De acuerdo con la normatividad colombiana, una empresa puede estar obligada a llevar contabilidad ya sea desde la perspectiva comercial o tributaria.

Perspectiva Comercial

El Código de Comercio expedido el 27 de marzo de 1971, mediante el Decreto 410, menciona en el Capítulo II del Título I los deberes de los comerciantes, mencionando como obligatorio el hecho de llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales.

De igual forma en el mismo documento en el Artículo 48 se menciona que “Todo comerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones de este código y demás normas sobre la materia.”

Por otra parte, en el Artículo 50, reglamentado por el Decreto 1311 de 2021, se señala que la contabilidad solamente podrá llevarse en idioma castellano, por el sistema de partida doble, en libros registrados, de manera que suministre una historia clara, completa y fidedigna de los negocios del comerciante, con sujeción a las reglamentaciones que expida el gobierno.

En ese mismo orden de ideas, se considera obligatorio que todos los comerciantes lleven contabilidad. Siendo “comerciantes las personas que profesionalmente se ocupan en alguna de las actividades que la ley considera mercantiles”(Artículo 10), ¿pero entonces cuáles son las actividades que se consideran mercantiles?

El Artículo 20 nos ilustra con diecinueve actos, operaciones y empresas que se consideran mercantiles,dando claridad al concepto.

1) La adquisición de bienes a título oneroso con destino a enajenarlos en igual forma, y la enajenación de los mismos;

2) La adquisición a título oneroso de bienes muebles con destino a arrendarlos; el arrendamiento de los mismos; el arrendamiento de toda clase de bienes para subarrendarlos, y el subarrendamiento de los mismos;

3) El recibo de dinero en mutuo a interés, con garantía o sin ella, para darlo en préstamo, y los préstamos subsiguientes, así como dar habitualmente dinero en mutuo a interés;

4) La adquisición o enajenación, a título oneroso, de establecimientos de comercio, y la prenda, arrendamiento, administración y demás operaciones análogas relacionadas con los mismos;

5) La intervención como asociado en la constitución de sociedades comerciales, los actos de administración de las mismas o la negociación a título oneroso de las partes de interés, cuotas o acciones;

6) El giro, otorgamiento, aceptación, garantía o negociación de títulos-valores, así como la compra para reventa, permuta, etc., de los mismos;

7) Las operaciones bancarias, de bolsas, o de martillos;

8) El corretaje, las agencias de negocios y la representación de firmas nacionales o extranjeras;

9) La explotación o prestación de servicios de puertos, muelles, puentes, vías y campos de aterrizaje;

10) Las empresas de seguros y la actividad aseguradora;

11) Las empresas de transporte de personas o de cosas, a título oneroso, cualesquiera que fueren la vía y el medio utilizados;

12) Las empresas de fabricación, transformación, manufactura y circulación de bienes;

13) Las empresas de depósito de mercaderías, provisiones o suministros, espectáculos públicos y expendio de toda clase de bienes;

14) Las empresas editoriales, litográficas, fotográficas, informativas o de propaganda y las demás destinadas a la prestación de servicios;

15) Las empresas de obras o construcciones, reparaciones, montajes, instalaciones u ornamentaciones;

16) Las empresas para el aprovechamiento y explotación mercantil de las fuerzas o recursos de la naturaleza;

17) Las empresas promotoras de negocios y las de compra, venta, administración, custodia o circulación de toda clase de bienes;

18) Las empresas de construcción, reparación, compra y venta de vehículos para el transporte por tierra, agua y aire, y sus accesorios, y

19) Los demás actos y contratos regulados por la ley mercantil.

Es decir que si te encuentras dentro de alguno de los actos anteriormente mencionados eres considerado comerciante, por ende, deberías llevar contabilidad.

Perspectiva Tributaria

Para todas aquellas personas naturales o jurídicas no calificadas comerciantes, pertenecientes al régimen responsable de IVA, están obligadas a llevar contabilidad. ¿y cómo saber si perteneces al régimen responsable de IVA?

Partamos del hecho de que la Ley 1943 de 2018 cambió la clasificación que se hacía sobre los responsables del impuesto de ventas:

Las personas responsables de IVA son todas aquellas que venden productos o presten servicios gravados con el IVA, sin embargo, para las personas naturales existen unos requisitos que se disponen en el estatuto tributario, que en caso de no cumplirlos llegará a considerarse como no responsable de IVA.

¿Quiénes no están obligados a llevar contabilidad?

Todas aquellas personas no comerciantes que se encuentren dentro del régimen no responsables de IVA o del Régimen Simple. Los agricultores y ganaderos que vendan sus productos de forma natural.

Cabe resaltar que, si la persona no se encuentra obligada a llevar contabilidad, pero desea hacerlo para mejorar el proceso administrativo, podrá hacerlo de forma voluntaria.

Sanciones por irregularidades

Si estás obligado a llevar contabilidad, pero incurres en irregularidades, te expones a recibir sanciones. De acuerdo con el Artículo 655 del Estatuto Tributario, la multa por esta irregularidad será del 0.5% del mayor valor entre el patrimonio líquido y los ingresos netos del año anterior al que se impone la sanción, sin llegar a exceder los 20.000 UVT.

El Artículo 654 del Estatuto Tributario cita las siguientes irregularidades:

– No llevar libros de contabilidad si hubiere obligación de llevarlos.

– No tener registrados los libros principales de contabilidad, si hubiere obligación de registrarlos.

– No exhibir los libros de contabilidad, cuando las autoridades tributarias lo exigieren.

– Llevar doble contabilidad.

– No llevar los libros de contabilidad en forma que permitan verificar o determinar los factores necesarios para establecer las bases de liquidación de los impuestos o retenciones.

– Cuando entre la fecha de las últimas operaciones registradas en los libros, y el último día del mes anterior a aquél en el cual se solicita su exhibición, existan más de cuatro (4) meses de atraso.

Si de acuerdo con la anterior información te interesa comenzar a realizar registros contables, te recomendamos llevarla a través de un software contable para facilitar el proceso y evitar errores. Da clic aquí para recibir información acerca del software ITS Contable.

Referencias:

Código de Comercio

Estatuto Tributario

Gerencie.com. (17 de 09 de 2019). Gerencie.com. Obtenido de https://www.gerencie.com/obligados-a-llevar-contabilidad.html

Decreto 410 del 27 de marzo de 1971

Decreto 1311 del 20 de octubre de 2021

Ley 1943 del 28 de diciembre de 2018