La transformación digital en Colombia es un hecho, diferentes entidades públicas y/o gubernamentales vienen trabajando en pro del cumplimiento de las metas respecto al gran objetivo. La DIAN en busca de esta transformación digital ha puesto en marcha algunos procesos como la facturación y la nómina electrónicas.
En esta ocasión se pretende dar respuesta a las preguntas frecuentes sobre la Nómina electrónica de acuerdo con la Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021.
– ¿Qué es un Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica?
Es el documento que soporta ante la DIAN los valores devengados como salarios o pensiones y deducidos como seguridad social y obligaciones fiscales de cada una de las personas con que una empresa tenga relación laboral.
– ¿Cuál es el objetivo de la DIAN con la Nómina Electrónica?
El objetivo es la transformación digital del país. De acuerdo con el decreto 358 de marzo 2019, en donde se menciona la nómina electrónica, importaciones y exportaciones, operaciones de factoraje, entre otras, como procesos a transformar digitalmente. De igual forma esta modalidad permite un mayor control y fiscalización de la información por parte de la DIAN.
– ¿Cómo es el proceso de Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica?
El empleador debe generar y transmitir el documento para la validación por parte de la DIAN. Realizándose de forma independiente, por cada uno de los empleados – pensionados, incluyendo los ingresos y gastos laborales mensuales.
– ¿Con qué periodicidad se debe transmitir el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica?
La periodicidad de generación y transmisión del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica para efectos tributarios debe ser mensual. Si una empresa realiza el pago de nómina de forma semanal, quincenal u otras, puede seguir realizando los desembolsos en las fechas definidas, ya que la generación y transmisión del documento no depende de la fecha en que se paga el salario al trabajador.
– ¿Qué Beneficios trae el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica?
° Poder usar los costos y deducciones relacionados con nómina validados ante la DIAN en la declaración de renta.
° Comprobantes fiscales de forma digital para facilitar la consulta y trazabilidad.
° Acceder a mejores servicios electrónicos: devoluciones automáticas y declaraciones sugeridas.
° Mantener actualizada la información de costos, deducciones e impuestos descontables reportadas a la DIAN.
° Eliminar trámites administrativos, como certificar los desprendibles de nómina de sus empleados a terceros interesados; ellos podrán verificarlos directamente en la DIAN.
– ¿Quiénes tienen la obligación de transmitir a la DIAN el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica?
Deben realizar la transmisión del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica, todo contribuyente que quiera usar el documento como soporte de costos, deducciones o impuestos descontables, en sus declaraciones de renta.
– ¿Desde cuándo se debe transmitir a la DIAN el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica?
De acuerdo con la Resolución 000063 de 2021, el calendario de implementación es el siguiente:
– ¿Qué es CUNE?
CUNE es la sigla de Código Único de documento soporte de pago de Nómina Electrónica. Representa un valor alfanumérico que permite identificar de manera fiable el documento transmitido y validado.
– ¿Qué son las notas de ajuste del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica?
Las notas de ajuste al documento soporte de pago de nómina electrónica serán el mecanismo para reemplazar y/o ajustar el documento soporte de pago de nómina electrónica. Así mismo, si se realizó una nota de ajuste de forma errónea, esta deberá ser corregida a través de otra nota de ajuste.
– ¿Qué Información comprende el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica?
El documento soporte deberá contener como mínimo lo siguiente:
° Estar nombrado como Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica.
° Información del pagador:
Apellidos, nombres y NIT ó
Razón social y NIT.
° Apellidos, nombres y número de identificación del beneficiario del pago
° Incluir el CUNE.
° Contener el número consecutivo interno que corresponda.
° Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina.
° Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de nómina.
° Lo establecido en el Artículo 20 del Anexo Técnico de Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica»
° El medio de pago que utiliza el pagador al beneficiario del pago.
° Fecha y hora de generación.
° Firma digital del pagador.
° Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT, del proveedor de soluciones tecnológicas, y la identificación del software.
– ¿En qué idioma y en qué moneda se puede realizar el envío del documento soporte de nómina electrónica?
Se debe utilizar el idioma español y el peso colombiano en la generación del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, sin perjuicio que además de expresar el respectivo valor en pesos colombianos pueda expresarse en otra moneda y en un idioma distinto al español.
– Si ya se cuenta con un certificado de firma digital ¿se puede usar para la nómina electrónica?
Sí, si se cuenta con un certificado de firma digital vigente éste puede usarse también para nómina electrónica.
– ¿Qué es habilitación en nómina electrónica?
Es el proceso mediante el cual una empresa ingresa al portal de la DIAN y se registra como emisor de Nómina Electrónica. Así mismo, seleccionar un proveedor de Nómina Electrónica a través del cual se envían unas pruebas las cuales son validadas por la DIAN verificando que el software y el proceso están ok.
Si deseas comenzar a realizar transmisión del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica ante la DIAN y no sabes cómo hacerlo, da clic aquí para contactar a un especialista.
