Uno de los errores más frecuentes en la digitación de datos en software contable es ingresar nombres, números de documentos o correos electrónicos incorrectos al momento de crear terceros. Para mitigar este riesgo, ITS ha implementado el nuevo servicio web de la DIAN que ahora permite acceder no solo a la razón social o nombres completos, sino también al correo electrónico.

¿Cómo funciona?     

Con esta actualización, el sistema se conecta directamente al nuevo servicio web de la DIAN, lo que garantiza precisión y trazabilidad de la información.

¿Qué permite esta nueva funcionalidad?      

• Consultar nombres, razón social y correo electrónico de un adquiriente directamente desde la DIAN.
• Autocompletar automáticamente esta información en el formulario de creación de terceros.
• Reducir errores humanos en la digitación de datos.
• Aplicar esta funcionalidad tanto en la creación como en la modificación de terceros.

Recomendaciones clave     

• Si vas a consultar una empresa (persona jurídica), asegúrate de seleccionar primero el tipo de documento como NIT, ya que el sistema de la DIAN requiere esta distinción para retornar los datos correctos.
• Verifica el correo electrónico que arroja la DIAN, ya que en algunos casos podría estar desactualizado o incorrecto.

¿Dónde se usa esta funcionalidad?     

Esta mejora está disponible desde el formulario de TERCEROS, siguiendo estos pasos:

1. Ingresar al formulario de TERCEROS.
2. Dar clic en el botón Nuevo.
3. En la lista Tipo de Id., seleccionar el tipo de documento (por ejemplo, NIT para empresas).
4. Escribir el número a consultar en la casilla Nit o C.C.
5. Presionar la tecla Enter u oprimir el botón Consulta DIAN para realizar la consulta.
6. Visualizar en pantalla la información retornada por la DIAN: razón social o nombres completos, y ahora también el correo electrónico.
7. Hacer clic en Aplicar para cargar los datos automáticamente en el formulario.
8. Completar o ajustar los datos si se requiere y finalmente hacer clic en Guardar.

También puedes acceder a esta funcionalidad desde el formulario de Facturación, siguiendo estos pasos:

1. Ingresar al formulario de FACTURACIÓN.
2. Digitar el número de documento en el campo Tercero/Cliente/Proveedor
3. Presionar la tecla Enter
4. Confirmar la creación dando clic en Aceptar
5. Visualizar en pantalla la información retornada por la DIAN: razón social o nombres completos, y ahora también el correo electrónico.
6. Hacer clic en Aplicar para cargar los datos automáticamente en el formulario.
7. Completar o ajustar los datos si se requiere y finalmente hacer clic en Guardar.

¿Qué pasa si el cliente no aparece en la base de datos?      

En caso de que el comprador no se encuentre en la base de datos de la DIAN, el facturador podrá solicitar únicamente:

1. Nombre completo o razón social
2. Tipo y número de identificación
3. Correo electrónico (solo si el cliente desea recibir la factura por ese medio)

¿Cómo puedo empezar a usarlo?      

Los clientes que se encuentran bajo la modalidad nube ya cuentan con la actualización. Aquellos clientes que estén bajo la modalidad servidor y deseen obtener esta actualización, deben realizar lo siguiente:

• Enviar correo a soporte@itscontable.com solicitando la nueva herramienta.
• En el correo identificarse especificando de cuál empresa se están comunicando.

Realizado por:

John Nossa