Una factura de venta es el soporte de una transacción comercial que implica la venta de bienes o la prestación de un servicio por parte de proveedor en favor de un cliente. En Colombia, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) es la entidad que garantiza la seguridad fiscal del Estado, mediante la administración y control al debido cumplimiento de las obligaciones tributarias.
Las empresas en Colombia están obligadas a entregar factura de venta a sus clientes, sean o no responsables de IVA. Según la DIAN, las facturas de venta pueden ser de modalidad POS o Electrónica. La factura POS no es reportada en tiempo real a la DIAN mientras que la Electrónica si lo hace, permitiendo que ésta entidad pueda tener en tiempo real las transacciones realizadas por las empresas.
Actualmente, las empresas No Responsables de IVA deben emitir factura POS pero no están obligadas a entregar facturas electrónicas, lo podrán hacer de forma voluntaria. Por otra parte, las empresas Responsables de IVA podrán hacer uso de las dos modalidades de facturación, estando obligadas a entregar factura electrónica cuando el cliente lo solicite.
De acuerdo a la DIAN a partir del pasado 1 de noviembre de 2020 la factura en modalidad POS dejó de ser soporte para costos, gastos, e impuestos descontables. A pesar de que este documento por lo pronto seguirá existiendo, las empresas pueden hacer uso de el para entregar un soporte al cliente, pero no tendrá validez en caso de que el cliente necesite descontarse el IVA, el costo o el gasto de esa compra. Es decir que a la fecha el único documento válido para descontar impuestos, costos y gastos es la factura electrónica.
En caso de que dos empresas no responsables de IVA realicen una transacción entre si y la empresa adquiriente requiera factura electrónica, quien debe legalizar la transacción para poder ser descontada tributariamente es el comprador a través de un documento soporte.
Si la empresa que vende el bien o servicio no cuenta con un sistema de facturación electrónica, deberá emitirla escogiendo una de las tres modalidades permitidas por la DIAN.
- · Portal Gratuito: podrá hacer uso del portal gratuito de la DIAN para emitir el documento electrónico al cliente.
- · Proveedor Tecnológico: reporte de la factura electrónica a través de otra empresa que está habilitada por la DIAN para prestar este servicio.
- · Software Propio: reporte de la factura electrónica directamente desde un sistema de facturación que tenga la empresa. Sin hacer uso de terceros para cumplir con el requisito.
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