En el día a día del trabajo es habitual oír: “¿Lo dejamos para mañana?”, “Solo fue un gasto pequeño…”, “Reconciliamos después del cierre”. Frases que, repetidas durante meses y disfrazadas de inocentes, son sirenas de alarma.
Reconócelas y actúa: conciliar antes de que termine la semana; capturar soportes en el instante; validar antes de facturar; bloquear agenda para el pre-cierre. La disciplina cambia los resultados.
Desde hoy, cuando escuches cualquiera de esas expresiones, trátala como lo que es: una señal temprana para proteger tu cierre, tu flujo de caja y tu tranquilidad. Escúchala, resuélvela y deja que juegue a tu favor.
1. “¿Lo dejamos para mañana?“
Qué hay detrás: Procastinación operativa: tareas pequeñas se acumulan y explotan al cierre. Retrasos = errores, asientos de última hora y decisiones sin datos.
Señales de alerta:
- Conciliaciones pendientes al final de la semana
- Documentos sin clasificar en bandejas o WhatsApp
- Provisiones sin criterio homogéneo
Errores típicos:
- Dejar conciliaciones y provisiones para el día de cierre
- No bloquear agenda para las tareas recurrentes
- Depender de memoria o notas sueltas
Cómo prevenir (procedimiento):
- Bloquea dos franjas semanales (30-45 min) de pre-cierre: conciliación, provisiones, comprobantes.
- Define una lista estándar de pendientes por módulo (bancos, caja, ventas, compras, inventario, impuestos).
- Automatiza recordatorios y responsables por tarea
- Cierra siempre la semana con un mini-reporte de salud financiera (3 indicadores)
Checklist rápido:
☑ Conciliación bancaria al día
☑ Comprobantes digitalizados y etiquetados
☑ Provisiones calculadas con el mismo criterio del mes anterior
Métricas a monitorear:
- % de tareas de pre-cierre completadas a tiempo
- Días necesarios para cerrar mes
- Número de asientos de ajuste extraordinarios
Ejemplo práctico: Con dos sesiones de 30 min/semana, reduces en 30–50% los ajustes de última hora porque los descuadres se detectan antes del cierre
2. “Solo fue un gasto pequeño, no lo registres”
Qué hay detrás: ‘Goteo’ de gastos sin soporte que distorsiona márgenes y vulnera deducibilidad.
Señales de alerta:
- Gastos de caja menor sin recibo
- Pagos por transferencia sin concepto claro
- Facturas personales mezcladas con gastos de la empresa
Errores típicos:
- Aceptar gastos sin soporte por confianza
- No definir umbrales y políticas
- No capturar evidencias en el momento
Cómo prevenir (procedimiento):
- Crea una política simple: todo gasto >$X requiere soporte y centro de costo
- Habilita captura móvil (foto del recibo) y etiquetado inmediato por proveedor/concepto
- Aprueba en 24–48h con un flujo corto (responsable → contabilidad)
- Rechaza automáticamente egresos sin soporte tras X días
Checklist rápido:
☑ Umbral definido y comunicado
☑ Plantilla de reembolso y caja menor vigente
☑ Flujo de aprobación activo
Métricas a monitorear:
- % de gastos con soporte
- Tiempo promedio de aprobación
- Mermas por gastos rechazados/no deducibles
Ejemplo práctico: Al exigir foto del recibo en el momento del gasto, el ratio de soporte sube >95% y se aclaran centros de costo a tiempo.
3. “Conciliación después del cierre“
Qué hay detrás: Postergar conciliaciones oculta fraudes, doble registro o errores de corte.
Señales de alerta:
- Diferencias recurrentes en bancos/caja
- Movimientos con referencias genéricas
- Notas contables para ‘cuadrar’ sin evidencia
Errores típicos:
- Conciliar solo al final del mes
- No separar quien ejecuta pagos de quien concilia
Cómo prevenir (procedimiento):
- Establece conciliación semanal por prioridad (bancos principales y caja)
- Configura reglas automáticas por referencia, monto y fecha
- Resuelve diferencias >X% en 48h con actas simples
- Segregación de funciones: quien paga no concilia
Checklist rápido:
☑ Estado de conciliaciones por cuenta
☑ Monto y % de partidas abiertas
☑ Días promedio de resolución de diferencias
Métricas a monitorear:
- % de cuentas conciliadas a tiempo
- Partidas abiertas >30 días
- Ajustes por conciliación en cierre
Ejemplo práctico: Con conciliación semanal, identificas cobros duplicados en 72h y evitas asientos de ajuste en el cierre.
4. “Mandame la versión final… pero en Excel”
Qué hay detrás: Versionitis: archivos locales, fórmulas rotas y duplicidad de datos; riesgo de decisiones con datos obsoletos.
Señales de alerta:
- Múltiples archivos ‘final_v3_def_ahora.xlsx’
- Envíos por correo/WhatsApp con ediciones paralelas
- Errores #REF! en reportes
Errores típicos:
- Exportar como archivo editable para reenviar
- No tener repositorio único de reportes
- Permitir que cada usuario modifique fórmulas
Cómo prevenir (procedimiento):
- Centraliza reportes en el sistema con roles de lectura
- Si exportas, hazlo en PDF o Excel bloqueado (solo lectura) con sello de fecha
- Define un calendario de actualización del tablero
Checklist rápido:
☑ Repositorio de reportes único
☑ Control de versiones habilitado
☑ Calendario de actualización publicado
Métricas a monitorear:
- Tasa de errores en reportes
- Número de “versiones” por reporte
- Tiempo perdido por reconciliar versiones
Ejemplo práctico: Al forzar reportes en tiempo real y exportación solo lectura, desaparecen las discusiones de ‘cuál archivo es el válido’.
5. “¿La factura sin NIT te sirve?”
Qué hay detrás: Inobservancia de requisitos fiscales; riesgo de no deducibilidad y sanciones.
Señales de alerta:
- Facturas sin NIT/Número de identificación
- Datos de cliente incompletos
- Consecutivos manuales inconsistentes
Errores típicos:
- Emitir comprobantes sin validación previa
- No parametrizar obligatoriedades
- Corregir ‘después’ en masa
Cómo prevenir (procedimiento):
- Activa validaciones obligatorias antes de emitir (NIT, razón social, impuestos, resolución)
- Usa consecutivos automáticos y bloqueo ante datos faltantes
- Capacita al punto de venta/administración en requisitos mínimos
Checklist rápido:
☑ Validaciones activas
☑ Porcentaje de facturas rechazadas por datos
☑ Capacitaciones realizadas
Métricas a monitorear:
- % de facturas con datos completos
- Rechazos de autoridad
- Tiempo de corrección por errores de emisión
Ejemplo práctico: Con validaciones obligatorias, los rechazos por datos faltantes caen drásticamente y el tiempo de corrección se reduce.
6. “Eso lo arreglamos con un asiento de ajuste”
Qué hay detrás: Los ajustes tapan síntomas en lugar de corregir causas; mala práctica en auditoría.
Señales de alerta:
- Ajustes recurrentes de inventario/impuestos
- Asientos sin soporte de origen
- Variaciones grandes en cuentas de cierre
Errores típicos:
- Ajustar saldos sin investigación de causa raíz
- No documentar motivo y responsable
- Hacer ajustes masivos en cierre
Cómo prevenir (procedimiento):
- Solo ajusta con soporte y análisis de causa (5 porqués)
- Registra el origen (proceso, documento, usuario) y acción correctiva
- Monitorea recurrencia y elimina la causa en el flujo operativo
Checklist rápido:
☑ Formato de acta de ajuste
☑ Traza de origen y responsable
☑ Registro de acciones correctivas
Métricas a monitorear:
- Ajustes extraordinarios por mes
- Recurrencia por cuenta/proceso
- Tiempo desde detección a corrección
Ejemplo práctico: Si un faltante de inventario viene de conteos irregulares, corrige el proceso (conteos cíclicos) y el ajuste desaparece el siguiente mes.
7 “¿De verdad hay que enviar nómina electrónica hoy?”
Qué hay detrás: Pérdida del beneficio tributario para reconocer como costos y deducciones los valores atribuibles a la nómina.
Señales de alerta:
- Cierres de nómina con correcciones de última hora
- Desconocimiento de las novedades
- Dudas sobre fechas límite
Errores típicos:
- No tener programado alertas en el calendario
- Roles difusos (quién consolida la información, quién valida, quién envía)
- No hacer prevalidación de novedades
Cómo prevenir (procedimiento):
- Crea alertas en el calendario
- Asegúrate de crear un procedimiento que involucre todas las áreas impactadas
- Realiza prevalidación de novedades (horas, recargos, incapacidades)
Checklist rápido:
☑ Alertas en el calendario
☑ Matriz RACI vigente (quién consolida, quién valida, quién envía; suplentes definidos).
☑ Bitácora de prevalidación y envíos
Métricas a monitorear:
- % de cumplimiento de transmisión de nómina electrónica
- Reprocesos por periodo y causa
Ejemplo práctico: Con prevalidación y calendario público, caen los errores y sube el cumplimiento
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Realizado por:
John Nossa
