Al realizar una factura electrónica existe un riesgo latente de error, ya sea por datos erróneos del tercero, cantidad de los productos, precios, forma de pago, etc.
Una vez emitida y validada una factura electrónica no es posible editarla, eliminarla o borrarla, entonces ¿qué se debe hacer en caso de cometer un error en la facturación electrónica? De acuerdo con lo consignado en la Resolución 000042 de 2.020, la forma de proceder en estos casos es a través de una nota crédito, anulando la factura electrónica debidamente justificada, sin que ese consecutivo se pueda usar nuevamente.
Como tal no se ha estipulado el tiempo límite en que se pueda anular una factura, por ende, al momento que se percate de algún error podrá subsanarlo con la nota crédito y posteriormente con una nueva factura con los datos correctos, validando la situación previamente con su contador.
Notas Crédito
La nota crédito es el documento que permite revertir una venta de forma parcial o total. En ese orden de ideas la nota crédito tiene la facultad de anular una factura electrónica de venta o devolver artículos.
Requisitos de las Notas Crédito
De acuerdo con la Resolución 000042, los requisitos que contempla una nota crédito asociada a una factura electrónica de venta son:
1. Estar denominada expresamente como nota crédito de la factura electrónica de venta que corresponda.
2. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutivo interno de quien las expide.
3. Incluir el prefijo, el número, la fecha y número de generación del CUFE de las facturas electrónicas de venta.
4. El código CUDE
5. La dirección de internet en la que se encuentra la factura electrónica de venta, de acuerdo con la información del código QR.
6. La opción de nota crédito
7. La fecha y hora de generación
8. La fecha y hora de validación
9. Razón social en caso de ser persona jurídica, o apellidos y nombre en caso de ser persona natural y número NIT del vendedor o de quien prestó el servicio
10. Razón social en caso de ser persona jurídica, o apellidos y nombre en caso de ser persona natural y número NIT del adquiriente de los bienes y/o servicios
11. El <<consumidor final>> o apellidos y nombre y el número << 222222222222>> en caso de adquirientes de bienes y/o servicios que no suministren su identificación de los numerales 10 del presente artículo.
12. El número de registro, línea o ítem, el total de número de líneas o ítems en las cuales se detalle cantidad, unidad de medida, descripción específica, códigos que permitan la identificación de los bienes vendidos o servicios prestados y la denominación -bien cubierto- si aplicara. Incluyendo también la discriminación de la tarifa aplicable del IVA, INC y INC de bolsas plásticas, y la segregación del valor unitario y total de las líneas o ítems.
13. Valor total de la venta de bienes o prestación de servicios, resultado de la sumatoria de cada una de las líneas o ítems correspondiente a la factura electrónica
14. Mencionar la calidad de agente retenedor del IVA, autorretenedor del impuesto sobre la Renta y complementarios y de gran contribuyente según corresponda.
15. Firma digital de facturador electrónico.
Salvedades
– En los casos en que la nota crédito que derive de una factura electrónica de venta, en la cual no se pueda identificar en forma clara e inequívoca la factura electrónica de venta que dio origen a la misma, el requisito del numeral 3 no aplica.
– Únicamente los agentes de retención del IVA contemplados en los numerales 1, 2 y 7 del Artículo 437-2 del Estatuto Tributario, deberán indicar esta calidad en la nota crédito.
– No podrán ser utilizadas las notas débito y/o crédito electrónicas para realizar ajustes entre sí.
Abreviaciones y Significados
CUFE: Código Único de Facturación Electrónica
Es el código alfanumérico que permite identificar la factura electrónica de forma inequívoca.
CUDE: Código Único de Documento Electrónico
Es el código alfanumérico que permite identificar las notas crédito y débito de manera inequívoca.
Código QR: Código Quick Response (respuesta rápida)
Código de barras bidimensional, donde su apariencia grafica es una combinación de barras y cuadros, en la cuál se almacena información alfanumérica.
NIT: Número de Identificación Tributaria
Número único que asigna la DIAN para identificar a la persona.
INC: Impuesto Nacional al Consumo
Gravamen que aplica a determinados productos y servicios en el momento de realizar una venta, importación o prestación del servicio.
IVA: Impuesto al Valor Agregado
Gravamen que se genera en al realizar una importación, venta y prestación de un servicio.
XML: Extensible Markup Language
Tipo de lenguaje marcado extensible para la codificación de documentos.
GMT: Greenwich Mean Time – Hora del Meridiano de Greenwich
Se utiliza como referencia de hora mundial, en Colombia es GMT-5.
ICA: Impuesto de Industria y Comercio
Es un gravamen municipal que aplica para labores de industria, comercio o prestación de servicios.
Recuerda que el módulo ITS de Facturación Electrónica facilita el proceso de venta a través de un envío automático de la factura de venta y xml a la DIAN y al correo del cliente, cumpliendo de ésta forma con los requisitos legales. Si deseas conocer más sobre los beneficios de ITS da clic aquí para iniciar asesoría personalizada.
Fuente:
– Resolución 000042 del 5 de mayo de 2.020
– Recuperado de: https://www.youtube.com/watch?v=TKImXhT9lfg
– Recuperado de: https://actualicese.com/proceso-para-la-anulacion-de-una-factura-electronica/
