El documento soporte de adquisición es la forma de acreditar una compra a un proveedor no obligado a expedir factura de venta y/o documento equivalente, ahora con la novedad de que algunas empresas estarán obligadas a transmitirlo de forma electrónica a la DIAN.

A continuación, se responderán algunas de las preguntas más frecuentes sobre el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente.

¿Qué es el Documento Soporte para Sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente?

Es el documento por el cual se soporta o acredita la compra de un bien o la prestación de un servicio cuando el proveedor o vendedor no es obligado a expedir factura electrónica o documento equivalente.

Marco Normativo

– Resolución 000042 del 5 de mayo de 2020.

Por la cual se desarrollan los sistemas de facturación, los proveedores tecnológicos, el registro de la factura electrónica de venta como título valor, se expide el anexo técnico de factura electrónica de venta y se dictan otras disposiciones en materia de sistemas de facturación.

– Resolución 000012 del 9 de febrero de 2021.

Por la cual se modifican y adicionan unos artículos a la Resolución 000042 de 05 de mayo de 2020 y se establecen otras disposiciones.

– Resolución 000063 del 30 de julio de 2021.

Por la cual se modifican el Articulo 1 de la Resolución 000037 de 05 de mayo de 2021, el Numeral 1 del Artículo 6 de la Resolución 000013 de 11 de febrero de 2021, modificado por el Artículo 3 de la Resolución 000037 del 05 de mayo de 2021, el Inciso 2 del Parágrafo 4 del Artículo 55 de la Resolución 000042 del 05 de mayo de 2020, adicionado por el Artículo 5 de la Resolución 000012 del 9 de febrero de 2021 y modificado por el Artículo 2 de la Resolución 000037 del 05 de mayo de 2021 y se adiciona un parágrafo transitorio al Artículo 8 de la Resolución 000013 de 11 de febrero de 2021.

– Resolución 000167 del 30 de diciembre de 2021

Por la cual se implementa y desarrolla en el sistema de facturación electrónica la funcionalidad del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, para su transmisión electrónica y se expide el anexo técnico para este documento.

¿Para qué se emite?

Se emite con el fin de que el comprador soporte la adquisición realizada a un sujeto no obligado a expedir factura de venta o documento equivalente y así contabilizar, soportar costos, deducciones, o impuestos descontables.

¿Quiénes son obligados a expedirlo?

Si eres facturador electrónico, contribuyente de impuesto sobre la renta y complementarios y responsable del impuesto sobre las ventas – IVA y realizas una adquisición a un proveedor no obligado a expedir factura de venta o documento equivalente y requieres soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas – IVA, te encontrarás obligado a generar de manera electrónica y de la misma forma transmitir para validación el Documento Soporte en Adquisiciones Efectuadas ante la DIAN.

¿Cómo se debe proceder cuando el proveedor y el adquiriente son sujetos no obligados?

Cuando tanto el proveedor como el adquiriente son sujetos no obligados a facturar, y requieren generar el Documento Soporte en Adquisiciones, deberán continuar expidiendo el documento de forma física, sin la necesidad de transmisión ante la DIAN, sin embargo, los soportes deberán permanecer a disposición. De igual forma la DIAN, dispondrá en el servicio gratuito de factura electrónica de venta una opción para que los sujetos no obligados a facturar expidan el Documento Soporte en Adquisiciones de forma electrónica de forma voluntaria. 

¿Qué es el CUDS?

Es el Código Único de Documento Soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente.

¿Quién lo Expide?

El comprador es quién debe expedir el documento, el cual debe contar con una numeración autorizada por la DIAN.

¿Cada cuánto debe generarse?

– Por cada una de las operaciones en las que se adquieren bienes y/o servicios a sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente, o

– Por operaciones acumuladas semanalmente que se realicen con un mismo proveedor en las que se adquieren bienes y/o servicios con sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente. Este reporte acumulado debe transmitirse a más tardar el último día hábil de la semana en la que se llevaron a cabo las operaciones.

Beneficios de usar el Documento Soporte

– El costo o la deducción puede ser usado en la declaración de renta.

– Desmaterialización de los comprobantes fiscales.

– Información actualizada de costos, deducciones e impuestos descontables reportados ante la DIAN.

– Acceso a nuevos servicios electrónicos como devoluciones automáticas y declaraciones sugeridas.

¿Desde cuándo se debe reportar de forma electrónica?

De acuerdo con la Resolución 00488 del 29 de abril de 2022, a más tardar el primero (1) de agosto de 2022.

Requisitos del Documento Soporte

– Estar nombrado explícitamente como “Documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar”.

– Incluir la fecha de la operación.

– Indicar Razón social en caso de ser persona jurídica o apellidos y nombres en caso de ser persona natural, incluyendo el NIT del vendedor o prestador del servicio.

– Indicar Razón social en caso de ser persona jurídica o apellidos y nombres en caso de ser persona natural, incluyendo el NIT del adquiriente de los bienes y/o servicios.

– Contar con un numero consecutivo del documento, además el número, rango y vigencia autorizado por la DIAN.

– Descripción específica del bien y/o del servicio prestado.

– Expresar el valor total de la transacción, haciendo discriminación del IVA.

Funcionalidades Especiales

Según la Resolución 000167 del 30 de diciembre de 2021, el software que genere y transmita el documento deberá garantizar la inclusión de funcionalidades que permitan interacción de la información que repose en el sistema, con:

– Las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar.

– Los gastos, costos y deducciones.

– En general la información contable y tributaria que legalmente sea exigida a través de los anexos técnicos.

Impedimentos

Si en el momento de realizar la transmisión se presentan inconvenientes tecnológicos que impide su objetivo, el sujeto podrá expedir factura de venta o documento equivalente y/o las notas de ajuste en un plazo máximo de cuarenta y ocho (48) horas contadas a partir del día siguiente al que se restablezca el servicio informático electrónico del sistema de facturación.

Recuerda que si te encuentras obligado a expedir documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar puedes hacerlo a través del software ITS. Así mismo, podrás reportar las facturas y nómina electrónica. Da clic aquí para recibir atención personalizada.

Fuentes:

– Resolución 000063 del 30 de julio de 2021

– Resolución 000167 del 30 de diciembre de 2021

– Resolución 00488 del 29 de abril de 2022

– Recuperado de https://www.dian.gov.co/impuestos/Paginas/Sistema-de-Factura-Electronica/Documento-Soporte-adquisiciones-no-obligados.aspx