La acumulación de actividades dentro de la jornada laboral es un hecho común que agobia a muchos trabajadores, poco a poco la pila de pendientes va aumentando en el escritorio generando estrés en las personas. Este hecho puede contrarrestarse tomando decisiones rápidas y apropiadas sobre qué tarea o tareas resolver primero teniendo en cuenta su grado de importancia.

Comúnmente la forma de actuar está encaminada a resolver primero las tareas urgentes sin hacer una correcta organización del día, y sin tener en cuenta la importancia de cada una a nivel general en la empresa. Las siguientes recomendaciones mostrarán la forma de priorizar las actividades en el trabajo:

1. Identificar y listar tareas y actividades a realizar

La gestión adecuada de las tareas comienza con generar un listado de los pendientes por realizar, teniendo mucho cuidado de no excluir u obviar alguna por más visible que sea.

2. Enlaza tus Objetivos

Enlazar los objetivos generales a las diferentes tareas ayudan a priorizar sabiamente las actividades, por eso es indispensable tomarse el tiempo para analizar las actividades y clasificarlas, así cada esfuerzo que se desarrolle estará contribuyendo al cumplimiento de un fin general.

3. Priorizar de acuerdo con la urgencia e importancia 

La matriz Eisenhower es perfecta para la gestión del tiempo, permitiendo priorizar las actividades de acuerdo con su importancia y urgencia.

La presente matriz ayudará a clasificar las actividades de acuerdo con 4 situaciones:

– Urgentes e importantes:

Son las tareas a las cuales se les debe dar prioridad pues no tienen espera, por lo general deben realizarse el mismo día o en el menor tiempo posible.

– No urgentes e importantes:

Son aquellas actividades que son importantes pero tienen un tiempo de espera, por lo cual pueden programarse en el calendario. Es crucial cumplir con las fechas asignadas y no prolongarlas.

– No importantes y urgentes:

Estas tareas demandan urgencia pero se les puede dar un manejo diferente. Se tienen dos opciones para su cumplimiento:  hacerlas en espacios libres en el día laboral o asignarlas a otras personas.

– No importantes y no urgentes:

Todas las tareas que se encuentren dentro de este cuadrante se deberán omitir. Si no se actúa de ésta forma serán distractores que jugarán en contra de las demás actividades. 

De esta forma la elección de las tareas será más, dando prioridad a actividades que van ligadas al cumplimiento de los objetivos y que no tienen tiempo de espera. 

3.1. ¿Qué es urgente y qué es importante?Como urgente se pueden entender a aquellas tareas que requieren inmediatez, que su necesidad o falta es apremiante. Son importantes aquellas tareas que tienen una consecuencia altamente impactante para el objetivo y/o el negocio. 
4. Comenzar el desarrollo de las tareas
 Una vez se hayan listado y clasificado las tareas de acuerdo con la importancia y urgencia, se podrá añadir un filtro adicional para establecer por donde comenzar.

– Inicia por lo más fácil:

Con el fin de poder bajar el nivel de estrés y motivarse por medio de la satisfacción, es recomendable iniciar por aquellas tareas que pueden llegar a ser más fáciles de desarrollar, esto impactará positivamente a la reducción del número de pendientes.

– Prever los tiempos de terceros:

Tener en cuenta los tiempos cuando se involucran terceros. Si se reconoce que el cumplimiento de cierta tarea requiere de uno o varios pasos donde intervienen otras áreas o externos, se importante iniciarla con una fecha de antelación, en la cual se contemplen los tiempos que demorarán las otras áreas.

– Agrupar tareas iguales o similares:

Aquellas tareas iguales o similares pueden realizarse simultánea o sistemáticamente, facilitando su desarrollo y reduciendo el tiempo empleado para su ejecución.

– Sistematizar aquellas tareas repetitivas:

Dentro de determinado existen tareas diarias reiterativas, que pueden consumir valioso tiempo. El reto es reconocer cuáles pueden ser automatizadas o sistematizadas para agilizar su ejecución.

En ITECSOFT S.A.S. trabajamos para ofrecer soluciones informáticas que simplifiquen las tareas de las empresas. Cada solución está pensada y diseñada para atender diferentes tipos de actividades:

La finalidad de realizar la priorización de los pendientes es aumentar la productividad, y aportar valor a la empresa desde tu rol diario. De igual forma la búsqueda de la sistematización de ciertas tareas permite poder concentrarse de lleno en actividades relevantes. Si deseas conocer más información sobre los diferentes módulos de ITS da clic aquí para recibir asesoría personalizada.

Fuentes:

– Bishop, C. (6 de 02 de 2020). wework.com. Obtenido de wework.com: https://www.wework.com/es-LA/ideas/professional-development/creativity-culture/como-priorizar-el-trabajo

– Boogaard, K. (13 de 04 de 2021). trello.com. Obtenido de trello.com: https://blog.trello.com/es/como-priorizar-tareas-en-el-trabajo

– Dropbox. (s.f.). Dropbox.com. Obtenido de Dropbox.com: https://www.dropbox.com/es/business/resources/eisenhower-matrix