En el contexto de la gestión tributaria en Colombia, el Registro Único Tributario (RUT) emerge como una herramienta fundamental administrada por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Este sistema de registro se erige como un pilar esencial para la identificación, control y seguimiento de los contribuyentes en el país. A través del RUT, la DIAN busca simplificar los trámites fiscales.
¿Qué es el RUT?
Registro Único Tributario (RUT) es el único medio para identificar, ubicar y clasificar a contribuyentes y no contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta, responsables y no responsables de IVA, agentes retenedores, importadores, exportadores y usuarios aduaneros, así como otros sujetos con obligaciones gestionadas por la DIAN.
Diversas personas y entidades deben inscribirse en el Registro Único Tributario (RUT) en Colombia para cumplir con obligaciones fiscales, incluyendo declaraciones de impuestos, y otros deberes administrativos. Esto abarca desde individuos extranjeros sin residencia en el país y empresas extranjeras con presencia local, hasta prestadores de servicios internacionales gravados con IVA, contribuyentes, inversionistas, sucursales extranjeras, agentes retenedores, importadores, exportadores, entre otros. Se mencionan excepciones para usuarios aduaneros como diplomáticos y ciertos destinatarios de mercancías, mientras que también se detallan casos específicos como obligados al Impuesto Unificado SIMPLE y aquellos sujetos al control de la entidad tributaria. Para conocer a detalle los quiénes son los obligados a inscribirse en el RUT consulta el Artículo 1.6.1.2.1 del Decreto 1625 de 2016, modificado por el Decreto 678 de 2022, deberán cumplir con la obligación formal de inscribirse en el RUT.
El proceso de inscripción se lleva a cabo en las oficinas propias o en el portal de la DIAN (www.dian.gov.co), cámaras de comercio o de las demás entidades que se encuentren facultadas para tal efecto. Con el fin de evitar reprocesos y elegir el medio correcto de inscripción, la DIAN habilitó un cuestionario virtual que te indica el medio para realizar la inscripción, para ingresar da clic en el link: https://www.dian.gov.co/Transaccional/Paginas/Rut.aspx
En el caso que puedas realizar el proceso de inscripción de forma virtual, da clic aquí y conoce el paso a paso. https://www.dian.gov.co/Prensa/Aprendelo-en-un-DIAN-X3/Paginas/Paso-a-Paso-Inscripcion-al-RUT.aspx
Conoce detalladamente la documentación a adjuntar en los casos anteriormente citados, dando clic en el siguiente link. https://www.dian.gov.co/tramitesservicios/Tramites_Impuestos/RUT/Paginas/inscripcion_rut.aspx#:~:text=C%C3%A9dula%20de%20ciudadan%C3%ADa%20del%20solicitante%3A%20fotocopia%20de%20su%20documento%20de,Estado%20Civil%20para%20el%20efecto.
Vale aclarar que la inscripción en el RUT no tiene ningún costo, es un trámite gratuito.
En el RUT se encuentra la información importante del sujeto, dividiéndose en las siguientes partes: encabezado, identificación, ubicación (datos de contacto), clasificación (actividades económicas), responsabilidades (calidades y atributos), obligados aduaneros, exportadores, características y formas de las organizaciones, constitución y última reforma, composición del capital, estado y beneficio, vinculación económica, representación, revisor fiscal y contador, oficinas y sedes.
En cuanto a la actividad económica, únicamente hay cuatro casillas, así que el sujeto podrá registrar más de una actividad económica, recomendándose incluir las actividades que representan un mayor porcentaje de ingresos en el año. Por otra parte, las responsabilidades tributarias cómo gravámenes, retenciones, impuestos y otras obligaciones se identifican con códigos. Por ejemplo, 13. Gran contribuyente, 48. Responsable de IVA, 49. No responsable de IVA, 52. Facturador Electrónico.
A continuación se muestran las imágenes que corresponden al formulario del RUT.
¿Cuándo y cómo actualizar el RUT?
Es responsabilidad del obligado actualizar la información contenida en el RUT a más tardar dentro del mes siguiente al hecho que genera la actualización. Estas actualizaciones podrán realizarse de forma presencial ante los gestores de la Dian, o de manera virtual por medio de los servicios informáticos dispuestos por la entidad dependiendo del caso. Cuando la actualización sea ordenada mediante acto administrativo en firme, la DIAN incorporará la actualización de oficio en el registro.
Para adelantar las solicitudes de actualización del RUT sujetas a verificación, este no debe estar en estado "Suspendido".
En Colombia se acostumbra a solicitar el RUT con fecha de expedición reciente, con el fin de asegurarse de los datos del contribuyente, para cumplir con esa exigencia solo debe generar una copia ingresando a los servicios en línea de la DIAN. Así, en la parte inferior derecha se podrán verificar la fecha y hora de generación del PDF.
Cuando los obligados a inscribirse en el RUT incumplen alguna de sus responsabilidades relacionadas con este registro, corren el riesgo de que la DIAN los sancione, incluyéndose la falta de actualización oportuna.
Al respecto, el Artículo 658-3 del ET señala 4 razones que dan lugar a sanción:
| Razón | Sanción |
| Por no inscribirse en el RUT antes del inicio de la actividad: | Sanción de clausura del establecimiento por el término de un (1) día por cada mes o fracción de mes de retraso en la inscripción; o una multa equivalente a 1 UVT por cada día de retraso en la inscripción para quienes no cuenten con establecimiento. |
| Por no exhibir el RUT en un lugar visible al público: | Los contribuyentes que no exhiban en un lugar visible el RUT se verán expuestos a una sanción equivalente a 10 UVT. |
| Por no actualizar la información dentro del mes siguiente al hecho que genera la actualización: | Sanción equivalente a 1 UVT por cada día de retraso en la actualización del RUT se refiera a la dirección o a la actividad económica del obligado, la sanción será de 2 UVT. |
| Por informar datos falsos, incompletos o equivocados por parte del inscrito o del obligado a inscribirse: | Ante esta situación, la DIAN se encuentra facultada para imponer una multa equivalente a 100 UVT. |
En caso de que olvides actualizar la dirección en el RUT, puedes validar si han devuelto oficios por no corresponder la ubicación con la realidad. Ingresa al apartado: https://www.dian.gov.co/tramitesservicios/Paginas/Oficiosdevueltospordireccion.aspx
Casos de suspensión de la inscripción en el RUT
Se establecen condiciones que motivan la cancelación de la inscripción en el Registro Único Tributario (RUT): cuando se confirme que la dirección proporcionada no existe o el sujeto no se encuentra en esa dirección durante una visita de verificación; mientras se resuelve en efecto suspensivo un recurso relacionado con el registro en la Cámara de Comercio; si la información en el RUT está desactualizada; o cuando se emita un acto administrativo declarando al sujeto como proveedor ficticio o exportador ficticio.
La suspensión no exime al contribuyente o responsable del cumplimiento de sus deberes formales y sustanciales con la DIAN.
Consulta el estado en el RUT de un contribuyente ingresando al siguiente link y digitando el número de NIT: https://muisca.dian.gov.co/WebRutMuisca/DefConsultaEstadoRUT.faces
Normatividad Relacionada
| Decreto 678 de 2022 Por el cual se reglamenta el inciso 3 y el parágrafo 2 del artículo 555-2 del Estatuto Tributario, modificado por el artículo 12 de la Ley 2155 de 2021, parcialmente el artículo 631-6 del Estatuto Tributario, modificado por el artículo 17 de la Ley 2155 de 2021, y parcialmente los parágrafos 1 y 2 del artículo 903 del Estatuto Tributario, modificados por el artículo 74 de la Ley 2155 de 2021, y se modifican los artículos 1.6.1.2.1. 1.6.1.2.5. 1.6.1.2.8. 1.6.1.2.10. a 1.6.1.2.13. el inciso 3 del artículo 1.6.1.2.14. el parágrafo 1 del artículo 1.6.1.2.15. 1.6.1.2.16. 1.6.1.2.18. a 1.6.1.2.20. 1.6.1.2.22. y 1.6.1.2.27. a 1.6.1.2.29. se adicionan el inciso 3 al artículo 1.6.1.2.3. y el numeral 7 al artículo 1.6.1.2.4. y se sustituyen el numeral 6 del artículo 1.6.1.2.4. y el articulo 1.6.1.2.6. del Capítulo 2 del Título 1 de la Parte 6 del Libro 1 del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria. | Decreto 1847 de 2021 Por el cual se sustituyen los numerales 1.2. y 2.2. del artículo 1.5.8.4.1. del Capítulo 4 del Título 8 de la Parte 5 del Libro 1, los incisos 6, 7 Y 8 del artículo 1.6.1.2.14. del Capítulo 2 del Título 1 de la Parte 6 del Libro 1, el inciso 1 del numeral 1 del artículo 2.1.1.20. del Título 1 de la Parte 1 del Libro 2, se adiciona el inciso 3 al numeral 1 del artículo 2.1.1.20. del Título 1 de la Parte 1 del Libro 2 y se modifica el inciso 1 del numeral 2 del artículo 2.1.1.20. del Título 1 de la Parte 1 del Libro 2 del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria. |
| Decreto 1091 de 2020 Por el cual se modifica el Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria, se sustituye el capítulo 6 del título 4 de la parte 3 del libro 2 del Decreto 1068 de 2015, Único Reglamentario del Sector Hacienda y Crédito Público y se reglamentan los artículos 555-2 y 903 al 916 del Estatuto Tributario. | Decreto 1468 de 2019 Por el cual se reglamenta el numeral 7 del parágrafo 3 del artículo 437 y los artículos 555-2 y 903 al 916 del Estatuto Tributario, se modifica y adiciona el Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria, y se adiciona el Decreto 1068 de 2015, Único Reglamentario del Sector Hacienda y Crédito Público |
| Decreto 1415 de 2018 Por el cual se modifica parcialmente el Capítulo 2 Título 1 Parte 6 del Libro 1 del Decreto 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria | Decreto 589 de 2016 por el cual se reglamenta el numeral 5 del artículo 102 del Estatuto Tributario y se modifica y adiciona el Decreto número 2460 de 2013. |
| Decreto 1625 del 11 octubre de 2016 Por el cual se expide el Decreto Único Reglamentario en materia tributaria. | Resolución 139 de noviembre 21 de 2012. Por la cual la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN, adopta la Clasificación de Actividades Económicas – CIIU revisión 4 adaptada para Colombia. |
| Decreto Ley 19 del 10 de enero de 2012 Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública. | Resolución 52 del 21 de junio de 2016. Por la cual se regula el trámite de inscripción en el Registro Único Tributario (RUT) y su actualización de oficio a través de las Cámaras de Comercio. |
| Artículo 555-1 del Estatuto tributario Por medio del cual se establece el Número De Identificación Tributaria NIT. | Resolución 55 del 14 de junio de 2016. Por la cual se adoptan sistemas técnicos de control de facturación, se modifica el numeral 1 del artículo 11 de la Resolución 0019 de 2016 y se establecen otras disposiciones |
| Artículo 555-2 del Estatuto tributario Por medio del cual se establece el Registro Único Tributario – RUT. | Resolución 70 del 3 de noviembre de 2016. Por la cual se reglamenta el uso de firma electrónica en los servicios informáticos electrónicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN |
| Resolución 8346 de septiembre 16 de 2004. Por la cual se prescribe el formulario oficial para la inscripción, actualización y cancelación en el Registro Único Tributario “RUT”. | Resolución 13 del 15 de febrero de 2019. Por la cual se modifica el artículo 11 de la Resolución 000019 del 24 de febrero de 2016, los artículos 6º y 8º de la Resolución 000055 del 14 de julio de 2016 y se derogan algunas disposiciones. |
El RUT desempeña un papel esencial en la identificación, seguimiento y control de los contribuyentes. Desde la obligatoriedad de su inscripción hasta la necesidad de mantenerlo actualizado, cada aspecto del RUT contribuye a una gestión fiscal más eficiente y transparente. La administración de la DIAN establece un marco riguroso que garantiza el cumplimiento de estas obligaciones, con el fin de promover la formalidad económica y asegurar la equidad en la recaudación de impuestos.
La inscripción puntual y la actualización oportuna del RUT no solo evita sanciones tributarias, sino que también demuestran un compromiso con las responsabilidades fiscales y contribuyen a la construcción de una base económica sólida. Al mantenerse informados y cumplir con las obligaciones asociadas al RUT, los sujetos contribuyen a la construcción de un sistema tributario más justo y equitativo.
Si eres un sujeto que cuenta con obligaciones de impuestos, facturación o presentación de información exógena, no dudes en implementar un software que facilite los procesos de facturación y contabilidad, evitando reprocesos y reduciendo los errores.
Da clic en el siguiente botón para iniciar una conversación personalizada sobre las funcionalidades de ITS Software.
Fuente:
https://www.dian.gov.co/impuestos/RUT/Paginas/Inicio.aspx
Normatividad relacionada anteriormente expuesta.
Realizado por:
John Nossa de ITS Software
