La factura de venta es un documento que soporta los procesos transaccionales entre las partes oferente y adquiriente. Anteriormente las facturas únicamente se generaban impresas en físico. Actualmente, se generan facturas de venta de manera electrónica. Incluso a partir del 2024 se implementará el “documento equivalente electrónico” más conocido como P.O.S. electrónico.  

Debido a su importancia, las facturas de venta electrónicas y documentos equivalentes tienen ciertos requisitos mínimos que las empresas deben cumplir. Cualquier modificación se asumirá como incumplimiento a la ley.

A continuación, se enuncian los requisitos de las facturas y documentos equivalentes según lo dispuesto en la Resolución 000165 de 2023.

Requisitos de la Factura de Venta

La factura electrónica de venta debe expedirse con el cumplimiento de los siguientes requisitos:

• Estar denominada como factura electrónica de venta.
• Mostrar los apellidos y nombres o razón social y NIT de la entidad vendedora o prestadora del servicio.
• Mostrar los apellidos y nombres o razón social y NIT del adquiriente de los bienes y servicios.
• En el caso del adquiriente del bien y/o servicio no suministren sus datos, se deberá registrar la frase <<consumidor final>> o apellidos y nombre y el <<222222222222>>. Registrar la dirección del lugar de entrega del bien y/o prestación del servicio, cuando la venta se realiza fuera de la sede de negocio, oficina o local de la entidad vendedora o prestadora del servicio. En el caso que sea una exportación no será obligatorio este registro.
• Tener un número consecutivo. Este debe incluir la autorización de numeración, rango autorizado y vigencia otorgadas por la DIAN. – Incluir la fecha y hora de generación.
• Incluir la fecha y hora de expedición. (la cual corresponde a la validación).
• Constancia de la validación: <<Documento validado por la DIAN>> dentro del contenedor electrónico.
• Contener el detalle de cantidad, unidad de medida y descripción específica y códigos inequívocos de los bienes vendidos o servicios prestados.
• Informar el valor total de la venta, siendo la sumatoria de cada uno de los limites o líneas.
• Especificar la forma de pago, según sea de contado o crédito el plazo de este último.
• Especificar el medio de pago: indicar si es efectivo, tarjeta de débito, de crédito o transferencia electrónica u otro que aplique, en el caso de pago de contado.
• Indicar la calidad de retenedor del IVA, autorretenedor del impuesto sobre la Renta y Complementarios, de gran contribuyente y/o de contribuyente del SIMPLE según corresponda.
• Mostrar la discriminación del IVA, impuesto nacional al consumo, impuesto nacional al consumo de bolsas plásticas, impuestos saludables y en demás impuestos que así lo exija la ley, con la tarifa correspondiente.
• Firma digital del facturador electrónico.
•  Indicar CUFE (Código Único de Factura Electrónica).
• La dirección de internet en la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN en la que se encuentra información de la factura electrónica de venta contenida en el código QR de la representación gráfica, que corresponde a la indicada en el «Anexo técnico de factura electrónica de venta».
• El contenido del Anexo Técnico de la factura electrónica de venta establecido en el Artículo 60 de la resolución 000165 del 01 de noviembre de 2023, para la generación, transmisión, validación, expedición y recepción.
• Apellidos y nombre o razón social y NIT, del fabricante del software, el nombre del software y del proveedor tecnológico si lo tuviere.

Requisitos comunes del documento equivalente electrónico:

• Estar denominado bajo la expresión que identifique el documento adicionando al final la palabra “electrónico”, salvo cuando se trate del tiquete P.O.S. el cuál estará expresado de la siguiente forma: “Documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S.”
• Mostrar los apellidos y nombres o razón social y NIT de la entidad vendedora o prestadora del servicio.
• Mostrar los apellidos y nombres o razón social y NIT del adquiriente de los bienes y servicios. (Soporte de costos, gastos e impuestos descontables).
• En el caso del adquiriente del bien y/o servicio no suministren sus datos, se deberá registrar la frase <<consumidor final>> o apellidos y nombre y el <<222222222222>>.
• Mostrar la discriminación del IVA, impuesto nacional al consumo, impuesto nacional al consumo de bolsas plásticas, impuestos saludables y en demás impuestos que así lo exija la ley, con la tarifa correspondiente.
• Tener un número consecutivo. Para el caso del “Documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S.” debe incluir la autorización de numeración, rango autorizado y vigencia otorgadas por la DIAN.
• Incluir la fecha y hora de generación.
• Incluir la fecha y hora de expedición. (la cual corresponde a la validación).
• Constancia de la validación: <<Documento validado por la DIAN>> dentro del contenedor electrónico.
• Informar el valor total de la operación.
• Indicar la calidad de retenedor del IVA, autorretenedor del impuesto sobre la Renta y Complementarios, de gran contribuyente y/o de contribuyente del SIMPLE según corresponda.
• Apellidos y nombre o razón social y NIT, del fabricante del software, el nombre del software y del proveedor tecnológico si lo tuviere.
• El CUDE – Código único de documento equivalente electrónico.
• La dirección de internet en la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –DIAN en la que se encuentra información del documento equivalente electrónico contenida en el código QR de la representación gráfica, que corresponde a la indicada en el <<Anexo técnico de documento equivalente electrónico>>.
• Firma digital del emisor del documento equivalente electrónico.
• Cumplir con las condiciones técnicas y tecnológicas descritas en el “Anexo técnico equivalente electrónico”.
• Contener el detalle de cantidad, unidad de medida, descripción específica y códigos que permitan la identificación de los bienes vendidos o servicios prestados. Permitir la programación, control y ejecución de las funciones inherentes al punto de venta.
• Identificar los bienes o servicios, con indicación del departamento al cual corresponden y la tarifa del impuesto sobre las ventas e impuesto nacional o consumo asociadas a cada bien o servicio.
• La agrupación de los bienes y/o servicios puede hacerse de forma diferente a la de departamentos, pero en todo caso, la forma de agrupación que haya escogido el sujeto obligado, deberá poder identificarse en el servidor del punto de venta o en la terminal de venta, según el caso.
• El artículo exhibido al público deberá encontrarse identificado mediante código de barras u otro tipo de identificación interna.

Por último y no menos importante, la factura de venta y el documento equivalente electrónico de venta debe contar con la Resolución de Facturación, la cual es expedida por la DIAN en el formulario 1876 de autorización numeración de facturación. Este es un requisito directo de la DIAN como parte de su rol de fiscalización. Más adelante se amplía la información sobre la resolución de facturación.

Sanciones aplicables

El hecho de no expedir factura o de realizarla sin cumplir los requisitos establecidos tendrá lugar a sanción, como lo establece el Estatuto Tributario – E.T.

¿Debo hacer mención a la Razón Social o el Nombre Comercial en la Factura de Venta?

La razón social es el nombre oficial que las personas jurídicas tienen registrado ante la cámara de comercio, y en el caso de una persona natural, es el nombre que figura en su documento de identidad. La razón social es la que figura en las escrituras de constitución.

Por otro lado, el nombre comercial es una expresión o sigla que identifica a un comerciante o establecimiento, habrá casos en las que coincida o no con la razón social.

De acuerdo con los requisitos enunciados en el Estatuto Tributario, los negocios creados como persona natural deben hacer mención en la factura a sus apellidos y nombres, mientras que los creados bajo la modalidad de persona jurídica harán mención al nombre de la razón social. En ambos casos, se estaría incurriendo en un incumplimiento al querer hacer mención únicamente del nombre comercial.

¿Qué son las Resoluciones de Facturación?

De acuerdo con la Resolución 0042 de 2020, se debe solicitar autorización a la DIAN para el uso de un rango de números, los cuales serán los consecutivos de las facturas. La resolución podrá vencerse ya sea por tiempo o por llegar al número máximo autorizado.

Deberá solicitar Resolución de Facturación ante la DIAN todo contribuyente que se encuentre obligado a facturar.

En el caso de un vencimiento por tiempo, se puede solicitar a la DIAN una ampliación de la fecha de vencimiento o pedir una nueva resolución.

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Fuentes:

Estatuto Tributario

Resolución 000165 del 01 de noviembre de 2023

Realizó

John Nossa