Por medio de la Resolución número 000164 del 27 de diciembre de 2021 se reglamentan los Artículos 631-5 y 631-6 del Estatuto Tributario, los cuales hacen referencia al Registro Único de Beneficiarios Finales y al Sistema de Identificación de Estructuras Sin Personería Jurídica – SIESPJ.

A continuación, se da a conocer la información más relevante acerca de la resolución.

Registro Único de Beneficiarios Finales – RUB

¿Qué es el RUB?

El Registro Único de Beneficiarios Finales – RUB hará parte integral del Registro Único Tributario – RUT y constituirá el único mecanismo para suministrar la información que corresponde a los beneficiarios finales de los sujetos obligados.

¿Quiénes se encuentran obligados a suministrar información en el Registro Único de Beneficiarios Finales – RUB?

Se encuentran en la obligación de suministrar la información aquellas personas jurídicas y estructuras sin personería jurídica o similares, cómo:

– Sociedades y entidades nacionales con o sin ánimo de lucro, incluyendo aquellas cuyas acciones se encuentran inscritas o listadas en una o más bolsas de valores.

– Establecimientos permanentes de conformidad con lo establecido en el Artículo 20-1 del Estatuto Tributario.

– Estructuras sin personería jurídica o similares, en los siguientes casos:

– Las creadas o administradas en la República de Colombia

– Las que se rijan por las normas de la República de Colombia

– Las que su fiduciario o posición similar o equivalente sea una persona jurídica nacional o persona natural residente fiscal en la República de Colombia

– Personas jurídicas extranjeras y estructuras sin personería o similares cuyo valor de los activos ubicados en la República de Colombia represente más del cincuenta por ciento (50%) del valor total de los activos poseídos por la persona jurídica o estructura sin personería jurídica o similar, según sus estados financieros.

¿Quiénes no se encuentran obligados a suministrar información en el Registro Único de Beneficiarios Finales – RUB?

Las personas jurídicas y estructuras sin personería jurídica o similares no se encuentran obligadas a suministrar información en el RUB, en los casos:

– Entidades, establecimientos u organismo públicos, entidades descentralizadas y sociedades nacionales en las que el cien por ciento (100%) de su participación sea público.

– Embajadas, misiones diplomáticas, oficinas consulares, organizaciones u organismos internacionales acreditados por el Gobierno Nacional.

Nota: No se exceptúan de la obligación de suministrar información en el Registro Único de Beneficiarios Finales – RUB las sociedades de economía mixta, sin perjuicio de su calidad de entidades descentralizadas de acuerdo con lo dispuesto por el Artículo 68 de la Ley 489 de 1998.

¿Cuáles son los criterios para la determinación del beneficiario final de las personas jurídicas?

Se consideran beneficiarios finales a:

– La personal natural que, actuando individual o conjuntamente, sea titular, directa o indirectamente, del cinco por ciento (5%) o más del capital o de los derechos de voto de la persona jurídica, y/o se beneficie en cinco por ciento (5%) o más de los activos, rendimientos o utilidades de la persona jurídica; y

– La personal natural que, actuando individual o conjuntamente, ejerce control directo y/o indirecto sobre la persona jurídica por cualquier otro medio diferente a los establecidos.

– Cuando no se identifique ningún beneficiario final bajo los criterios anteriores, se considerará como beneficiario final a la persona natural que ostente el cargo de representante legal, salvo que exista una persona natural que ostente una mayor autoridad en relación con las funciones de gestión o dirección de la persona jurídica, en cuyo caso se deberá reportar a esta última persona natural.

Otros criterios o condiciones respecto al beneficiario final de las personas jurídicas:

– Cuando la persona jurídica tenga indirectamente beneficiarios condicionados, se deberán indicar dichas condiciones en el Registro Único de Beneficiarios Finales – RUB. Una vez dichas condiciones se cumplan, se deberá actualizar el Registro Único de Beneficiarios Finales – RUB y suministrar la información del beneficiario final.

– Cuando la persona jurídica emita o haya emitido acciones o títulos al portador o en su cadena de propiedad existan personas jurídicas con acciones o títulos al portador, se deberá indicar la siguiente información respecto de la persona jurídica con acciones o títulos al portador, razón social número de identificación tributaria o equivalente funcional y país de expedición.

– Cuando la persona jurídica tenga accionistas nominales y/o en su cadena de propiedad tenga accionistas nominales, se deberán indicar los nominadores beneficiarios finales de los accionistas nominales.

– Cuando una estructura sin persona jurídica o similar sea titular, directa o indirectamente, del cinco por ciento (5%) o más en el capital de una persona jurídica, serán también beneficiarios finales de esa persona jurídica los beneficiarios finales de la estructura sin personería jurídica o similar.

¿Cuáles son los criterios para la determinación del beneficiario final de la estructura sin personería jurídica o similar?

Son beneficiarios finales de una estructura sin persona jurídica o similar, las personas naturales en calidad de:

– Fiduciante(s), fideicomitente(s), constituyente(s) o posición similar o equivalente;

– Fiduciario(s) o posición similar o equivalente;

– Comité fiduciario, comité financiero o posición similar o equivalente;

– Fideicomisionario(s), beneficiario(s) o beneficiario(s) condicionado(s); y

– Cualquier otra persona natural que ejerza control efectivo/final, o que tenga derecho a gozar y/o disponer de los activos, beneficios, resultados o utilidades.

Otros criterios o condiciones respecto al beneficiario final de la estructura sin personería jurídica o similar

– Cuando la estructura sin personería jurídica o similar tenga directa o indirectamente beneficiarios condicionados, se deberán indicar dichas condiciones en el Registro único de Beneficiarios Finales – RUB. Una vez dichas condiciones se cumplan, se deberá actualizar el Registro Único de Beneficiarios Finales – RUB y suministrar información del beneficiario final.

– Cuando una persona jurídica tenga o ejerza alguna de las calidades establecidas cómo criterio, se deberán informar los beneficiarios finales de dicha persona jurídica de acuerdo.

– Cuando una estructura sin persona jurídica o similar tenga o ejerza alguna de las calidades establecidas cómo criterio, se deberán informar los beneficios finales de dicha estructura sin personería jurídica.

– Cuando una persona jurídica tenga o ejerza alguna de las calidades establecidas como criterio y emita o haya emitido acciones o títulos al portador o en su cadena propiedad existan personas jurídicas con acciones o títulos al portador, se deberá indicar respecto de la persona jurídica con acciones o títulos al portador: razón social, número de identificación tributaria o equivalente funcional y país de expedición.

– Cuando la estructura sin personería jurídica tenga en su cadena de propiedad accionistas nominales, se deberán indicar los nominadores beneficiarios finales de los accionistas nominales.

¿Quiénes y cuándo se debe suministrar la información en el RUB?

– Las personas jurídicas, estructuradas sin personería jurídica o similares, constituidas o creadas con anterioridad al 15 de enero de 2022, deberán suministrar la información correspondiente de forma electrónica a más tardar el 30 de septiembre de 2022.

– Mientras que las personas jurídicas, estructuradas sin personería jurídica o similares, constituidas o creadas a partir del 15 de enero de 2022, deberán suministrar la información correspondiente dentro de los dos (2) meses siguientes a la inscripción del RUT o a la inscripción en el Sistema de Identificación de Estructura Sin Personería Jurídica – SIESPJ, suministrando la información correspondiente a la fecha en que se efectúa el suministro de esta.

¿Cuándo se debe actualizar la información en el RUB?

Los sujetos registrados deben actualizar la información en el Registro Único de Beneficiarios Finales, si al primer (1°) día de los meses de enero, abril, julio y octubre de cada año, hay modificaciones respecto de la información suministrada en el RUB, teniendo como plazo el mes siguiente, contado a partir del primer (1°) día del mes que corresponda.

¿Qué información se debe suministrar en el RUB?

Aquellos que se encuentran obligados a registrarse en el RUB, deberán suministrar información respecto de cada uno de sus beneficiarios finales, según corresponda:

– Tipo de documento

– Número de identificación y país de expedición

– Número de identificación tributaria – NIT o equivalente funcional y país de expedición

– Nombres y Apellidos

– Fecha y país de nacimiento

– País de nacionalidad

– Ubicación, incluyendo la siguiente información: País de residencia, departamento o estado, ciudad, dirección, código postal, correo electrónico

– Criterios de determinación del beneficiario final

– Porcentaje de participación en el capital de la persona jurídica

– Porcentaje de beneficio en los rendimientos, resultados o utilidades de la persona jurídica, estructura sin personaría jurídica o similar

– Fecha desde la cual tiene la calidad de beneficiario final o existe la condición

– Fecha desde la cual deja de tener la calidad de beneficiario final o de existir la condición

Aclaraciones sobre la información que se debe suministrar

– Los porcentajes que se deben indicar en el Registro Único de Beneficiarios Finales – RUB deben corresponder a los porcentajes de participación o beneficio de cada beneficiario final, de manera individual y no conjuntamente.

– En caso de que el beneficiario final tenga número de identificación, NIT, país de nacionalidad y/o país de residencia, de/en Colombia, prevalecerá dicha información a la de otros países.

¿Cómo se realiza el suministro de información en el RUB?

La información se deberá realizar a través del sistema electrónico del Registro Único de Beneficiarios Finales – RUB de la DIAN

Sistema de Identificación de Estructuras sin Personería Jurídica – SIESPJ

En el caso de las estructuras sin personería jurídicas o similares creadas con anterioridad al 15 de enero de 2022, no obligadas a inscribirse en el Registro Único Tributario – RUT, deberán inscribirse en el Sistema de Identificación de Estructuras Sin Personería Jurídica – SIESPJ a través del sistema informático de la DIAN, contando como plazo máximo hasta el 30 de septiembre de 2022.

En cuanto a las estructuras jurídica o similares creadas a partir del 15 de enero de 2022, deberán inscribirse en el Sistema de Identificación de Estructuras Sin Personería Jurídica – SIESPJ a través del sistema informático de la DIAN, a más tardar dentro del mes siguiente a su creación.

Actualización en el Sistema de Identificación de Estructuras Sin personería Jurídica – SIESPJ

La actualización de la información se debe realizar ante cualquier modificación esta, dentro del mes siguiente al hecho que genera la actualización.

¿Qué información se debe suministrar en el SIESPJ?

– Tipo de estructura sin personería jurídica o similar

– Nombre y código alfanumérico asignado internamente para la identificación de la estructura sin personería jurídica o similar

– Fecha de creación de la estructura sin personería jurídica o similar

– Fecha de terminación de la estructura sin personería jurídica o similar

– Número de Identificación de Estructuras Sin Personería Jurídica – NIESPJ asignado por la DIAN

– Fecha de inicio de administración de la estructura sin personería jurídica o similar

– Fecha de finalización de administración de la estructura sin personería jurídica o similar

– Cambio de administrador de la estructura sin personería jurídica o similar

En el caso donde no se logre identificar uno o más beneficiarios finales, se deberá exponer dicha situación junto con su sustento en el Registro Único de Beneficiarios Finales – RUB.

Preservación de la Información

Los sujetos obligados registrarse y suministrar información en el RUB se encuentran forzados a preservar los soportes de los datos suministrados por el periodo de cinco (5) años, a partir del 1° de enero del año siguiente en que se del registro, actualización o liquidación o finalización del sujeto.

Impedimentos

En el supuesto en que el sujeto se vea impedido a suministrar la información vía electrónica por hechos técnicos atribuibles a la DIAN, podrá realizar el reporte dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a que la DIAN divulgue oficialmente el restablecimiento del servicio, sin incurrir en extemporaneidad.

Sanciones a los sujetos obligados a registrarse en el RUB

Los sujetos obligados a registrarse en el RUB incurrirán en sanciones de acuerdo con lo establecido en el artículo 658-3 del Estatuto Tributario en los casos qué:

– No se suministre la información

– Se suministre de forma errónea

– Se suministre de manera incompleta

– No se actualice

Además, en caso de que la DIAN solicite la información correspondiente al RUB y no se suministre, o se suministre de forma errónea o incompleta, o fuera del plazo otorgado o la información no corresponda a la solicitada, se aplicarán las sanciones descritas en el Artículo 651 del Estatuto Tributario.

Sanciones Civiles y/o Penales

Aquellos beneficiarios finales que no suministren y/o suministren información falsa al sujeto obligado, podrán ser objeto de sanciones civiles y/o penales de acuerdo con la legislación y normatividad colombiana.

Las personas jurídicas y estructuras sin personería jurídicas o similares que se encuentren obligadas a inscribirse en el RUT, y se encuentran obligados a inscribirse en el RUB, deberán actualizar de manera previa el RUT incluyendo la responsabilidad de “Informante Beneficiarios Finales”.