¿Quieres convertir tus órdenes de pedido o cotizaciones en ventas reales sin perder de vista lo pendiente por entregar? En este artículo te mostramos, paso a paso, cómo hacerlo desde Facturación: crear la Orden de Pedido o Cotización, despachar total o parcialmente mediante factura de venta y, sobre todo, controlar lo pendiente por despachar desde el mismo formulario y desde el Informe de Ventas Diarias por Facturas activando el filtro “Mostrar solo productos por despachar”. Con este flujo ganarás trazabilidad, priorizarás entregas y reducirás tiempos de respuesta al cliente.

Genera la Orden de Pedido o Cotización al cliente

Desde facturación selecciona el documento Orden de Pedido o Cotización y relaciona al cliente. Luego incluye el resto de información correspondiente al pedido, como los artículos, cantidades, precios, entre otros. Por último, finaliza el documento en el formato que desees, PDF o Ticket.

Despacha pedidos totales o parciales

Una vez la Orden de Pedido o Cotización se haya registrado, puedes listarla en Facturación y despachar total o parcialmente los artículos mediante facturas de venta. Para ello:

• Abre el documento en facturación
• Da clic en el botón Despachos

• Luego digita las cantidades a despachar de cada artículo. En caso de que vayas a despachar todo el pedido, puedes darle clic al botón Si de color verde. Si deseas desistir del despacho debes dar clic en Cancelar.

• Ahora, da clic en Finalizar Despacho. Elige una fecha de factura, o de vencimiento en caso de que vayas a dar un plazo de pago. Selecciona el documento de venta a generar, la forma de pago e incluir una observación de manera opcional. Para confirmar da clic en Continuar Despacho y Aceptar.

• Se visualiza la información del documento de venta a generar. Allí puedes hacer ajustes de precios, cantidades, forma de pago, observaciones, entre otros. Para confirmar la venta, finaliza el Ticket o PDF. En caso de que desistas del despacho, debes dar clic al botón Volver al Pedido.

Nota: Si tienes activa la función de pagos mixtos, debes especificar el Medio de pago

• El documento de venta se genera en el formato elegido.

Consultar pedidos pendientes por despachar desde facturación

Ingresa al formulario de facturación y abre la Orden de Pedido o Cotización. En pantalla se visualiza sobre cada artículo las cantidades que ya fueron despachadas.

Dando clic en Despachos puedes continuar despachando cantidades de ese pedido, como se mostró en la sección anterior.

Así mismo, al dar clic en Ver Despachos se muestra la información detallada del pedido, indicando los documentos de venta que se han generado con los despachos, la cantidades totales, despachadas y pendientes.

Consultar pedidos pendientes por despachar desde informes

Con un clic puedes visualizar exactamente lo que falta por despachar de todas las órdenes de pedido. Así, priorizas entregas y reduces tiempos de respuesta al cliente. En el Informe de Ventas Diarias por Facturas se encuentra el filtro “Mostrar solo productos por despachar” el cual debes activar.

• Abre el Informe de ventas diarias por facturas.
• Activa el filtro Mostrar solo productos por despachar
• En el campo Tipo de documentos elige los documentos de Orden de Pedido o Cotizaciones a consultar.
• Selecciona el periodo a revisar

• Imprime a Excel o PDF

El informe muestra la información de tres formas:

1. Pedidos que no se han iniciado a despachar, mostrando en cero las cantidades despachadas.

2. Pedidos con despachos parciales, mostrando la cantidad despachada y por despachar.

3. Pedidos ya despachados en su totalidad, los cuales no detallan información de cantidades en PDf y en Excel no se incluyen.

Gestionar el ciclo pedido → despacho → factura con visibilidad de saldos pendientes te permite cumplir promesas de entrega, evitar quiebres de stock y mejorar el servicio. Usa los campos de fechas, formas de pago, observaciones y las opciones de Ticket o PDF/Excel para formalizar cada etapa; si operas con pagos mixtos, no olvides especificar el medio de pago. Activa el filtro “Mostrar solo productos por despachar” en tus reportes diarios y conviértelo en tu tablero de control para priorizar, despachar a tiempo y cerrar el día con tranquilidad.

Realizado por:

Rafael Ortiz

The post Control de despachos y pedidos pendientes en ITS Software first appeared on ITS Contable.

El control de inventarios es el proceso de supervisar y gestionar las existencias de productos y materiales de una empresa. Su objetivo es mantener el equilibrio adecuado entre la oferta y la demanda, asegurando que haya suficiente producto para satisfacer a los clientes sin excederse y generar costos innecesarios. Esto incluye registrar entradas y salidas de inventario, realizar auditorías periódicas, y utilizar sistemas y herramientas para prever necesidades futuras.

Importancia y beneficios de la gestión de inventario     

La correcta gestión de inventarios es fundamental para asegurar que la oferta de productos esté alineada con la demanda del mercado en un periodo determinado. Esto permite mantener un equilibrio adecuado entre la disponibilidad de artículos y la inversión, evitando pérdidas económicas tanto por exceso de inventario (que genera costos de almacenamiento y riesgo de obsolescencia) como por la falta de inventario (que puede resultar en pérdidas de ventas y clientes insatisfechos).

Además, el inventario tiene un impacto directo en el flujo de caja de la empresa. Una gestión eficiente de inventarios facilita un flujo de caja más rápido, lo que mejora la liquidez y la capacidad de la empresa para cumplir con sus obligaciones financieras. De esta manera, una adecuada administración de los inventarios no solo optimiza los recursos, sino que también contribuye a la rentabilidad y estabilidad financiera de la empresa a largo plazo.

Modelos de inventarios     

Un modelo de inventarios es una estrategia o conjunto de métodos utilizados para gestionar y optimizar el inventario de una empresa. Ayuda a determinar la cantidad óptima de productos a mantener en stock y cuándo reabastecerlos, minimizando costos y maximizando la eficiencia operativa.

Elementos que componen el proceso de gestión de inventarios     

Se deben establecer las diferentes fases que formarán parte del proceso de gestión y detallar en qué consisten. Por ejemplo, cómo se realizará el control de las entradas de productos, la organización y accesibilidad de los productos, el establecimiento de los mínimos y máximos para cada producto, la periodicidad de los inventarios parciales o totales, y la revisión de informes.

Desde luego el proceso varía para cada empresa, puede contener más fases o menos según la actividad y estrategia de la empresa.

Gestor de inventarios     

ITS SOFTWARE® se adapta a las demandas actuales de la gestión de inventarios, para optimizar el control de productos y mejorar la eficiencia operativa de las empresas. Gracias a su enfoque integral, permite un control preciso de los inventarios, simplificando procesos como el pedido, almacenamiento y venta.

Con ITS SOFTWARE ®, la gestión de inventarios se automatiza, facilitando la planificación de la producción, la previsión de demanda y la contabilidad. Esto asegura que las empresas mantengan el nivel adecuado de stock, evitando tanto la falta de productos como los excesos que generan costos innecesarios.

ITS SOFTWARE ® se adapta a cualquier tipo de empresa, con esta optimizando su flujo de caja y mejorando su liquidez, asegurando una gestión de inventarios eficiente y alineada con las demandas del mercado actual.

Conoce más sobre las funcionalidades de ITS SOFTWARE® en el siguiente video:

¿Cómo puedo ingresar un nuevo inventario en ITS SOFTWARE ®?     

El inventario se puede cargar de acuerdo con la situación. Si se trata de una compra a un proveedor, los datos se registran mediante la opción ‘Factura de Compra’. Para cualquier otro caso, se utiliza la modalidad ‘Entrada de Almacén’ para registrar el ingreso de productos.”

¿Cuáles son los eventos que disminuyen el inventario en ITS SOFTWARE ®? 

Los documentos que descargan el inventario son: ‘Factura de Venta’, ‘Remisión de Venta’, “Nota Débito Cliente”, “Devolución de Compra”, ‘Traslado de Almacén’ y ‘Salida de Almacén’. Se debe utilizar el documento adecuado según el motivo específico que justifique la descarga del inventario.

¿Qué informes puedo usar en ITS SOFTWARE ® para tomar decisiones en cuanto el inventario?        

El Kardex y su importancia    

El Kardex es una herramienta fundamental en la gestión de inventarios que permite llevar un registro detallado de los movimientos de entrada y salida de productos dentro de un almacén. Este registro es crucial para mantener un control preciso sobre las existencias, facilitando la trazabilidad del inventario y la toma de decisiones informadas y eficientes.

El Kardex es un sistema de tarjetas que registra cronológicamente todas las transacciones relacionadas con un producto específico. Cada tarjeta contiene información detallada como:

• Fecha y hora de la transacción
• Detalle del producto
• Tercero relacionado al movimiento (Cliente o proveedor)
• Cantidad de unidades ingresadas o retiradas
• Saldo actual
• Costo unitario, promedio y total

Existen dos tipos principales de Kardex:

1. Kardex Manual: Este es el método tradicional donde las entradas y salidas de inventario se registran de forma manual en tarjetas físicas o en hojas de cálculo. Aunque este método puede ser efectivo, es propenso a errores humanos y consume mucho tiempo.
2. Kardex Automatizado: Este método utiliza software especializado para registrar y actualizar automáticamente las transacciones de inventario. Este tipo de Kardex minimiza los errores humanos y ofrece una actualización en tiempo real de las existencias.

Con ITS SOFTWARE ® cuentas con un Kardex Automatizado, ofreciendo las siguientes ventajas:

• Precisión y Reducción de Errores: Al automatizar el registro de movimientos, se elimina la posibilidad de errores humanos, asegurando que la información sea precisa y actualizada.
• Ahorro de Tiempo: La automatización permite que los registros se actualicen en tiempo real, ahorrando tiempo valioso que puede ser utilizado en otras tareas críticas del negocio.

• Mejor Toma de Decisiones: puedes acceder a información precisa y actualizada en cualquier momento, lo que facilita el control de la trazabilidad y la toma de decisiones basadas en datos reales, ayudando a identificar tendencias, gestionar el stock y planificar mejor las compras.
• Integración con Otros Sistemas: ITS SOFTWARE ® se integra fácilmente con otros módulos, como la contabilidad, cartera, ecommerce, entre otros, proporcionando una visión integral del negocio.

Afectación en el impuesto sobre la renta     

La disminución del inventario afecta el impuesto sobre la renta y complementarios, de acuerdo a con el art. 64. del Estatuto Tributario E.T.

Según este artículo, cuando se presenten faltantes de inventarios de fácil destrucción o pérdida, las unidades del inventario final pueden reducirse hasta un tres por ciento (3%) de la suma del inventario inicial más las compras. En casos de fuerza mayor o eventos fortuitos, se pueden aceptar disminuciones mayores, siempre y cuando se demuestren los hechos que las originaron.

Serán deducibles las pérdidas o disminuciones de inventarios de fácil destrucción o extravío, siempre que se acredite la causa que originó la pérdida o destrucción. Esta deducción podrá aplicarse hasta un tres por ciento (3%) de la suma del inventario inicial y las compras, siempre que el costo de los inventarios vendidos se determine mediante el sistema de inventario permanente.

Los inventarios dados de baja por obsolescencia y debidamente destruidos, reciclados o chatarrizados, serán deducibles del impuesto sobre la renta y complementarios (precio de adquisición + costos directamente atribuibles y costos de transformación en caso de que sean aplicables, se requiere como mínimo un documento donde conste la siguiente información:

• Cantidad
• Descripción del producto
• Costo fiscal unitario
• Costo fiscal total
• Justificación de la obsolescencia o destrucción
• Firma del representante legal o quien haga sus veces y las personas responsables de tal destrucción
• Demás pruebas que sean pertinentes.

¿Qué pasa si los inventarios se encuentran asegurados?

Cuando los inventarios estén asegurados, la pérdida fiscal deducible será la parte que no haya sido cubierta por la indemnización del seguro. Este mismo tratamiento se aplicará en los casos en que el valor de la pérdida sea asumido por un tercero.

Preguntas frecuentes     

¿Cómo puedo organizar mi inventario dentro de ITS SOFTWARE®?

Dentro del software organizas fácilmente tus productos. Debes tener presente la siguiente información al momento de ingresar un nuevo producto al sistema:

• Referencia: código de barras del artículo
• Detalle: nombre del artículo
• Categoría: clasificación o grupo
• Impuesto: gravamen en la venta, ejemplo IVA 19%
• Costo: valor de compra con el proveedor
• Precio: valor a como se vende

¿Debo contratar una persona para esto?

No necesariamente, pero si debes tener claro que al menos una persona cuente con la responsabilidad o función de alimentar el SOFTWARE con los diferentes movimientos que afectan el inventario.

¿Puedo escoger los documentos que afecten el inventario?

Sí, es posible excluir ciertos documentos para que no afecten el inventario, de acuerdo con la estrategia o parámetros que la empresa decida. Por ejemplo, la empresa ABC emite una remisión de venta al cliente como documento provisional. Con este documento, el cliente se acerca a la caja para pagar y se le expide la factura de venta. Por ello, la empresa ABC solicita que el documento “Remisión de venta” no afecte el inventario, evitando así una doble salida del producto.

¿Puedo manejar seriales dentro del inventario?

¡Por supuesto! Puedes manejar seriales dentro del inventario. Esto te permitirá tener un control más detallado y preciso de cada unidad de producto, facilitando la trazabilidad y el seguimiento desde su ingreso hasta su salida del inventario. Además, manejar seriales puede ayudarte a gestionar garantías, devoluciones y servicios postventa con mayor eficiencia.

¿Puedo manejar tallaje y colores?

¡Por supuesto! Puedes gestionar tanto el tallaje como los colores de manera eficiente. Esto significa que, al manejar tu inventario, podrás clasificar los productos por tamaños y por colores, facilitando así la organización y el control de existencias. Por ejemplo, si tienes camisetas, podrías tener un registro de cuántas tienes de cada talla (S, M, L, etc.) y de cada color (rojo, azul, negro, etc.). Esto no solo mejora la precisión del inventario, sino que también te ayuda a tomar decisiones informadas sobre reabastecimiento y promoción de productos específicos.

¿Puedo asignar restricciones para no facturar un producto que no tenga existencia?

¡Claro! Puedes establecer restricciones para asegurarte de no facturar productos que no tengan existencias, lo cual ayuda a mantener la precisión del inventario y evitar problemas con tus clientes por desabastecimiento de producto.

¿Quién debería ser responsable de la eficacia de la gestión de inventarios?

La responsabilidad puede distribuirse entre varios roles. Por ejemplo:

• Equipo de Ventas: para informar sobre la demanda y detectar productos faltantes.
• Compras: para asegurar que los niveles de stock se mantengan adecuados.
• Finanzas: para monitorear los costos y optimizar el flujo de caja.
• Operaciones: para coordinar el almacenamiento y manejo del inventario.

La clave es asegurar una buena comunicación y coordinación entre todos los departamentos involucrados para mantener la eficacia en la gestión de inventarios.

Concluyendo, la gestión de inventarios nos da a conocer cuándo solicitar, cuánto pedir y dónde almacenar los productos. Ahora bien, para una gestión exitosa del inventario es importante definir el proceso, el cual incluye las fases y responsabilidades.

Si ya eres usuario de ITS y necesitas más información, contacta a un miembro de nuestro equipo de soporte. Si, en cambio, estás interesado en implementar ITS SOFTWARE®, haz clic en el botón para iniciar una conversación con uno de nuestros asesores.

Fuente:

https://normograma.dian.gov.co/dian/compilacion/docs/oficio_dian_0413_2018.htm

Realizado por:

John Nossa

The post Gestión de Inventarios first appeared on ITS Contable.

Históricamente, los softwares POS se centraban en registrar las ventas y calcular los pagos. Aunque estas funciones siguen siendo fundamentales, los comerciantes se dieron cuenta de que necesitaban más que una simple caja registradora para mantenerse competitivos en un mercado en constante cambio.

Los sistemas POS evolucionaron para incluir la administración de clientes, programas de fidelización y generación de informes de ventas. Esto permitió a las empresas obtener una visión más profunda de su rendimiento y comprender mejor las preferencias de sus clientes. Sin embargo, estas características iniciales solo eran el comienzo de una transformación más significativa.

Los costos de inventario puede representar hasta el 30% de los activos totales de una empresa. (Institute of inventory Management)
Una gestión ineficiente de inventarios puede llevar a un aumento en los costos de almacenamiento, riesgo de obsolescencia y costos asociados con la falta de existencias. 

Para responder a las demandas de los comercios modernos, los programas POS comenzaron a integrar funcionalidades de control de inventarios. Estas características permitían a los minoristas mantener un registro preciso de sus existencias, automatizar la reposición de productos y reducir el riesgo de agotar existencias o el exceso de inventario.

La incorporación de lectores de códigos de barras y tecnología RFID en los sistemas POS facilitó aún más el seguimiento de los productos desde su recepción hasta su venta, proporcionando datos en tiempo real sobre el estado del inventario.

Una alta tasa de rotación indica una gestión eficiente de inventarios, mientras que una baja tasa puede significar problemas de exceso de inventario o falta de demanda. 

La evolución hacia el control total de inventarios permitió a las empresas dar un paso más allá en la optimización de su cadena de suministro. Los sistemas POS modernos no solo seguían el inventario en la tienda, sino que también integraban datos de proveedores y almacenes.

Con esta información en tiempo real, los minoristas pudieron tomar decisiones más informadas sobre la gestión de inventarios, optimizando los niveles de existencias y mejorando la eficiencia de toda la cadena de suministro. La solicitud de pedidos oportuna e inteligente y la sincronización con los proveedores también llevaron a una reducción de costos y una mejora en la satisfacción del cliente.

Un estudio de IHL Group estimó que las pérdidas en pérdidas en ventas debido a la falta de inventario en el sector minorista alcanzaron los 984.000 millones de dólares en 2019 a nivel mundial. 

Uno de los softwares POS más completos del mercado es ITS. Este software permite registrar artículos incluyendo información detallada de acuerdo con la necesidad propia de cada empresa:

• Nombre
• Presentación
• Código
• Categoría
• Tallas y colores
• Seriales
• Lotes y vencimiento
• Impuesto en venta y compra
• Marca
• Costo
• Lista de precios de venta

Esta información detallada permite consultar datos relevantes de manera inmediata a través de diversos informes administrativos como ventas, compras, inventario, rotación, cartera de proveedores, cartera de clientes, comisiones, entre otros.

La facturación electrónica poco a poco ha venido quitando participación en las empresas a lo que conocemos como tiquete POS, ya que la normativa colombiana así lo ha promovido, e incluso se ha llegado a hablar de la implementación futura del POS Electrónico. Si bien, el tipo de documento cambia, la esencia continúa siendo la misma: registrar las ventas, consultar precios, descargar informes e incluir compras. Así las cosas, algunos de los diferentes documentos que se pueden expedir desde la funcionalidad de facturación de ITS Software son:

• Remisión de venta o compra
• Traslado de Almacén
• Cotización
• Orden de Pedido
• Orden de Compra
• Factura de Venta tipo POS
• Factura de Venta Electrónica
• Documento Soporte Electrónico
• Nota Débito Electrónica
• Nota Crédito Electrónica
• Factura de Compra
• Devolución de venta o compra

Un sistema POS que brinde una visión precisa del inventario en tiempo real puede mejorar la satisfacción del cliente al ofrecer una experiencia de compra más confiable y consistente. 

En conclusión, la evolución de los sistemas POS hacia el control total de inventarios ha brindado a las empresas una serie de ventajas competitivas. La capacidad de gestionar eficientemente las existencias, optimizar la cadena de suministro y proporcionar una experiencia de compra mejorada ha demostrado ser crucial para el éxito en el competitivo mundo del comercio minorista.

Los softwares POS avanzados no solo ofrecen una mayor eficiencia operativa, sino también permiten a las empresas tomar decisiones más estratégicas basadas en datos precisos y actualizados. A medida que la tecnología continúa avanzando, se espera que los sistemas POS sigan evolucionando y desafiando los límites del control de inventarios, llevando a las empresas hacia un futuro cada vez más prometedor.

Si te encuentras interesado en conocer sobre los beneficios de un software POS en tu empresa, da clic en el botón y recibir atención personalizada.

Déjanos en los comentarios los tips que usas en tu empresa para una administración eficiente del inventario.

Fuentes:

Institute of Inventory Management – (https://www.inventorymanagement.org.uk/)

IHL Group 2019 Retail Sales Study – (https://www.ihlservices.com/2019-retail-sales-study-results/)

Realizado por:

John Nossa de ITS Software

The post Más allá de la caja registradora first appeared on ITS Contable.

Con la actualización, en el momento en que se de clic en alguna de las opciones antes mencionadas, el sistema permitirá escoger las medidas de la etiqueta deseada. En este caso, al dar clic en las medidas “50×25” se abrirá un PDF donde se visualiza la etiqueta, la cual en este caso y de acuerdo con las medidas, permite tener dos etiquetas en cada impresión.

Es necesario tener en cuenta que estas medidas implican que la empresa cuente con el rollo de etiquetas correcto. Su solicitud implica que un asesor de soporte ITS se configure en el computador los márgenes de impresión adecuados.

Las empresas que deseen tener estas medidas disponibles en las etiquetas deben enviar un correo a soporte@itscontable.com manifestando su intención de obtenerla.

Rafael Ortiz

Coordinador de Soporte

The post Etiqueta Cod. Barras con Medidas 50×25 first appeared on ITS Contable.

– Ingresar a la pantalla de “Consulta Avanzada de Productos” a través de facturación:

– El filtro de Marca es una lista desplegable en donde se muestran todas las marcas que tienen los artículos creados en el sistema.

– Ejemplo de búsqueda solo por Marca “Gato Negro”

– Ejemplo de búsqueda combinando marca “Gato Negro” y que su nombre contenga la palabra “Blanco”

Las empresas en modalidad Nube ya cuentan con esta actualización. Aquellas empresas en modalidad Servidor que deseen obtenerla deben realizar lo siguiente:

– Enviar correo a soporte@itscontable.com solicitando la nueva herramienta

– En el correo identificarse especificando de cuál empresa se están comunicando.

Atentamente,

Equipo ITS

The post Filtro “marca” en consulta avanzada de productos first appeared on ITS Contable.

Entendemos que sobre todo las Pequeñas y Medianas Empresas (PYMES) tienden a tener una o dos personas liderándolas, ejecutando diferentes funciones y múltiples tareas, donde el tiempo es un factor indispensable, por eso en esta oportunidad quiero mencionar algunos programas que ayudarán en la gestión de las pymes según el objetivo.

Gestión de Clientes

Sin clientes no hay empresa, así de sencillo, de ahí radica la importancia de no dejar a nuestra memoria o libreta la importante tarea de gestionar la información relevante de nuestros clientes, por eso es importante utilizar un software de gestión de clientes como los CRM (Customer Relationship Management), por eso te sugiero que evalúes las siguientes opciones:

– Hubspot CRM

Es una herramienta robusta que se ha ido posicionando en la gestión de clientes, marketing y ventas, además puedes aprender mucho a través del contenido que crean. Hubspot es una herramienta de fácil uso a pesar de las diferentes funciones que tiene disponible. Tiene planes gratuitos y pagos, vale la pena probarla.

– Britix24

Es un software enfocado al trabajo colaborativo, tareas, marketing y ventas, su interfaz es agradable y es un software en la nube que te ayudará a cumplir cada uno de los compromisos, incrementando las ventas a través de una gestión ordenada. Si deseas conocer más funcionalidades de britix24 revisa su sitio web.

Diseño

– Canva

Es uno de los programas en la nube preferidos por emprendedores para el diseño simplificado. Tiene plantillas de acuerdo con el tema o tableros libres para la creación de imágenes, videos, presentaciones, entre otros. Su galería de imágenes es amplia teniendo opciones gratuitas y otras pagas.

Gestión de Proyectos o Tareas

– Trello

Es ideal para la gestión de proyectos y tareas, ya sea individual o grupal. Es una herramienta muy visual y con notificaciones que te recordará las diferentes tareas o fases del proyecto que debas ejecutar. Su interfaz es web con la opción de descarga en tu celular.

– Google Tareas + Google Keep

La suite de Google también tiene múltiples aplicativos que son muy útiles para la gestión profesional y personal. A través de Google Tareas o Keep podemos programar actividades pendientes por realizar y solo por medio de Keep realizar sus respectivas notas.

Video llamadas o Reuniones Virtuales

Las reuniones son indispensables para una empresa, sin embargo, en ocasiones resulta difícil llevarlas a cabo de manera presencial por cuestiones de ubicación, desplazamiento y tiempo. Las video conferencias son una gran opción para dar solución a esta problemática, y más si hablamos de la posibilidad de compartir pantalla. Este estilo de reuniones te ayuda a reducir tiempos muertos por desplazamiento, haciendo un mejor uso de este.

– Google Meet

Es una de las opciones más a la mano, ya que la mayoría de las personas cuenta con una cuenta de correo electrónico de Gmail, y puede ser usado desde cualquier navegador o incluso a través de las apps móviles.

– Zoom

Su funcionamiento es intuitivo, y tiene la opción de descargar en el escritorio el software o usarlo por medio de la web o sus aplicativos móviles. Graba fácilmente las reuniones de ser necesario, y tiene una versión gratuita que puedes aprovechar.

– Microsoft Teams

Es de la suite de Microsoft, igualmente muy similar al funcionamiento de zoom y hangouts.

Facturación, administración y contabilidad

La siguiente herramienta te va a encantar, y sé con seguridad que se convertirá en tu mejor aliado, pues es un software ideal para pymes, muy completo en la administración integral de tu negocio, otorgándote la facilidad de implementar ventas online.

ITS Contable

Ofrece una gama de soluciones informáticas que ayudan a mejorar los procesos administrativos de las empresas:

– Punto de venta (POS) e Inventarios: facturación, inventarios, cartera y flujo de efectivo.

– Facturación Electrónica y Documento Soporte en Adquisiciones

– Nómina Electrónica

– Eventos Radian

– Contable: contabiliza de forma automática

– E-Commerce: crea tu propia tienda virtual

– Mobile: genera facturas, remisiones, ordenes de pedido y consulta de inventario

– Factory: controla toda la cadena de producción

– Créditos: gestiona créditos a tus clientes con proyecciones de pago, intereses, seguros entre otros.

Puede ser que al principio opongas resistencia consciente o inconscientemente al uso de nuevas herramientas de software en tu día a día, sin embargo al pasar el tiempo aprenderás a usarlas totalmente.

Si deseas recibir una demostración gratuita del software ITS Contable da clic aquí y con gusto la agendaremos.

The post Software para Pymes first appeared on ITS Contable.

1. Ahora el informe incluye una columna en la cual se muestra el último documento de compra de cada artículo. Dicha información se visualiza en la columna llamada “Documento Compra”.

2. Antes de la actualización, los datos de la última compra como costo, fecha, proveedor, cantidad y documento se mostraban teniendo en cuenta únicamente la información de las facturas y remisiones de compra. Ahora con la actualización, el usuario podrá escoger los tipos de documentos que el sistema debe tener en cuenta en este informe en el momento de mostrar la información de compras, por ejemplo, Documento Soporte y Orden de Compra. Para ello es necesario que el usuario despliegue el botón “Selección de Documentos” y en la columna “Documentos Última Compra” seleccione los tipos de documentos deseados (tener en cuenta que para seleccionar más de un tipo de documento debe mantener oprimida la tecla Ctrl y hacer clic en el tipo de documento a escoger). Luego de esto podrá volver a dar clic en el botón “Selección de Documentos” para ocultar estos campos y proceder a generar los demás filtros antes de generar el informe.

Los clientes que se encuentran bajo la modalidad nube ya cuentan con la actualización. Aquellos clientes que estén bajo la modalidad servidor y deseen obtener esta actualización, deben realizar lo siguiente:

• Enviar correo a soporte@itscontable.com solicitando la nueva herramienta.
• En el correo identificarse especificando de cuál empresa se están comunicando.

The post Mejora al Informe de Rotación de Artículos Facturados first appeared on ITS Contable.

1. Planeación

Esta es la base para el éxito de toda la gestión de los inventarios, y es aquí donde se debe decidir cuáles serán los objetivos y el plan para alcanzarlos. Para eso será necesario los siguientes 5 puntos:

• Definir una lista de chequeo organizada de las actividades a realizar. Ser breve y conciso en cada actividad y ordenarlas según las prioridades (baja, media y alta).
  • Involucrar a todas las personas que realizan tareas relacionadas al inventario. Desde la recepción de mercancías hasta la venta, cada persona tiene importancia en su labor.
  • Definir responsabilidades y delegar funciones a cada trabajador. Es necesario saber lo que hace cada persona y como debe realizarlo, para cumplir con los objetivos.
  • Crear un grupo de trabajo confiable que ayude a administrar y dar retroalimentación de la gestión. Una sola persona no lo puede hacer todo, “dos cabezas piensan mejor que una”. Una cuidadosa y correcta selección del personal es clave en éste proceso.
  • Tener un buen software que permita cumplir con esos objetivos. Es muy importante e indispensable contar con una herramienta tecnológica que ayude a la gestión de inventarios en toda la cadena del negocio.

1. Organización

En esta fase se debe revisar con qué recursos se cuenta y como ejecutarán todas las actividades propuestas en la planeación. Para eso, será clave la disponibilidad y compromiso del grupo de trabajo, ya que son ellos los ejecutores de todas las actividades en la gestión de los inventarios. La correcta organización de los inventarios implica:

- Ordenar la mercancía, agrupando todas las referencias o categorías de inventario, permitiendo que sea más fácil el conteo de productos. Si existen bodegas y puntos de venta, también se deberá organizar cada uno y definir por donde iniciar el conteo.

- Realizar un inventario físico de todos los productos por secciones, delegando personas por grupos en cada sección y un responsable que valide y coordine al grupo. Se recomienda realizar como mínimo un reconteo aleatorio, ya que el conteo inicial se puede presentar inconsistencias.

- Verificar el resultado final del proceso de inventario físico, guardando todas las diferencias encontradas ya que en un futuro esto puede servir de evidencia y oportunidades de mejora. Si hubo diferencias entre las cantidades que se deben tener y las que se contaron, se debe proceder ajustar en el sistema según la información del conteo físico. Tener en cuenta los sobrantes o faltantes son una señal de alerta en la gestión del inventario.

3. Dirección

La dirección juega un papel muy importante dentro de la correcta gestión de los inventarios. Una buena dirección permitirá que el proceso cada vez sea más fácil y que las diferencias disminuyan paulatinamente según la complejidad del negocio. Es importante que el administrador del negocio no olvide los objetivos trazados en la planeación, ejecutando a cabalidad cada una de las tareas para alcanzarlos. Por eso mencionamos algunas actividades que debe realizar un director de inventarios:

- Delegar y supervisar. Asignar tareas a cada persona involucrada en el inventario y brindarles la libertad de hacer su trabajo sin interrupciones. Supervisar que todo se lleva a cabo de la manera correcta.

- Motivar. Un inventario puede llegar a ser tedioso y agotador, por eso es importante subir el ánimo de los participantes y establecer horarios de descanso, esto hará que los resultados sean los esperados. Es importante humanizar los procesos y alzar el ánimo de cada persona cuidando su salud mental.

- Brindar Herramientas. A través de un software con funciones de inventario se puede guardar la información y consultarla en cualquier momento; además, permite en tiempo real contabilizar los costos de las entradas y salidas de la mercancía que se generan en los procesos de ventas, compras, devoluciones y ajustes de inventario.

4. Control

En este último pilar es donde se afianza el éxito de una buena gestión de inventarios. Si no existe un control del proceso será muy fácil que se derrumbe todo lo que se ha logrado. Es importante garantizar que los objetivos continúen su rumbo y perduren en el tiempo conforme a lo planeado. Para eso, un software podrá facilitar la tarea de control y gestión de la siguiente manera:

• Analizar la información periódicamente. La información del inventario sufre distintos cambios por ciertos factores de la operación del negocio, por eso es importante realizar chequeos periódicos. Una manera recomendada es realizar conteos físicos de cierta categoría aleatoria de productos, y contrastarlos con la información en el software. Si se encuentran diferencias significativas, es necesario revisar más a fondo teniendo en cuenta los siguientes tips:
• Consultar el Kardex de cada producto verificando que todas las compras del periodo hayan sido registradas correctamente en el software. Para esto se recomienda tener un sistema de control donde cada entrada de mercancía se registre en el sistema y afecte en tiempo real su stock de inventario. También se debe constatar que los demás movimientos estén bien y si se encuentra algo anómalo, corregirlo de forma individual con la persona responsable del mismo.
• Revisar si hubo bajas de productos, esto ocurre por deterioro de la mercancía y garantías. Es necesario saber en dónde se encuentra esta mercancía y el tiempo que lleva allí, si es posible, separarla de la mercancía que se encuentra en buen estado. En caso de que la mercancía sea reemplazada por el proveedor se debe reintegrar al inventario.
• Identificar posibles hurtos. Si después de realizar todas las acciones anteriores no se identifica el motivo de las diferencias, deberá recurrir a otros aspectos como la revisión de cámaras de seguridad e indagar con los trabajadores involucrados en el proceso, con el ánimo de recolectar más información que permita saber el motivo de las diferencias en el inventario. Tener claro, lo que está en juego es el capital de trabajo y cualquier recurso que se tenga se debe cuidar.
• Definir medidas correctivas. Debido al actuar de la empresa resulta necesario diseñar un plan de choque que permita anticiparse a situaciones adversas que comprometan el proceso de inventario, manteniendo de ésta forma la “continuidad del negocio”, es decir el flujo normal de la operación. Algunos escenarios que se pueden presentar son los siguientes:
• El software deja de ser accesible.
• Se pierde parte de la información del sistema y no se cuenta con una copia de seguridad.
• Existe un usuario en el software que puede alterar o modificar la información.
• El encargado del inventario se ausenta temporal o definitivamente de la empresa.
• Existe un nuevo trabajador que se debe capacitar en la operación.
• El software no cuenta con soporte, actualizaciones o mejoras.

Son muchas las situaciones adversas que se pueden presentar y afectar la continuidad del negocio. Una previsión exhaustiva de éstas blindará el proceso de inventario, por lo cual se recomienda no posponer estos aspectos, definirlos y retroalimentarlos con el equipo de trabajo. Mejorar los procesos también es una forma de fidelizar tu cliente interno y facilitarle su trabajo.

Si actualmente cuentas con un software verifica cuales son las herramientas de gestión del inventario que te ofrece; sino cuentas con un software haz clic aquí para recibir atención personalizada.

The post Cómo gestionar correctamente los inventarios first appeared on ITS Contable.

No se trata solo de saber cuántos productos hay en bodega. Un buen control de inventario te ayuda a vender con más seguridad, evitar pérdidas, conocer la rotación de tus productos, controlar compras, reducir errores y tomar decisiones con información real.

Cuando el inventario se maneja de forma manual, con hojas de Excel, apuntes o conteos ocasionales, el negocio queda expuesto a errores frecuentes: productos agotados sin aviso, compras innecesarias, diferencias entre lo físico y lo registrado, demoras en la facturación y falta de claridad sobre qué productos realmente están generando movimiento.

Por eso, contar con un software de inventario ya no es un lujo. Es una herramienta clave para trabajar con más orden, control y agilidad.

El inventario manual puede costarle dinero a tu empresa

Llevar el inventario de forma manual puede parecer práctico al inicio, pero con el crecimiento del negocio se vuelve cada vez más difícil de controlar.

Cuando no tienes información actualizada, puedes enfrentarte a situaciones como:

• Vender productos que ya no tienes disponibles
• Comprar mercancía que todavía está en bodega
• Perder ventas por no conocer tus existencias reales
• Tener productos detenidos durante mucho tiempo
• No identificar a tiempo faltantes, sobrantes o deterioros
• Depender de conteos físicos constantes para saber qué hay disponible

El problema no siempre está en vender poco. Muchas veces está en no saber exactamente qué tienes, qué necesitas y qué productos están afectando la rentabilidad de tu empresa.

Controlar mínimos, máximos y rotación de productos

Uno de los grandes beneficios de utilizar un sistema de inventario es poder definir mínimos y máximos por producto. Esto permite identificar cuándo una referencia está llegando a su punto mínimo y cuándo se está acumulando más mercancía de la necesaria.

Tener demasiado inventario puede generar costos de almacenamiento, vencimientos, deterioro o dinero quieto en productos que no rotan. Pero tener muy poco inventario también puede afectar las ventas y la experiencia del cliente.

Por eso, la clave está en encontrar un equilibrio.

Con un software como ITS Software, puedes organizar tus productos, consultar existencias, revisar movimientos y tener mayor claridad sobre la rotación de tu inventario. Así puedes tomar decisiones basadas en datos, no en suposiciones.

Inventario conectado con ventas y facturación

Un inventario aislado no es suficiente. Para que el control sea realmente efectivo, debe estar conectado con las ventas, las compras y la facturación.

Cuando vendes un producto, el sistema debe descontarlo automáticamente del inventario. Cuando compras mercancía, debe ingresar al stock. Cuando haces ajustes, traslados o devoluciones, esos movimientos deben quedar registrados para mantener la trazabilidad.

Esta integración permite que la información fluya mejor entre las áreas del negocio.

Con ITS Software, puedes conectar procesos clave como:

• Ventas en punto de venta
• Facturación
• Compras
• Inventario
• Cartera
• Reportes
• Contabilidad, según la configuración de tu empresa

De esta manera, el negocio no depende de registros separados o procesos duplicados. La información queda más organizada y disponible para consultar cuando la necesites.

Código de barras o código QR: más agilidad y menos errores

El uso de códigos de barras o de código QR ayuda a que el proceso de venta, consulta y registro de productos sea más ágil. En lugar de digitar manualmente referencias o buscar productos uno por uno, puedes trabajar con una lectura más rápida y precisa.

Esto es especialmente útil para negocios con alto volumen de productos o ventas frecuentes, como tiendas, minimercados, ferreterías, droguerías, distribuidores o comercios minoristas.

Un sistema que permite trabajar con códigos de barras ayuda a reducir errores humanos, agilizar la atención al cliente y mantener un mejor control sobre las salidas de inventario.

Ver video:

Inventario en la nube: consulta tu negocio desde cualquier lugar

Hoy las empresas necesitan información disponible, no solo en el computador del punto de venta. Por eso, el inventario en la nube se ha convertido en una ventaja para quienes desean consultar su negocio con más flexibilidad.

Con herramientas en la nube, puedes tener mayor acceso a la información, revisar existencias, consultar reportes y tomar decisiones sin depender únicamente de estar físicamente en el local.

Esto es especialmente importante para empresarios que manejan varios procesos, vendedores externos, administradores o equipos que necesitan consultar información actualizada desde diferentes lugares.

En ITS Software, soluciones como ITS Mobile permiten fortalecer esa movilidad, facilitando la consulta de inventario, precios, clientes y pedidos desde smartphones o tablets.

Aquí puedes enlazar un video de YouTube de ITS Software sobre ITS Mobile con un texto como:

Ver video:

Reportes para tomar mejores decisiones

Un inventario bien administrado no solo sirve para saber cuántas unidades tienes. También te permite analizar el comportamiento de tus productos.

Con reportes adecuados puedes identificar:

• Productos más vendidos
• Productos con baja rotación
• Existencias disponibles
• Movimientos de inventario
• Productos próximos a agotarse
• Comportamiento de compras y ventas
• Información útil para tomar decisiones comerciales

Esta información es clave para definir promociones, mejorar compras, evitar acumulación de mercancía y fortalecer la rentabilidad del negocio.

¿Por qué elegir ITS Software para controlar tu inventario?

ITS Software es una solución diseñada para ayudar a las empresas a trabajar con más orden, control y claridad en sus procesos administrativos y comerciales.

Más que registrar productos, ITS Software permite integrar el inventario con otras áreas clave del negocio, como ventas, facturación, compras, cartera y contabilidad. Esto ayuda a reducir reprocesos, mejorar la trazabilidad y tener información más confiable para la toma de decisiones.

Con ITS Software puedes:

• Organizar productos y referencias
• Controlar existencias
• Manejar códigos de barras
• Registrar compras y ventas
• Consultar movimientos de inventario
• Trabajar con mínimos y máximos
• Conectar inventario con facturación
• Acceder a información clave para decidir mejor

Llevar el inventario con un software no se trata únicamente de sistematizar productos. Se trata de tener más control sobre el negocio.

Un buen software de inventario te ayuda a vender mejor, evitar pérdidas, organizar compras, reducir errores y tomar decisiones con información clara.

Si tu empresa todavía depende de conteos manuales, hojas de cálculo o registros separados, es momento de dar el siguiente paso.

Con ITS Software, puedes llevar tu inventario de forma más organizada, conectar tus procesos y trabajar con mayor control desde una solución pensada para las necesidades reales de las empresas.

¿Quieres tener más control sobre el inventario de tu empresa?

Conoce cómo ITS Software puede ayudarte a organizar tus productos, ventas, facturación e información clave en un solo sistema.

Solicita una asesoría y descubre cómo llevar tu negocio con más orden y control.

The post ¿Por qué llevar el inventario de tu empresa con un software de inventario? first appeared on ITS Contable.