La retención en la fuente es un mecanismo de recaudo anticipado de impuestos, aplicable también a personas naturales que perciban rentas de trabajo, sean o no de carácter laboral. Este sistema puede ser visto de manera positiva por los contribuyentes, ya que permite distribuir el pago de sus obligaciones tributarias, reduciendo el monto a pagar al momento de presentar la declaración de renta. Sin embargo, reducir excesivamente el porcentaje de retención puede llevar a un pago elevado al presentar el impuesto, afectando la liquidez y generando imprevistos financieros por falta de una adecuada planeación.

¿Quiénes aplican la retención?

La retención en la fuente debe ser aplicada por:

• Personas naturales o jurídicas.
• Sociedades de hecho, comunidades organizadas y sucesiones ilíquidas.
• Pagos laborales, pensiones y riesgos laborales.

Las personas o entidades que aplican la retención en la fuente por sus asalariados tienen varias obligaciones legales fundamentales, entre las que destacan:

1. Practicar la Retención:
   Aplicar la retención en el momento del pago o abono en cuenta de los salarios, siguiendo las tablas y procedimientos establecidos por la ley.
2. Registrar en la Contabilidad:
   Llevar registros contables precisos de las retenciones efectuadas, asegurando su correcta contabilización.
3. Soportar Documentalmente:
   Contar con documentos y evidencias que respalden las retenciones practicadas, en caso de auditorías o requerimientos por parte de la DIAN.
4. Declarar y Pagar:
   Presentar y pagar la declaración mensual de retención en la fuente ante la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) en los plazos fijados.
5. Certificar la Retención:
   Expedir el Certificado de Ingresos y Retenciones a cada trabajador antes del 31 de marzo del año siguiente, detallando los valores retenidos durante el año gravable.
6. Cumplir con la Información Exógena:
   En algunos casos, deben reportar a la DIAN la información de las retenciones practicadas en el formato exigido.
   

El agente retenedor debe tener en cuenta que el Documento Soporte de Nómina Electrónica debe incluir el detalle de las retenciones aplicables, cumpliendo con las disposiciones tributarias vigentes.

Procedimiento 1 y 2 de retención

Artículo 386

Existen dos procedimientos principales para calcular la retención en la fuente sobre ingresos laborales: el Procedimiento 1, que se aplica mes a mes con base en los pagos gravables efectuados al trabajador durante el respectivo periodo; y el Procedimiento 2, que calcula un porcentaje fijo de retención semestral considerando los ingresos históricos del trabajador. A continuación, se explicará cada uno de estos procedimientos en detalle para su mejor comprensión.

Primera opción frente a la retención (Procedimiento 1)

Pagos Gravables:
Aplica a pagos gravables distintos de cesantías, intereses sobre cesantías y primas legales (de servicios o navidad).

Cálculo Mensual:
Se consulta la tabla de retención para encontrar el valor a retener según el total de pagos gravables del mes.

El Artículo 383 del Estatuto Tributario, indica que será necesario realizar la retención cuando los ingresos laborales superen los 95 UVT, es decir que los asalariados que su base sea igual a $4.975.530* su monto de retención será de cero pesos.

*Para el año 2026

Tabla de retención en la fuente:

Rangos en UVT

Períodos Inferiores a 30 Días:
Si los pagos cubren menos de 30 días:

• Divide el total de pagos por el número de días trabajados.
• Multiplica el resultado por 30 para obtener una base mensual.
• Consulta la tabla para obtener el porcentaje y aplícalo a los pagos gravables del período.

Primas Legales:
La retención se determina directamente de la tabla según el valor de la prima, es un cálculo independiente.

Segunda opción frente a la retención (Procedimiento 2)

El retenedor puede aplicar diferentes opciones de retención; sin embargo, en el caso de un nuevo trabajador, deberá comenzar necesariamente con el segundo procedimiento para el cálculo de la retención. Posteriormente, podrá optar por cambiar al primer procedimiento o continuar con el segundo, según lo considere conveniente las partes.

Retención Mensual:
A los pagos o abonos gravables realizados al trabajador en el mes se les aplica un porcentaje fijo de retención calculado semestralmente.

Cálculo del Porcentaje Fijo:

• Se calcula en junio y diciembre de cada año.
• El porcentaje depende de la tabla de retención y se determina así:
  Trabajadores con más de 12 meses:
  Se suman los pagos gravables de los últimos 12 meses (sin incluir cesantías ni intereses sobre ellas) y se divide por 13.
  Trabajadores con menos de 12 meses:
  Se suman los pagos gravables de todo el tiempo que ha trabajado y se divide por el número de meses trabajados.

Nuevos Trabajadores:
Mientras no se haga el primer cálculo semestral, la retención se basa en la totalidad de los pagos gravables del mes.

¿Cómo calcular la base de retención?

Ingresos No Gravables:
Se restan los ingresos que la ley define como “no constitutivos de renta ni ganancia ocasional.”

Deducciones y Rentas Exentas:

• Se pueden descontar las deducciones del Artículo 387 del Estatuto Tributario y las rentas exentas previstas por ley.
• La suma total de estas deducciones y rentas exentas no puede superar el 40% del ingreso restante después de deducir los ingresos no gravables.

Deducción por Préstamos de Vivienda:
Se pueden deducir hasta 100 UVT mensuales de la base de retención por intereses o corrección monetaria de préstamos para vivienda.

Deducción por Salud:
Los pagos por salud (prepagada o seguros de salud) son deducibles, siempre que no superen 16 UVT mensuales y cumplan condiciones específicas del Gobierno Nacional.

Deducción por Dependientes:
Se puede deducir hasta el 10% de los ingresos brutos, con un tope de 32 UVT mensuales, si el trabajador tiene dependientes.

¿Quiénes Son Dependientes?

• Hijos:
  Hasta 18 años
  De 18 a 25 años si estudian en instituciones certificadas.
  Mayores de 18 años si tienen dependencia física o psicológica certificada.
• Cónyuge o Compañero Permanente:
  Sin ingresos o ingresos anuales menores a 260 UVT, certificado por contador.
  Dependencia por salud, certificada por Medicina Legal.
• Padres y Hermanos:
  Sin ingresos o ingresos anuales menores a 260 UVT, certificado por contador.
  Dependencia por salud, certificada por Medicina Legal.

Excepción:

• Esta limitación del 40% no aplica para pagos de pensiones de jubilación, invalidez, vejez, riesgos laborales, indemnizaciones sustitutivas y devoluciones de ahorro pensional.

Servicios por Honorarios:

• Las personas que obtengan ingresos por honorarios o compensación por servicios personales, y que no tengan contratados a dos o más trabajadores, también pueden aplicar la exención del numeral 10 del Artículo 206.

Trabajadores Sin Relación Laboral:

• Estos deben presentar soportes junto con la factura o documento equivalente para determinar la base de retención.

Parágrafo:
Para aplicar la tabla de retención del Artículo 383 a trabajadores sin relación laboral, se considera la totalidad de los pagos o abonos realizados en el mes.

Como empleador, es fundamental calcular y verificar si tus trabajadores están sujetos a la retención en la fuente, asegurando el correcto cumplimiento de las obligaciones tributarias.

Fuente:

Estatuto Tributario

Realizado por:

John Nossa

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