Los documentos electrónicos una vez son emitidos no admiten su edición o modificación, sin embargo, existen opciones legales que permiten realizarles ajustes. Este es el caso de las Notas Crédito y Débito Electrónicas, las cuales pueden ser utilizadas para ajustar la información registradas en las facturas de venta electrónicas cuando sea necesario, por ejemplo en caso de que se haya facturado al cliente incorrecto, el cliente devuelva un artículo o se haya registrado mal la forma de pago.

¿Qué son las notas débito y crédito electrónicas?     

Las notas débito y crédito son documentos electrónicos que se derivan de otras facturas y se utilizan para corregir el valor final de una factura, ya sea afectando el valor o las cantidades facturadas. Estas correcciones pueden ser necesarias por motivos contables y/o fiscales. Dichos documentos, al igual que la factura electrónica de venta cuenta con una validación previa ante la DIAN.

Ejemplo:

La empresa “Almacén ferretero” realizó una transacción a “Pepito Pérez”, se facturó la venta de tubos, varillas y servicio de corte.

Las notas débito y/o notas crédito electrónicas no podrán ser utilizadas para realizar ajustes entre ellas. 

Las notas de crédito se dividen en dos tipos: con referencia y sin referencia. Las notas de crédito con referencia se utilizan cuando estamos seguros del número de factura que debemos afectar e incluimos esa factura dentro del proceso. Por otro lado, las notas de crédito sin referencia se emplean cuando no estamos seguros de qué factura en específico debemos afectar, pero es necesario realizar la devolución del dinero y el reintegro de la mercancía.

¿Cómo puedo anular la factura electrónica?     

Conforme lo indicado en el Numeral 9 del Artículo 1.6.1.4.1. del Decreto 1625 de 2016, la nota crédito es el mecanismo de anulación de la factura electrónica de venta, caso en el cual el número de la factura anulada no podrá ser utilizada nuevamente, y siempre deberá estar referenciada en la nota crédito que la anule.

Requisitos de la Nota débito y crédito     

El Capítulo 6, Artículo 36 de la Resolución 000165 menciona los requisitos que debe cumplir la nota débito y crédito que se deriva de una factura de venta:

1. Denominación como nota débito o nota crédito de la factura electrónica de venta. (Según corresponda).
2. Número consecutivo interno de quien las expide.
3. El prefijo, el número, el CUFE de las facturas electrónicas de venta a la cual hace referencia la nota débito o la nota crédito y la fecha utilizada para la generación del CUFE*.
4. El Código Único de Documento Electrónico (CUDE)
5. La dirección de internet en la que se encuentra la factura electrónica de venta contenida en la información del código QR.
6. Tipo de nota (débito o crédito).
7. La fecha y hora de generación
8. La fecha y hora de validación
9. Los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del vendedor o de quien prestó el servicio
10. Los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del adquiriente de los bienes y/o servicios.
11. Los apellidos, nombre y número de identificación del adquiriente de los bienes y/o servicios para los casos en que el adquiriente no suministre la información del numeral 10 del presente artículo, en relación con el Número de Identificación Tributaria (NIT).
12. El “consumidor final” o apellidos y nombre y el número “22222222222” en caso de adquirientes de bienes y/o servicios que no suministren su identificación de los numerales 10 y 11 del presente artículo.
13. El número de registro, línea o ítem, el total de número de líneas o ítems en las cuales se detalle la cantidad, unidad de medida, descripción específica, códigos que permitan la identificación de los bienes vendidos o servicios prestados, la discriminación del impuestos las ventas –IVA, impuesto nacional al consumo, impuesto nacional al consumo de bolsas plásticas, u otro tipo de impuesto que se haya discriminado en la factura electrónica de venta, con su correspondiente tarifa aplicable a los bienes y/o servicios que se encuentren gravados con esos impuestos, así como el valor unitario y el valor total de cada una de las líneas o ítems.
14. El valor total de la venta de bienes o prestación de servicios, como resultados de la sumatoria de cada una de las líneas o ítems que afecten la factura electrónica de venta.
15. La calidad de agente retenedor del impuesto sobre las ventas –IVA, la calidad de autorretenedor del impuesto sobre la renta y complementarios y la calidad de gran contribuyente.
16. La firma digital del facturador electrónico de acuerdo con las normas vigentes y con la política de firma establecida por la DIAN, al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio de la factura electrónica de venta.

*La nota débito y nota crédito en la cual no se pueda identificar en forma clara e inequívoca la factura electrónica de venta que dio origen a la misma, no le será aplicable el requisito establecido en el numeral 3 del presente artículo.

Las notas débito y notas crédito deben ser entregadas al adquiriente, atendiendo las condiciones, términos y mecanismos estipulados en el “Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta”

¿Cómo emitir notas débito y crédito desde ITS Software?     

Para conocer cómo generar las notas débito y notas crédito desde el Software ITS, visualiza el siguiente video instructivo.

Si cuentas con el servicio ITS Facturación electrónica puedes realizar la creación de las notas débito y notas crédito, documentos que NO se descontaran del número de documentos electrónicos de tu plan.

Recuerda que el módulo ITS de Facturación Electrónica facilita el proceso de venta a través de un envío automático de la factura de venta y XML a la DIAN y al correo del cliente, cumpliendo de ésta forma con los requisitos legales. Si deseas conocer más sobre los beneficios de ITS da clic aquí para iniciar asesoría personalizada.

Fuentes

Decreto 1625 del 11 de octubre de 2016

Resolución 000165 del 01 de noviembre de 2023

Realizado por:

John Nossa

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