Controlar de manera adecuada y eficaz un inventario es uno de los problemas más comunes en el día a día de las empresas, ya que por lo general no cuentan con mecanismos y herramientas idóneas para llevarlo a cabo, siendo cada vez más difícil su gestión y control. Por ello, es importante usar un sistema que ayude a gestionar dicha tarea de forma sencilla y rápida, que permita de forma permanente la consulta de disponibilidad de la mercancía e identificar cualquier movimiento anómalo que esté ocurriendo en el inventario. La gestión de los inventarios debe tomarse en serio y de forma estricta, puesto que cualquier descuido o mal procedimiento alterará toda la información correspondiente a costos y cantidades. Por eso, será necesario aplicar los pilares básicos de la administración para la correcta gestión de los inventarios:
- Planeación
Esta es la base para el éxito de toda la gestión de los inventarios, y es aquí donde se debe decidir cuáles serán los objetivos y el plan para alcanzarlos. Para eso será necesario los siguientes 5 puntos:
- Definir una lista de chequeo organizada de las actividades a realizar. Ser breve y conciso en cada actividad y ordenarlas según las prioridades (baja, media y alta).
- Involucrar a todas las personas que realizan tareas relacionadas al inventario. Desde la recepción de mercancías hasta la venta, cada persona tiene importancia en su labor.
- Definir responsabilidades y delegar funciones a cada trabajador. Es necesario saber lo que hace cada persona y como debe realizarlo, para cumplir con los objetivos.
- Crear un grupo de trabajo confiable que ayude a administrar y dar retroalimentación de la gestión. Una sola persona no lo puede hacer todo, “dos cabezas piensan mejor que una”. Una cuidadosa y correcta selección del personal es clave en éste proceso.
- Tener un buen software que permita cumplir con esos objetivos. Es muy importante e indispensable contar con una herramienta tecnológica que ayude a la gestión de inventarios en toda la cadena del negocio.
- Organización
En esta fase se debe revisar con qué recursos se cuenta y como ejecutarán todas las actividades propuestas en la planeación. Para eso, será clave la disponibilidad y compromiso del grupo de trabajo, ya que son ellos los ejecutores de todas las actividades en la gestión de los inventarios. La correcta organización de los inventarios implica:
- Ordenar la mercancía, agrupando todas las referencias o categorías de inventario, permitiendo que sea más fácil el conteo de productos. Si existen bodegas y puntos de venta, también se deberá organizar cada uno y definir por donde iniciar el conteo.
- Realizar un inventario físico de todos los productos por secciones, delegando personas por grupos en cada sección y un responsable que valide y coordine al grupo. Se recomienda realizar como mínimo un reconteo aleatorio, ya que el conteo inicial se puede presentar inconsistencias.
- Verificar el resultado final del proceso de inventario físico, guardando todas las diferencias encontradas ya que en un futuro esto puede servir de evidencia y oportunidades de mejora. Si hubo diferencias entre las cantidades que se deben tener y las que se contaron, se debe proceder ajustar en el sistema según la información del conteo físico. Tener en cuenta los sobrantes o faltantes son una señal de alerta en la gestión del inventario.- Dirección
La dirección juega un papel muy importante dentro de la correcta gestión de los inventarios. Una buena dirección permitirá que el proceso cada vez sea más fácil y que las diferencias disminuyan paulatinamente según la complejidad del negocio. Es importante que el administrador del negocio no olvide los objetivos trazados en la planeación, ejecutando a cabalidad cada una de las tareas para alcanzarlos. Por eso mencionamos algunas actividades que debe realizar un director de inventarios:
- Delegar y supervisar. Asignar tareas a cada persona involucrada en el inventario y brindarles la libertad de hacer su trabajo sin interrupciones. Supervisar que todo se lleva a cabo de la manera correcta.
- Motivar. Un inventario puede llegar a ser tedioso y agotador, por eso es importante subir el ánimo de los participantes y establecer horarios de descanso, esto hará que los resultados sean los esperados. Es importante humanizar los procesos y alzar el ánimo de cada persona cuidando su salud mental.
- Brindar Herramientas. A través de un software con funciones de inventario se puede guardar la información y consultarla en cualquier momento; además, permite en tiempo real contabilizar los costos de las entradas y salidas de la mercancía que se generan en los procesos de ventas, compras, devoluciones y ajustes de inventario.- Control
En este último pilar es donde se afianza el éxito de una buena gestión de inventarios. Si no existe un control del proceso será muy fácil que se derrumbe todo lo que se ha logrado. Es importante garantizar que los objetivos continúen su rumbo y perduren en el tiempo conforme a lo planeado. Para eso, un software podrá facilitar la tarea de control y gestión de la siguiente manera:
- Analizar la información periódicamente. La información del inventario sufre distintos cambios por ciertos factores de la operación del negocio, por eso es importante realizar chequeos periódicos. Una manera recomendada es realizar conteos físicos de cierta categoría aleatoria de productos, y contrastarlos con la información en el software. Si se encuentran diferencias significativas, es necesario revisar más a fondo teniendo en cuenta los siguientes tips:
- Consultar el Kardex de cada producto verificando que todas las compras del periodo hayan sido registradas correctamente en el software. Para esto se recomienda tener un sistema de control donde cada entrada de mercancía se registre en el sistema y afecte en tiempo real su stock de inventario. También se debe constatar que los demás movimientos estén bien y si se encuentra algo anómalo, corregirlo de forma individual con la persona responsable del mismo.
- Revisar si hubo bajas de productos, esto ocurre por deterioro de la mercancía y garantías. Es necesario saber en dónde se encuentra esta mercancía y el tiempo que lleva allí, si es posible, separarla de la mercancía que se encuentra en buen estado. En caso de que la mercancía sea reemplazada por el proveedor se debe reintegrar al inventario.
- Identificar posibles hurtos. Si después de realizar todas las acciones anteriores no se identifica el motivo de las diferencias, deberá recurrir a otros aspectos como la revisión de cámaras de seguridad e indagar con los trabajadores involucrados en el proceso, con el ánimo de recolectar más información que permita saber el motivo de las diferencias en el inventario. Tener claro, lo que está en juego es el capital de trabajo y cualquier recurso que se tenga se debe cuidar.
- Definir medidas correctivas. Debido al actuar de la empresa resulta necesario diseñar un plan de choque que permita anticiparse a situaciones adversas que comprometan el proceso de inventario, manteniendo de ésta forma la “continuidad del negocio”, es decir el flujo normal de la operación. Algunos escenarios que se pueden presentar son los siguientes:
- El software deja de ser accesible.
- Se pierde parte de la información del sistema y no se cuenta con una copia de seguridad.
- Existe un usuario en el software que puede alterar o modificar la información.
- El encargado del inventario se ausenta temporal o definitivamente de la empresa.
- Existe un nuevo trabajador que se debe capacitar en la operación.
- El software no cuenta con soporte, actualizaciones o mejoras.
Son muchas las situaciones adversas que se pueden presentar y afectar la continuidad del negocio. Una previsión exhaustiva de éstas blindará el proceso de inventario, por lo cual se recomienda no posponer estos aspectos, definirlos y retroalimentarlos con el equipo de trabajo. Mejorar los procesos también es una forma de fidelizar tu cliente interno y facilitarle su trabajo.
Si actualmente cuentas con un software verifica cuales son las herramientas de gestión del inventario que te ofrece; sino cuentas con un software haz clic aquí para recibir atención personalizada.
