Por eso, hemos preparado esta guía para qué conozcas como empresario y contador cuál es la importancia de este documento y entiendas de forma sencilla la reciente aclaración realizada por la Dian.

1. ¿Qué es el Documento Soporte en Adquisiciones con No Obligados a Facturar (DSNO)?

El DSNO es un documento electrónico que hace parte del ecosistema de facturación electrónica y que tú, como adquirente de un bien o servicio, debes generar y transmitir a la Dian cuando realizas compras a proveedores que no están obligados a expedir factura de venta o documento equivalente. Su función principal es soportar los costos, deducciones e impuestos descontables (como el IVA) de esas operaciones para efectos del Impuesto sobre la Renta y el IVA. Es, en esencia, tu forma de formalizar y dar validez fiscal a esas transacciones donde tu proveedor no te entrega una factura.

2. ¿Cuál es el marco legal que sustenta la existencia del Documento Soporte en Adquisiciones con No Obligados a Facturar?

El DSNO tiene su base legal en el artículo 771-2 del Estatuto Tributario (ET), que establece la necesidad de una factura de venta o documento equivalente para la procedencia de costos, deducciones e impuestos descontables. Complementariamente, el artículo 616-1 del ET y el artículo 1.6.1.4.12 del Decreto 1625 de 2016 (DUR), reglamentado por la Resolución Dian 000167 de 2021, definen el sistema de facturación y el DSNO como el mecanismo idóneo para soportar estas operaciones con no obligados a facturar. Este marco busca garantizar la trazabilidad y el control fiscal de todas las transacciones económicas.

3. ¿Por qué es importante el Documento Soporte en Adquisiciones con no obligados a Facturar para mis clientes y negocio?

Es crucial porque sin un DSNO correctamente generado y transmitido, la Dian podría rechazar los costos y deducciones incluidos por ejemplo en las declaraciones de renta o IVA, lo que impactaría directamente en la base gravable y, por ende, en el impuesto que se debe pagar. Este documento es el respaldo para demostrar que esas transacciones son legítimas y necesarias para la actividad económica del negocio.

4. ¿Quiénes son considerados sujetos no obligados a facturar y a quiénes les aplica el DSNO?

Los sujetos no obligados a facturar (incluidos en el artículo 8 de la Resolución 000165 de 2023) son, en general, personas naturales que cumplen con ciertos requisitos de ingresos, patrimonio y número de establecimientos de comercio, que los eximen de la obligación de expedir factura de venta o documento equivalente. Esto incluye a pequeños comerciantes, artesanos, agricultores, ganaderos, entre otros, que no superan los topes establecidos por la Dian. El DSNO te aplica a ti, como empresa o persona natural obligada a llevar contabilidad, cuando adquieres bienes o servicios de estos proveedores que no te pueden emitir una factura, justamente para poder incluir tales costos y gastos en la depuración y determinación de impuestos como el de renta o IVA.

5. ¿Es correcto soportar un costo o gasto de 2025 con un DSNO emitido en 2026?

Inicialmente, la Dian, a través del Concepto 008129 int. 935 del 24 de junio de 2025, había interpretado que el parágrafo 2 del artículo 771-2 del ET no era aplicable al DSNO. Esto significaba que si generabas un DSNO en un año gravable diferente al de la operación, no podías usarlo para soportar

costos y deducciones en el año en que realmente ocurrió la adquisición. La Dian argumentaba esta posición en que la responsabilidad de generar y transmitir el DSNO recae exclusivamente en el adquirente, a diferencia de la factura de venta donde la responsabilidad es del vendedor.

6. ¿Qué dice el artículo 771-2, Parágrafo 2 del Estatuto Tributario?

Este parágrafo establece que: “Sin perjuicio de lo establecido en este artículo, los costos y deducciones efectivamente realizados durante el año o período gravable serán aceptados fiscalmente, así la factura de venta o documento equivalente tengan fecha del año o período siguiente, siempre y cuando se acredite la prestación del servicio o venta del bien en el año o periodo gravable”.

En pocas palabras, permite que los costos y deducciones sean aceptados en el año en que se realizaron, incluso si el documento soporte (factura o equivalente) se expide en el año siguiente, siempre y cuando se pueda demostrar que la operación ocurrió en el año correcto.

7. ¿Por qué la Dian reconsideró su posición?

La Dian reconsideró su postura basándose en varios argumentos clave:

• Circunstancias comerciales: Reconoció que las dificultades para obtener el soporte a tiempo, especialmente a fin de año, son similares tanto para facturas de venta como para DSNO. A veces, la cuantificación del servicio o el valor de los bienes se informa con posterioridad, lo que puede llevar a que el DSNO se genere en el siguiente período.
• Principio de realidad económica: El legislador no distingue la calidad del vendedor en el artículo 771-2 ET. Lo importante es que los costos y deducciones se hayan realizado efectivamente en el año gravable, sin importar la fecha del soporte.
• Equiparación funcional: El DSNO, al igual que la factura de venta, tiene la finalidad de probar la procedencia de costos y deducciones. Por lo tanto, cumple una función probatoria equivalente, y la previsión legal del parágrafo2 del artículo 771-2 ET debe aplicarse también al DSNO.
• Sustancia sobre forma: Aunque el DSNO es posterior a la creación del artículo 771-2 ET, las dificultades en su generación son similares a las de la factura.

8. ¿Cuál es la nueva aclaración de la Dian sobre el DSNO?

La Dian, mediante la reconsideración del Concepto 100202208-0158, ha establecido una nueva tesis jurídica: sí, el parágrafo 2 del artículo 771-2 del ET resulta aplicable a las operaciones soportadas con el DSNO.

Esto significa que tus costos y deducciones o los de tus clientes serán aceptados fiscalmente, incluso si el DSNO se genera en el año o período siguiente, siempre y cuando puedas demostrar que la operación ocurrió en el año gravable correspondiente y cumplas con todos los deberes formales para la expedición de dicho soporte. Se entiende que la emisión del documento aplica hasta antes de la presentación de la declaración del año en que ocurrió la operación.

Aquí te compartimos un resumen sobre esta importante decisión:

9. ¿Qué significa esta aclaración para contadores y empresarios en Colombia?

Esta aclaración te brinda mayor flexibilidad y seguridad jurídica. Ahora, si por alguna razón justificada no pudiste generar y transmitir el DSNO en el mismo año en que realizaste la adquisición con un no obligado a facturar, podrás hacerlo en el período siguiente sin que esto implique el rechazo de tus costos y deducciones, siempre y cuando demuestres la realidad de la operación en el año correspondiente. Es un alivio, ¿verdad? Pero ojo, esto no te exime de tus responsabilidades formales.

10. ¿Cómo se genera y transmite el DSNO a la Dian?

La generación y transmisión del DSNO es un proceso electrónico que debes realizar a través de un proveedor tecnológico autorizado por la Dian o directamente desde la plataforma gratuita de la Dian. Debes incluir información detallada de la operación, como los datos del proveedor no obligado, la descripción de los bienes o servicios, el valor, los impuestos, y la fecha de la operación. Una vez generado, el DSNO debe ser transmitido a la Dian para su validación.

11. ¿Qué debo tener en cuenta al generar un DSNO en un año gravable diferente al de la operación?

Es fundamental que puedas acreditar de manera fehaciente que la prestación del servicio o la venta del bien ocurrió en el año o período gravable al que deseas imputar el costo o la deducción. Mantén todos los soportes internos, contratos, correos, recibos o cualquier evidencia que demuestre la fecha real de la transacción. Además, recuerda que esta flexibilidad no te libera de cumplir con los demás requisitos y deberes formales para la correcta expedición y transmisión del DSNO.

12. ¿Cuáles son los errores más comunes al manejar el DSNO y cómo evitarlos?

Algunos errores frecuentes incluyen: no generar el DSNO cuando es obligatorio, generarlo con información incompleta o incorrecta, no transmitirlo a la Dian o no conservar los soportes físicos o electrónicos de la operación.

Para evitarlos, te recomendamos:

• Capacitarte constantemente sobre la normativa vigente.
• Implementar un proceso claro para la identificación de proveedores noobligados y la generación del DSNO.
• Utilizar software o plataformas que automaticen y validen la información, y
• Realizar conciliaciones periódicas entre tus registros contables y los DSNOgenerados y transmitidos

Esta reconsideración de la Dian es una excelente noticia que simplifica un poco la vida de contadores y empresarios. Te da un margen de maniobra importante para la gestión de costos y deducciones, pero siempre bajo la premisa de la realidad económica de las operaciones.

Recuerda que con ITS Software puedes emitir y gestionar documentos electrónicos ante la DIAN, como facturación electrónica, documento soporte a no obligados a facturar, nómina electrónica y eventos RADIAN (aceptación o rechazo de facturas).

Si deseas conocer más sobre ITS Software, haz clic en el siguiente botón y recibe asesoría personalizada.

Fuentes:

Dian. (2026, 26 de enero). Concepto 100202208-0158 – Reconsideración Concepto 008129 int. 935 de 2025. Subdirección de Normativa y Doctrina.

Dian. (2021, 30 de diciembre). Resolución 000167 – Por la cual se implementa y desarrolla en el Sistema de Facturación Electrónica la funcionalidad del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, para su transmisión electrónica y se expide el anexo técnico para este documento.

Dian. (2023, 1 de noviembre). Resolución 000165 – Por la cual se desarrolla el sistema de facturación, los proveedores tecnológicos, se adopta la Versión1.9 del Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta, se expide el Anexo Técnico 1.0 del documento equivalente electrónico, y se dictan otras disposiciones en materia del sistema de facturación.

Realizado por:

Paola Rojas
Contadora Especialista

Contadora Pública y Especialista en Gerencia Tributaria, con más de 12 años de experiencia en el ámbito contable y tributario. Fundadora y CEO de Conafi SAS, Paola se dedica a ofrecer soluciones integrales en gestión financiera y tributaria, asesorando a empresas de diversos sectores. También es una reconocida conferencista a nivel nacional e internacional, compartiendo sus conocimientos en impuestos, contabilidad y emprendimiento, y es la creadora del innovador Planeador Tributario.

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Uno de los requisitos esenciales para la factura electrónica de venta es la incorporación de un código QR. Este código contiene un enlace directo al portal de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), donde se puede consultar información detallada de la factura electrónica.

Con ITS SOFTWARE®, no solo optimizas tus procesos y gestionas tu negocio de manera eficiente, sino que también garantizas el cumplimiento de todas las disposiciones legales establecidas por la DIAN. Todas las facturas electrónicas generadas en nuestro software cumplen al 100% con los requisitos exigidos por el ente regulador.

El código QR es incluido automáticamente en la representación gráfica de tus facturas, ya sea que las imprimas en formato físico tipo ticket o en media carta. Con ITS SOFTWARE®, la tranquilidad de estar en regla y la agilidad en tus procesos van de la mano.

¿Cómo escanear el código QR de tu factura electrónica?    

Para leer el código QR de tu factura electrónica, lo ideal es utilizar un Smartphone, ya que la mayoría de nosotros tenemos uno a la mano. Sin embargo, es importante tener en cuenta que las capacidades de los dispositivos varían según sus características de software (iOS, Android) y hardware (como la cámara, RAM, memoria, etc.).

Ten presente que el simple hecho de contar con una cámara no garantiza que tu dispositivo pueda leer códigos QR. Verifica si tu celular tiene esta funcionalidad incorporada:

1.  Desde el Centro de Control del dispositivo: En algunos teléfonos, puedes activar la función de escaneo QR directamente desde el menú de accesos rápidos o ajustes rápidos.

2. Desde la aplicación de la cámara: En muchos modelos recientes, simplemente abriendo la cámara y apuntando al código QR, el dispositivo lo detectará automáticamente

Si tu Smartphone no tiene integrada la función de “escanear QR”, no te preocupes. Solo debes dirigirte a la App Store (iOS) o Play Store (Android) y descargar una aplicación para escaneo de códigos QR. Existen muchas opciones gratuitas y fáciles de usar.

Descarga una aplicación sugerida para la lectura de códigos de QR:

- Si tienes un smartphone con Android, haz clic aquí.
- Si tienes un iPhone (iOS), haz clic aquí.

De esta manera, podrás acceder rápidamente a la información de tu factura electrónica con tan solo un par de pasos.

Lectura del código QR    

• Accede a la funcionalidad de “Escanear Código QR” desde tu dispositivo.
• Apunta la cámara hacia el código QR, asegurándote de que quede completamente dentro del encuadre y bien enfocado.
• Una vez que seas redirigido a la página de la DIAN, verifica que en la parte inferior aparezca un check verde. Luego, haz clic en el botón “Escanear”.
• Ahora podrás visualizar toda la información correspondiente a la factura electrónica.

La información contenida en el código QR está respaldada por lo establecido en el Anexo Técnico 1.9 de Facturación Electrónica de la DIAN, específicamente en la página 675. Consulta el anexo dando clic aquí.

Te recomendamos verificar si tus dispositivos personales o empresariales cuentan con un escáner QR y realizar un ejercicio práctico para familiarizarte con su funcionamiento. Comparte esta información con tu equipo de trabajo y asegura que todos estén alineados. Recuerda que con ITS SOFTWARE garantizas el 100% de cumplimiento con los requisitos legales de la factura electrónica.

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John Nossa

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Valor del Salario Mínimo y del Auxilio de Transporte     

Se ha fijado el salario mínimo legal en $1.423.500, un aumento del 9,54% en comparación al 2024. También se ha actualizado el monto para el auxilio de transporte en $200.000

Derechos laborales     

Entendamos el derecho laboral como un conjunto de normas y regulaciones que rigen las relaciones entre empleadores y trabajadores en el ámbito laboral. Estas normativas buscan proteger los derechos de los trabajadores y establecer las condiciones en las que se lleva a cabo la relación laboral. Algunos de los aspectos más importantes del derecho laboral en Colombia incluyen:

Dotación: En cuanto a la dotación (suministro de calzado y vestido) tendrá derecho aquel trabajador que cuyo salario sea hasta 2 salarios mínimos, recibiéndola 3 veces al año.

Tarifas de seguridad social y caja de compensación     

Excepciones de aportes a salud y de aportes parafiscales     

La exoneración del pago del 8,5% en cuanto a salud para algunos empleadores está contemplada en el Artículo 114-1 del Estatuto Tributario:  “Del mismo modo, las personas naturales empleadoras quedan exentas de la obligación de efectuar los pagos parafiscales al SENA, al ICBF y al Sistema de Seguridad Social en Salud por los empleados que ganen menos de diez (10) salarios mínimos legales mensuales vigentes. Esto no aplicará para personas naturales que empleen menos de dos trabajadores, quienes seguirán obligados a realizar los aportes contemplados en este inciso.”

Condiciones:

Empresas contribuyentes de impuesto sobre la renta y complementarios.

Individuos que contraten dos (2) o más empleados.

En relación con sus trabajadores, que perciban menos de diez (10) SMMLV.

Salario integral     

El salario mínimo ha sido estipulado en 10 SMLMV más el 30% como factor prestacional, en total $18.505.500 pesos.

Licencias     

Reducción de la jornada laboral ordinaria semanal     

En el año 2023 comenzó a aplicarse la Ley 2101 de 2021 que trata de la reducción de la jornada laboral, quedando a la fecha una jornada semanal máxima de 47 horas, pero el objetivo es que a partir del 2026 sea de 42 horas semanales, para ello continuara la reducción de la siguiente forma:

Las empresas que deseen implementar voluntariamente la reducción de horas tienen la libertad de hacerlo de manera inmediata.

Forma de cálculo de la hora     

El concepto “Unificación criterio reducción gradual jornada laboral Ley 2101 de 2021” número 16177 de agosto de 2023, da claridad a la forma de realizar los cálculos del valor hora teniendo en cuenta los diferentes momentos de reducción. Con base en el valor hora del trabajador se liquida y pagan cada uno de los recargos aplicables, se deberá actualizar la formula a partir del 15 de julio de 2024, ya que en este primer periodo se estará trabajando con el valor que se tiene a partir de julio 2023.

Retención en la Fuente para asalariados     

A partir de este año, los topes de retención inician a partir de las 95 Unidades de Valor Tributario (UVT). En este contexto, la cuantía mínima de retención para asalariados en el 2025 se establece en $4.730.905. Esto significa que, hasta alcanzar este monto, la retención en la fuente será de cero pesos.

Nómina Electrónica     

Las empresas independientemente de su naturaleza que son catalogadas como contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios se encuentran obligadas a transmitir el documento soporte de nómina electrónica ante la DIAN, recordando que esta es la única forma de soportar dichos costos y deducciones asociados a nómina. Los obligados deberán transmitir la información dentro de los 10 primeros días hábiles del mes siguiente.

ITS Nómina Electrónica, es un módulo desarrollado exclusivamente para dar cumplimiento con dicho requerimiento, desde este módulo puedes transmitir directamente a la DIAN los devengos y deducciones mensuales de cada uno de los empleados.

Si quieres conocer el proceso de envío de comprobantes de nómina a los trabajadores desde ITS Nómina Electrónica accede al siguiente artículo: https://www.itscontable.com/blog/soporte-de-pago-de-nomina-electronica/

Para familiarizarse con el procedimiento para Reabrir Nóminas Electrónicas desde ITS sigue los siguientes pasos: https://www.itscontable.com/blog/reabrir-nominas-electronicas/

Con ITS Software puedes dar cumplimiento a la transmisión de la nómina electrónica, da clic en el siguiente botón para recibir atención personalizada.

Fuentes:

Código Sustantivo del Trabajo

Ley 2101 de 2021

Concepto 16177: Reducción gradual jornada laboral el 2101 de 2021.

Realizado por:

John Nossa

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A continuación, te dejamos los principales Tips para no incurrir en sanciones:    

No pongas en riesgo la estabilidad de tu negocio. Evita cierres y sanciones. Cumple con la normativa vigente aplicable y aprovecha las herramientas y la información adecuada para una administración exitosa de tu negocio, facturando electrónicamente con ITS SOFTWARE®.

Si quieres saber más da clic en el siguiente botón y contacta a un asesor.

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Dentro de las funciones de la DIAN se encuentra la fiscalización, es decir que es un deber de la entidad revisar, auditar y vigilar el cumplimiento de las obligaciones formales y sustanciales de los contribuyentes, así que es de esperarse que realicen controles de rutina en cuanto a la verificación del cumplimiento de la facturación electrónica, como por ejemplo las visitas a los establecimientos de comercio.

¿Qué es una factura electrónica?     

En palabras de la DIAN, la factura electrónica es la evolución de la factura tradicional, para efectos legales tiene la misma validez que el papel, sin embargo, se genera, valida, expide, recibe, rechaza y conserva electrónicamente, lo que representa mayores ventajas. Tributariamente es un soporte de transacciones de venta de bienes y/o servicios.

Al 31 de mayo de 2024, hay 1.183.821 facturadores electrónicos, es decir, contribuyentes que, ya sea por obligación o voluntariamente, facturan legalmente.

Línea de tiempo     

Esta línea de tiempo resume los principales hitos y cambios normativos en el proceso de implementación de la facturación electrónica en Colombia.

Si tengo la responsabilidad de facturador electrónica en mi RUT, ¿qué pasa si no emito Factura de Venta Electrónica o POS Electrónico?     

La no expedición de los documentos que hacen parte del sistema de facturación por parte de los obligados dará lugar a la clausura o cierre del establecimiento, de acuerdo al Artículo 652-1 del Estatuto Tributario.

Por otro lado, aquellos sujetos obligados que expidan documentos que hacen parte del sistema de facturación sin los requisitos establecidos incurrirán en una sanción del uno por ciento (1%) del valor de las operaciones facturadas sin el cumplimiento de los requisitos legales, sin exceder de 950 UVT, tal como se establece en el Artículo 652 del Estatuto Tributario. En caso de reincidencia, se aplicará el cierre del establecimiento por un término de tres días, según lo previsto en el Artículo 657 del mismo Estatuto.

Si quieres saber si te encuentras obligado a facturar lee el siguiente artículo: https://www.itscontable.com/blog/como-saber-si-estoy-obligado-a-facturar/

¿Qué debo hacer para evitar sanciones y cierres por parte de la DIAN?     

Una vez seguro de que seas un sujeto obligado a expedir facturación electrónica debes dar cumplimiento a lo que establece la normatividad vigente:

• Expedir Factura de venta Electrónica cumpliendo todos los requisitos de la misma, para ello puedes hacerlo por medio de tres formas:
  • Portal gratuito de la DIAN
  • Proveedor Tecnológico
  • Software propio
• Para expedir la Factura Electrónica exigir únicamente al comprador:
  • Nombre o razón social
  • Número de cédula o NIT

¿Por qué elegir ITS Software como herramienta de facturación electrónica?  

ITS es un software nacional, cuyas actualizaciones se desarrollan para cumplir con la normativa vigente y mejorar las funcionalidades que facilitan el trabajo de los usuarios.

• Usabilidad: El software está diseñado para ser accesible y fácil de usar, incluso para personas que tienen poca experiencia con computadoras. Realiza los procesos de manera fácil y eficiente.
• Infraestructura en la nube: El software en la nube ofrece accesibilidad desde cualquier lugar con internet, actualizaciones automáticas, reducción de costos en infraestructura y seguridad de la información (no la perderás).
• Integración: con equipos periféricos que facilitan la labor en el punto de venta; cajón monedero, lector de códigos de barras, impresora ticket, impresora adhesivos, y balanzas.
• Soporte: Implementación, capacitación y resolución de dudas con el acompañamiento de personal experto, incluyendo la configuración de equipos periféricos.
• Seguridad: Cada usuario se parametriza con permisos diferentes y una contraseña personal para el ingreso, con el fin de que realicen sus tareas diarias sin acceder ni afectar información sensible que no forma parte de sus funciones. En la nube se guardan copias de respaldo que protegen la información almacenada.
• Funcionalidades y módulos disponibles:
  • Punto de venta (POS) inventarios, cartera, terceros y flujo de efectivo.
  • Factura de venta electrónica y POS Electrónico
  • Nómina Electrónica
  • Contabilidad: contabiliza de forma automática
  • E-Commerce: crea tu propia tienda virtual
  • Mobile: genera facturas, remisiones, ordenes de pedido y
  • consulta de inventario
  • Factory: controla toda la cadena de producción.
  • Créditos: gestiona créditos a tus clientes con proyecciones
  • de pago, intereses, seguros entre otros.

No pongas en riesgo la estabilidad de tu negocio. Evita cierres y sanciones que pueden afectar tus finanzas y desestabilizar tus planes y proyecciones. Cumple con la DIAN y aprovecha las herramientas y la información adecuada para una administración exitosa de tu negocio, facturando electrónicamente con ITS Software.

Si quieres saber más da clic en el siguiente botón y contacta a un asesor.

Fuentes:

Resolución 000165 de 2023
Resolución 000008 DE 2024
Sistema de Factura Electrónica. Servicios y documentos digitales DIAN. ¿Qué es la Factura Electrónica?

Realizado por:

John Nossa

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Con esta nueva actualización de ITS Software, las Facturas de Venta Electrónica y Documentos Soportes se registrarán en el sistema cuando se presenten las intermitencias de la DIAN, de esta forma el proceso de ventas de las empresas no se ve afectado.

¿Qué pasa entonces cuando se presente intermitencia por parte de la DIAN?     

ITS Software intentará enviar el documento electrónico a la DIAN, sin embargo, si la respuesta por parte de esta entidad demora más de 2 minutos el documento se registrará en el software, y en pantalla se mostrará un mensaje indicando que el documento fue guardado sin validación DIAN por exceder el tiempo de espera, como se muestra a continuación:

Si se da clic en el botón Consultar se podrá listar el documento. Se mostrará en pantalla que el documento electrónico fue registrado sin validación DIAN.

Podrá ser impreso, sin embargo, en el comprobante ticket se añadirá un mensaje en el cual se notifica al cliente el estado del documento y que será enviado una vez sea transmitido a la DIAN, y en el de PDF se añadirá una marca de agua indicando que es un documento sin validación.

De esta forma el registro de documentos no se afectará, pero será necesario transmitir a la DIAN los documentos que se registraron sin validación una vez la intermitencia se haya superado. ITS notificará cuando existan documentos pendientes por transmitir, no solo por Factura de Venta Electrónica y Documento Soporte, también avisará si existen documentos sin validación de Contingencia Tipo 03 o 04. Esta notificación se mostrará cada vez que el usuario, estando en facturación, actualice la ventana.

En caso de que sea un usuario que no sea el responsable de transmitir a la DIAN los documentos, podrá posponer la notificación 1, 4 o 8 horas.

Para transmitir a la DIAN los documentos pendientes de validación, existen dos formas:

• Si el documento sin validación tiene la misma fecha del día, se podrá realizar directamente desde facturación listando el documento y dando clic en Enviar DIAN.

• Si el documento sin validación tiene una fecha anterior al momento en que se transmitirá a la DIAN, deberá hacerse desde el formulario de Verificador de Documentos . Para ello será necesario que previamente el usuario cuente con dicho formulario. Luego deberá dar clic en Consultar sobre el mensaje de notificación.

Con esto se abrirá el verificador de documentos mostrando en pantalla los documentos sin validación e indicando un mensaje informativo recordando transmitirlas a la DIAN lo más pronto posible, de la siguiente forma:

Para transmitirlas, es necesario dar clic en Aceptar sobre el mensaje para cerrar el mensaje. Luego se seleccionan los documentos a transmitir y posteriormente se da clic en Enviar DIAN.

Con ello el sistema iniciará la transmisión, mostrando un aprobado de color verde en cada documento.

Está nueva actualización no exime al facturador electrónico de transmitir la totalidad de facturas electrónicas a la DIAN, se recomienda hacer esos envíos todos los días en los casos que hayan quedado documentos sin validación DIAN.

Descubre más sobre la solución propuesta en el siguiente video 👇:

Esta actualización ya está disponible para las empresas que están bajo la modalidad nube. Las empresas que estén en la modalidad servidor y deseen tener esta mejora, deben solicitarla por correo o contactando a un asesor de soporte ITS.

Realizado por:

Rafael Ortiz

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En Colombia deben facturar electrónicamente los obligados y aquellos quienes sin cumplir los requisitos se acogen voluntariamente.

¿Quiénes están obligados a expedir factura de venta electrónica en Colombia?     

A continuación, se describen los casos en los que un sujeto es obligado a convertirse en facturador electrónico bajo el Artículo 7 de la Resolución 000165 de 2023.

• Responsables del impuesto sobre la Ventas (IVA)
• Responsables del impuesto nacional al consumo
• Las personas naturales diferentes de minoristas, artesanos, agricultores y ganaderos con ingresos inferiores a 3.500 UVT, pero que cuenten con más de un establecimiento de comercio.
• Las personas naturales que vendan bienes o presente servicios con ingresos brutos superiores a 3.500 UVT. 
• Las personas naturales contratistas del Estado con ingresos brutos superiores a 4.000 UVT
• Los comerciantes, importadores o prestadores de servicios o en las ventas a consumidores finales.
• Los tipógrafos y litógrafos
• Los contribuyentes inscritos en el impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación –SIMPLE.

Es decir, si cumples alguna de las condiciones anteriores, tú o tu empresa están obligados a facturar.

¿Quiénes están exentos de expedir factura de venta electrónica en Colombia?     

El Artículo 8 de la Resolución 000165 de 2023 menciona los sujetos no obligados

• Los bancos, las corporaciones financieras y las compañías de financiamiento.
• Las cooperativas de ahorro y crédito, los organismos cooperativos de grado superior, las instituciones auxiliares del cooperativismo, las cooperativas multiactivas e integrales, y los fondos de empleados, en relación con las operaciones financieras que realicen tales entidades.
• Las personas naturales de que cumplan la totalidad de las condiciones como no responsable del Impuesto sobre las Ventas (IVA):
  • Que en el año anterior o en el año en curso hubieren obtenido ingresos brutos totales provenientes de la actividad, inferiores a 3.500 UVT.
  • Que no tengan más de un establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio donde ejerzan su actividad.
  • Que en el establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio no se desarrollen actividades bajo franquicia, concesión, regalía, autorización o cualquier otro sistema que implique la explotación de intangibles.
  • Que no sean usuarios aduaneros.
  • Que no hayan celebrado en el año inmediatamente anterior ni en el año en curso contratos de venta de bienes y/o prestación de servicios gravados por valor individual, igual o superior a 3.500 UVT.
  • Que el monto de sus consignaciones bancarias, depósitos o inversiones financieras durante el año anterior o durante el respectivo año, provenientes de actividades gravadas con el impuesto sobre las ventas – IVA, no supere la suma de 3.500 UVT.
  • Personas naturales contratistas del Estado con ingresos brutos inferiores a 4.000 UVT
• Las personas naturales que no hubieran obtenido ingresos brutos totales inferiores a 3.500 UVT, y que tengan máximo un establecimiento de comercio, sede, local o negocio donde ejercen su actividad, sin llegar a ser responsables del impuesto nacional al consumo.
• Las empresas constituidas como personas jurídicas o naturales que presten el servicio de transporte público urbano o metropolitano de pasajeros, en relación con estas actividades.
• Las personas naturales vinculadas por una relación laboral o legal y reglamentaria y los pensionados, en relación con los ingresos que se deriven de estas actividades.
• Las personas naturales que únicamente vendan bienes excluidos o presten servicios no gravados con el Impuesto sobre las Ventas (IVA), que hubieren obtenido ingresos brutos totales provenientes de estas actividades en el año anterior o en el año en curso, inferiores a tres mil quinientas (3.500) Unidades de Valor Tributario (UVT). Dentro de los ingresos brutos, no se incluyen los derivados de una relación laboral o legal y reglamentaria, pensiones, ni ganancia ocasional.
• Los prestadores de servicios desde el exterior, sin residencia fiscal en Colombia por la prestación de los servicios electrónicos o digitales.
• Las Juntas de Acción Comunal, siempre y cuando no requieran solicitar devolución y/o compensación de saldos a favor en el Impuesto sobre las Ventas (IVA).

¿Cómo funciona la facturación Electrónica?     

El facturador electrónico debe estar debidamente habilitado en el portal de la DIAN y, dentro de ese proceso, seleccionar la modalidad de facturación. Posteriormente, el sujeto obligado expedirá las facturas de venta a través de un proveedor tecnológico, software propio o el portal gratuito de la DIAN. Cada una de esas transacciones será enviada a la DIAN en formato XML para su validación, quien responderá con un Código Único de Facturación Electrónica (CUFE). Al cliente le llegará al correo electrónico una copia de la factura tanto en formato XML como en una representación gráfica de la misma. El cliente deberá realizar los eventos RADIAN sobre las facturas electrónicas de venta que le expidan con forma de pago Crédito: acuse de recibo de la factura, acuse de recibo del bien o servicio, y aceptación de la misma.

¿Cuáles son los Documentos Electrónicos?     

• Factura de Venta Electrónica
• Documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar y sus notas de ajuste
• Documento equivalente electrónico de máquina registradora con sistema POS
• Otros documentos equivalentes*:
  • Servicios públicos domiciliarios
  • Tiquete de transporte de pasajeros
  • El extracto
  • El tiquete o billete de transporte aéreo de pasajeros.
  • La boleta, fracción, formulario, cartón, billete o instrumento en juegos de suerte y azar diferentes a los juegos localizados.
  • El documento en juegos localizados.
  • El documento expedido para el cobro de peajes.
  • El comprobante de liquidación de operaciones expedido por la Bolsa de Valores.
  • El documento de operaciones de la bolsa agropecuaria y de otros commodities.
  • La boleta de ingreso a espectáculos públicos de las artes escénicas, y otros espectáculos públicos.
  • La boleta de ingreso a cine.
• Documento de soporte de nómina electrónica y notas de ajuste
• Eventos RADIAN: acuse de factura, acuse de bienes, aceptación o reclamo

*Dichos documentos equivalentes se implementarán en el transcurso del segundo semestre del año 2024 según las fechas estipuladas por la DIAN.

¿Cómo es una factura de venta electrónica?      

La factura de venta electrónica cuenta con ciertos requisitos que son dictados por la DIAN, aparte de la generación en formato XML, la factura cuenta con una representación gráfica que se puede generar en formato PDF e incluso en formato ticket, este último ideal para la impresión desde el punto de venta. 

Representación gráfica en media carta PDF

Representación gráfica en formato Ticket

Si quieres conocer los requisitos estipulados por la DIAN para la factura de venta electrónica y/o Documento equivalente electrónico de máquina registradora con sistema POS da clic en el siguiente link: https://www.itscontable.com/blog/requisitos-de-una-factura-de-venta/

¿Cómo puedo empezar a facturar electrónicamente?      

Si quieres empezar a facturar electrónicamente debes seguir los siguientes pasos:

• Registro como facturador electrónico: debes registrarte en el sistema de facturación electrónica de la DIAN. Esto es obligatorio y lo puedes hacer a través de su página web. En este pasó deberá escoger el modo de operación, que puede ser a través del software gratuito de la DIAN, proveedor tecnológico o a través de software propio.
• Habilitación (Set de pruebas): Realiza la configuración y desarrolla el set de pruebas de acuerdo al modo de operación optado. Para este paso debes contar con el Certificado de firma digital.
• Autorización Numeración: Los rangos de facturación de Numeración de Facturación son necesarios para expedir la factura de venta electrónica, y se debe solicitar a la DIAN por medio de la plataforma MUISCA.

• Asociación de Prefijos: Se debe asociar los rangos y prefijos de Factura Electrónica desde el portal “Facturando Electrónicamente” de la DIAN

• Parametrización en ITS Software: Si escogiste a ITS como software de Facturación Electrónica, el equipo de soporte te acompañara en la parametrización inicial y desarrollara las capacitaciones al personal.
• Empezar a facturar: Una vez se agoten todos los pasos, puedes comenzar a facturar, cada una de las facturas se enviarán a la DIAN y contará con su respectiva validación.

Si has optado por la Facturación Gratuita de la DIAN aquí te dejo la guía https://www.dian.gov.co/impuestos/factura-electronica/Documents/Guia_uso_facturacion_gratuita_DIAN.pdf

En Colombia, la obligación de facturar es fundamental para asegurar la transparencia y legalidad de las transacciones comerciales. Las empresas, profesionales, comerciantes y entidades del sector público deben cumplir con esta responsabilidad para garantizar un correcto recaudo fiscal y mantener la confianza de sus clientes y proveedores. La implementación de la facturación electrónica ha modernizado y simplificado este proceso, asegurando una mayor eficiencia y control por parte de la DIAN.

ITS Software es tu mejor opción en cuanto a los documentos electrónicos: facturas electrónicas, documentos soporte electrónicos, acusar los eventos de recepción de facturas de proveedores a la DIAN y/o transmitir la nómina de forma electrónica. Los planes son valorados de acuerdo con el número de documentos o nóminas electrónicas anuales. Las notas crédito, débito y de ajuste a la nómina son gratuitas. Si quieres saber más da clic en el siguiente botón y contacta a un asesor.

Fuentes:

https://www.larepublica.co/empresas/mipyme-constituyen-99-5-de-las-empresas-y-aportan-35-al-producto-interno-bruto-3644977

https://www.dian.gov.co/impuestos/sociedades/Paginas/obligadosfacturar.aspx

https://www.wradio.com.co/2024/06/24/quienes-estan-obligados-a-facturar-de-manera-electronica-en-colombia/#:~:text=%E2%80%9CTodas%20las%20personas%20jur%C3%ADdicas%20est%C3%A1n,jur%C3%ADdicas%20est%C3%A1n%20obligadas%20a%20facturar.

Resolución 000165 de 2023

https://www.itscontable.com/blog/requisitos-de-una-factura-de-venta

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John Nossa

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Los documentos electrónicos una vez son emitidos no admiten su edición o modificación, sin embargo, existen opciones legales que permiten realizarles ajustes. Este es el caso de las Notas Crédito y Débito Electrónicas, las cuales pueden ser utilizadas para ajustar la información registradas en las facturas de venta electrónicas cuando sea necesario, por ejemplo en caso de que se haya facturado al cliente incorrecto, el cliente devuelva un artículo o se haya registrado mal la forma de pago.

¿Qué son las notas débito y crédito electrónicas?     

Las notas débito y crédito son documentos electrónicos que se derivan de otras facturas y se utilizan para corregir el valor final de una factura, ya sea afectando el valor o las cantidades facturadas. Estas correcciones pueden ser necesarias por motivos contables y/o fiscales. Dichos documentos, al igual que la factura electrónica de venta cuenta con una validación previa ante la DIAN.

Ejemplo:

La empresa “Almacén ferretero” realizó una transacción a “Pepito Pérez”, se facturó la venta de tubos, varillas y servicio de corte.

Las notas débito y/o notas crédito electrónicas no podrán ser utilizadas para realizar ajustes entre ellas. 

Las notas de crédito se dividen en dos tipos: con referencia y sin referencia. Las notas de crédito con referencia se utilizan cuando estamos seguros del número de factura que debemos afectar e incluimos esa factura dentro del proceso. Por otro lado, las notas de crédito sin referencia se emplean cuando no estamos seguros de qué factura en específico debemos afectar, pero es necesario realizar la devolución del dinero y el reintegro de la mercancía.

¿Cómo puedo anular la factura electrónica?     

Conforme lo indicado en el Numeral 9 del Artículo 1.6.1.4.1. del Decreto 1625 de 2016, la nota crédito es el mecanismo de anulación de la factura electrónica de venta, caso en el cual el número de la factura anulada no podrá ser utilizada nuevamente, y siempre deberá estar referenciada en la nota crédito que la anule.

Requisitos de la Nota débito y crédito     

El Capítulo 6, Artículo 36 de la Resolución 000165 menciona los requisitos que debe cumplir la nota débito y crédito que se deriva de una factura de venta:

1. Denominación como nota débito o nota crédito de la factura electrónica de venta. (Según corresponda).
2. Número consecutivo interno de quien las expide.
3. El prefijo, el número, el CUFE de las facturas electrónicas de venta a la cual hace referencia la nota débito o la nota crédito y la fecha utilizada para la generación del CUFE*.
4. El Código Único de Documento Electrónico (CUDE)
5. La dirección de internet en la que se encuentra la factura electrónica de venta contenida en la información del código QR.
6. Tipo de nota (débito o crédito).
7. La fecha y hora de generación
8. La fecha y hora de validación
9. Los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del vendedor o de quien prestó el servicio
10. Los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del adquiriente de los bienes y/o servicios.
11. Los apellidos, nombre y número de identificación del adquiriente de los bienes y/o servicios para los casos en que el adquiriente no suministre la información del numeral 10 del presente artículo, en relación con el Número de Identificación Tributaria (NIT).
12. El “consumidor final” o apellidos y nombre y el número “22222222222” en caso de adquirientes de bienes y/o servicios que no suministren su identificación de los numerales 10 y 11 del presente artículo.
13. El número de registro, línea o ítem, el total de número de líneas o ítems en las cuales se detalle la cantidad, unidad de medida, descripción específica, códigos que permitan la identificación de los bienes vendidos o servicios prestados, la discriminación del impuestos las ventas –IVA, impuesto nacional al consumo, impuesto nacional al consumo de bolsas plásticas, u otro tipo de impuesto que se haya discriminado en la factura electrónica de venta, con su correspondiente tarifa aplicable a los bienes y/o servicios que se encuentren gravados con esos impuestos, así como el valor unitario y el valor total de cada una de las líneas o ítems.
14. El valor total de la venta de bienes o prestación de servicios, como resultados de la sumatoria de cada una de las líneas o ítems que afecten la factura electrónica de venta.
15. La calidad de agente retenedor del impuesto sobre las ventas –IVA, la calidad de autorretenedor del impuesto sobre la renta y complementarios y la calidad de gran contribuyente.
16. La firma digital del facturador electrónico de acuerdo con las normas vigentes y con la política de firma establecida por la DIAN, al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio de la factura electrónica de venta.

*La nota débito y nota crédito en la cual no se pueda identificar en forma clara e inequívoca la factura electrónica de venta que dio origen a la misma, no le será aplicable el requisito establecido en el numeral 3 del presente artículo.

Las notas débito y notas crédito deben ser entregadas al adquiriente, atendiendo las condiciones, términos y mecanismos estipulados en el “Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta”

¿Cómo emitir notas débito y crédito desde ITS Software?     

Para conocer cómo generar las notas débito y notas crédito desde el Software ITS, visualiza el siguiente video instructivo.

Si cuentas con el servicio ITS Facturación electrónica puedes realizar la creación de las notas débito y notas crédito, documentos que NO se descontaran del número de documentos electrónicos de tu plan.

Recuerda que el módulo ITS de Facturación Electrónica facilita el proceso de venta a través de un envío automático de la factura de venta y XML a la DIAN y al correo del cliente, cumpliendo de ésta forma con los requisitos legales. Si deseas conocer más sobre los beneficios de ITS da clic aquí para iniciar asesoría personalizada.

Fuentes

Decreto 1625 del 11 de octubre de 2016

Resolución 000165 del 01 de noviembre de 2023

Realizado por:

John Nossa

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En esta ocasión, este manual explicará el correcto uso del formulario Rangos de Facturación a través del cual se registran las autorizaciones de numeración que se solicitan a la DIAN, por ejemplo, las Facturas de Venta Electrónica, Documento Electrónico de Máquina Registradora con Sistema POS, Documento Máquina Registradora con Sistema POS y Documento Soporte Electrónico.

1. Información Preliminar     

• Cada empresa es responsable de solicitar a la DIAN los rangos de facturación. Generalmente ese proceso lo realiza el contador o auxiliar contable.
• Si es una autorización de numeración electrónica, deben asociar los rangos de numeración en el Sistema de Facturación Electrónica -Ambiente de Producción. Este proceso se detalla en el Manual Asociación de Prefijos de Facturación Electrónica.
• En caso de que la autorización de numeración corresponda a un nuevo prefijo que no está creado actualmente en el sistema ITS, deberá enviarlo al correo soporte@itscontable.com con el fin de que un asesor de soporte lo cree y esté disponible para que le incluyan su rango de numeración.
• Antes de hacer algún registro, es importante que se valide toda la información de la autorización, recordando que las autorizaciones tienen un número de formulario que inicia por 1876.

Una vez se tenga la autorización de numeración de la DIAN, es importante identificar la información contenida allí que se requiere para crear la autorización:

1. Permite verificar que efectivamente es el documento de Autorización.
2. Es el número de formulario o resolución.
3. Es la fecha inicial de la autorización

4. Indica el tipo de documento
5. Especifica el prefijo o iniciales de la autorización
6. Muestra el rango de numeración autorizado, inicial y final
7. Vigencia en meses. Con base en esta vigencia y la fecha inicial, se calcula la fecha final

2. Rangos de Facturación     

Este formulario se llama Rangos de Facturación y se visualiza con el siguiente ícono . Al dar clic sobre este se abre la pantalla principal del formulario, en donde se visualizan los rangos actualmente creados en el sistema. Si aún no se cuenta con un rango, se visualizará así:

Una vez se tenga la autorización de numeración se procede a crearla dando clic en Nuevo

Si la autorización es un documento electrónico, como por ejemplo Facturas de Venta Electrónica, Documento Electrónico de Máquina Registradora con Sistema POS y Documento Soporte Electrónico, se registra así:

• En la lista desplegable Resolución se debe seleccionar el prefijo. En caso de que no aparezca deberá contactar a soporte ITS. Para el ejemplo dado, se escoge el prefijo FES.
• Luego se debe dar clic en el botón Consultar Rangos F.E., esta acción desplegará los prefijos asociados a la empresa en la DIAN, en donde se deberá dar clic en Seleccionar en la autorización que corresponda, verificando todos sus datos.

Nota: Si la autorización de numeración no se encuentra en los resultados de búsqueda, es porque aun no ha sido asociada en la DIAN, por lo cual deberá primero llevar a cabo el paso a paso explicado en el Manual Asociación de Prefijos de Facturación Electrónica.

• Una vez se haya seleccionado, el sistema automáticamente registrará los datos en los campos correspondientes. Una vez se hayan validado, se procede a dar clic en Guardar para confirmar la creación del rango y luego en Aceptar.

Si la autorización es un documento no electrónico, como por ejemplo Documento Máquina Registradora con Sistema POS, se registra manualmente así:

• En la lista desplegable Resolución se debe seleccionar el prefijo. En caso de que no aparezca deberá contactar a soporte ITS.
• En la lista desplegable Tipo se selecciona POS.
• En el campo No. Formulario O Res. se digita el número de formulario o resolución.
• En Fecha se selecciona la fecha inicial de la autorización.
• En Vencimiento se selecciona la fecha final de acuerdo con la vigencia y la fecha inicial.
• El campo Technical Key no debe diligenciarse, debido a que solo aplica para documentos electrónicos.
• Una vez se haya validado la información, se procede a dar clic en Guardar para confirmar la creación del rango y luego en Aceptar.

3. Aclaraciones Importantes     

Es importante que cada empresa tenga en cuenta lo siguiente:

• La información que se registra en Rangos de Facturación es la que sale impresa en cada documento que se genera en ITS, ya sea en formato ticket o PDF.
• Antes de registrar cada autorización, primero se debe validar muy bien la información, con el fin de garantizar la concordancia entre los datos de la autorización de la DIAN y los de ITS.
• En caso de que se haya registrado con información errónea una autorización de numeración de algún documento electrónico, el sistema mostrará un error al momento de intentar generar el documento en Facturación. En este caso se deberá verificar nuevamente la información registrada en Rangos de Facturación, ajustarla y luego volver a intentar facturar.
• Si se registró erróneamente una autorización de numeración de un tipo de documento no electrónico como por ejemplo Documento Máquina Registradora con Sistema POS, ITS no podrá validarlo, por lo cual no se generará ninguna restricción o error el momento de facturar. De ahí la importancia de validar muy bien la información antes de crear el rango de facturación.

Para visualizar y descargar los manuales completos da clic en el enlace correspondiente

ITS más que una herramienta, un aliado

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Los principales cambios y novedades son:

• Se elimina la regla de redondeo correspondiente al impuesto, el facturador debe reportar el impuesto con sus decimales, pero se mantiene la holgura para totalizar.
• Ahora es posible realizar notas de ajuste a las facturas de venta que previamente han sido aceptadas.
• Se han incorporado los nuevos tributos y sus correspondientes tarifas, tales como el Impuesto Nacional sobre Productos Plásticos de un solo uso (INPP), el Impuesto a los productos ultra procesados industrialmente y/o con alto contenido de azúcares añadidos, sodio o grasas saturadas (ICUI), el Impuesto al consumo de licores (ICL) y el Ad Valorem (ADV).
• Se ha añadido la opción de registrar operaciones de Compra y Venta de divisas, proporcionando un mecanismo efectivo para el control cambiario.
• La información de las facturas electrónicas de venta expedidas en contingencia deberá reportarse a la DIAN, dentro de los dos días hábiles siguientes a la expedición por parte de los sujetos obligados a facturar.
• Al realizar una nota crédito sin referencia a una factura, se debe informar el periodo (mes) que se desea afectar con dicha nota.
• En el cuerpo de la factura electrónica, ya no se limita a expresar únicamente la moneda internacional cuando la transacción se realiza en dicha moneda; ahora se presentará el valor en pesos y, además, se re-expresará en la moneda internacional en un campo extensible.
• La fecha de generación de la factura electrónica debe coincidir con la fecha de la firma del evento de validación por parte de la DIAN.

Los cambios en el software de facturación deberán reflejarse conforme al Artículo 62, el cual establece que las modificaciones mencionadas en el anexo técnico 1.9 deben ser adoptadas en un plazo de tres (3) meses contados a partir de la publicación de la mencionada resolución.

Si deseas ampliar información sobre la digitalización de los documentos electrónicos, ingresa al artículo https://www.itscontable.com/blog/pos-electronico/

Con ITS Software puedes estar tranquilo, ya que se da cumplimiento preciso a las disposiciones emitidas por la DIAN, si aún no estás facturando con desde ITS contáctanos para conocer todas las ventajas, da clic en el siguiente botón.

Fuente:

Resolución 000165 del 01 de noviembre de 2023

Realizado por:

John Nossa

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