Entender los plazos de fiscalización es vital para la tranquilidad del contador. En este artículo te explicamos de forma detallada cómo se aplica la firmeza del artículo 638 del E.T. a la información exógena y por qué el reloj de la DIAN no empieza a contar cuando tú crees. ¡Muchos colegas interpretan esta norma erróneamente!
Tips técnicos para el contador Hecho sancionable: La firmeza no se cuenta desde el año gravable al cual corresponde la información, sino desde el año en que se presenta (o debió presentarse) la información con errores u omisiones. Vínculo con la declaración de renta: El plazo de 2 años del artículo 638 del Estatuto Tributario, para sancionar está atado al vencimiento de la declaración de renta del año en que ocurrió la irregularidad o hecho sancionable. Prevención con tecnología: La mejor defensa contra la fiscalización es la exactitud; herramientas como ITS Software eliminan el error humano en el reporte.
¿Qué es la firmeza de la información exógena y por qué es un concepto clave?
Imagina que la información exógena es una fotografía que le entregas a la DIAN sobre las operaciones de tus clientes. La Dian tiene un tiempo límite para revisarla y decidir si hay algo sospechoso (un error o no haberla presentado). Ese límite es lo que llamamos firmeza. Si ese tiempo pasa y la Dian no ha notificado a tus clientes un pliego de cargos, la “fotografía” queda archivada y ya no pueden aplicar sanciones sobre ella.
Para nosotros como contadores, conocer este plazo no es solo un ejercicio legal, es una estrategia de gestión de riesgos. No se trata de esperar a que venza el término, sino de asegurar que la información reportada sea tan precisa que, incluso bajo la lupa del artículo 638 del Estatuto Tributario (E.T.), no haya lugar a dudas por parte de la Dian.
Todo sobre información exógena en nuestro artículo: Información exógena 2025
¿Cómo se cuenta el tiempo de fiscalización según el artículo 638 del ET?
Aquí es donde muchos profesionales se confunden. El artículo 638 del E.T. establece que la facultad para imponer sanciones prescribe en dos (2) años contados a partir del vencimiento del plazo para presentar la declaración de renta del año en que ocurrió el hecho sancionable.
Para entenderlo mejor, desglosemos el cronograma con un ejemplo práctico basado en la información exógena del año gravable 2025:
- El año de los datos (2025): es el período sobre el cual se están reportando las operaciones.
- El año del hecho sancionable (2026): en este año es cuando presentas la exógena. Si la presentas con errores, incompleta o simplemente no la presentas, el “hecho sancionable” ocurre en 2026.
- El año de referencia para la declaración de renta del AG 2026 (2027): la norma dice que contamos desde el vencimiento de la declaración de renta del año del hecho (2026). Esa declaración de renta se vence en 2027.
- El período de firmeza (2027-2029): a partir de la fecha de vencimiento en 2027, la Dian tiene exactamente 2 años para sancionar. Es decir, la exógena del año gravable 2025, solo estará “a salvo” totalmente en algún momento de 2029 (dependiendo de la fecha de vencimiento de la declaración de renta que le aplique al reportante).
No olvides: La prescripción de la facultad de sancionar no empieza con el reporte, sino con el vencimiento de la renta del año en que se cometió el error o se omitió la obligación.
Cuadro resumen: Firmeza de los reportes de información exógena
Te presentamos este cuadro resumen que ejemplifica cómo funciona la firmeza de la información exógena del año gravable 2025 y anteriores.
| Concepto | Año gravable 2025 | Año gravable 2024 | Año gravable 2023 | ¿Qué sucede en esta etapa? |
| Año gravable | 2025 | 2024 | 2023 | Período de las operaciones económicas. |
| Presentación de la exógena (momento del hecho sancionable) | 2026 | 2025 | 2024 | Se configura el hecho sancionable si hay errores. |
| Vencimiento de la declaración de renta del año en que ocurrió el hecho sancionable | 2027 | 2026 | 2025 | Fecha de partida para contar los 2 años que indica la Dian. |
| Fin de la facultad sancionatoria | 2029 | 2028 | 2027 | La Dian pierde competencia para fiscalizar ese reporte. |
Para que comprendamos más el artículo 638 del E.T., veamos cómo se aplica este principio a información exógena de años pasados:
Caso 1: Información Exógena del Año Gravable 2024
- Año de los datos: 2024
- Presentación de la exógena (y posible hecho sancionable): 2025
- Vencimiento de la Declaración de Renta del año del hecho (2025): 2026
- Período de firmeza (2 años desde 2026): hasta 2028. La Dian tiene hasta 2028 para fiscalizar y sancionar cualquier irregularidad en la exógena del año gravable 2024.
Caso 2: Información Exógena del Año Gravable 2023
- Año de los datos: 2023
- Presentación de la exógena (y posible hecho sancionable): 2024
- Vencimiento de la declaración de renta del año del hecho (2024): 2025
- Período de frmeza (2 años desde 2025): hasta 2027. La Dian tiene hasta 2027 para fiscalizar y sancionar cualquier irregularidad en la exógena del año gravable 2023.
Incluso, partiendo de estos escenarios en 2026, la Dian podría estar sancionando por la información exógena del año gravable 2022. Estos ejemplos demuestran la importancia de la precisión y la conservación de soportes, ya que la ventana de fiscalización se extiende varios años después de la presentación inicial.
¿Qué implicaciones tiene esta firmeza para ti como contador?
Esta estructura de tiempo significa que un error cometido hoy puede perseguir a una empresa o persona natural reportante por alrededor de tres años. Por ello, la labor del contador y del reportante no termina al dar “clic” o aprobar el envío del formato. La responsabilidad incluye:
- Mantener los soportes de la exógena durante todo el período de firmeza.
- Realizar auditorías preventivas antes de los vencimientos de renta, para corregir voluntariamente (aplicando las reducciones de los artículos 651 y 640 del E.T.).
¿La firmeza aplica igual si la exógena se presenta extemporáneamente?
Sí, el principio del artículo 638 del E.T. se mantiene. El hecho sancionable (la presentación extemporánea) ocurre en el año de la presentación. El conteo de los dos años para la firmeza de la sanción iniciará a partir del vencimiento de la declaración de renta de ese año en que se presentó extemporáneamente.
¿Qué sucede si la Dian detecta un error después de que la exógena ha adquirido firmeza?
Si la información exógena ha adquirido firmeza, es decir, han transcurrido los dos años establecidos en el artículo 638 del E.T. sin que la Dian haya ejercido su facultad sancionatoria, la administración tributaria pierde la competencia para imponer sanciones relacionadas con ese reporte específico. Sin embargo, esto no exime al contribuyente de otras responsabilidades que puedan derivarse de la inexactitud de la información en otras declaraciones (como la de renta), cuya firmeza se rige por sus propias reglas.
¿La firmeza de la información exógena es por cada formato o por el conjunto total?
La firmeza se aplica a la facultad de la Dian para imponer sanciones por los incumplimientos relacionados con la información exógena en general para un período determinado. Aunque los errores puedan estar en formatos específicos, el término de prescripción del artículo 638 del E.T. se refiere a la potestad sancionatoria global de la administración tributaria sobre la obligación de reportar la exógena de un año gravable, vinculada al vencimiento de la declaración de renta del año en que ocurrió el hecho sancionable.
¿Cómo ITS software te ayuda a estar tranquilo frente a la fiscalización?
La mejor forma de no preocuparse por la firmeza es presentar información impecable desde el primer día. ITS software transforma esta obligación tediosa en un proceso automatizado y seguro:
- Extracción directa: olvídate de los archivos de Excel infinitos. ITS extrae la información directamente de tu operación diaria, garantizando que lo que está en libros es lo que se reporta.
- Validación en tiempo real: detecta inconsistencias antes de que lleguen a la Dian, minimizando el riesgo de “hechos sancionables”.
- Nube segura: mantén tus soportes y trazabilidad de reportes centralizados, listos para cualquier requerimiento durante los años de firmeza.
Con ITS Software la información exógena deja de ser una amenaza de fiscalización para convertirse en un reflejo fiel de tu excelencia profesional.
Referencias normativas:
- Dian. (2026, 30 de octubre). Resolución 000233 – Por la cual se modifica y adiciona parcialmente la resolución 000227 de 2025, Única en Materia Tributaria, Aduanera y Cambiaria respecto a temas asociados al reporte de información tributaria.
Autor:
Lina María Galindo López
Contadora Pública, egresada de la Universidad del Valle y estudiante de posgrado en Marketing Digital & E-commerce en la Universidad Icesi. Su sólida trayectoria incluye colaboraciones en portales contables líderes de Colombia en la generación de contenido editorial y digital. En su página linagalindocontadora.com, aporta valor directo: asesoría en renta y obligaciones tributarias para personas naturales; acompañamiento contable y estratégico para empresas; recursos, formación y contenido especializado para contadores; y estrategias de contenido con posicionamiento digital para marcas contables y blogs. Así, fusiona rigor normativo y tácticas digitales para impulsar el crecimiento de contadores, empresarios y marcas en un entorno regulatorio con constantes cambios.
