Por eso, hemos preparado esta guía para qué conozcas como empresario y contador cuál es la importancia de este documento y entiendas de forma sencilla la reciente aclaración realizada por la Dian.

1. ¿Qué es el Documento Soporte en Adquisiciones con No Obligados a Facturar (DSNO)?

El DSNO es un documento electrónico que hace parte del ecosistema de facturación electrónica y que tú, como adquirente de un bien o servicio, debes generar y transmitir a la Dian cuando realizas compras a proveedores que no están obligados a expedir factura de venta o documento equivalente. Su función principal es soportar los costos, deducciones e impuestos descontables (como el IVA) de esas operaciones para efectos del Impuesto sobre la Renta y el IVA. Es, en esencia, tu forma de formalizar y dar validez fiscal a esas transacciones donde tu proveedor no te entrega una factura.

2. ¿Cuál es el marco legal que sustenta la existencia del Documento Soporte en Adquisiciones con No Obligados a Facturar?

El DSNO tiene su base legal en el artículo 771-2 del Estatuto Tributario (ET), que establece la necesidad de una factura de venta o documento equivalente para la procedencia de costos, deducciones e impuestos descontables. Complementariamente, el artículo 616-1 del ET y el artículo 1.6.1.4.12 del Decreto 1625 de 2016 (DUR), reglamentado por la Resolución Dian 000167 de 2021, definen el sistema de facturación y el DSNO como el mecanismo idóneo para soportar estas operaciones con no obligados a facturar. Este marco busca garantizar la trazabilidad y el control fiscal de todas las transacciones económicas.

3. ¿Por qué es importante el Documento Soporte en Adquisiciones con no obligados a Facturar para mis clientes y negocio?

Es crucial porque sin un DSNO correctamente generado y transmitido, la Dian podría rechazar los costos y deducciones incluidos por ejemplo en las declaraciones de renta o IVA, lo que impactaría directamente en la base gravable y, por ende, en el impuesto que se debe pagar. Este documento es el respaldo para demostrar que esas transacciones son legítimas y necesarias para la actividad económica del negocio.

4. ¿Quiénes son considerados sujetos no obligados a facturar y a quiénes les aplica el DSNO?

Los sujetos no obligados a facturar (incluidos en el artículo 8 de la Resolución 000165 de 2023) son, en general, personas naturales que cumplen con ciertos requisitos de ingresos, patrimonio y número de establecimientos de comercio, que los eximen de la obligación de expedir factura de venta o documento equivalente. Esto incluye a pequeños comerciantes, artesanos, agricultores, ganaderos, entre otros, que no superan los topes establecidos por la Dian. El DSNO te aplica a ti, como empresa o persona natural obligada a llevar contabilidad, cuando adquieres bienes o servicios de estos proveedores que no te pueden emitir una factura, justamente para poder incluir tales costos y gastos en la depuración y determinación de impuestos como el de renta o IVA.

5. ¿Es correcto soportar un costo o gasto de 2025 con un DSNO emitido en 2026?

Inicialmente, la Dian, a través del Concepto 008129 int. 935 del 24 de junio de 2025, había interpretado que el parágrafo 2 del artículo 771-2 del ET no era aplicable al DSNO. Esto significaba que si generabas un DSNO en un año gravable diferente al de la operación, no podías usarlo para soportar

costos y deducciones en el año en que realmente ocurrió la adquisición. La Dian argumentaba esta posición en que la responsabilidad de generar y transmitir el DSNO recae exclusivamente en el adquirente, a diferencia de la factura de venta donde la responsabilidad es del vendedor.

6. ¿Qué dice el artículo 771-2, Parágrafo 2 del Estatuto Tributario?

Este parágrafo establece que: “Sin perjuicio de lo establecido en este artículo, los costos y deducciones efectivamente realizados durante el año o período gravable serán aceptados fiscalmente, así la factura de venta o documento equivalente tengan fecha del año o período siguiente, siempre y cuando se acredite la prestación del servicio o venta del bien en el año o periodo gravable”.

En pocas palabras, permite que los costos y deducciones sean aceptados en el año en que se realizaron, incluso si el documento soporte (factura o equivalente) se expide en el año siguiente, siempre y cuando se pueda demostrar que la operación ocurrió en el año correcto.

7. ¿Por qué la Dian reconsideró su posición?

La Dian reconsideró su postura basándose en varios argumentos clave:

• Circunstancias comerciales: Reconoció que las dificultades para obtener el soporte a tiempo, especialmente a fin de año, son similares tanto para facturas de venta como para DSNO. A veces, la cuantificación del servicio o el valor de los bienes se informa con posterioridad, lo que puede llevar a que el DSNO se genere en el siguiente período.
• Principio de realidad económica: El legislador no distingue la calidad del vendedor en el artículo 771-2 ET. Lo importante es que los costos y deducciones se hayan realizado efectivamente en el año gravable, sin importar la fecha del soporte.
• Equiparación funcional: El DSNO, al igual que la factura de venta, tiene la finalidad de probar la procedencia de costos y deducciones. Por lo tanto, cumple una función probatoria equivalente, y la previsión legal del parágrafo2 del artículo 771-2 ET debe aplicarse también al DSNO.
• Sustancia sobre forma: Aunque el DSNO es posterior a la creación del artículo 771-2 ET, las dificultades en su generación son similares a las de la factura.

8. ¿Cuál es la nueva aclaración de la Dian sobre el DSNO?

La Dian, mediante la reconsideración del Concepto 100202208-0158, ha establecido una nueva tesis jurídica: sí, el parágrafo 2 del artículo 771-2 del ET resulta aplicable a las operaciones soportadas con el DSNO.

Esto significa que tus costos y deducciones o los de tus clientes serán aceptados fiscalmente, incluso si el DSNO se genera en el año o período siguiente, siempre y cuando puedas demostrar que la operación ocurrió en el año gravable correspondiente y cumplas con todos los deberes formales para la expedición de dicho soporte. Se entiende que la emisión del documento aplica hasta antes de la presentación de la declaración del año en que ocurrió la operación.

Aquí te compartimos un resumen sobre esta importante decisión:

9. ¿Qué significa esta aclaración para contadores y empresarios en Colombia?

Esta aclaración te brinda mayor flexibilidad y seguridad jurídica. Ahora, si por alguna razón justificada no pudiste generar y transmitir el DSNO en el mismo año en que realizaste la adquisición con un no obligado a facturar, podrás hacerlo en el período siguiente sin que esto implique el rechazo de tus costos y deducciones, siempre y cuando demuestres la realidad de la operación en el año correspondiente. Es un alivio, ¿verdad? Pero ojo, esto no te exime de tus responsabilidades formales.

10. ¿Cómo se genera y transmite el DSNO a la Dian?

La generación y transmisión del DSNO es un proceso electrónico que debes realizar a través de un proveedor tecnológico autorizado por la Dian o directamente desde la plataforma gratuita de la Dian. Debes incluir información detallada de la operación, como los datos del proveedor no obligado, la descripción de los bienes o servicios, el valor, los impuestos, y la fecha de la operación. Una vez generado, el DSNO debe ser transmitido a la Dian para su validación.

11. ¿Qué debo tener en cuenta al generar un DSNO en un año gravable diferente al de la operación?

Es fundamental que puedas acreditar de manera fehaciente que la prestación del servicio o la venta del bien ocurrió en el año o período gravable al que deseas imputar el costo o la deducción. Mantén todos los soportes internos, contratos, correos, recibos o cualquier evidencia que demuestre la fecha real de la transacción. Además, recuerda que esta flexibilidad no te libera de cumplir con los demás requisitos y deberes formales para la correcta expedición y transmisión del DSNO.

12. ¿Cuáles son los errores más comunes al manejar el DSNO y cómo evitarlos?

Algunos errores frecuentes incluyen: no generar el DSNO cuando es obligatorio, generarlo con información incompleta o incorrecta, no transmitirlo a la Dian o no conservar los soportes físicos o electrónicos de la operación.

Para evitarlos, te recomendamos:

• Capacitarte constantemente sobre la normativa vigente.
• Implementar un proceso claro para la identificación de proveedores noobligados y la generación del DSNO.
• Utilizar software o plataformas que automaticen y validen la información, y
• Realizar conciliaciones periódicas entre tus registros contables y los DSNOgenerados y transmitidos

Esta reconsideración de la Dian es una excelente noticia que simplifica un poco la vida de contadores y empresarios. Te da un margen de maniobra importante para la gestión de costos y deducciones, pero siempre bajo la premisa de la realidad económica de las operaciones.

Recuerda que con ITS Software puedes emitir y gestionar documentos electrónicos ante la DIAN, como facturación electrónica, documento soporte a no obligados a facturar, nómina electrónica y eventos RADIAN (aceptación o rechazo de facturas).

Si deseas conocer más sobre ITS Software, haz clic en el siguiente botón y recibe asesoría personalizada.

Fuentes:

Dian. (2026, 26 de enero). Concepto 100202208-0158 – Reconsideración Concepto 008129 int. 935 de 2025. Subdirección de Normativa y Doctrina.

Dian. (2021, 30 de diciembre). Resolución 000167 – Por la cual se implementa y desarrolla en el Sistema de Facturación Electrónica la funcionalidad del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, para su transmisión electrónica y se expide el anexo técnico para este documento.

Dian. (2023, 1 de noviembre). Resolución 000165 – Por la cual se desarrolla el sistema de facturación, los proveedores tecnológicos, se adopta la Versión1.9 del Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta, se expide el Anexo Técnico 1.0 del documento equivalente electrónico, y se dictan otras disposiciones en materia del sistema de facturación.

Realizado por:

Paola Rojas
Contadora Especialista

Contadora Pública y Especialista en Gerencia Tributaria, con más de 12 años de experiencia en el ámbito contable y tributario. Fundadora y CEO de Conafi SAS, Paola se dedica a ofrecer soluciones integrales en gestión financiera y tributaria, asesorando a empresas de diversos sectores. También es una reconocida conferencista a nivel nacional e internacional, compartiendo sus conocimientos en impuestos, contabilidad y emprendimiento, y es la creadora del innovador Planeador Tributario.

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La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) continúa afinando la interpretación y aplicación de la normativa tributaria en Colombia. Mediante el Concepto 018067 del 5 de noviembre de 2025, la entidad aclara aspectos relevantes relacionados con la obligación de reporte, la naturaleza de ciertas operaciones económicas y su impacto en el control fiscal, reforzando el enfoque de trazabilidad, consistencia de la información y cumplimiento oportuno.

Este tipo de conceptos no crean obligaciones nuevas, pero sí fijan criterios oficiales que los contribuyentes, contadores y proveedores tecnológicos deben tener en cuenta para evitar contingencias futuras.

¿Por qué son importantes los conceptos DIAN?

Los conceptos emitidos por la DIAN cumplen una función interpretativa. En la práctica:

• Definen cómo entiende la Administración Tributaria una norma vigente
• Orientan procesos de fiscalización y revisión
• Sirven como soporte en procesos de discusión administrativa
• Anticipan criterios que luego se reflejan en sanciones, requerimientos o ajustes normativos

Ignorar un concepto relevante puede llevar a errores de clasificación, reportes incompletos o interpretaciones equivocadas que terminan en sanciones.

Alcance general del Concepto DIAN 018067 de 2025

El Concepto DIAN 018067 del 2025 aclara un punto crucial para todos los obligados a facturar electrónicamente: cómo se debe entregar la factura al cliente para que cumpla formalmente con la ley. Esta guía complementa el concepto unificado anterior y es de aplicación obligatoria.

La regla de oro es que la entrega depende del estatus de tu cliente (adquiriente): si es o no un facturador electrónico habilitado por la DIAN.

1. Si tu cliente es Facturador Electrónico

En este caso, la comunicación puede ser directa entre sistemas. Puedes entregar la factura de dos formas válidas:

• Por correo electrónico: Enviándola a la dirección que registró ante la DIAN durante su habilitación.
• Por transmisión electrónica (servidor a servidor): Esto requiere un acuerdo previo entre las partes para el intercambio automatizado de datos.

2. Si tu Cliente NO ES Facturador Electrónico

Para clientes que no están en el sistema de facturación electrónica, la DIAN permite más opciones, pero con una condición esencial: debes obtener y respetar el medio de recepción que el cliente te indique. Las opciones son:

• Envío por correo electrónico:
  • En formato digital gráfico (ej. un archivo PDF de la factura).
  • En formato electrónico de generación (ej. el archivo XML técnico).
• Entrega de una impresión física de la representación gráfica.
• Transmisión electrónica servidor a servidor, si existe un acuerdo con el cliente para ello.

⚠️ Regla importante: Si el cliente no te informa cómo quiere recibir la factura, tu obligación por defecto es expedirla con una impresión física de la representación gráfica.

¿Y si creo un portal para que el cliente la descargue?

Es una práctica común, pero el concepto es claro: habilitar un portal de descarga NO cumple con la obligación legal de “entregar” la factura. La DIAN considera que esto es solo una “consulta” o puesta a disposición, pero no sustituye el acto formal de entrega establecido en la Resolución 000165 de 2023.

Por lo tanto, incluso si tienes un portal, debes enviar activamente la factura al cliente por uno de los medios autorizados mencionados arriba.

¿Cómo cumplir con ITS Software?

Es simple: la entrega se adapta a tu cliente. Para la mayoría, el proceso es automático: ITS Software envía al instante el correo electrónico con los archivos obligatorios adjuntos (XML y PDF). Si atiendes en un punto de venta y el cliente no tiene correo, cumples entregándole la impresión física de la factura (la tirilla).

La nueva clarificación de la DIAN refuerza que la responsabilidad de la entrega formal recae en el vendedor, quien debe adaptar el método al tipo de cliente y priorizar el medio que este último haya señalado. Automatizar este proceso con un buen software de facturación electrónica es clave para cumplir sin errores.

¿Tu software actual te complica cumplir con la DIAN? 👉 Nuestra facturación electrónica garantiza el 100% de la normativa y optimiza tu operación. Solicita una asesoría personalizada.

Fuente:

Concepto DIAN 010867

Realizado por:

John Nossa

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Más allá de simplemente cumplir con tus deberes fiscales, la planeación tributaria es una herramienta poderosa que, cuando se ejecuta correctamente, te permite navegar el marco legal para minimizar tu carga tributaria y aprovechar al máximo los beneficios fiscales que ofrece la normatividad vigente. Es la optimización inteligente de tus finanzas.

¿Por Qué la Planeación Tributaria es Crucial para tu Empresa?

La presentación que hemos analizado destaca varios pilares fundamentales que subrayan la importancia de una gestión tributaria proactiva:

Individualización: La planeación tributaria no es un enfoque de “talla única”. Cada empresa tiene características únicas, y un plan efectivo debe ser personalizado para las particularidades de tu organización, su sector y sus objetivos.

Ahorro Estratégico: El objetivo primordial es ahorrar impuestos legalmente. Mediante la aplicación de estrategias adecuadas, puedes reducir significativamente los montos a pagar, liberando capital para reinvertir en crecimiento, innovación o expansión.

Rentabilidad Sostenible: Una buena planeación permite tener más rentabilidad sin recurrir a prácticas innecesarias o riesgosas. Se trata de eficiencia y cumplimiento, no de evasión.

Aporte a la Sociedad: Increíblemente, algunos incentivos fiscales están diseñados para impactar positivamente a la sociedad (medio ambiente, educación, etc.). Una gestión inteligente puede alinear los intereses de tu empresa con el bienestar social.

Deducciones que Tu Negocio no Debería Ignorar

La normativa tributaria ofrece diversas deducciones que pueden beneficiar enormemente a tu empresa. Es vital conocerlas y aplicarlas correctamente. Algunas de las más relevantes incluyen:

Deducciones en Renta de Persona Natural (RPN AG 2024): Desde aportes a fondos de ahorro y vivienda (AFC) hasta gastos personales y pagos de medicina prepagada, existen múltiples vías para optimizar la renta líquida. La presentación destaca cómo ciertos elementos, como los dependientes económicos o la renta exenta del 25%, pueden ser clave.

Nuevas Deducciones y Medios de Pago: Es fundamental estar al día con las actualizaciones. Por ejemplo, en 2024, se introduce un máximo de 240 UVT en deducciones, con el requisito de pagar por medios electrónicos (PSE, transferencia, tarjeta de crédito/débito, Nequi/Daviplata-QR). ¡La factura electrónica a nombre del adquirente es indispensable!

Beneficios por Dependientes Adicionales: La posibilidad de sumar hasta 4 dependientes adicionales (72 UVT por cada uno) permite superar el límite del 40%, impactando directamente la casilla 92 del formulario 210 y reflejándose en la casilla 139.

Deducciones Especiales y Rentas Exentas para Empresas

Más allá de las personas naturales, las empresas tienen acceso a deducciones específicas que fomentan prácticas corporativas socialmente responsables y la inversión:

Contratación de Personal:

• 200% de deducción por la contratación de personas con discapacidad certificada.
• 120% de deducción por la contratación de jóvenes entre 18 y 28 años.
• 200% de incentivo para empresarios que contraten mujeres víctimas de violencia (Ley 1257 de 2007, Art. 23).

Educación a Empleados: Los pagos por educación al empleado o su núcleo familiar (Art. 107-2) son 100% deducibles, limitados al 3% de la renta líquida (Art. 259-1), siempre que se paguen directamente a la entidad educativa por medios financieros.

Beneficios por Donaciones, Depreciación e Inversión:

• Donaciones: 25% de lo donado a ESAL con certificado.
• Depreciación: 25% anual sobre el valor del activo (Art. 140).
• Créditos Fiscales: Por inversión en proyectos de I+D+i o vinculación de capital humano de alto nivel (Doctorado), así como la devolución en TIDIS por montos superiores a 1.000 UVT.

Tasa Mínima de Tributación: ¿Qué Necesitas Saber?

La ley 2277 de 2022 introdujo la Tasa Mínima de Tributación (15%), un cálculo comparativo crucial para ciertos grupos de contribuyentes. Debes entender si tu empresa está obligada y cómo impacta en tus obligaciones fiscales. Este es un ejemplo claro de dónde una asesoría experta es indispensable.

Recomendaciones Clave para tu Gestión Tributaria

Para asegurar una planeación tributaria robusta, considera los siguientes puntos que ITS Software siempre enfatiza:

Documentos Electrónicos: Desde el 1 de julio de 2024, el POS electrónico es deducible si está a nombre de la compañía. ¡Todos tus costos y gastos deben estar soportados electrónicamente!

Límites de Atención a Clientes y Empleados (Art. 107-1): Solo el 1% de los ingresos netos realizados.

Bancarización (771-5): Revisa los límites sobre los valores pagados y deducibles por medios bancarios.

Principios: Siempre rígete por la necesidad, causalidad y proporcionalidad de tus gastos.

Cartera e Inventario: Gestiona proactivamente las pérdidas por obsolescencia o cartera perdida.

Conciliación de Cuentas e Impuestos: Depura saldos, revisa la naturaleza de tus cuentas y concilia ingresos versus declaraciones de IVA, retenciones, etc.

Acuses de Recibo: Valida que las facturas a crédito cumplan con el acuse respectivo para ser deducibles.

ITS Software: Tu Aliado en Planeación Tributaria

La planeación tributaria es una disciplina compleja que requiere conocimiento actualizado y una visión estratégica. En ITS Software, combinamos nuestra experticia en tecnología con un profundo entendimiento de la normativa fiscal para ofrecerte soluciones que no solo te ayuden a cumplir, sino a prosperar.

¿Listo para transformar la gestión tributaria de tu empresa en una ventaja competitiva? ¡Contáctanos y descubre cómo podemos ayudarte a optimizar tus procesos y maximizar tus beneficios!

Realizado por:

John Nossa

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Cuando gestionas créditos, cada cuota debería reflejar todos los conceptos que tu empresa define: gastos administrativos, seguros, comisiones u otros cobros operativos. Para hacerlo simple y trazable, ITS Software incorporó Cargos Extras, una opción que permite configurar cargos adicionales en las cuotas mensuales según las reglas de tu negocio.

¿Qué es “Cargos Extras” y para qué sirve?

Cargos Extras te deja sumar —de forma controlada— conceptos adicionales a las cuotas del crédito. Puedes configurarlos como valor fijo o como tasa porcentual, asignar un valor por defecto y, si lo requieres, una fórmula que se ajuste a la metodología de tu empresa.

¿Cómo se utiliza?

Accede al ícono de Cargos Extra

Se mostrará la pantalla principal, allí es necesario que hagas clic en Nuevo para crear un Cargo Extra.

• Código: un consecutivo interno, no se debe diligenciar
• Nombre: nombre del Cargo Extra a crear
• Descripción: de forma opcional, puedes digitar una definición del Cargo Extra
• Valor Fijo: la activas en caso de que el Cargo Extra deba repetirse en cada cuota.
• Tasa porcentual: la activas en caso de que el Cargo Extra deba sea un porcentaje del valor del crédito. Si activas esta opción, debes agregar la fórmula de cálculo en el campo respectivo.
• Valor predeterminado: valor en $ o porcentaje % del Cargo.
• Orden en proyección: determina el orden en que debe estar situado el Cargo Extra luego de la columna Seguro en la proyección.
• Fórmula: de forma opcional, puedes establecer una operación para el cálculo del Cargo Extra, teniendo en cuenta el Valor Predeterminado. En caso de que hayas activado la casilla Tasa Porcentual, es necesario que digites la fórmula en este campo.
• Cuenta contable: si tu plan de ITS Software cuenta con el módulo Contable activo, debes especificar la cuenta contable a la que se debe contabilizar el Cargo Extra.
• Activo: si debe estar disponible o no para su registro.

Para confirmar la creación debes dar clic en Guardar.

Así mismo, es necesario que ingreses al ícono Prefijos de Créditos   y actives la casilla Maneja Cargos Extra en el prefijo de crédito donde corresponda. Esto te permite elegir en qué tipos de crédito deben estar disponibles los cargos extra.

Nota: si no cuentas con el ícono de Prefijos de Créditos, debes solicitar a Soporte ITS la activación de esta casilla en el prefijo de crédito que corresponda.

Ejemplos prácticos

• Creación de un Cargo Extra para Gastos Administrativos: por ejemplo un valor fijo en $ que debe ser cobrado en cada cuota. En este caso se crea con el nombre Admon, se agrega una descripción detallando que corresponde a un gasto administrativo. También se activa la casilla Valor Fijo y se digita 5000 en Valor Predeterminado. Se asigna orden 1.

La proyección del crédito se visualizaría así:

• Creación de un Cargo Extra para Otros Gastos: con un valor general en $ que debe ser distribuido en el número de cuotas. En este caso se crea con el nombre Otros, se agrega una descripción detallando que corresponde a Otros Gastos. También se activa la casilla Valor Fijo y se digita 50000 en Valor Predeterminado. Se asigna orden 2 para que se muestre después de Admon. Se ingresa la fórmula para que el valor de $50.000 sea dividido en el número de cuotas.

La proyección del crédito se visualizaría así:

• Creación de un Cargo Extra para Impuesto: con un % del valor del crédito que debe ser distribuido en 12 cuotas. En este caso se crea con el nombre Imp, se agrega una descripción detallando que corresponde a Impuestos. También se activan las casillas Valor Fijo y Tasa Porcentual. Se digita la tasa de 1 Valor Predeterminado equivalente al 1%. Se asigna orden 3 para que se muestre después de Otros. Se ingresa la fórmula para que se obtenga el valor del 1% del crédito y se distribuya en 12 cuotas.

La proyección del crédito se visualizaría así:

Nota: en las proyecciones de pago se incluyen las casillas de los Cargos Extras, en donde se visualiza el valor predeterminado asignado a cada uno. Sin embargo, este valor puede ser modificado al momento de realizar una proyección.

Abonos

Cuando vayas a registrar un abono, se visualiza en pantalla el valor a cobrar de la cuota a pagar, detallando adicionalmente los valores de los cargos extras en la cuota.

Beneficios para tu operación

• Transparencia en la cuota: todos los conceptos quedan visibles y calculados desde el origen.
• Menos errores y más velocidad: al autocontabilizar abonos, reduces reprocesos contables.
• Flexibilidad de negocio: adapta cargos a políticas internas (fijos, porcentuales o con fórmula).

Buenas prácticas de uso

• Estándares de nombres: usa nomenclaturas claras (Gastos Adm., Seguro, Cobro plataforma) para facilitar reportes.
• Contabilidad alineada: verifica que cada cargo tenga su cuenta contable correcta antes de habilitarlo en producción.
• Validación previa: consulta la proyección inicial para confirmar cálculos y asientos.

Cargos Extras te da el control para reflejar, de forma sistemática y contable, todos los componentes de una cuota. Ganas claridad para el cliente, consistencia contable y un flujo de operación más ágil, desde la proyección hasta el abono final.

• Clientes con modalidad nube: la actualización ya está disponible.
• Clientes en modalidad servidor: deben solicitar la activación escribiendo a soporte@itscontable.com, incluyendo el nombre de la empresa desde la cual se comunican.

Realizado por:

Rafael Ortiz

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¿Quieres convertir tus órdenes de pedido o cotizaciones en ventas reales sin perder de vista lo pendiente por entregar? En este artículo te mostramos, paso a paso, cómo hacerlo desde Facturación: crear la Orden de Pedido o Cotización, despachar total o parcialmente mediante factura de venta y, sobre todo, controlar lo pendiente por despachar desde el mismo formulario y desde el Informe de Ventas Diarias por Facturas activando el filtro “Mostrar solo productos por despachar”. Con este flujo ganarás trazabilidad, priorizarás entregas y reducirás tiempos de respuesta al cliente.

Genera la Orden de Pedido o Cotización al cliente

Desde facturación selecciona el documento Orden de Pedido o Cotización y relaciona al cliente. Luego incluye el resto de información correspondiente al pedido, como los artículos, cantidades, precios, entre otros. Por último, finaliza el documento en el formato que desees, PDF o Ticket.

Despacha pedidos totales o parciales

Una vez la Orden de Pedido o Cotización se haya registrado, puedes listarla en Facturación y despachar total o parcialmente los artículos mediante facturas de venta. Para ello:

• Abre el documento en facturación
• Da clic en el botón Despachos

• Luego digita las cantidades a despachar de cada artículo. En caso de que vayas a despachar todo el pedido, puedes darle clic al botón Si de color verde. Si deseas desistir del despacho debes dar clic en Cancelar.

• Ahora, da clic en Finalizar Despacho. Elige una fecha de factura, o de vencimiento en caso de que vayas a dar un plazo de pago. Selecciona el documento de venta a generar, la forma de pago e incluir una observación de manera opcional. Para confirmar da clic en Continuar Despacho y Aceptar.

• Se visualiza la información del documento de venta a generar. Allí puedes hacer ajustes de precios, cantidades, forma de pago, observaciones, entre otros. Para confirmar la venta, finaliza el Ticket o PDF. En caso de que desistas del despacho, debes dar clic al botón Volver al Pedido.

Nota: Si tienes activa la función de pagos mixtos, debes especificar el Medio de pago

• El documento de venta se genera en el formato elegido.

Consultar pedidos pendientes por despachar desde facturación

Ingresa al formulario de facturación y abre la Orden de Pedido o Cotización. En pantalla se visualiza sobre cada artículo las cantidades que ya fueron despachadas.

Dando clic en Despachos puedes continuar despachando cantidades de ese pedido, como se mostró en la sección anterior.

Así mismo, al dar clic en Ver Despachos se muestra la información detallada del pedido, indicando los documentos de venta que se han generado con los despachos, la cantidades totales, despachadas y pendientes.

Consultar pedidos pendientes por despachar desde informes

Con un clic puedes visualizar exactamente lo que falta por despachar de todas las órdenes de pedido. Así, priorizas entregas y reduces tiempos de respuesta al cliente. En el Informe de Ventas Diarias por Facturas se encuentra el filtro “Mostrar solo productos por despachar” el cual debes activar.

• Abre el Informe de ventas diarias por facturas.
• Activa el filtro Mostrar solo productos por despachar
• En el campo Tipo de documentos elige los documentos de Orden de Pedido o Cotizaciones a consultar.
• Selecciona el periodo a revisar

• Imprime a Excel o PDF

El informe muestra la información de tres formas:

1. Pedidos que no se han iniciado a despachar, mostrando en cero las cantidades despachadas.

2. Pedidos con despachos parciales, mostrando la cantidad despachada y por despachar.

3. Pedidos ya despachados en su totalidad, los cuales no detallan información de cantidades en PDf y en Excel no se incluyen.

Gestionar el ciclo pedido → despacho → factura con visibilidad de saldos pendientes te permite cumplir promesas de entrega, evitar quiebres de stock y mejorar el servicio. Usa los campos de fechas, formas de pago, observaciones y las opciones de Ticket o PDF/Excel para formalizar cada etapa; si operas con pagos mixtos, no olvides especificar el medio de pago. Activa el filtro “Mostrar solo productos por despachar” en tus reportes diarios y conviértelo en tu tablero de control para priorizar, despachar a tiempo y cerrar el día con tranquilidad.

Realizado por:

Rafael Ortiz

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En este artículo encontrarás recomendaciones prácticas para que el crédito sea una herramienta de crecimiento y no un dolor de cabeza.

1. Define un perfil de cliente apto para crédito    

No todos los clientes son candidatos ideales para recibir crédito. Establece criterios claros para determinar a quién puedes otorgarlo:

• Historial de compras frecuentes.
• Puntualidad en pagos anteriores.
• Ingresos estables. (Define un periodo)
• Capacidad de pago comprobada.
• Reportes en centrales de riesgo.

El módulo de Créditos de ITS Software sugiere un cupo de crédito con base en la información socioeconómica del cliente.

💡 Consejo: pide referencias o utiliza reportes de centrales de riesgo cuando sea posible. Así reduces la probabilidad de morosidad.

2. Establece políticas de crédito claras    

Antes de dar el primer crédito, diseña una política interna que incluya:

• Monto máximo a otorgar.
• Plazos de pago permitidos.
• Tasas de interés o recargos por mora.
• Procedimientos en caso de incumplimiento.
• Monto mínimo de ingresos y capacidad de pago.
• Casos en los que aplique un codeudor o fiador.
• Características del codeudor o fiador.
• Procedimiento de verificación de identidad.

Esto no solo protege a tu negocio, sino que genera confianza en el cliente al ver reglas claras desde el inicio.

En ITS Software puedes asignar tasas de interés, pagos mensuales o quincenales, proyección de pagos, número de cuotas, fiadores y cuotas iniciales a tus créditos.

3. Utiliza contratos o acuerdos escritos    

Evita los acuerdos de palabra. Siempre deja constancia escrita de las condiciones del crédito:

• Fecha de otorgamiento.
• Valor de la deuda.
• Número de cuotas.
• Intereses y condiciones de pago.

Incluso para pequeños montos, un documento firmado brinda respaldo legal en caso de incumplimiento.

El módulo de Créditos de ITS Software permite digitalizar y almacenar los documentos de soporte, como cédulas, pagarés y otros archivos relacionados.

4. Controla los plazos y evita sobreendeudar     

Otorgar créditos largos o montos altos sin control puede afectar tu flujo de caja. La idea es que el crédito impulse las ventas, pero sin comprometer la liquidez del negocio. Define un valor máximo para la línea de crédito; se recomienda no destinar más del 30% de la utilidad mensual a cartera de crédito.

Si la salud de tu cartera presenta deterioro, actúa de manera oportuna con estrategias de recuperación y analiza qué está ocurriendo desde el proceso de asignación de créditos. Esto puede ser una señal de alerta para ajustar las políticas internas desde esa etapa.

5. Implementa un sistema de gestión de créditos    

La improvisación es el peor enemigo de una estrategia de crédito. Hoy existen herramientas que permiten:

• Registrar clientes y créditos otorgados.
• Programar vencimientos y recordatorios de pago.
• Hacer seguimiento a abonos.
• Generar reportes de cartera en tiempo real.
• Generar reportes mensuales automáticos a centrales de riesgo.

👉 Con un software especializado puedes mantener la información organizada, evitar olvidos y tomar decisiones basadas en datos.

6. Da seguimiento constante a la cartera    

El trabajo no termina al otorgar el crédito. Realiza un seguimiento activo:

• Recordatorios previos al vencimiento.
• Contacto cercano con el cliente.
• Estrategias de cobranza temprana si hay retrasos.

Un buen seguimiento no solo mejora la recuperación, sino que también fortalece la relación con el cliente.

El módulo de Créditos de ITS Software permite registrar los compromisos de pago y liquidar las cuotas con costos adicionales como los jurídicos. 

7. Evalúa la rentabilidad de los créditos    

El crédito debe ser un motor de crecimiento rentable, no un simple favor al cliente. Mide periódicamente:

• Porcentaje de clientes cumplidos vs. morosos.
• Costos de la gestión de cartera.
• Impacto del crédito en tus ventas totales.

Si la estrategia no está generando utilidad, ajusta las condiciones o redefine a quién otorgar créditos.

Otorgar créditos directos puede ser una de las decisiones más importantes para hacer crecer tu negocio, pero requiere orden, control y planeación. Definir políticas claras, apoyarte en herramientas tecnológicas y dar seguimiento constante son claves para que los créditos se conviertan en una ventaja competitiva.

En lugar de ser un riesgo, bien gestionados, los créditos directos pueden convertirse en una palanca para fidelizar clientes, aumentar ingresos y fortalecer la sostenibilidad financiera de tu empresa.

Para conocer más sobre el módulo Créditos de ITS Software mira el siguiente video:

Si quieres atención personalizada y un demo guiado da clic al siguiente botón:

Realizado por:

John Nossa

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Imprime rótulos de forma individual o masiva para tus envíos de manera rápida desde ITS Software®. Ya sea un solo pedido o varios, genera los rótulos en segundos con los datos del remitente y destinatario, tomados directamente del tercero registrado en el sistema, los mismos que aparecen en la factura electrónica de venta.

Cada venta genera automáticamente su Rótulo, acelerando la preparación y la entrega, y eliminando cualquier desliz por error de digitación o confusión de datos.

Esta solución está pensada para aliviar la carga de trabajo en tiendas físicas, plataformas de comercio electrónico, empresas de distribución o cualquier negocio que despache al día.

¿Qué logras con esta actualización?      

• Velocidad imbatible: genera rótulos en segundos, ya sea para un único pedido o de forma masiva.
• Datos sincronizados: imprime remitente y destinatario directamente con la información de la empresa y de tu cliente registrada en el sistema, tal como aparece en la factura de venta.
• Claridad absoluta: cada etiqueta es un faro de información, evitando equivocaciones y reduciendo devoluciones por errores de dirección.

Información del remitente     

• Logo
• Nombre del negocio (Razón Social)
• NIT
• Dirección
• Ciudad
• Teléfonos
• Dirección del sitio web y correo electrónico

información del destinatario     

• Nombre del establecimiento
• Nombres y apellidos de la persona a quién va dirigido
• NIT
• Dirección
• Ciudad y departamento
• Teléfonos

Configuración personalizada     

A través del ícono Rótulos  configura las siguientes preferencias de impresión desde el usuario administrador.

• Cant. Por Defecto: establece el número de rótulos por defecto que se imprimen por factura o pedido.
• Resoluciones: nombres de los documentos donde aplica la impresión de rótulos. Por defecto están FACTURA DE VENTA,ORDEN DE PEDIDO,COTIZACION,REMISION DE VENTA
• Parámetros Avanzados: establece los números de documento de los terceros que no aplican para la impresión de rótulos, por defecto están los documentos de los terceros Mostrador y Consumidor Final.
• Rótulo Por Página Individual: si la impresión de cada rótulo debe salir en una hoja aparte o en la misma.
• Mostrar Número De Factura: si el rótulo debe mostrar el número del documento de la venta
• Mostrar Paginación: indica si se debe mostrar la paginación de rótulo, por ejemplo, si se imprimieron dos de una factura, mostraría el texto “Unidad 1 de 2” y “Unidad 2 de 2”.

Formato optimizado para tamaño carta     

La funcionalidad de impresión de rótulos en ITS Software® está diseñada para adaptarse a hoja tamaño carta, facilitando su uso en procesos logísticos. Es ideal para imprimir en papel adhesivo carta, lo que permite pegar los rótulos directamente en paquetes, sobres o cajas sin necesidad de cintas adicionales.

Aunque el formato también se puede imprimir en hoja carta tradicional, se recomienda utilizar papel adhesivo tamaño carta para mayor practicidad y presentación en los envíos.

Puedes generar los rótulos de dos formas:

Rótulo individual: imprime un rótulo para el pedido actual.

• Desde facturación, lista el documento de venta y da clic en Rótulos y luego Rótulo Envíos.

• Establece cuántos rótulos deseas imprimir y luego confirma en aceptar. Por defecto se muestra la cantidad configurada previamente.

• El rótulo se genera y está listo para imprimirse

Rótulo masivo: selecciona varias facturas y obtén todos los rótulos en una sola impresión, optimizando tiempos y reduciendo errores.

• Accede a Verificador de Documentos y aplica los filtros de búsqueda para listar los documentos de venta deseados.
• Luego haz clic en Rótulo Envíos

• Selecciona todos los documentos o uno a uno, de acuerdo con tus preferencias y haz clic en Imprimir Rótulos.

• Los rótulos de generan y están listos para imprimirse

¿Ya estás utilizando esta funcionalidad? Si aún no la has activado o deseas configurarla según tu operación, comunícate con nuestro equipo de soporte, da clic en el botón para conocer las líneas de atención.

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Hoy te presentamos dos actualizaciones diseñadas especialmente para restaurantes, bares, cafeterías y gastrobars que trabajan con mesas y propinas.

1. Fusión de mesas:      

Más orden, más agilidad

¿Clientes que cambian de mesa? ¿Grupos que llegan por separado y luego desean unificar la cuenta? Con la nueva función de fusión de mesas, puedes consolidar fácilmente los consumos desde la opción “Trasladar mesa”.

Esta herramienta te permite:

• Unificar pedidos sin rehacer facturas
• Optimizar el uso de mesas disponibles
• Agilizar la atención a grupos grandes o eventos especiales

Para llevarla a cabo sigue estos pasos:

Ingresa al Maestro de Mesas y luego a la mesa que quieres fusionar a través del botón Pedidos

Luego da clic en el botón Trasladar Mesa y elige la mesa a la cual deseas trasladarla.

Al seleccionar una mesa que ya tenga consumos ITS Software reconocerá que se desean fusionar consumos, para lo cual es necesario que confirmes dando clic en Fusionar.

Con esta acción los consumos se fusionarán en la mesa seleccionada, en este caso pasando de la mesa 1 a la mesa 4.

La mesa inicial se libera quedando disponible y los consumos quedan cargados a la mesa donde se fusionó.

Además, ahora puedes modificar o finalizar mesas con consumos de días anteriores, brindándote una gestión más flexible y adaptada a la realidad de tu negocio, incluso cuando hay registros cruzados entre turnos o jornadas.

Ideal para entornos dinámicos donde la atención al cliente y el orden en la operación son clave.

2. Propina flexible:      

Más libertad para tus clientes, más motivación para tu equipo

En ITS Software ahora puedes permitir que tus clientes dejen propinas superiores al valor sugerido por ley. Solo necesitas activar la opción “Permitir mayor valor” desde el módulo de Configuración de propinas.

Esta funcionalidad ofrece:

• Libertad al cliente para reconocer un excelente servicio
• Potencial de incremento en la propina promedio
• Mayor motivación e incentivo para tu personal de atención

Una pequeña mejora que genera un gran impacto en la experiencia del cliente y en la cultura de servicio de tu negocio.

Para llevarla a cabo sigue estos pasos:

Dirígete a Configuración de Propinas . Nota: En caso de que tu usuario no lo tenga, solicítalo a un asesor de soporte ITS.

Da clic en el botón lápiz, activa la opción Permite Mayor Valor y confirma con el botón Modificar.

Con este cambio, cuando finalices las mesas podrás editar manualmente el valor sugerido de la propina, digitando un mayor valor. Si no activas la opción de Permite Mayor Valor e intentas digitar un monto más alto, seguirá saliendo el siguiente mensaje.

Estamos contigo en cada mejora      

Con estas actualizaciones, reafirmamos nuestro compromiso de entregar herramientas que realmente suman a tu operación diaria.

🔹 Clientes con modalidad nube: la actualización ya está disponible.

🔹 Clientes en modalidad servidor: deben solicitar la activación escribiendo a soporte@itscontable.com, incluyendo el nombre de la empresa desde la cual se comunican.

¿Listo para llevar tu operación gastronómica al siguiente nivel?

¡ITS Software te acompaña en cada paso!

Realizado por:

John Nossa

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¿Qué es?     

Es una funcionalidad que permite sincronizar automáticamente la información de tu datáfono Credibanco con el arqueo de caja en ITS Software, de tal forma que en el comprobante de cierre de caja se visualice la información registrada en el datáfono.

¿Cómo activarlo?     

Desde un usuario con rol Administrador, sigue estos pasos:

1. Ingresa al ícono de Arqueo de Caja en ITS Software.
2. Haz clic en Configuración.
3. Activa la opción “Cierre Integrado”.
4. Activa las opciones “Mostrar formas de pago en arqueo” e “Imprimir cierre de caja”
5. De forma opcional, agrega uno o más correos administrativos separados por coma y sin espacios, donde deseas recibir el informe del cierre diario.

¿Cómo funciona durante la jornada?     

Una vez activado el cierre integrado:

• Realiza tus ventas con normalidad.
• Cuando un cliente paga con tarjeta, el pago se procesa y almacena en el datáfono Credibanco.

¿Y al finalizar el día?     

Cuando termines tu jornada:

• Vuelve al ícono de Arqueo de Caja.
• Ingresa el dinero que tienes en efectivo digitando la cantidad contada de cada denominación. Valida que el valor a reportar coincida con el dinero que tienes en físico.
• Da clic en “Cerrar Arqueo”.

• Cuando confirmes el cierre del arqueo iniciará el proceso de cierre integrado. En el datáfono se debe digitar la clave de supervisor, y luego de verificar allí las transacciones, proceder a confirmar el envío de la información al software.

Nota: en caso de que surja un problema con el datáfono, se cometa un error de digitación o se agote el tiempo de espera, el proceso se cancelará, dando posibilidad a realizar el cierre sin la integración, iniciar una nueva conexión con el datáfono o cancelar el cierre.

• Una vez se reciba la información del datáfono, en ITS Software se cierra el arqueo y se confirma en pantalla.

• Se genera un ticket de cierre de caja que incluye toda la información registrada, detallando cada transacción con su tipo de documento y medio de pago. La información obtenida del datáfono se detallada en observaciones, mostrando la sumatoria de todas las transacciones recibidas y descontando las anulaciones.

¿Por qué activar el cierre integrado?     

• Mayor control del dinero recaudado.
• Ahorro de tiempo al final del día.
• Informes enviados automáticamente al correo.
• Reducción de errores humanos en conciliaciones.

¿Cómo obtener esta actualización?     

Los clientes que se encuentran bajo la modalidad nube ya cuentan con la actualización. Aquellos clientes que estén bajo la modalidad servidor deben realizar lo siguiente:

• Enviar correo a soporte@itscontable.com solicitando la nueva herramienta.
• En el correo identificarse especificando de cuál empresa se están comunicando.

Realizado por:

Rafael Ortiz

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• Libertad Vigilada: Aplica a todos los medicamentos comercializados en Colombia que cuenten con un registro sanitario vigente.
• Control Directo: En este régimen, la Comisión establece un precio máximo de venta para determinados medicamentos.

¿Cuál es la herramienta que indica el precio de referencia de un medicamento?     

El Sistema de Información de Precios de Medicamentos (SISMED) es la herramienta encargada de recopilar, analizar y divulgar información sobre los precios de los medicamentos en el país.

La información de las Circulares expedidas por la Comisión referentes a la regulación de precios de medicamentos, y aquellos proyectos en curso, pueden ser consultados en la siguiente página web:  https://www.minsalud.gov.co/salud/MT/Paginas/sistema-informacion-precios-medicamentos.aspx

Entidad Encargada de Sanciones por Reporte de Precios de Medicamentos   

Según el Artículo 132 de la Ley 1438 de 2011, la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) es la entidad encargada de investigar y sancionar el incumplimiento del régimen de control de precios de medicamentos o dispositivos médicos. También tiene competencia en casos de omisión, renuencia o inexactitud en el suministro de información al SISMED.

Restricción de Valor Máximo en ITS SOFTWARE®     

Con el fin de cumplir con la normativa de precios regulados en el sector farmacéutico, ITS SOFTWARE® ha implementado una nueva funcionalidad que permite restringir el precio máximo de venta de productos o medicamentos regulados.

Las empresas mayoristas y comercializadoras de medicamentos deben facturar cumpliendo los precios establecidos por la Superintendencia de Salud, evitando así sanciones. Esta actualización garantiza que ITS valide el precio en dos momentos diferentes:

• En la facturación del medicamento.
• En la actualización de precios.

Configuración y Validación en ITS SOFTWARE®

1. Configuración del medicamento: desde el formulario de Artículos se registra el precio regulado del medicamento en la casilla Vlr. Regulado, en este caso se registró $18.966,63. Luego en las casillas de precios de venta se especifica el valor de venta, el cual no debe superar el precio regulado, en este caso se asigna $18.900.

2. Validación en facturación:

En caso de que se haya incluido un precio de venta al artículo superior al valor regulado, por ejemplo $20.000, al momento de listarlo en Facturación aparecerá el siguiente mensaje:

Si el artículo tiene los precios de venta correctamente asignados, pero se intenta vender a un precio superior al regulado, se visualizará el siguiente mensaje:

3. Validación en la actualización de precios:

Al momento de actualizar los precios desde la Consulta Avanzada de Productos, si se digita un valor superior al precio regulado se generará la siguiente restricción informando el valor regulado.

Esta nueva funcionalidad ya está disponible para todas las empresas que utilizan ITS Farmacias en la modalidad nube. Las empresas con modalidad servidor que deseen habilitar esta mejora pueden solicitarla enviando un correo a soporte@itscontable.com o contactando a un asesor de soporte.

ITS SOFTWARE ®, el aliado que tu empresa necesita.

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