El tratamiento tributario de las propinas en gastrobares es un tema clave para los contadores. Un gastrobar puede estar liquidando correctamente el 8% del impuesto nacional al consumo sobre la comida y los cocteles, y aun así estar cometiendo un error grave con la propina: incluirla dentro de la base gravable, registrarla como un ingreso propio del negocio o dejarla por fuera de la factura electrónica sin informarle al cliente su derecho a rechazarla. Este tipo de establecimiento, que combina en un mismo local el servicio de restaurante y el de bar, tiene particularidades que no siempre están claras ni siquiera para quien lo administra.

En este artículo te explicamos cómo debe facturarse la propina, si hace parte de la base del impuesto nacional al consumo, cómo se registra contablemente cuando el establecimiento la recauda, qué obligaciones le impone la Ley 1935 de 2018 al negocio y qué efectos tiene en la declaración de renta tanto del establecimiento como de los trabajadores que la reciben.

Tips clave sobre las propinas en un gastrobar

• La propina nunca es un ingreso del gastrobar: aunque el establecimiento la recaude junto con la cuenta, pertenece a los trabajadores y no debe registrarse ni facturarse como una venta propia.
• No hace parte de la base del impuesto nacional al consumo: por su carácter voluntario, los artículos 512-9 y 512-11 del Estatuto Tributario (ET) la excluyen expresamente de la base gravable.
• Su inclusión en la factura es informativa, no obligatoria: el gastrobar puede sugerirla y discriminarla en el documento, pero el cliente conserva el derecho de no pagarla o de modificar su valor.
• El tope legal es del 10% del consumo: cuando el establecimiento la sugiere e incorpora a la factura, la Ley 1935 de 2018 no permite superar ese porcentaje.
• La mezcla de restaurante y bar tiene una regla propia de INC: cuando el gastrobar presta ambos servicios, el artículo 512-12 del ET los grava como un servicio integral único al 8%, sin desagregar comida de licor.

¿Qué se entiende por propina para efectos legales y cuál es su naturaleza jurídica?

El artículo 2 de la Ley 1935 de 2018 define la propina como el reconocimiento en dinero que, en forma voluntaria, el consumidor otorga a las personas que hacen parte de la cadena de servicios en el establecimiento, por el buen servicio recibido e independientemente del valor de venta registrado. Esta ley se aplica a todos los establecimientos dedicados a la prestación del servicio de consumo de alimentos, bebidas o espectáculos públicos, lo que incluye de forma directa a un gastrobar, sea que en un momento del día opere como restaurante y en otro como bar.

Dos elementos son determinantes para el tratamiento tributario que explicamos en las siguientes secciones: (i) la propina es voluntaria por definición legal, y (ii) su valor no depende del precio del consumo, aunque se sugiera como un porcentaje de este. Ambos elementos son la razón por la cual la propina queda por fuera de la base gravable del impuesto nacional al consumo, como detallamos más adelante.

¿La propina debe incluirse en la factura electrónica del gastrobar?

El artículo 4 de la Ley 1935 de 2018 establece que la persona que atiende al cliente debe preguntarle si desea que su propina voluntaria sea incluida en la factura o el documento equivalente, o que indique el valor que quiere dar como propina. Esto significa que su inclusión no es una opción exclusiva del establecimiento: depende de la decisión informada del cliente en cada transacción.

Técnicamente, de acuerdo con el anexo técnico vigente de la Resolución DIAN 165 de 2023, la propina debe viajar en el XML como un valor informativo adicional al pago (en la misma zona donde se discriminan anticipos o descuentos), nunca como un ítem de venta ni como un componente que se sume a la base sobre la cual se calculan el impuesto al consumo o el IVA. Facturarla como si fuera un plato o una bebida más es uno de los errores de parametrización más comunes, porque hace que el sistema la integre automáticamente a la base gravable.

Cuando el cliente acepta incluirla, la propina debe figurar en la factura electrónica como un concepto discriminado y separado del consumo gravado. Cuando la entrega en efectivo directamente al mesero, sin que pase por caja, el establecimiento no tiene ninguna obligación de incluirla en la factura de venta ni de dejar soporte fiscal de esa entrega, porque nunca administró ese dinero. Y un punto que suele generar confusión: el cliente conserva el derecho a retirar, disminuir o modificar la propina incluso después de emitida la factura electrónica; no es cierto que, una vez facturada, quede en firme.

¿La propina genera impuesto nacional al consumo o IVA en el gastrobar?

No. El artículo 512-9 del ET, aplicable al servicio de restaurantes, y el artículo 512-11, aplicable a bares, tabernas y discotecas, coinciden en la misma regla: la base gravable está conformada por el precio total del consumo, incluidas las bebidas acompañantes y demás valores adicionales, pero en ningún caso la propina, por ser voluntaria, hará parte de esa base. La DIAN ha reiterado este criterio en varios oficios, entre ellos el Oficio 900727 de 2022 y el Oficio 902460 de 2022.

La única excepción práctica se presenta cuando el gastrobar opera bajo franquicia: en ese caso, el impuesto nacional al consumo de restaurantes y bares no le resulta aplicable (numeral 3 del artículo 512-1 del ET) y el negocio factura con IVA general en lugar de INC, con base en la regla general del artículo 447 del ET, según la cual la base gravable del IVA es el valor total de la operación. Aun así, la exclusión de la propina se mantiene, porque el pago voluntario del cliente a los trabajadores no es una contraprestación por el bien o el servicio vendido y, por tanto, no hace parte de esa operación gravada.

¿La propina afecta la base del impuesto de industria y comercio (ICA) del gastrobar?

No. En la mayoría de municipios la base gravable del ICA para el servicio de restaurante está conformada por los ingresos brutos, ordinarios y extraordinarios, del contribuyente. Como la propina nunca tiene la naturaleza de un ingreso del gastrobar (es un valor recibido para terceros), tampoco integra la base gravable que se declara ante el municipio.

¿La propina cuenta para el tope de ingresos del Régimen Simple de Tributación?

Tampoco. El artículo 908 del ET toma como referencia los ingresos propios del contribuyente para determinar la base gravable del impuesto unificado bajo el Régimen Simple (RST). Al no ser un ingreso del gastrobar, la propina tampoco debe sumarse ni para calcular ese impuesto ni para evaluar el tope de ingresos que determina si el establecimiento puede permanecer en el régimen.

Fórmula práctica

Base gravable INC= Precio total del consumo (comida + bebidas + demás valores adicionales) - Propina voluntaria

Impuesto al consumo= Base gravable x 8%

Ejemplo numérico: un gastrobar registra un consumo de comida y licor de $250.000 y el cliente acepta una propina sugerida del 10% ($25.000). La factura total es de $275.000, pero la base gravable del INC sigue siendo $250.000.

El impuesto al consumo es $250.000 × 8% = $20.000, y no $275.000 × 8% = $22.000. Aplicar la tarifa sobre el valor con propina incluida es el error más común y, multiplicado por el volumen de facturación mensual de un gastrobar, se traduce en un mayor impuesto liquidado y pagado sin ningún sustento legal.

¿Cómo debe registrarse contablemente la propina que recibe el establecimiento?

Cuando el gastrobar recauda la propina junto con el pago del consumo (por ejemplo, porque el cliente paga todo con tarjeta y la propina queda incluida en el mismo cobro), ese valor no se lleva al grupo de ingresos (41): se registra como un pasivo por ingresos para terceros, en la cuenta 2815 del PUC (sugerida), idealmente con una subcuenta específica para propinas y un tercero por cada trabajador beneficiario.

El registro típico tiene dos momentos. Al recaudar la propina junto con el pago del cliente, se debita caja o bancos (1105 o 1110) y se acredita la cuenta 2815 (pasivo por ingresos recibidos para terceros). Al entregar el valor al trabajador, se debita la cuenta 2815 y se acredita caja o bancos. Si el cliente entrega la propina en efectivo directamente al mesero, sin pasar por caja, el gastrobar no realiza ningún registro contable, porque el dinero nunca ingresó a su flujo ni estuvo bajo su administración.

¿Qué obligaciones tiene el gastrobar frente al manejo y destinación de la propina bajo la Ley 1935 de 2018?

La Ley 1935 de 2018 impone al establecimiento un conjunto de obligaciones que van más allá de lo contable. Debe informar al consumidor sobre la voluntariedad de la propina y su derecho a no pagarla o a modificar su cuantía; no puede exigirla ni hacerla obligatoria; y, cuando la sugiere e incorpora en la factura, el valor no puede superar el 10% del consumo. La Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) vigila el cumplimiento de estas reglas y ha reiterado los deberes del establecimiento en circulares como la del 5 de septiembre de 2022, y tramita denuncias de consumidores que se sienten obligados a pagarla.

La propina pertenece a los trabajadores que hacen parte de la cadena de servicio, no al establecimiento. El artículo 5 de la Ley 1935 de 2018 es explícito en que al gastrobar le está prohibido intervenir en la distribución de las propinas, destinarlas a gastos propios del negocio (reposición de elementos de trabajo, pago de turnos, faltantes de caja) o retenerlas bajo cualquier motivo. La misma norma fija un plazo máximo de un mes, contado desde el recaudo, para que el establecimiento entregue la propina a los trabajadores; superarlo, o dejar saldos acumulados y sin distribuir en la cuenta de pasivo, es en sí mismo un incumplimiento de la ley.

Un punto operativo que suele pasarse por alto: cuando la propina se paga con tarjeta y queda correctamente informada en la terminal del datáfono al momento del cobro, no debe quedar sometida a la comisión que la entidad financiera cobra por esa transacción. Esa comisión es un costo del negocio, no un descuento que se le pueda trasladar al valor que recibirá el trabajador.

Con la generalización de la factura electrónica, la DIAN y la SIC cuentan cada vez con más visibilidad sobre el recaudo real de propinas por establecimiento, lo que hace más relevante que el gastrobar tenga una política clara y documentada sobre cómo las recauda y las distribuye.

¿Qué efectos tiene la propina en el impuesto de renta del gastrobar y de los trabajadores que la reciben?

Para el gastrobar, al no ser un ingreso propio, la propina no se declara como ingreso gravado en su declaración de renta ni genera un costo o gasto deducible para el establecimiento, salvo que decida asumir voluntariamente un valor adicional como incentivo propio para su personal, caso en el cual sí se trataría de un gasto de nómina distinto de la propina en sí misma.

Para el trabajador que la recibe, la propina sí constituye un ingreso que debe reconocer en su propia declaración de renta si está obligado a declarar. Lo que la norma sí resuelve de forma expresa es su naturaleza laboral: el artículo 5 de la Ley 1935 de 2018 establece que los ingresos que los trabajadores reciben por concepto de propinas no constituyen salario y, por consiguiente, en ningún caso pueden considerarse factor salarial, en concordancia con el artículo 131 del Código Sustantivo del Trabajo. Esto significa que, independientemente de la periodicidad con que se paguen, no deben integrar el ingreso base de cotización a seguridad social ni la base para el cálculo de prestaciones sociales.

Distinto es el debate sobre cómo debe incluir ese ingreso el propio trabajador en su declaración de renta, donde en la práctica coexisten tres posiciones doctrinales: (i) tratarlo como renta de trabajo, con acceso a la renta exenta del 25% y a la deducción por dependientes (por su obligación de hacer mas no de dar); (ii) tratarlo como renta no laboral, por no derivarse de la relación laboral, legal o reglamentaria con el empleador, sin el beneficio del 25%; y (iii) tratarlo como ganancia ocasional, por tratarse de un valor que un tercero le entrega sin ninguna contraprestación exigible. No existe una única posición pacífica de la DIAN sobre este punto; la calificación que se escoja debe poder sustentarse con argumentos sólidos ante un eventual requerimiento.

¿Cómo opera el impuesto nacional al consumo cuando el gastrobar presta simultáneamente el servicio de restaurante y el de bar?

Esta es la pregunta más propia del gastrobar como modelo de negocio. El artículo 512-12 del ET establece que, cuando dentro de un mismo establecimiento se prestan de forma independiente y en recinto separado el servicio de restaurante y el de bar, taberna o discoteca, la operación se grava como un servicio integral a la tarifa única del 8%. La misma norma aclara que el tratamiento es igual cuando el establecimiento alterna la prestación de ambos servicios en diferentes horarios, que es precisamente el modelo típico de un gastrobar: de día funciona como restaurante y en la noche se transforma en bar.

La consecuencia práctica es que el gastrobar no debe declarar dos actividades separadas para efectos del impuesto al consumo, ni aplicar tarifas diferenciales entre la comida y las bebidas alcohólicas: todo el consumo tributa como servicio integral al 8%. Y, en ambos escenarios, la propina queda excluida de la base gravable bajo la misma regla que ya explicamos para restaurantes y para bares.

¿Cuáles son los errores más frecuentes que comete un gastrobar al gestionar tributariamente sus propinas?

• Incluir la propina dentro de la base gravable del impuesto al consumo: es el error de mayor impacto económico, porque genera un mayor impuesto liquidado mes a mes sin sustento legal.
• Registrar la propina como ingreso operacional (grupo 41) en lugar de pasivo (cuenta 2815): distorsiona el estado de resultados del gastrobar y puede alterar indicadores usados para determinar responsabilidades tributarias.
• Practicar retención en la fuente sobre la propina como si el establecimiento fuera quien la paga: no corresponde, porque el gastrobar solo canaliza un valor que pertenece a un tercero (el trabajador) y que proviene de otro tercero (el cliente).
• Superar el 10% de tope cuando la propina es sugerida por el negocio: expone al gastrobar a las sanciones de la SIC bajo la Ley 1935 de 2018.
• Tratar el gastrobar como dos negocios distintos para efectos del INC: aplicar tarifas separadas a comida y a licor en lugar de la tarifa integral del 8% prevista en el artículo 512-12 del ET.
• Omitir informar al cliente sobre la voluntariedad de la propina: además de la sanción administrativa, dificulta sostener ante la DIAN que el valor cobrado realmente cumple los requisitos legales para quedar excluido de la base gravable.
• Descontarle al trabajador la comisión que cobra el datáfono sobre la propina pagada con tarjeta: esa comisión es un costo del gastrobar, deducible en su propia declaración de renta, no un valor que pueda trasladarse al trabajador.
• Dejar saldos pendientes por pagar en la cuenta de pasivo por más de un mes: incumple el plazo máximo que fija el artículo 5 de la Ley 1935 de 2018 y puede derivar en disputas de carácter laboral.

Casos prácticos sobre el tratamiento tributario de las propinas en un gastrobar: ¿cómo cambia el análisis según la situación?

Te compartimos dos casos prácticos sobre este tema para que los entiendas y apliques:

Caso 1. Propina sugerida e incluida en la factura electrónica

El gastrobar “La Terraza” opera como restaurante durante el día y como bar en la noche, en el mismo local. Un cliente consume $180.000 en alimentos y bebidas alcohólicas durante la noche. El mesero, siguiendo el protocolo del establecimiento, le pregunta si desea incluir la propina sugerida del 10% ($18.000) y el cliente acepta.

• Servicio gravado: se grava como servicio integral bajo el artículo 512-12 del ET; no se separa comida de licor.
• Base gravable del INC: $180.000 (excluye la propina).
• Impuesto al consumo (8%): $14.400.
• Total de la factura: $180.000 + $14.400 + $18.000 = $212.400.
• Registro contable: crédito a la cuenta 2815 (pasivo por propinas) por $18.000; el INC se registra en la cuenta de impuestos por pagar y el valor del consumo neto en la cuenta de ingresos del gastrobar.

Caso 2. Propina entregada en efectivo directamente al mesero

En el mismo gastrobar, otro cliente paga su cuenta de $95.000 con tarjeta a través del datáfono del establecimiento, sin incluir propina en ese pago, y adicionalmente entrega $10.000 en efectivo directamente al mesero, sin que ese valor pase por caja.

• Flujo del establecimiento: ese valor nunca ingresa a la caja ni a la facturación del gastrobar.
• Obligación contable: el establecimiento no tiene ningún registro que hacer, porque no recaudó ni administró ese dinero.
• Responsabilidad del trabajador: es quien debe evaluar el tratamiento de ese ingreso conforme a su propia situación tributaria, lo cual ya no es un asunto del gastrobar.

¿Cómo facilita ITS Software el manejo de la propina cuando el gastrobar divide la cuenta entre varios comensales?

Uno de los escenarios donde el tratamiento de la propina se complica en la práctica es cuando una misma mesa debe dividirse en varias cuentas, por ejemplo, porque cada comensal paga su propio consumo. Si ese proceso se hace de forma manual, el riesgo de mezclar el consumo, el impuesto y la propina de cada cuenta es alto, justo el tipo de error que puede terminar afectando la base gravable.

El módulo Maestro de Mesas de ITS Software resuelve este escenario con su función de división de cuentas, que permite separar la mesa antes, durante o después del servicio y clasificar los artículos consumidos por cada comensal en cuentas independientes. Al cerrar cada cuenta individual (Finalizar Mesa), el sistema solicita primero el documento de facturación y los datos del cliente y, solo al final, como un paso separado y opcional, permite agregar la propina antes de elegir la forma de pago y generar la factura correspondiente a esa cuenta.

Esa secuencia es relevante para el contador porque respeta, por diseño, los dos principios que hemos explicado a lo largo de este artículo: la propina se agrega como un valor aparte del consumo, nunca como un artículo más de la cuenta, y su inclusión queda supeditada a una decisión explícita al cerrar cada cuenta y no a un cálculo automático sobre la base gravable. Esto reduce el riesgo del error más frecuente: que el sistema termine calculando el impuesto al consumo o el IVA sobre una base que ya incluye la propina. La función ya está disponible para los clientes en modalidad nube; quienes operan en modalidad servidor deben solicitar su activación directamente a soporte.

Video División de Cuentas Gastrobar | ITS Software

Preguntas frecuentes sobre el tratamiento tributario de las propinas en gastrobares

Para finalizar te compartimos 8 respuestas a preguntas frecuentes sobre este importante tema:

¿La propina se puede incluir dentro del mismo campo de la factura electrónica que el valor del consumo?

No. Debe figurar discriminada como un concepto informativo aparte, distinto del consumo gravado con el impuesto al consumo, precisamente porque no integra la base gravable ni constituye un ingreso del establecimiento.

¿Un gastrobar puede cobrar la propina como obligatoria dentro de la cuenta?

No. La Ley 1935 de 2018 es expresa en que la propina es voluntaria; el establecimiento solo puede sugerirla, siempre informando al cliente su derecho a no pagarla o a modificar su valor.

¿Qué pasa si el gastrobar factura la propina como si fuera un ingreso propio?

Estaría distorsionando su base gravable del impuesto al consumo, su información exógena, y potencialmente incurriendo en una apropiación indebida de un valor que por ley pertenece a los trabajadores, además de exponerse a las sanciones de la Superintendencia de Industria y Comercio.

¿La propina afecta la determinación de si el gastrobar es o no responsable del impuesto al consumo?

No. El límite de 3.500 UVT en ingresos brutos que exige el artículo 512-13 del ET para no ser responsable del impuesto al consumo se calcula sobre los ingresos propios de la actividad; la propina, al no ser un ingreso del establecimiento, no debe sumarse a ese cálculo.

¿Debe el gastrobar practicar retención en la fuente sobre la propina que reparte a sus trabajadores?

No corresponde practicar retención en la fuente sobre la propina en cabeza del establecimiento, porque no es quien la paga como contraprestación: es un valor de terceros (los clientes) que el negocio solo canaliza. El tratamiento laboral y de aportes de esos valores debe revisarse caso a caso con el equipo de nómina del cliente.

¿Aplica el mismo tratamiento de la propina si el gastrobar opera bajo franquicia?

El impuesto nacional al consumo de restaurantes y bares no aplica a las actividades de expendio de comidas y bebidas bajo franquicia (numeral 3 del artículo 512-1 del ET), caso en el cual el gastrobar tributa con IVA general bajo la regla del artículo 447 del ET. Aun así, la exclusión de la propina se mantiene, porque su naturaleza voluntaria es la misma, independientemente del tributo que recaiga sobre el consumo.

¿El cliente puede pedir que le retiren la propina después de que ya se emitió la factura electrónica?

Sí. No es cierto que, una vez facturada, la propina quede en firme. El cliente conserva el derecho a modificarla, disminuirla o retirarla incluso después de la emisión, amparado en el carácter voluntario que le da la Ley 1935 de 2018. Preguntar antes de facturar sigue siendo la mejor práctica, porque evita tener que corregir el documento con una nota crédito.

Si un requerimiento de la DIAN muestra que las consignaciones bancarias del gastrobar superan sus ingresos declarados, ¿cómo se sustenta la diferencia?

Con la contabilidad. Si la cuenta de pasivo por propinas (2815) está debidamente discriminada por tercero y conciliada mes a mes contra lo recaudado y lo distribuido, el gastrobar puede demostrar que la diferencia entre lo que ingresó a sus cuentas bancarias y lo que declaró como ingreso propio corresponde, precisamente, a valores recibidos para terceros y no a un ingreso omitido.

Referencias normativas

• Presidencia de la República. (1989, 30 de marzo). Decreto 624 – Estatuto Tributario Colombiano
• Presidencia de la República. (2016, 11 de octubre). Decreto 1625 – Decreto Único Reglamentario en Materia Tributaria
• Congreso de Colombia. (2018, 3 de agosto). Ley 1935 – Reglamentación de la naturaleza y destinación de las propinas.
• Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales [DIAN]. (2022, 25 de marzo). Oficio 902460.

Autora

Lina María Galindo López

Contadora Pública, egresada de la Universidad del Valle y especialista en Marketing Digital & E-commerce en la Universidad Icesi. Su sólida trayectoria incluye colaboraciones en portales contables líderes de Colombia en la generación de contenido editorial y digital. En su página linagalindocontadora.com, aporta valor directo: asesoría en renta y obligaciones tributarias para personas naturales; acompañamiento contable y estratégico para empresas; recursos, formación y contenido especializado para contadores; y estrategias de contenido con posicionamiento digital para marcas contables y blogs. Así, fusiona rigor normativo y tácticas digitales para impulsar el crecimiento de contadores, empresarios y marcas en un entorno regulatorio con constantes cambios.