La factura electrónica ya no es solo un requisito tributario: también es una herramienta clave para mantener el orden en las ventas, los documentos, los impuestos y la información administrativa de una empresa.
En Colombia, el sistema de facturación comprende la factura de venta, los documentos equivalentes y otros documentos electrónicos determinados por la DIAN. Además, las facturas electrónicas deben ser validadas por la DIAN antes de su expedición para que tengan reconocimiento tributario.
En ITS Software, la facturación electrónica se integra con procesos clave del negocio como ventas, POS, inventario, clientes, cartera, reportes y contabilidad, según la configuración de cada empresa. Esto permite que restaurantes, negocios retail, empresas de moda y calzado, supermercados, droguerías, ferreterías y comercios en general puedan facturar con más orden y control.
A continuación, resolvemos algunas preguntas frecuentes sobre la factura electrónica con ITS Software.
1. ¿Qué es la factura electrónica?
La factura electrónica es un documento digital que soporta la venta de bienes o servicios y cumple los requisitos técnicos y legales establecidos por la DIAN.
No es simplemente una factura en PDF. La factura electrónica incluye un archivo XML, validación ante la DIAN y representación gráfica para el adquirente.
En la práctica, permite dejar soporte de la operación, cumplir obligaciones tributarias y mantener trazabilidad de las ventas.
2. ¿ITS Software permite emitir factura electrónica?
Sí. ITS Software cuenta con funcionalidades de facturación de venta electrónica, así como la nota crédito y débito electrónicas. Además, permite trabajar procesos relacionados como compras, devoluciones, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, inventario y reportes administrativos a través del módulo POS.
Esto permite que la factura electrónica no quede aislada, sino conectada con la operación diaria del negocio.
3. ¿Qué necesito para empezar a facturar electrónicamente en ITS?
Para iniciar el proceso normalmente se requiere:
- Solicitar o tener una resolución de facturación electrónica vigente.
- Contar con un certificado digital activo.
Los asesores de soporte capacitan y acompañan en el registro de las facturas electrónicas, validando que el proceso se realice de forma correcta evitando rechazos por parte de la DIAN.
4. ¿Qué es la resolución de facturación electrónica?
La resolución de facturación es la autorización de numeración que otorga la DIAN para expedir facturas.
En términos simples, define datos como:
- Tipo de documento
- Prefijo, si aplica
- Rango autorizado
- Fecha de autorización
- Vigencia
- Modalidad de facturación
- Numeración permitida
En ITS Software, esta información debe parametrizarse correctamente para que el sistema pueda emitir documentos dentro del rango y condiciones autorizadas.
5. ¿Qué pasa si se vence la resolución?
Si la resolución vence, la empresa debe solicitar una nueva autorización ante la DIAN y luego actualizar la configuración en ITS Software.
Por seguridad, mientras la resolución siga vencida no se podrán emitir documentos electrónicos. En caso de que ocurra un evento que no permita la solicitud de la nueva resolución, se podrá hacer uso del documento de contingencia.
6. ¿Qué deben tener en cuenta los restaurantes?
En restaurantes, la facturación debe convivir con una operación rápida: mesas, pedidos, caja, cocina, barra, medios de pago y cierres diarios.
Con ITS Software, el restaurante puede apoyarse en herramientas como POS, maestro de mesas, división de cuentas, arqueos de caja, inventarios con recetas y reportes para mejorar el control de la operación.
La clave no es solo emitir la factura, sino lograr que cada venta quede bien registrada y relacionada con la operación real del negocio.
Video: Dividir cuenta
7. ¿Qué deben tener en cuenta los negocios retail?
En retail, supermercados, minimercados, ferreterías, droguerías y comercios de alto movimiento, la facturación debe ser ágil y precisa.
Estos negocios necesitan controlar:
- Productos
- Precios
- Descuentos
- Formas de pago
- Caja
- Inventario
- Devoluciones
- Reportes
ITS Software permite integrar facturación, POS, inventario, arqueo de caja e informes administrativos, lo que ayuda a reducir reprocesos y mejorar la trazabilidad de cada venta.
Facturación con documentos creados anteriormente
8. ¿Qué deben tener en cuenta los negocios de moda y calzado?
En moda y calzado, la facturación debe estar conectada con referencias, tallas, colores, cambios, devoluciones y disponibilidad de inventario.
Cuando una venta se factura correctamente, también debe reflejarse en el control de productos disponibles. Esto evita errores comunes como vender una talla agotada, registrar una referencia equivocada o perder trazabilidad en cambios y devoluciones.
ITS Software está orientado a diferentes tipos de negocio, incluyendo textiles y calzado.
Video: La solución definitiva para los envíos de los documentos electrónicos sin validación DIAN
9. ¿Qué es el documento equivalente electrónico?
El documento equivalente electrónico hace parte del sistema de facturación y desarrolla documentos equivalentes bajo condiciones técnicas definidas por la DIAN. La Resolución DIAN 000165 de 2023 adoptó el Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta versión 1.9 y expidió el Anexo Técnico 1.0 del documento equivalente electrónico.
Video: Webinar Documento Equivalente
10. ¿ITS Software permite consultar documentos emitidos?
Sí. Al trabajar la facturación dentro del sistema, la empresa puede consultar documentos, revisar ventas, verificar información del cliente, validar consecutivos y analizar reportes relacionados.
Esto facilita responder solicitudes como:
- Copia de factura
- Corrección de datos
- Revisión de una nota crédito
- Consulta de ventas por periodo
- Validación de documentos emitidos
11. ¿Qué errores frecuentes se deben evitar?
Algunos errores comunes en facturación electrónica son:
- Usar una resolución vencida
- Configurar mal el prefijo
- Emitir documentos fuera del rango autorizado
- No validar impuestos correctamente
- No revisar datos del cliente
- Manejar productos con información incompleta
- No controlar notas crédito y devoluciones
- No actualizar cambios normativos o técnicos
La recomendación es revisar periódicamente la parametrización del sistema y mantener acompañamiento con soporte cuando se realicen cambios importantes.
12. ¿Qué pasa si una factura electrónica es rechazada?
Cuando una factura presenta rechazo, se debe revisar el motivo exacto del error. Puede estar relacionado con datos del cliente, impuestos, numeración, resolución, estructura del documento, fechas, totales o validaciones técnicas de la DIAN. En ITS Software, el equipo de soporte puede orientar la revisión para identificar el origen del inconveniente y realizar los ajustes necesarios según el caso.
13. ¿ITS Software ofrece soporte para facturación electrónica?
Sí. ITS Software destaca dentro de sus beneficios el soporte y capacitaciones ilimitadas, además de canales de atención como teléfono, celular, WhatsApp y correo electrónico.
Esto es importante porque la facturación electrónica no solo requiere emitir documentos, sino mantener correctamente configurado el sistema y resolver dudas cuando se presenten novedades.
14. ¿La factura electrónica se puede conectar con inventario y contabilidad?
Sí. Ese es uno de los puntos clave para una empresa.
Cuando la factura electrónica se conecta con inventario, caja, cartera y contabilidad, la información fluye mejor y se reducen reprocesos.
ITS Software cuenta con funcionalidades de POS e inventario, módulo contable, documentos electrónicos, mobile y e-commerce, lo que permite adaptar la operación según el tipo de empresa.
15. ¿ITS Software sirve para empresas con varias sucursales?
Sí. ITS Software destaca como beneficio la conexión en línea de sucursales y el acceso desde computador, portátil, tablet o smartphone.
Esto facilita que empresas con varios puntos de venta puedan centralizar información, consultar reportes y mantener mayor control sobre ventas y documentos.
La factura electrónica no debe verse solo como una obligación ante la DIAN. Bien implementada, puede convertirse en una herramienta para mejorar el control de ventas, documentos, inventario, caja, reportes y procesos administrativos.
Con ITS Software, restaurantes, negocios retail, empresas de moda y calzado, comercios y empresas de servicios pueden gestionar su facturación electrónica de forma más integrada, con soporte y acompañamiento para trabajar con mayor orden y claridad.
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Fuentes
Resolución DIAN 000165 de 2023: desarrolla el sistema de facturación, los proveedores tecnológicos, adopta la versión 1.9 del Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta y expide el Anexo Técnico 1.0 del Documento Equivalente Electrónico.
Artículo 616-1 del Estatuto Tributario: establece aspectos del sistema de facturación, documentos electrónicos, validación, expedición y entrega. La Resolución 000165 de 2023 cita y desarrolla este marco normativo.
Decreto 1625 de 2016: Decreto Único Reglamentario en Materia Tributaria, citado como parte del marco reglamentario del sistema de facturación en la Resolución 000165 de 2023.
