A continuación, se mencionan cuáles son los inconvenientes tecnológicos de la factura electrónica según lo descrito en el Anexo Técnico 1.9 de la DIAN.

Tipo 03     

Cuando el facturador no pueda expedir la factura electrónica por inconvenientes tecnológicos, como por ejemplo no tener internet, estar sin luz, algún error por parte del software con el que factura, etc. En este caso:

• Debe facturar a través de las facturas de talonario o de papel, cuya numeración previamente debe haber sido solicitada y asociada en la DIAN. Una vez se supere la contingencia, se deberá transmitir a la DIAN la información de las facturas generadas en contingencia con un plazo de 48 horas.
• Deberá generar una carta declarando el inconveniente tecnológico o superación del mismo y remitirla al correo electrónico contingencia.facturadorvp@dian.gov.co incluyendo lo siguiente:

Asunto: Nit de la empresa separado con un guion el digito de verificación; Nombre de la empresa.
Adjunto: PDF de la carta donde se declaren en contingencia con la firma del representante legal o quien haga de sus veces.
Cuerpo del correo: Datos de contacto (Nombres, teléfono/Celular de contacto).

Tipo 04     

Cuando las causas sean atribuibles a situaciones de índole tecnológico por parte de la DIAN, como por ejemplo ventanas de mantenimiento programadas. También se podrá determinar contingencia de este tipo si se cumplen las siguientes condiciones:

• Se genere alguno de los siguientes códigos de error por parte de la DIAN:
  500 – Internal Server Error
  503 – Service Unavailable
  507 – Insufficient Storage
  508 – Loop Detected
  403 – Site Disabled
• 5 segundos después de la detección de alguno de los errores antes mencionados, intentar transmitir nuevamente a la DIAN la factura electrónica de venta. Si persiste el error, se deben realizar dos (2) intentos más, cada uno en intervalo de 5 segundos. Al finalizar el último intento, es decir 15 segundos después de la transmisión inicial y si persiste la condición de error, se podrá declarar contingencia tipo 04.
• Será necesario mantener o archivar las evidencias de los errores.

En este caso deberá generar la factura electrónica sin la validación previa por parte de la DIAN con el prefijo habitual que se usa para facturar electrónicamente y entregarla a su cliente en tiempo real.

Es importante monitorear la conexión y los servicios web de la DIAN de facturación electrónica a los 30 minutos después de haber visualizado el primer mensaje de error con el fin de identificar el restablecimiento del servicio por parte de la DIAN. Una vez se haya restablecido el servicio, deberá transmitirlas a la DIAN para la correspondiente validación con un plazo máximo de 48 horas.

También se podrá declarar contingencia tipo 04 cuando se presenten demoras de más de 1 minuto en los tiempos de respuesta en los servicios de facturación electrónica de la DIAN, o se evidencie el error “Time Out”. En este caso se debe:

• Esperar 2 minutos e intentar transmitir nuevamente los documentos electrónicos. Si persiste el error, se deben realizar cuatro (4) intentos más, cada uno en intervalo de 2 minutos.
• Si el problema persiste a pesar de los 5 intentos, se declara la contingencia tipo 04. Donde deberá mantener y archivar las evidencias de las demoras en los servicios.

Si eres usuario ITS y deseas saber cómo llevar a cabo cada una de las contingencias en el software, continúa leyendo.

Contingencia Tipo 03 en ITS     

Requisitos:

• Se debe solicitar en la DIAN una nueva autorización numeración de facturación con modalidad FACTURA DE TALONARIO O DE PAPEL y enviarla al correo soporte@itscontable.com detallando a cuáles usuarios se debe agregar.

• En el portal de facturación electrónica de la DIAN, asociar la autorización de modalidad FACTURA DE TALONARIO O DE PAPEL con el modo de operación de ITS Contable 2.0 como se detalla en el MANUAL ASOCIACIÓN DE PREFIJOS DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA.

• Crear la autorización de facturación de contingencia Talonario o de Papel en ITS haciendo uso del formulario Rangos de Facturación, como se detalla en el MANUAL RANGOS DE FACTURACIÓN.

Proceso en ITS:

Mientras dure la contingencia Tipo 03 deberá generar facturas electrónicas a través de la autorización FACTURA DE TALONARIO O DE PAPEL que hayan solicitado a la DIAN, en este caso el prefijo CT. La forma de realizar los registros de venta con este documento es exactamente igual a la de Factura de Venta Electrónica. El comprobante debe entregarse al cliente de forma impresa debido a que, al tratarse de un documento no electrónico, no le llegará al correo.

Nótese que al escoger el documento de Talonario o de Papel destinado para contingencia tipo 03 en la pantalla de Facturación, se mostrará la etiqueta Contingencia 03 en color verde.          

Una vez se haya superado la contingencia tipo 03, será necesario transmitir las facturas emitidas por talonario o papel de contingencia. Para ello se debe:

• Ingresar el formulario Verificador de Documentos
• En la casilla Documento seleccionar el prefijo de la autorización FACTURA DE TALONARIO O DE PAPEL, en este caso CT. Activar la casilla Mostrar facturas en contingencia tipo 03. En caso de que exista más de un prefijo de contingencia, se puede activar la casilla Incluir todos los prefijos de factura de contingencia.
• En las casillas Fechas, asignar el rango de fechas en las que se hicieron las facturas de contingencia.
• Validar que en la casilla Forma de Pago este seleccionado el valor Todas con el fin de que se muestren todas las facturas de contingencia sin importar la forma de pago.
• Clic en Consultar

• El sistema buscará entre las facturas de contingencia emitidas por el prefijo CT (y los demás prefijos en caso de que se haya activado la casilla Incluir todos los prefijos de factura de contingencia) que tengan pendiente el proceso de transmisión a la DIAN. En caso de que ya se hayan transmitido, no se mostrará ningún resultado.

• Se da clic en Aceptar. Se procede a seleccionar los documentos a transmitir, ya sea seleccionando algunos o todos a la vez. Luego se procede a transmitir dando clic en el botón Enviar Dian y se confirma la acción dando clic en Aceptar.

• ITS iniciará la transmisión de cada documento a la DIAN en orden según su consecutivo. Si por algún motivo se desea detener el proceso podrá dar clic en el botón Detener Envíos. Cada documento transmitido correctamente a la DIAN se muestra con un visto bueno de color verde.

• Con esta acción ya se ha transmitido correctamente los documentos de contingencia a la DIAN. Se podrá validar listando en Facturación alguna de las facturas de contingencia y dando clic en el botón Verificación DIAN. Se accederá al portal de la DIAN donde se evidencia que el documento ya fue transmitido de forma electrónica a esta entidad.

Contingencia Tipo 04 en ITS     

Una vez se haya declarado la contingencia tipo 04, se deberá hacer registrar la venta haciendo uso del documento electrónico que se usa habitualmente, en este caso el prefijo FE-FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA.

Una vez se haya superado la contingencia, el proceso de transmisión a la DIAN se hace de la misma forma como se explicó para la contingencia tipo 03. En este caso:

• Ingresar el formulario Verificador de Documentos 
• En la casilla Documentoseleccionar el prefijo de la autorización FACTURAS DE VENTA ELECTRÓNICA o DOCUMENTOS EQUIVALENTES ELECTRÓNICOS DE MÁQUINA REGISTRADORA CON SISTEMA POS, en este caso FE. Activar la casilla Mostrar facturas en contingencia tipo 04. En caso de que exista más de un prefijo, se puede activar la casilla Incluir todos los prefijos de Factura Electrónica de Ventao POS Electrónico.
• En las casillas Fechas, asignar el rango de fechas en las que se hicieron las facturas de contingencia.
• Validar que en la casilla Forma de Pagoeste seleccionado el valor Todascon el fin de que se muestren todas las facturas de venta electrónica o POS electrónico emitidas durante la contingencia tipo 04.

• Se seleccionan los documentos a transmitir y se da clic en Enviar DIAN de la misma forma como se explicó en la contingencia tipo 03.

Con este paso se habrán transmitido correctamente a la DIAN las Facturas Electrónicas de Ventao Documentos Equivalentes Electrónicos de Máquina Registradora con Sistema POSque se hayan generado sin validación previa. Se podrá validar listando en Facturación alguna de las facturas de contingencia y dando clic en el botón Verificación DIAN.

Para visualizar y descargar los manuales completos da clic en el enlace correspondiente

Video sobre el proceso de transcripción del documento electrónico en ITS Software

Esta actualización ya está disponible para las empresas que están bajo la modalidad nube. Las empresas que estén en la modalidad servidor y deseen tener esta mejora, deben solicitarla respondiendo a este correo o contactando a un asesor de soporte ITS.

ITS más que una herramienta, un aliado

Fuentes:

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES (DIAN). Anexo técnico de la Factura Electrónica de Venta. Versión 1.9. 01 noviembre 2023. Disponible en: https://www.dian.gov.co/impuestos/factura-electronica/Documents/Anexo-Tecnico-Factura-Electronica-de-Venta-vr-1-9.pdf

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A continuación te explico cómo funciona:

Tabla de Retenciones

Accede al ícono Tabla de Retenciones . Allí encontrarás de forma predeterminada todas las tarifas de Retención en la Fuente actualizadas a 2025. Cada una con la cuenta contable sugerida, la cual podrás modificar en caso de que utilices una diferente.

Nota: si tu plan no incluye el Módulo Contable, no es necesario que detalles cuentas contables, puedes dejar la configuración por defecto.

Cada tipo de retención especifica:

• Concepto: nombre de la retención. Lo puedes personalizar a tu gusto.
• Tipo de Retención: especifica si es una retención en la fuente, IVA o ICA.
• Tarifa: porcentaje de cálculo
• Base Mínima UVT: dato informativo opcional. Si no lo usas puedes dejarlo en cero.
• Base Mínima Pesos: detalla si la retención debe aplicar únicamente a partir de una base mínima en pesos (solo en casa de que aplique).
• Cuenta Contable Ventas: especifica la cuenta contable donde se contabiliza la retención en las facturas de venta (solo para planes que incluyen el Módulo Contable)
• Cuenta Contable Compras Persona Jurídica: especifica la cuenta contable donde se contabiliza la retención en las facturas de compra de proveedores con personería jurídica como SAS, LTDA, entre otros (solo para planes que incluyen el Módulo Contable)
• Cuenta Contable Compras Persona Natural: especifica la cuenta contable donde se contabiliza la retención en las facturas de compra de proveedores de persona natural (solo para planes que incluyen el Módulo Contable)
• Activo: indica si la retención está disponible para su uso.

Configuración de Clientes y Proveedores

Una vez ya tengas las retenciones configuradas, podrás asignarlas a los clientes y proveedores. Para ello:

• Accede al ícono de Terceros
• Ubica el cliente o proveedor a configurar y da clic en el botón modificar

• Establece la retención que aplique, ya sea en ventas, compras o ambas y confirma en el botón Modificar.

Retención Automática en Facturación

Al momento de facturar al cliente o proveedor, se visualiza un texto informativo indicando la configuración aplicada al tercero.

Cuando se registren los productos y cantidades la retención se aplica automáticamente, de acuerdo con la configuración realizada.

Beneficios Clave

• Retención automática según base mínima y tarifa vigente (2025).
• Parametrización predeterminada con cuentas contables para ventas y compras (ajustables por el contador).
• Ahorro de tiempo en facturación y reducción de reprocesos.
• Disponibilidad inmediata para usuarios Administradores.

Preguntas Frecuentes

¿Esta actualización aplica automáticamente la retención? Sí. Cuando el tercero y el documento cumplen la base mínima, ITS aplica la retención con la tarifa 2025 correspondiente.

¿Puedo cambiar las cuentas contables por defecto? Sí. El contador o administrador puede ajustar las cuentas contables según las políticas internas de la empresa.

¿Quiénes ven el icono de Tabla de Retenciones en Facturación? Por defecto, usuarios Administrador. Otros perfiles pueden visualizarlo según permisos internos.

¿Dónde está disponible? Disponible para todas las empresas que tienen ITS Software en Nube. Si ITS está en modalidad Servidor debes solicitar la actualización escribiendo al correo soporte@itscontable.com o contactando a un asesor de Soporte.

Si necesitas ayuda para parametrizar la Tabla de Retenciones 2025, nuestro equipo de soporte puede acompañarte en la verificación de cuentas, pruebas de facturación y ajustes de terceros. Escríbenos a soporte ITS o agenda una sesión con tu asesor para dejarlo todo listo.

Realizado por:

Rafael Ortiz

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En ITS Software conocemos esta realidad y, por eso, desarrollamos una nueva funcionalidad que hace este proceso mucho más ágil. Te presentamos la herramienta de división de cuentas: una solución pensada para que el servicio sea más rápido, preciso y tus clientes se vayan satisfechos.

¿Qué puedes hacer con esta actualización? Puedes dividir la cuenta antes, durante o después del servicio. Tú decides cuándo hacerlo, según las necesidades del momento.

Registro de pedidos con cuentas diferenciadas    

1. Ingresa a Maestro de Mesas
2. Si es un nuevo comensal, activa la mesa dando clic en el botón ON y luego en Pedidos.
3. Ahora haz clic en Cuentas y luego en Nueva Cuenta.

4. Asigna un nombre a la cuenta, por ejemplo John, y luego clic en Aceptar. Repite este proceso si deseas crear otra cuenta.

5. Procede a incluir los artículos del pedido, cuenta por cuenta o a nivel general, como desees.
6. Para clasificar el pedido en cada cuenta, dirígete de nuevo a Cuentas y luego da clic en Seleccionar sobre la cuenta que deseas clasificar.

7. Ahora da clic en el botón de Seleccionar de color verde sobre los artículos correspondientes a la cuenta.

8. Para finalizar la selección de la cuenta, debes dar clic en el botón Salir y confirmar en Aceptar.

9. Para clasificar más artículos en las cuentas, se deben repetir los pasos 6 al 8.

Nota Importante
En caso de que desees clasificar todos los artículos no seleccionados en una sola cuenta, puedes utilizar la opción Agregar Todo identificado con un visto bueno de color negro ✓. Por ejemplo, asignar los restantes artículos a la cuenta de Cintya.

Reclasificación de cuentas    

En caso de que debas reclasificar de cuenta algún artículo, sigue estos pasos:

1. Dirígete a Cuentas y luego da clic en Seleccionar sobre la cuenta que deseas reclasificar.
2. Ahora da clic en Quitar de la cuenta identificado con una equis de color verde X sobre el artículo a reclasificar.

3. Esta acción libera el artículo y queda disponible para que los clasifiques a otra cuenta.

Finalización de cuenta    

Puedes finalizar una cuenta de la mesa de la siguiente forma:

1. Da clic en el botón OFF de la mesa y confirma en Aceptar.

2. En la lista Cuenta Individual selecciona la cuenta a finalizar, por ejemplo la de John

3. Luego de especificar los demás campos como Documento de Facturación, datos de cliente y formato de exportación, debes dar clic en Finalizar Mesa.

4. Agrega la propina de manera opcional, elige la forma de pago y listo. Se genera la factura correspondiente al consumo de la cuenta seleccionada.

¿Qué pasa con los consumos ya pagos?     

Las cuentas que ya se hayan pagado se siguen visualizando en la mesa, pero ahora con una etiqueta de color azul, indicando que el consumo ya fue pago. Estos artículos quedan bloqueados por seguridad y trazabilidad, de tal forma que no los puedas eliminar de la mesa que aún sigue activa.

Así mismo, cuando das clic en Cuentas se muestra que la cuenta fue paga.

Cuando vayas a finalizar la mesa para cobrar las otras cuentas, también visualizas la etiqueta PAGADA sobre la cuenta ya cobrada. Si por error eliges una cuenta ya pagada, se mostrará un mensaje de restricción indicando que la cuenta ya fue finalizada.

¿Qué pasa si en una mesa divdiste cuentas, pero algunos artículos no los clasificaste?     

En este caso, cuando intentes finalizar la mesa se muestra un mensaje donde se informa que el total del consumo de la mesa no coincide con el total de las cuentas, con el fin de evitar que finalices la mesa sin clasificar un consumo.

Para finalizar la mesa en este caso, debes entrar a la mesa, clasificar los productos que no tienen seleccionada una cuenta e intentar nuevamente finalizarla.

Finalización total de una mesa    

Una vez todos los artículos estén clasificados en Cuentas, finaliza cada consumo como se explicó anteriormente. De esta forma la mesa se libera y queda disponible para un nuevo comensal.

¿Por qué es tan útil?    

✅ Agiliza el servicio en horas pico.
✅ Reduce errores y discusiones al momento de pagar.
✅ Mejora la experiencia del cliente.
✅ Optimiza la rotación de mesas.
✅ Fortalece la imagen profesional de tu negocio.

🎯 ITS Software: más que una herramienta, un aliado

Con esta nueva función, tu equipo gana tiempo, tu servicio mejora y tus clientes se van más satisfechos. La división de cuentas ya no es un obstáculo, sino una oportunidad para brillar.

🔹 Clientes con modalidad nube: la actualización ya está disponible.
🔹 Clientes en modalidad servidor: deben solicitar la activación escribiendo a soporte@itscontable.com, incluyendo el nombre de la empresa desde la cual se comunican.

En ITS Software seguimos desarrollando soluciones prácticas que hacen la diferencia en tu día a día. Porque servir bien también es una estrategia de crecimiento.

Realizado por:

Rafael Ortiz

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Hoy te presentamos dos actualizaciones diseñadas especialmente para restaurantes, bares, cafeterías y gastrobars que trabajan con mesas y propinas.

1. Fusión de mesas:      

Más orden, más agilidad

¿Clientes que cambian de mesa? ¿Grupos que llegan por separado y luego desean unificar la cuenta? Con la nueva función de fusión de mesas, puedes consolidar fácilmente los consumos desde la opción “Trasladar mesa”.

Esta herramienta te permite:

• Unificar pedidos sin rehacer facturas
• Optimizar el uso de mesas disponibles
• Agilizar la atención a grupos grandes o eventos especiales

Para llevarla a cabo sigue estos pasos:

Ingresa al Maestro de Mesas y luego a la mesa que quieres fusionar a través del botón Pedidos

Luego da clic en el botón Trasladar Mesa y elige la mesa a la cual deseas trasladarla.

Al seleccionar una mesa que ya tenga consumos ITS Software reconocerá que se desean fusionar consumos, para lo cual es necesario que confirmes dando clic en Fusionar.

Con esta acción los consumos se fusionarán en la mesa seleccionada, en este caso pasando de la mesa 1 a la mesa 4.

La mesa inicial se libera quedando disponible y los consumos quedan cargados a la mesa donde se fusionó.

Además, ahora puedes modificar o finalizar mesas con consumos de días anteriores, brindándote una gestión más flexible y adaptada a la realidad de tu negocio, incluso cuando hay registros cruzados entre turnos o jornadas.

Ideal para entornos dinámicos donde la atención al cliente y el orden en la operación son clave.

2. Propina flexible:      

Más libertad para tus clientes, más motivación para tu equipo

En ITS Software ahora puedes permitir que tus clientes dejen propinas superiores al valor sugerido por ley. Solo necesitas activar la opción “Permitir mayor valor” desde el módulo de Configuración de propinas.

Esta funcionalidad ofrece:

• Libertad al cliente para reconocer un excelente servicio
• Potencial de incremento en la propina promedio
• Mayor motivación e incentivo para tu personal de atención

Una pequeña mejora que genera un gran impacto en la experiencia del cliente y en la cultura de servicio de tu negocio.

Para llevarla a cabo sigue estos pasos:

Dirígete a Configuración de Propinas . Nota: En caso de que tu usuario no lo tenga, solicítalo a un asesor de soporte ITS.

Da clic en el botón lápiz, activa la opción Permite Mayor Valor y confirma con el botón Modificar.

Con este cambio, cuando finalices las mesas podrás editar manualmente el valor sugerido de la propina, digitando un mayor valor. Si no activas la opción de Permite Mayor Valor e intentas digitar un monto más alto, seguirá saliendo el siguiente mensaje.

Estamos contigo en cada mejora      

Con estas actualizaciones, reafirmamos nuestro compromiso de entregar herramientas que realmente suman a tu operación diaria.

🔹 Clientes con modalidad nube: la actualización ya está disponible.

🔹 Clientes en modalidad servidor: deben solicitar la activación escribiendo a soporte@itscontable.com, incluyendo el nombre de la empresa desde la cual se comunican.

¿Listo para llevar tu operación gastronómica al siguiente nivel?

¡ITS Software te acompaña en cada paso!

Realizado por:

John Nossa

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¿Qué es?     

Es una funcionalidad que permite sincronizar automáticamente la información de tu datáfono Credibanco con el arqueo de caja en ITS Software, de tal forma que en el comprobante de cierre de caja se visualice la información registrada en el datáfono.

¿Cómo activarlo?     

Desde un usuario con rol Administrador, sigue estos pasos:

1. Ingresa al ícono de Arqueo de Caja en ITS Software.
2. Haz clic en Configuración.
3. Activa la opción “Cierre Integrado”.
4. Activa las opciones “Mostrar formas de pago en arqueo” e “Imprimir cierre de caja”
5. De forma opcional, agrega uno o más correos administrativos separados por coma y sin espacios, donde deseas recibir el informe del cierre diario.

¿Cómo funciona durante la jornada?     

Una vez activado el cierre integrado:

• Realiza tus ventas con normalidad.
• Cuando un cliente paga con tarjeta, el pago se procesa y almacena en el datáfono Credibanco.

¿Y al finalizar el día?     

Cuando termines tu jornada:

• Vuelve al ícono de Arqueo de Caja.
• Ingresa el dinero que tienes en efectivo digitando la cantidad contada de cada denominación. Valida que el valor a reportar coincida con el dinero que tienes en físico.
• Da clic en “Cerrar Arqueo”.

• Cuando confirmes el cierre del arqueo iniciará el proceso de cierre integrado. En el datáfono se debe digitar la clave de supervisor, y luego de verificar allí las transacciones, proceder a confirmar el envío de la información al software.

Nota: en caso de que surja un problema con el datáfono, se cometa un error de digitación o se agote el tiempo de espera, el proceso se cancelará, dando posibilidad a realizar el cierre sin la integración, iniciar una nueva conexión con el datáfono o cancelar el cierre.

• Una vez se reciba la información del datáfono, en ITS Software se cierra el arqueo y se confirma en pantalla.

• Se genera un ticket de cierre de caja que incluye toda la información registrada, detallando cada transacción con su tipo de documento y medio de pago. La información obtenida del datáfono se detallada en observaciones, mostrando la sumatoria de todas las transacciones recibidas y descontando las anulaciones.

¿Por qué activar el cierre integrado?     

• Mayor control del dinero recaudado.
• Ahorro de tiempo al final del día.
• Informes enviados automáticamente al correo.
• Reducción de errores humanos en conciliaciones.

¿Cómo obtener esta actualización?     

Los clientes que se encuentran bajo la modalidad nube ya cuentan con la actualización. Aquellos clientes que estén bajo la modalidad servidor deben realizar lo siguiente:

• Enviar correo a soporte@itscontable.com solicitando la nueva herramienta.
• En el correo identificarse especificando de cuál empresa se están comunicando.

Realizado por:

Rafael Ortiz

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¿Cómo funciona?     

Con esta actualización, el sistema se conecta directamente al nuevo servicio web de la DIAN, lo que garantiza precisión y trazabilidad de la información.

¿Qué permite esta nueva funcionalidad?      

• Consultar nombres, razón social y correo electrónico de un adquiriente directamente desde la DIAN.
• Autocompletar automáticamente esta información en el formulario de creación de terceros.
• Reducir errores humanos en la digitación de datos.
• Aplicar esta funcionalidad tanto en la creación como en la modificación de terceros.

Recomendaciones clave     

• Si vas a consultar una empresa (persona jurídica), asegúrate de seleccionar primero el tipo de documento como NIT, ya que el sistema de la DIAN requiere esta distinción para retornar los datos correctos.
• Verifica el correo electrónico que arroja la DIAN, ya que en algunos casos podría estar desactualizado o incorrecto.

¿Dónde se usa esta funcionalidad?     

Esta mejora está disponible desde el formulario de TERCEROS, siguiendo estos pasos:

1. Ingresar al formulario de TERCEROS.
2. Dar clic en el botón Nuevo.
3. En la lista Tipo de Id., seleccionar el tipo de documento (por ejemplo, NIT para empresas).
4. Escribir el número a consultar en la casilla Nit o C.C.
5. Presionar la tecla Enter u oprimir el botón Consulta DIAN para realizar la consulta.
6. Visualizar en pantalla la información retornada por la DIAN: razón social o nombres completos, y ahora también el correo electrónico.
7. Hacer clic en Aplicar para cargar los datos automáticamente en el formulario.
8. Completar o ajustar los datos si se requiere y finalmente hacer clic en Guardar.

También puedes acceder a esta funcionalidad desde el formulario de Facturación, siguiendo estos pasos:

1. Ingresar al formulario de FACTURACIÓN.
2. Digitar el número de documento en el campo Tercero/Cliente/Proveedor
3. Presionar la tecla Enter
4. Confirmar la creación dando clic en Aceptar
5. Visualizar en pantalla la información retornada por la DIAN: razón social o nombres completos, y ahora también el correo electrónico.
6. Hacer clic en Aplicar para cargar los datos automáticamente en el formulario.
7. Completar o ajustar los datos si se requiere y finalmente hacer clic en Guardar.

¿Qué pasa si el cliente no aparece en la base de datos?      

En caso de que el comprador no se encuentre en la base de datos de la DIAN, el facturador podrá solicitar únicamente:

1. Nombre completo o razón social
2. Tipo y número de identificación
3. Correo electrónico (solo si el cliente desea recibir la factura por ese medio)

¿Cómo puedo empezar a usarlo?      

Los clientes que se encuentran bajo la modalidad nube ya cuentan con la actualización. Aquellos clientes que estén bajo la modalidad servidor y deseen obtener esta actualización, deben realizar lo siguiente:

• Enviar correo a soporte@itscontable.com solicitando la nueva herramienta.
• En el correo identificarse especificando de cuál empresa se están comunicando.

Realizado por:

John Nossa

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Algunas bonificaciones únicamente detallan el impuesto, por el ejemplo el IVA, debido a que este tributo debe pagarse a la DIAN por lo cual se cobra. Sin embargo en ocasiones las bonificaciones ni siquiera incluyen el impuesto, por lo cual este rubro es asumido por el establecimiento que emite la factura.

Las bonificaciones se registran en el formulario de Facturación listando el artículo facturado, agregando las cantidades facturadas, añadiendo el símbolo + y digitando la cantidad bonificada.

Una vez se haya digitado la cantidad bonificada se oprime la tecla Enter para desplegar la siguiente ventana.

Si la bonificación debe incluir el impuesto, se deberá escoger la opción Bonificación con Impuestos. De esta forma el artículo bonificado solo incluirá el valor del impuesto.

Si la bonificación no debe incluir el impuesto, se deberá escoger la opción Bonificación sin Impuestos. De esta forma el artículo bonificado no incluirá ningún valor.

Esta actualización ya está disponible para las empresas que están bajo la modalidad nube. Las empresas que estén en la modalidad servidor y deseen tener esta mejora, deben solicitarla enviando un correo o contactando a un asesor de soporte ITS.

Realizado por:

Rafael Ortiz

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¿Cómo se agrupan los medios de pago actuales?     

Los medios de pago que tengas actualmente como por ejemplo Efectivo, Transferencia, Nequi, entre otros se agrupan en dos Formas de Pago:

• Contado: todo medio de pago con el que se salde la factura.
• Crédito: cuando la factura quede con saldo por pagar

¿Cómo se finaliza una mesa con Pagos Mixtos en contado?     

Una vez finalices una mesa con el botón OFF  y se confirme en el botón Aceptar, por defecto estará marcada la forma de pago Contado, la cual deberá dejarse en caso de que la factura vaya a ser saldada.

Luego de haber escogido los otros aspectos como Documento de Facturación, Cliente, Observaciones Opcionales y Formato Ticket o PDF del comprobante, deberá dar clic en Finalizar Mesa y luego en Aceptar.

Establecer si el cliente desea incluir la propina en su cuenta. Si así lo desea, se da clic en Aceptar y se confirma el valor de la propina sugerida o uno diferente. Si no desea dejar propina, se da clic en Cancelar.

Luego de esto se desplegará la venta de Pagos Mixtos, en la cual se mostrará por defecto todo el valor de la factura en el medio de pago más frecuente, es decir, en Efectivo. Si el cliente pagará todo el valor en efectivo basta con dar clic en Aceptar, sin embargo, si utilizará un medio de pago o combinados, deberá digitar el valor sobre la casilla Monto de la forma de pago que corresponda. Para este caso práctico, se finalizará la factura con medios de pago Efectivo y Nequi.

La factura se imprimirá en el formato escogido y la mesa quedará libre nuevamente.

¿Cómo se finaliza una mesa con Pagos Mixtos a crédito?     

Si se dará plazo de pago al cliente, es decir, no pagará su factura en ese momento, se deberá seleccionar la forma de pago Crédito y continuar con la transacción de la manera habitual, es decir, que los pagos mixtos no se activan con este medio de pago.

¿Cómo se visualizan las facturas con pagos mixtos?     

Tanto el comprobante en Ticket como en PDF se discriminan los medios de pagos usados, de la siguiente forma:

Esta actualización ya está disponible para las empresas que están bajo la modalidad nube. Las empresas que estén en la modalidad servidor y deseen tener esta mejora, deben solicitarla enviando un correo o contactando a un asesor de soporte ITS.

Realizado por:

Rafael Ortiz

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En Colombia deben facturar electrónicamente los obligados y aquellos quienes sin cumplir los requisitos se acogen voluntariamente.

¿Quiénes están obligados a expedir factura de venta electrónica en Colombia?     

A continuación, se describen los casos en los que un sujeto es obligado a convertirse en facturador electrónico bajo el Artículo 7 de la Resolución 000165 de 2023.

• Responsables del impuesto sobre la Ventas (IVA)
• Responsables del impuesto nacional al consumo
• Las personas naturales diferentes de minoristas, artesanos, agricultores y ganaderos con ingresos inferiores a 3.500 UVT, pero que cuenten con más de un establecimiento de comercio.
• Las personas naturales que vendan bienes o presente servicios con ingresos brutos superiores a 3.500 UVT. 
• Las personas naturales contratistas del Estado con ingresos brutos superiores a 4.000 UVT
• Los comerciantes, importadores o prestadores de servicios o en las ventas a consumidores finales.
• Los tipógrafos y litógrafos
• Los contribuyentes inscritos en el impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación –SIMPLE.

Es decir, si cumples alguna de las condiciones anteriores, tú o tu empresa están obligados a facturar.

¿Quiénes están exentos de expedir factura de venta electrónica en Colombia?     

El Artículo 8 de la Resolución 000165 de 2023 menciona los sujetos no obligados

• Los bancos, las corporaciones financieras y las compañías de financiamiento.
• Las cooperativas de ahorro y crédito, los organismos cooperativos de grado superior, las instituciones auxiliares del cooperativismo, las cooperativas multiactivas e integrales, y los fondos de empleados, en relación con las operaciones financieras que realicen tales entidades.
• Las personas naturales de que cumplan la totalidad de las condiciones como no responsable del Impuesto sobre las Ventas (IVA):
  • Que en el año anterior o en el año en curso hubieren obtenido ingresos brutos totales provenientes de la actividad, inferiores a 3.500 UVT.
  • Que no tengan más de un establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio donde ejerzan su actividad.
  • Que en el establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio no se desarrollen actividades bajo franquicia, concesión, regalía, autorización o cualquier otro sistema que implique la explotación de intangibles.
  • Que no sean usuarios aduaneros.
  • Que no hayan celebrado en el año inmediatamente anterior ni en el año en curso contratos de venta de bienes y/o prestación de servicios gravados por valor individual, igual o superior a 3.500 UVT.
  • Que el monto de sus consignaciones bancarias, depósitos o inversiones financieras durante el año anterior o durante el respectivo año, provenientes de actividades gravadas con el impuesto sobre las ventas – IVA, no supere la suma de 3.500 UVT.
  • Personas naturales contratistas del Estado con ingresos brutos inferiores a 4.000 UVT
• Las personas naturales que no hubieran obtenido ingresos brutos totales inferiores a 3.500 UVT, y que tengan máximo un establecimiento de comercio, sede, local o negocio donde ejercen su actividad, sin llegar a ser responsables del impuesto nacional al consumo.
• Las empresas constituidas como personas jurídicas o naturales que presten el servicio de transporte público urbano o metropolitano de pasajeros, en relación con estas actividades.
• Las personas naturales vinculadas por una relación laboral o legal y reglamentaria y los pensionados, en relación con los ingresos que se deriven de estas actividades.
• Las personas naturales que únicamente vendan bienes excluidos o presten servicios no gravados con el Impuesto sobre las Ventas (IVA), que hubieren obtenido ingresos brutos totales provenientes de estas actividades en el año anterior o en el año en curso, inferiores a tres mil quinientas (3.500) Unidades de Valor Tributario (UVT). Dentro de los ingresos brutos, no se incluyen los derivados de una relación laboral o legal y reglamentaria, pensiones, ni ganancia ocasional.
• Los prestadores de servicios desde el exterior, sin residencia fiscal en Colombia por la prestación de los servicios electrónicos o digitales.
• Las Juntas de Acción Comunal, siempre y cuando no requieran solicitar devolución y/o compensación de saldos a favor en el Impuesto sobre las Ventas (IVA).

¿Cómo funciona la facturación Electrónica?     

El facturador electrónico debe estar debidamente habilitado en el portal de la DIAN y, dentro de ese proceso, seleccionar la modalidad de facturación. Posteriormente, el sujeto obligado expedirá las facturas de venta a través de un proveedor tecnológico, software propio o el portal gratuito de la DIAN. Cada una de esas transacciones será enviada a la DIAN en formato XML para su validación, quien responderá con un Código Único de Facturación Electrónica (CUFE). Al cliente le llegará al correo electrónico una copia de la factura tanto en formato XML como en una representación gráfica de la misma. El cliente deberá realizar los eventos RADIAN sobre las facturas electrónicas de venta que le expidan con forma de pago Crédito: acuse de recibo de la factura, acuse de recibo del bien o servicio, y aceptación de la misma.

¿Cuáles son los Documentos Electrónicos?     

• Factura de Venta Electrónica
• Documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar y sus notas de ajuste
• Documento equivalente electrónico de máquina registradora con sistema POS
• Otros documentos equivalentes*:
  • Servicios públicos domiciliarios
  • Tiquete de transporte de pasajeros
  • El extracto
  • El tiquete o billete de transporte aéreo de pasajeros.
  • La boleta, fracción, formulario, cartón, billete o instrumento en juegos de suerte y azar diferentes a los juegos localizados.
  • El documento en juegos localizados.
  • El documento expedido para el cobro de peajes.
  • El comprobante de liquidación de operaciones expedido por la Bolsa de Valores.
  • El documento de operaciones de la bolsa agropecuaria y de otros commodities.
  • La boleta de ingreso a espectáculos públicos de las artes escénicas, y otros espectáculos públicos.
  • La boleta de ingreso a cine.
• Documento de soporte de nómina electrónica y notas de ajuste
• Eventos RADIAN: acuse de factura, acuse de bienes, aceptación o reclamo

*Dichos documentos equivalentes se implementarán en el transcurso del segundo semestre del año 2024 según las fechas estipuladas por la DIAN.

¿Cómo es una factura de venta electrónica?      

La factura de venta electrónica cuenta con ciertos requisitos que son dictados por la DIAN, aparte de la generación en formato XML, la factura cuenta con una representación gráfica que se puede generar en formato PDF e incluso en formato ticket, este último ideal para la impresión desde el punto de venta. 

Representación gráfica en media carta PDF

Representación gráfica en formato Ticket

Si quieres conocer los requisitos estipulados por la DIAN para la factura de venta electrónica y/o Documento equivalente electrónico de máquina registradora con sistema POS da clic en el siguiente link: https://www.itscontable.com/blog/requisitos-de-una-factura-de-venta/

¿Cómo puedo empezar a facturar electrónicamente?      

Si quieres empezar a facturar electrónicamente debes seguir los siguientes pasos:

• Registro como facturador electrónico: debes registrarte en el sistema de facturación electrónica de la DIAN. Esto es obligatorio y lo puedes hacer a través de su página web. En este pasó deberá escoger el modo de operación, que puede ser a través del software gratuito de la DIAN, proveedor tecnológico o a través de software propio.
• Habilitación (Set de pruebas): Realiza la configuración y desarrolla el set de pruebas de acuerdo al modo de operación optado. Para este paso debes contar con el Certificado de firma digital.
• Autorización Numeración: Los rangos de facturación de Numeración de Facturación son necesarios para expedir la factura de venta electrónica, y se debe solicitar a la DIAN por medio de la plataforma MUISCA.

• Asociación de Prefijos: Se debe asociar los rangos y prefijos de Factura Electrónica desde el portal “Facturando Electrónicamente” de la DIAN

• Parametrización en ITS Software: Si escogiste a ITS como software de Facturación Electrónica, el equipo de soporte te acompañara en la parametrización inicial y desarrollara las capacitaciones al personal.
• Empezar a facturar: Una vez se agoten todos los pasos, puedes comenzar a facturar, cada una de las facturas se enviarán a la DIAN y contará con su respectiva validación.

Si has optado por la Facturación Gratuita de la DIAN aquí te dejo la guía https://www.dian.gov.co/impuestos/factura-electronica/Documents/Guia_uso_facturacion_gratuita_DIAN.pdf

En Colombia, la obligación de facturar es fundamental para asegurar la transparencia y legalidad de las transacciones comerciales. Las empresas, profesionales, comerciantes y entidades del sector público deben cumplir con esta responsabilidad para garantizar un correcto recaudo fiscal y mantener la confianza de sus clientes y proveedores. La implementación de la facturación electrónica ha modernizado y simplificado este proceso, asegurando una mayor eficiencia y control por parte de la DIAN.

ITS Software es tu mejor opción en cuanto a los documentos electrónicos: facturas electrónicas, documentos soporte electrónicos, acusar los eventos de recepción de facturas de proveedores a la DIAN y/o transmitir la nómina de forma electrónica. Los planes son valorados de acuerdo con el número de documentos o nóminas electrónicas anuales. Las notas crédito, débito y de ajuste a la nómina son gratuitas. Si quieres saber más da clic en el siguiente botón y contacta a un asesor.

Fuentes:

https://www.larepublica.co/empresas/mipyme-constituyen-99-5-de-las-empresas-y-aportan-35-al-producto-interno-bruto-3644977

https://www.dian.gov.co/impuestos/sociedades/Paginas/obligadosfacturar.aspx

https://www.wradio.com.co/2024/06/24/quienes-estan-obligados-a-facturar-de-manera-electronica-en-colombia/#:~:text=%E2%80%9CTodas%20las%20personas%20jur%C3%ADdicas%20est%C3%A1n,jur%C3%ADdicas%20est%C3%A1n%20obligadas%20a%20facturar.

Resolución 000165 de 2023

https://www.itscontable.com/blog/requisitos-de-una-factura-de-venta

Realizado por:

John Nossa

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En esta ocasión, este manual explicará el correcto uso del formulario Rangos de Facturación a través del cual se registran las autorizaciones de numeración que se solicitan a la DIAN, por ejemplo, las Facturas de Venta Electrónica, Documento Electrónico de Máquina Registradora con Sistema POS, Documento Máquina Registradora con Sistema POS y Documento Soporte Electrónico.

1. Información Preliminar     

• Cada empresa es responsable de solicitar a la DIAN los rangos de facturación. Generalmente ese proceso lo realiza el contador o auxiliar contable.
• Si es una autorización de numeración electrónica, deben asociar los rangos de numeración en el Sistema de Facturación Electrónica -Ambiente de Producción. Este proceso se detalla en el Manual Asociación de Prefijos de Facturación Electrónica.
• En caso de que la autorización de numeración corresponda a un nuevo prefijo que no está creado actualmente en el sistema ITS, deberá enviarlo al correo soporte@itscontable.com con el fin de que un asesor de soporte lo cree y esté disponible para que le incluyan su rango de numeración.
• Antes de hacer algún registro, es importante que se valide toda la información de la autorización, recordando que las autorizaciones tienen un número de formulario que inicia por 1876.

Una vez se tenga la autorización de numeración de la DIAN, es importante identificar la información contenida allí que se requiere para crear la autorización:

1. Permite verificar que efectivamente es el documento de Autorización.
2. Es el número de formulario o resolución.
3. Es la fecha inicial de la autorización

4. Indica el tipo de documento
5. Especifica el prefijo o iniciales de la autorización
6. Muestra el rango de numeración autorizado, inicial y final
7. Vigencia en meses. Con base en esta vigencia y la fecha inicial, se calcula la fecha final

2. Rangos de Facturación     

Este formulario se llama Rangos de Facturación y se visualiza con el siguiente ícono . Al dar clic sobre este se abre la pantalla principal del formulario, en donde se visualizan los rangos actualmente creados en el sistema. Si aún no se cuenta con un rango, se visualizará así:

Una vez se tenga la autorización de numeración se procede a crearla dando clic en Nuevo

Si la autorización es un documento electrónico, como por ejemplo Facturas de Venta Electrónica, Documento Electrónico de Máquina Registradora con Sistema POS y Documento Soporte Electrónico, se registra así:

• En la lista desplegable Resolución se debe seleccionar el prefijo. En caso de que no aparezca deberá contactar a soporte ITS. Para el ejemplo dado, se escoge el prefijo FES.
• Luego se debe dar clic en el botón Consultar Rangos F.E., esta acción desplegará los prefijos asociados a la empresa en la DIAN, en donde se deberá dar clic en Seleccionar en la autorización que corresponda, verificando todos sus datos.

Nota: Si la autorización de numeración no se encuentra en los resultados de búsqueda, es porque aun no ha sido asociada en la DIAN, por lo cual deberá primero llevar a cabo el paso a paso explicado en el Manual Asociación de Prefijos de Facturación Electrónica.

• Una vez se haya seleccionado, el sistema automáticamente registrará los datos en los campos correspondientes. Una vez se hayan validado, se procede a dar clic en Guardar para confirmar la creación del rango y luego en Aceptar.

Si la autorización es un documento no electrónico, como por ejemplo Documento Máquina Registradora con Sistema POS, se registra manualmente así:

• En la lista desplegable Resolución se debe seleccionar el prefijo. En caso de que no aparezca deberá contactar a soporte ITS.
• En la lista desplegable Tipo se selecciona POS.
• En el campo No. Formulario O Res. se digita el número de formulario o resolución.
• En Fecha se selecciona la fecha inicial de la autorización.
• En Vencimiento se selecciona la fecha final de acuerdo con la vigencia y la fecha inicial.
• El campo Technical Key no debe diligenciarse, debido a que solo aplica para documentos electrónicos.
• Una vez se haya validado la información, se procede a dar clic en Guardar para confirmar la creación del rango y luego en Aceptar.

3. Aclaraciones Importantes     

Es importante que cada empresa tenga en cuenta lo siguiente:

• La información que se registra en Rangos de Facturación es la que sale impresa en cada documento que se genera en ITS, ya sea en formato ticket o PDF.
• Antes de registrar cada autorización, primero se debe validar muy bien la información, con el fin de garantizar la concordancia entre los datos de la autorización de la DIAN y los de ITS.
• En caso de que se haya registrado con información errónea una autorización de numeración de algún documento electrónico, el sistema mostrará un error al momento de intentar generar el documento en Facturación. En este caso se deberá verificar nuevamente la información registrada en Rangos de Facturación, ajustarla y luego volver a intentar facturar.
• Si se registró erróneamente una autorización de numeración de un tipo de documento no electrónico como por ejemplo Documento Máquina Registradora con Sistema POS, ITS no podrá validarlo, por lo cual no se generará ninguna restricción o error el momento de facturar. De ahí la importancia de validar muy bien la información antes de crear el rango de facturación.

Para visualizar y descargar los manuales completos da clic en el enlace correspondiente

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