Un software contable representa una herramienta que permite a las empresas optimizar y mejorar la administración y registro de la contabilidad. Por ello, resulta importante prestar atención a los detalles con el fin de no cometer errores al momento de elegir uno.

A continuación, te contamos algunos de los aspectos que debes tener en cuenta:

1. Conocer la necesidad de información dentro de la empresa

Es importante conocer de antemano el uso esperado que se quiere del Software Contable, delimitar las características y funcionalidades prioritarias con el fin de satisfacer la necesidad interna y evaluar las diferentes opciones que existen en el mercado. Tener en cuenta funcionalidades como:

– Facturación POS y electrónica

– Gestión de inventarios

– Reportes de gestión

– Cálculo de retenciones

– Reportes contables

2. Elegir un software de baja complejidad

Lo ideal es poder contar con un software sencillo, desde la parametrización hasta los procesos de uso diario. Dicho de otro modo, que sean pocos pasos para realizar registros y de fácil comprensión. Además, es importante poder conocer si es fácil el proceso de escalabilidad y posibles integraciones.

3. Que el proveedor cuente con un servicio de soporte dentro del país

La oferta de software contable extranjero es competitiva, pero se debe analizar que deba estar personalizada a los criterios locales, ya que la normativa y léxico cambia dependiendo del país, además puede tener impacto el horario e idioma del servicio de soporte.

Es importante también poder conocer si acataran los posibles cambios de normativa fiscal que se desarrollen en el país.4. Elegir correctamente la modalidad de instalación

Generalmente este tipo de softwares pueden ser instalados de forma local (servidor) o externa (nube). Para una correcta elección de la modalidad, es necesario tener en cuenta las características o necesidades que tiene la empresa. Una instalación en la Nube permitirá a los usuarios acceder a la información a través de internet, sin necesidad de estar en la empresa, además la información será almacenada de forma segura en internet. Sin embargo, si para la empresa NO es prioridad acceder a la información de forma externa, podrá optar por elegir la instalación en servidor local.

5. Recibir soporte y acompañamiento en el uso del sistema

Es fundamental contar con el acompañamiento y asesoría del proveedor en el proceso de configuración y primeros pasos en el software, contando con la opción preferiblemente de poder interactuar con una persona en tiempo real. Además, es importante poder seguir contando con el soporte durante todo el proceso de uso del software, debido a que constantemente se presentarán dudas que deben ser resueltas en tiempo real para no cometer errores de registro.

6. Solicita demostraciones y consulta los servicios postventa

El proceso de demostración te sirve para familiarizarte con el tipo de software que piensas contratar, de conocer las funcionalidades más importantes y si su uso es fácil y amigable como lo mencionan.

Dentro del servicio es importante poder conocer que tan abiertas están las puertas del proveedor para recibir tus requerimientos, ya que incluso existen proveedores con políticas estrictas que impiden nuevos desarrollos o mejoras personalizadas. Inclusive es prudente conocer si las futuras actualizaciones u otros escenarios que se llegarán a presentar estarían dentro del servicio.

7. Involucra a tus empleados en el proceso

La participación de las diferentes áreas de la organización en el proceso de compra permite tener una visión más integral de los requerimientos, abriendo también paso a que la gestión del cambio sea más fácil.

Ofrece espacios de tiempo y los medios oportunos para que el personal pueda conocer las diferentes funcionalidades y se familiarice con el uso de la herramienta.

8. Escucha la asesoría de profesionales

La mayoría herramientas de software poseen diferentes funcionalidades que se adaptan a los diferentes tipos de negocio que existen, siendo conveniente dejarse guiar por el asesor, conociendo como se puede adaptar el software a los requerimientos y al negocio. También existen softwares especializados que solo se adaptan a un sector económico, teniendo también sus ventajas.

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