Estos son los nuevos formatos a presentar por el año gravable 2025:

La Resolución 000233 de 2025 introduce cuatro formatos adicionales (2821, 2822, 2823 y 2824) que serán obligatorios a partir del año gravable 2026 (a reportarse en 2027), aunque pueden presentarse voluntariamente para años gravables 2022 a 2025 en los plazos de entrega de la exógena del año gravable 2026.

¿Cuáles son los pasos recomendados para la preparación de la información exógena?

A continuación compartimos los pasos recomendados para el correcto cumplimiento de esta obligación tributaria según la fase temporal:

Fase 1: Evaluación de obligación

1.  Revisar los ingresos brutos de 2024 y 2025 de cada cliente
2. Verificar si se practicaron retenciones en la fuente durante 2025
3.  Consultar la naturaleza jurídica y actividades desarrolladas
4.  Evaluar si se realizaron enajenaciones de acciones/cuotas
5.  Documentar la conclusión sobre obligación de exógena

Fase 2: Recopilación de informació

6. Compilar libros de contabilidad y estados financieros
7. Recopilar todas las facturas de venta y compra
8. Obtener certificados de retención en la fuente y/o facturas
9. Recopilar extractos bancarios y comprobantes de pagos
10. Compilar información detallada de terceros (NIT, nombres, direcciones)
11. Recopilar documentación de operaciones especiales (enajenaciones, contratos de colaboración)

 Fase 3: Validación de datos

12. Conciliar información contable con soportes fiscales
13. Verificar correcta identificación de terceros
14. Clasificar operaciones en conceptos correspondientes
15. Validar que no haya duplicidades o inconsistencias
16. Revisar exhaustivamente antes de generar archivos XML

Fase 4: Generación y envío

17. Descargar prevalidadores de la Dian según grupo de obligados
18. Diligenciar información en los prevalidadores de la vigencia 2025 disponibles en la página de la Dian.

19. Generar archivos XML
20. Ingresar a plataforma de la Dian con usuario y contraseña
21. Seleccionar opción “Presentación de información por envío de archivos”
22. Cargar archivos XML
23.  Validar acuse de recibo

Fase 5: Seguimiento Post-Envío

24.  Verificar estado del envío en plataforma Dian
25. Revisar acuses de recibo
26. Identificar y corregir rechazos o errores
27. Guardar comprobantes de presentación

Si estás próximo a presentar la información exógena, es fundamental contar con un proceso claro que te permita cumplir correctamente con este requerimiento ante la DIAN.

En el siguiente video encontrarás un paso a paso completo que te guiará desde la descarga del prevalidador hasta su correcta instalación y uso.

¿Cuáles son los errores más comunes en la preparación de la información exógena?

Estos son los errores más comunes que debes evitar:

• Identificación incorrecta de terceros: reportar NIT o nombres incorrectos de clientes o proveedores, causando inconsistencias en cruces de información.
• Clasificación errónea de operaciones: asignar operaciones a conceptos incorrectos, especialmente en los nuevos conceptos introducidos para 2025.
• Omisión de operaciones: no reportar la totalidad de operaciones realizadas, generando inconsistencias cuando terceros reportan sus operaciones.
• Presentación extemporánea: enviar la información después de la fecha límite establecida según el NIT, incurriendo en sanciones.
•  Inconsistencias con la declaración de renta: reportar valores en exógena que no coinciden con los reportados en la declaración de renta del mismo período.
• No actualizar información de terceros: usar datos desactualizados de clientes o proveedores (cambios de NIT, razón social, etc.).

Los contadores que dominen estos cambios estarán en posición de ofrecer asesoría de valor estratégico a sus clientes, anticipando inconsistencias, optimizando procesos, y minimizando riesgos de sanciones. La preparación proactiva, la implementación de controles internos robustos, y la actualización continua en materia normativa son las claves para el cumplimiento exitoso de esta obligación.

Ahora que ya conoces los principales cambios para el año gravable 2025, es momento de dar el siguiente paso: optimizar tu proceso.

Con ITS SOFTWARE puedes agilizar la presentación de la información exógena de forma precisa, aprovechando directamente los datos generados durante el año en tu operación contable.

Menos reprocesos, mayor control y tranquilidad al momento de cumplir con la DIAN.

Conoce cómo funciona esta funcionalidad en el siguiente video.

Fuentes:

• Presidencia de la República. (1989, 30 de marzo). Decreto 624 – Estatuto Tributario Colombiano.
• Dian. (2023, 31 de octubre). Resolución 000162 – Por la cual se establece el grupo de obligados a suministrar información tributaria a la Dian, por el año gravable 2024 y siguientes, se señala el contenido, características técnicas para la presentación y se fijan los plazos para la entrega.
• Dian. (2024, 30 de octubre). Resolución 000188 – Por la cual se modifica y adiciona parcialmente la Resolución número 000162 del 31 de octubre de 2023.
• Dian. (2025, 23 de septiembre). Resolución 000227 – Por la cual se expide la resolución Única en Materia Tributaria, Aduanera y Cambiaria en lo de competencia de la Dian.
• Dian. (2026, 30 de octubre). Resolución 000233 – Por la cual se modifica y adiciona parcialmente la resolución 000227 de 2025, Única en Materia Tributaria, Aduanera y Cambiaria respecto a temas asociados al reporte de información tributaria.
• Dian. (2026, 29 de abril). Resolución 000012. Por la cuál se modifica parcialmente la Resolución 000227 del 23 de septiembre 2025. Única en Materia Tributaria, Aduanera y Cambiaria respecto a temas asociados al reporte de información tributaria.
• Dian. (2026, 17 de julio). Resolución 000021.  Por el cual se  modifican los artículos 1.3.10.1, 1.3.2.1., 1.3.4..3., 1.3.5.2.1, 1.3.5.8.1., 1.3.5.12.1., 1.3.12.17. y 3 parcialmente de la Resolución 000227 del 23 de septiembre 2025, Única en Materia Tributaria, Aduanera y Cambiaria y se establecen plazos extraordinarios para la presentación de la información exógena tributaria correspondiente a los formatos 2820, 2823, 2824, 2825, 2826, 2827, 2828, 2829, 2833, 2834, 2835, 2839 y 2840.

Realizado por:

Paola Rojas
Contadora Especialista

Contadora Pública y Especialista en Gerencia Tributaria, con más de 12 años de experiencia en el ámbito contable y tributario. Fundadora y CEO de Conafi SAS, Paola se dedica a ofrecer soluciones integrales en gestión financiera y tributaria, asesorando a empresas de diversos sectores. También es una reconocida conferencista a nivel nacional e internacional, compartiendo sus conocimientos en impuestos, contabilidad y emprendimiento, y es la creadora del innovador Planeador Tributario.

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El impuesto al patrimonio es una obligación real que afecta a personas naturales. Se calcula sobre el valor neto de tu patrimonio líquido, es decir, sobre el total de tus bienes y activos (como inmuebles, vehículos, acciones y otros), una vez descontadas las deudas vigentes.

Su marco legal está claramente definido en el Estatuto Tributario Colombiano (artículos 292-2 al 299), que establece quién debe pagarlo, cómo se genera el hecho gravable y el método de cálculo. La DIAN, como administradora del tributo, es la entidad encargada de su fiscalización y recaudo.

Por ello, más allá de ser un simple trámite, su correcta interpretación y aplicación según la normativa vigente es una gestión estratégica esencial. Un error u omisión en este cálculo puede desencadenar sanciones costosas y procesos administrativos complejos.

Es importante recalcar que la información presentada en este artículo está basada en el Decreto Legislativo 1474 de 2025, que establece medidas tributarias bajo el Estado de Emergencia Económica. La normativa tributaria, especialmente en contextos excepcionales, es dinámica y está sujeta a cambios.

Por esta razón, se recomienda enfáticamente a contribuyentes y profesionales mantenerse informados sobre los pronunciamientos de la Corte Constitucional y posibles desarrollos normativos posteriores, ya que estas decisiones pueden modificar el marco legal aquí descrito. Este contenido tiene un propósito informativo y no constituye asesoría legal o tributaria definitiva.

¿Quiénes están obligados a declarar el impuesto al patrimonio?

Se encuentran obligados a presentar y pagar el impuesto al patrimonio quienes, al 1° de enero de 2026, posean un patrimonio líquido igual o superior a 40.000 UVT, correspondiendo a $2.094.960.000 pesos teniendo en cuenta que el valor de la UVT $52.374 COP.

• Personas naturales y sucesiones ilíquidas contribuyentes del impuesto sobre la renta o de regímenes sustitutivos (incluyendo el régimen simple de tributación).
• Personas naturales, nacionales o extranjeras, sin residencia en Colombia, por los bienes que posean directamente en el país, salvo excepciones.
• Personas naturales, nacionales o extranjeras, sin residencia en Colombia con patrimonio indirecto en el país, a través de establecimientos.
• Sucesiones ilíquidas de causantes sin residencia en Colombia al momento de su fallecimiento.
• Sociedades o entidades extranjeras no declarantes del impuesto de renta en Colombia, cuando posean cuentas por cobrar y/o acciones de portafolio, como inmuebles, yates, botes, lanchas, obras de arte, aeronaves o derechos mineros o petroleros.

Excepción: No serán sujetos pasivos del impuesto al patrimonio las entidades que hayan suscrito contratos de arrendamiento financiero con personas o entidades residentes en Colombia sobre acciones, cuentas por cobrar y/o inversiones de portafolio. Para aplicar esta excepción, los bienes deben cumplir con las obligaciones establecidas en el régimen cambiario vigente en Colombia.

¿Qué es el patrimonio líquido?

El patrimonio líquido se calcula mediante la siguiente fórmula:

Patrimonio líquido = Patrimonio bruto – Pasivos (deudas)

Si el sujeto es residente, deberá considerar tanto el patrimonio que posee dentro como fuera de Colombia. En caso de no ser residente, solo se tomará en cuenta el patrimonio ubicado dentro del país.

Los inmuebles se deben declarar por el mayor valor entre: el costo de adquisición, el avalúo o el valor fiscal.

Calcula la base gravable

Ante este nuevo escenario, dispuesto por la declaratoria de emergencia económica, el impuesto al patrimonio deberá pagarse así: 

Exclusiones

La normativa tributaria incluye un importante beneficio para incentivar la propiedad de vivienda: la exclusión de hasta $628 millones del valor de tu casa o apartamento de habitación propia de la base gravable del impuesto al patrimonio.

¿Cómo funciona en la práctica para 2026?

Cálculo del Beneficio en Pesos:
12.000 UVT x $52.374 (Valor UVT 2026) = $628.488.000
Este es el monto máximo que puedes descontar del valor comercial de tu vivienda principal.

Ejemplo de Aplicación:
Si tu vivienda tiene un valor comercial de $1.000.000.000:
Valor a incluir = $1.000.000.000 – $628.488.000
Valor neto incluible en patrimonio = $371.512.000

Importancia Estratégica del Beneficio

Esta exclusión cumple dos objetivos clave para el contribuyente:

Reduce Significativamente la Base Gravable: Al disminuir el valor de uno de los activos más grandes de tu patrimonio, baja automáticamente el total sobre el que se calcula el impuesto.

Puede Eximir del Pago: Para muchos contribuyentes, aplicar esta exclusión puede hacer que su patrimonio líquido total caiga por debajo del umbral mínimo (40.000 UVT para 2026), eliminando así por completo la obligación de declarar y pagar el impuesto al patrimonio.

Nota importante: Este beneficio aplica exclusivamente para una sola vivienda de habitación propia. Debes poder acreditar que es tu residencia principal.

Presentación y Pago del Impuesto

El pago se divide en dos cuotas para el mes de MAYO y de SEPTIEMBRE, realizándose en la primera la presentación.

Primer cuota y presentación:

Segunda Cuota

Sanciones

Sanción por omisión (Art. 643 E.T.): Se les aplicará una sanción por omitir la declaración de ingresos y patrimonio, equivalente al 1 % del patrimonio líquido de la entidad obligada a presentarla.

Sanción de extemporaneidad (Art. 641 E.T.): Deberá calcular y abonar una sanción del 5 % del impuesto o retención declarada por cada mes o fracción de mes de retraso, sin que supere el 100 % del valor total correspondiente.

El impuesto al patrimonio es una obligación fiscal que debe gestionarse con precisión para evitar sanciones y asegurar el cumplimiento normativo. Interpretar correctamente la normativa, calcular adecuadamente la base gravable y presentar la declaración dentro de los plazos establecidos es fundamental para una gestión tributaria eficiente.

Mantente informado y asesórate con expertos para optimizar el cumplimiento de esta obligación y garantizar la estabilidad financiera de tu patrimonio.

Llevar tu contabilidad al día es clave para declarar tus impuestos a tiempo y sin contratiempos. 

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Fuentes:

Decreto 1474 de diciembre de 2025

Comunicado de prensa No. 005

Realizado por:

John Nossa

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El 2026 trae nuevas reglas del juego para los empleadores. Para que puedas prepararte y cumplir a tiempo, hemos recopilado en esta guía todas las obligaciones laborales clave que debes conocer, desde el nuevo salario mínimo y auxilio de transporte hasta los ajustes en la jornada laboral. Mantente al día y evita sanciones.

Valor del Salario Mínimo y del Auxilio de Transporte

Se ha fijado el salario mínimo legal en $1.750.905, un aumento del 23% en comparación al 2025. También se ha actualizado el monto para el auxilio de transporte en $249.095.

El salario mínimo integral equivale a 13 salarios mínimos mensuales (10 salario + 30% que conceptualmente constituye un factor prestacional).

Derechos Laborales

Dotación: En cuanto a la dotación (suministro de calzado y vestido) tendrá derecho aquel trabajador que cuyo salario sea hasta 2 salarios mínimos, recibiéndola 3 veces al año.

Tarifas de seguridad social y caja de compensación

Todas las plataformas deberán contar con un registro ante el Ministerio del Trabajo. La afiliación al sistema de seguridad social integral será obligatoria para los trabajadores con un vínculo dependiente. Para los repartidores independientes, se implementa un modelo de reparto de responsabilidades, donde la plataforma cubre el 60% de los aportes y el trabajador el 40%. En estos casos, la base de cotización (IBC) del repartidor independiente se fijará sobre el 40% de sus ingresos.

Jornada Laboral

La jornada laboral máxima se mantendrá en 44 horas semanales desde el 15 de julio de 2025 hasta el 14 de julio de 2026. A partir del 15 de julio de 2026, la jornada máxima se reducirá a 42 horas semanales. Todo tiempo trabajado por encima de este nuevo límite se considerará trabajo suplementario (horas extras) y deberá remunerarse como tal.

Considerando la jornada laboral máxima y el salario mínimo, el valor mínimo de la hora ordinaria por el 2026 es el siguiente:

Aprendices SENA

Durante el contrato de aprendizaje, la remuneración varía según la etapa. En la etapa lectiva, el aprendiz recibe el 75% del salario mínimo legal vigente (SMMLV). Al pasar a la etapa práctica, la asignación aumenta al 100% del SMMLV. En ambas etapas, el aprendiz tiene derecho a la afiliación al sistema de seguridad social integral. Adicionalmente, durante la etapa práctica, el aprendiz genera derecho al pago de las prestaciones sociales de ley.

Contratos

Para 2026, el contrato a término indefinido se consolida como la regla general. El contrato a término fijo podrá renovarse, pero solo hasta por un máximo de cuatro años consecutivos por el mismo periodo inicial; la siguiente renovación deberá pactarse por un año completo. Por su parte, el contrato por obra o labor solo es válido para la ejecución de una obra, labor o tarea específica y transitoria, extinguiéndose una vez se culmine la actividad pactada.

Régimen Simple Laboral

Cesantías: Podrá el empleador acogerse a la consignación mensual al fondo (8.33%)

Intereses: Podrá el empleador acogerse al pago mensual de los intereses junto con el auxilio de transporte (1%)

¿Transmites Nómina Electrónica?

El Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica es un archivo digital (XML) que respalda los pagos de salarios, prestaciones y deducciones de los trabajadores. Permite utilizar costos y deducciones de nómina ya validadas por la DIAN en la declaración de renta, genera comprobantes digitales para fácil consulta y trazabilidad, brinda acceso a mejores servicios electrónicos —como devoluciones automáticas y declaraciones sugeridas— y mantiene actualizada ante la DIAN la información de costos, deducciones e impuestos descontables de tu empresa. Con ITS Software, puedes generar, validar y enviar fácilmente tu nómina electrónica, asegurando un proceso eficiente y adaptado a los requerimientos técnicos actuales.

Fuente:

Decreto 1469 y 1470 de 2025

Ley 2466 de 2025

Código Sustantivo del Trabajo

Realizado por:

John Nossa

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Calcular si debemos o no presentar la declaración de renta puede generar dudas y, en ocasiones, una falsa sensación de seguridad que lleva a omisiones costosas. Para el Año Gravable 2025 (declarado en 2026), la normativa ha establecido criterios claros, pero estrictos, que determinan la obligación.

Este artículo desglosa los parámetros oficiales, basados en el Estatuto Tributario y el Decreto Único Tributario 1625, para que puedas evaluar con precisión tu situación o la de tus clientes.

Requisitos para la Exoneración: Un “Checklist” Estricto

Las personas naturales residentes bajo el régimen ordinario (que no hayan optado por el régimen simple) deben cumplir los SIX (6) requisitos simultáneamente para estar exoneradas de declarar. El incumplimiento de solo uno de ellos genera la obligación.

El artículo 18 del Decreto Único Tributario 1625 fija estos umbrales en UVT. A continuación, se presentan convertidos a pesos colombianos utilizando el valor oficial de la UVT para el año 2025 ($49.799):

Patrimonio Bruto: Que, al 31 de diciembre de 2025, el patrimonio bruto no supere los $ 224.095.500 (Límite 4.500 UVT).

Ingresos Totales: Que los ingresos brutos acumulados durante el año 2025 no superen los $ 69.718.600 (Límite 1.400 UVT).

Consumos con Tarjeta de Crédito: Que el total de consumos o compras con tarjetas de crédito no exceda los $ 69.718.600  (Límite 1.400 UVT).

Compras y Consumos Totales: Que el valor total de todas las compras y consumos no supere los $ 69.718.600 (Límite 1.400 UVT).

Extractos Bancarios: Que la suma de los consignaciones y retiros de todas sus cuentas bancarias (de ahorro, corriente, etc.) no supere los $ 69.718.600 aproximadamente 1.400 UVT).

Caso Especial: Personas No Residentes y Sucesiones Ilíquidas

Para este grupo, la exoneración aplica si se cumple alguna de las siguientes condiciones:

Los ingresos obtenidos en Colombia durante el año 2025 fueron inferiores a 1.400 UVT ($ 69.718.600).

Aunque los ingresos superaron las 1.400 UVT, sobre ellos se practicó retención en la fuente conforme a los artículos 407 a 409 del Estatuto Tributario.

Solo poseyeron bienes en Colombia, sin importar su valor, pero no obtuvieron ingresos en el país.

Los contribuyentes del régimen SIMPLE no están obligados a declarar renta. Este régimen opera con un impuesto unificado que cubre y sustituye dicha obligación tributaria

Dos Escenarios Clave que no debes Pasar por Alto

1. La Declaración Voluntaria: Una Oportunidad de Recuperar Dinero

Si cumples los 6 requisitos para estar exonerado, pero durante el año fuiste objeto de retenciones en la fuente (por renta laboral, honorarios, dividendos, etc.), tienes una oportunidad valiosa.

Puedes presentar tu declaración de renta de manera voluntaria. Este proceso, al incluir las retenciones que te practicaron, muy probablemente arrojará un saldo a favor a tu cargo. Según la normativa, este saldo es susceptible de solicitar su devolución ante la DIAN. Es, en esencia, un trámite para recuperar dinero que ya pagaste.

2. El Beneficio de Auditoría Acelerada: Para quien debe Declarar

Si no cumples con todos los requisitos y, por ende, estás obligado a declarar, es importante conocer el beneficio del artículo 689-3 del Estatuto Tributario.

Al presentar tu declaración dentro de los plazos ordinarios y cumpliendo con todos los requisitos formales, puedes optar por una auditoría o fiscalización acelerada. Esto significa que el plazo para que la DIAN revise y dé por “firme” tu declaración se reduce significativamente:

Esto brinda certeza jurídica en menor tiempo, permitiéndote cerrar el ciclo fiscal con mayor tranquilidad.

Conclusión: La Preparación es la Mejor Estrategia

Determinar la obligación de declarar renta es un análisis técnico que requiere revisar múltiples variables financieras del año. Asumir que se está exento sin haber verificado cada uno de los seis criterios es un riesgo que puede conducir a sanciones por declaración extemporánea u omisión.

La clave está en la preparación y el registro: Llevar un control organizado de tus ingresos, consumos, movimientos bancarios y patrimonio durante todo el 2025 será lo que, al final del año, te permita tomar esta decisión con datos concretos y confiables.

¿Necesitas una herramienta para este control?

En ITS Software, entendemos que la complejidad tributaria se gestiona mejor con organización y datos precisos. Nuestras soluciones están diseñadas para ayudarte a centralizar tu información financiera, facilitando no solo este análisis, sino la elaboración misma de la declaración cuando sea requerida.

¿Tienes dudas sobre tu caso específico o el de tus clientes? Te recomendamos siempre consultar con un asesor tributario profesional quien podrá aplicar estos criterios a tu situación particular.

Impuesto Complementario de normalización tributaria

Para el año gravable 2026 se crea el impuesto complementario de normalización tributaria para activos omitidos y pasivos inexistentes al 1 de enero de 2026.

• Tarifa del impuesto de normalización tributaria: 19%
• Base gravable: El costo fiscal de los activos omitidos o el valor fiscal de los pasivos inexistentes.
• Plazo: La declaración y pago deben realizarse a más tardar el 31 de julio de 2026.
• Beneficios: La normalización no genera comparación patrimonial, ni renta líquida gravable por activos omitidos, ni sanciones en otros impuestos (renta, IVA, patrimonio, etc.). Tampoco generará acción penal, a menos que se determine el origen ilícito de los recursos.

¿No estás al día con tus pagos en renta?

Las personas que hayan incumplido obligaciones formales en materia tributaria, aduanera o cambiaria antes de la entrada en vigencia del Decreto 1474 de 2025 podrán subsanarlas de la siguiente manera:

• Para obligados a declarar renta: Mediante el pago, hasta el 30 de abril de 2026, de una sanción equivalente al 3% de los ingresos brutos declarados en el impuesto sobre la renta del año 2024.
• Para quienes no declaran renta: Mediante el pago, hasta el 31 de marzo de 2026, de una sanción equivalente al 2% del patrimonio bruto o de los activos totales al 31 de diciembre de 2025.
• Límites de la sanción: El monto no podrá superar las 1.500 UVT ni ser inferior a la sanción mínima vigente.
• Exclusiones: Esta medida no aplica para el incumplimiento del deber de declarar, ni para obligaciones en materia de precios de transferencia.
• Condición de validez: La subsanación solo será válida si se cumple con la obligación formal correspondiente.

Fuentes:

Estatuto Tributario Colombiano

Decreto Único Tributario 1625 de 2016 (Art. 18)

Decreto 1474 del 29 de diciembre 2025

Realizado por:

John Nossa

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