Como ya es de conocimiento de todos, este 1 de Junio 2024 deben iniciar a facturar el 100% de las ventas las empresas que son declarantes del impuesto sobre la Renta que no tengan calidad de Grandes Contribuyentes. Este grupo representa la gran mayoría de empresas en Colombia, por lo cual es probable que se presenten algunos errores o demoras al momento de emitir Facturas de Venta Electrónica o Documentos Equivalentes Electrónicos De Máquina Registradora con Sistema POS.
A continuación, se mencionan cuáles son los inconvenientes tecnológicos de la factura electrónica según lo descrito en el Anexo Técnico 1.9 de la DIAN.
Tipo 03:
Cuando el facturador no pueda expedir la factura electrónica por inconvenientes tecnológicos, como por ejemplo no tener internet, estar sin luz, algún error por parte del software con el que factura, etc. En este caso:
- Debe facturar a través de las facturas de talonario o de papel, cuya numeración previamente debe haber sido solicitada y asociada en la DIAN. Una vez se supere la contingencia, se deberá transmitir a la DIAN la información de las facturas generadas en contingencia con un plazo de 48 horas.
- Deberá generar una carta declarando el inconveniente tecnológico o superación del mismo y remitirla al correo electrónico contingencia.facturadorvp@dian.gov.co incluyendo lo siguiente:
Asunto: Nit de la empresa separado con un guion el digito de verificación; Nombre de la empresa.
Adjunto: PDF de la carta donde se declaren en contingencia con la firma del representante legal o quien haga de sus veces.
Cuerpo del correo: Datos de contacto (Nombres, teléfono/Celular de contacto).
Tipo 04:
Cuando las causas sean atribuibles a situaciones de índole tecnológico por parte de la DIAN, como por ejemplo ventanas de mantenimiento programadas. También se podrá determinar contingencia de este tipo si se cumplen las siguientes condiciones:
- Se genere alguno de los siguientes códigos de error por parte de la DIAN:
500 – Internal Server Error
503 – Service Unavailable
507 – Insufficient Storage
508 – Loop Detected
403 – Site Disabled - 5 segundos después de la detección de alguno de los errores antes mencionados, intentar transmitir nuevamente a la DIAN la factura electrónica de venta. Si persiste el error, se deben realizar dos (2) intentos más, cada uno en intervalo de 5 segundos. Al finalizar el último intento, es decir 15 segundos después de la transmisión inicial y si persiste la condición de error, se podrá declarar contingencia tipo 04.
- Será necesario mantener o archivar las evidencias de los errores.
En este caso deberá generar la factura electrónica sin la validación previa por parte de la DIAN con el prefijo habitual que se usa para facturar electrónicamente y entregarla a su cliente en tiempo real.
Es importante monitorear la conexión y los servicios web de la DIAN de facturación electrónica a los 30 minutos después de haber visualizado el primer mensaje de error con el fin de identificar el restablecimiento del servicio por parte de la DIAN. Una vez se haya restablecido el servicio, deberá transmitirlas a la DIAN para la correspondiente validación con un plazo máximo de 48 horas.
También se podrá declarar contingencia tipo 04 cuando se presenten demoras de más de 1 minuto en los tiempos de respuesta en los servicios de facturación electrónica de la DIAN, o se evidencie el error “Time Out”. En este caso se debe:
- Esperar 2 minutos e intentar transmitir nuevamente los documentos electrónicos. Si persiste el error, se deben realizar cuatro (4) intentos más, cada uno en intervalo de 2 minutos.
- Si el problema persiste a pesar de los 5 intentos, se declara la contingencia tipo 04. Donde deberá mantener y archivar las evidencias de las demoras en los servicios.
Si eres usuario ITS y deseas saber cómo llevar a cabo cada una de las contingencias en el software, continúa leyendo.
Contingencia Tipo 03 en ITS:
- Requisitos: Se debe solicitar en la DIAN una nueva autorización numeración de facturación con modalidad FACTURA DE TALONARIO O DE PAPEL y enviarla al correo soporte@itscontable.com detallando a cuáles usuarios se debe agregar.
- En el portal de facturación electrónica de la DIAN, asociar la autorización de modalidad FACTURA DE TALONARIO O DE PAPEL con el modo de operación de ITS Contable 2.0 como se detalla en el MANUAL ASOCIACIÓN DE PREFIJOS DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA.
- Crear la autorización de facturación de contingencia Talonario o de Papel en ITS haciendo uso del formulario Rangos de Facturación, como se detalla en el MANUAL RANGOS DE FACTURACIÓN.
Proceso en ITS:
Mientras dure la contingencia Tipo 03 deberá generar facturas electrónicas a través de la autorización FACTURA DE TALONARIO O DE PAPEL que hayan solicitado a la DIAN, en este caso el prefijo CT. La forma de realizar los registros de venta con este documento es exactamente igual a la de Factura de Venta Electrónica. El comprobante debe entregarse al cliente de forma impresa debido a que, al tratarse de un documento no electrónico, no le llegará al correo.
Nótese que al escoger el documento de Talonario o de Papel destinado para contingencia tipo 03 en la pantalla de Facturación, se mostrará la etiqueta Contingencia 03 en color verde.
Una vez se haya superado la contingencia tipo 03, será necesario transmitir las facturas emitidas por talonario o papel de contingencia. Para ello se debe:
- Ingresar el formulario Verificador de Documentos
- En la casilla Documento seleccionar el prefijo de la autorización FACTURA DE TALONARIO O DE PAPEL, en este caso CT. Activar la casilla Mostrar facturas en contingencia tipo 03. En caso de que exista más de un prefijo de contingencia, se puede activar la casilla Incluir todos los prefijos de factura de contingencia.
- En las casillas Fechas, asignar el rango de fechas en las que se hicieron las facturas de contingencia.
- Validar que en la casilla Forma de Pago este seleccionado el valor Todas con el fin de que se muestren todas las facturas de contingencia sin importar la forma de pago.
- Clic en Consultar
- El sistema buscará entre las facturas de contingencia emitidas por el prefijo CT (y los demás prefijos en caso de que se haya activado la casilla Incluir todos los prefijos de factura de contingencia) que tengan pendiente el proceso de transmisión a la DIAN. En caso de que ya se hayan transmitido, no se mostrará ningún resultado.
- Se da clic en Aceptar. Se procede a seleccionar los documentos a transmitir, ya sea seleccionando algunos o todos a la vez. Luego se procede a transmitir dando clic en el botón Enviar Dian y se confirma la acción dando clic en Aceptar.
- ITS iniciará la transmisión de cada documento a la DIAN en orden según su consecutivo. Si por algún motivo se desea detener el proceso podrá dar clic en el botón Detener Envíos. Cada documento transmitido correctamente a la DIAN se muestra con un visto bueno de color verde.
- Con esta acción ya se ha transmitido correctamente los documentos de contingencia a la DIAN. Se podrá validar listando en Facturación alguna de las facturas de contingencia y dando clic en el botón Verificación DIAN. Se accederá al portal de la DIAN donde se evidencia que el documento ya fue transmitido de forma electrónica a esta entidad.
Contingencia Tipo 04 en ITS:
Una vez se haya declarado la contingencia tipo 04, se deberá hacer registrar la venta haciendo uso del documento electrónico que se usa habitualmente, en este caso el prefijo FE-FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA.
Una vez se haya superado la contingencia, el proceso de transmisión a la DIAN se hace de la misma forma como se explicó para la contingencia tipo 03. En este caso:
- Ingresar el formulario Verificador de Documentos
- En la casilla Documento seleccionar el prefijo de la autorización FACTURAS DE VENTA ELECTRÓNICA o DOCUMENTOS EQUIVALENTES ELECTRÓNICOS DE MÁQUINA REGISTRADORA CON SISTEMA POS, en este caso FE. Activar la casilla Mostrar facturas en contingencia tipo 04. En caso de que exista más de un prefijo, se puede activar la casilla Incluir todos los prefijos de Factura Electrónica de Venta o POS Electrónico.
- En las casillas Fechas, asignar el rango de fechas en las que se hicieron las facturas de contingencia.
- Validar que en la casilla Forma de Pago este seleccionado el valor Todas con el fin de que se muestren todas las facturas de venta electrónica o POS electrónico emitidas durante la contingencia tipo 04.
- Se seleccionan los documentos a transmitir y se da clic en Enviar DIAN de la misma forma como se explicó en la contingencia tipo 03.
Con este paso se habrán transmitido correctamente a la DIAN las Facturas Electrónicas de Venta o Documentos Equivalentes Electrónicos de Máquina Registradora con Sistema POS que se hayan generado sin validación previa. Se podrá validar listando en Facturación alguna de las facturas de contingencia y dando clic en el botón Verificación DIAN.
Esta actualización ya está disponible para las empresas que están bajo la modalidad nube. Las empresas que estén en la modalidad servidor y deseen tener esta mejora, deben solicitarla respondiendo a este correo o contactando a un asesor de soporte ITS.
Para visualizar y descargar los manuales completos da clic en el enlace correspondiente
Video sobre el proceso de transcripción del documento electrónico en ITS Software
ITS más que una herramienta, un aliado.
Fuente:
Realizado por:
Rafael Ortiz
