¿Cuáles datos son obligatorios para la factura electrónica?
La DIAN exige que cada factura electrónica contenga la siguiente información básica:

• Información del tercero: tipo de documento, número de documento, nombres y apellidos (si es persona natural), el nombre de la empresa en la casilla “nombre 1” (si es persona jurídica), dirección, celular o fijo, correo electrónico, departamento y ciudad.
• La factura debe contener la totalidad de artículos que se facturaron, discriminando cada uno con su información: nombre del artículo, cantidad vendida, referencia, unidad de medida, valor unitario, impuesto, descuento (si aplica), valor total por producto

¿En qué cambia el proceso de facturación en ITS con la implementación de Factura Electrónica?
El proceso para registrar una factura electrónica en ITS es prácticamente el mismo que se realiza para documentos que no son electrónicos. Algunas pequeñas variaciones:

• En facturación, cuando se selecciona un documento electrónico, ITS mostrará un aviso en color verde indicando que se ha escogido un documento de éste tipo.
• Los documentos electrónicos no pueden ser exportados en formato ticket, únicamente en formato PDF.
• Cuando se registre el documento, ITS de forma automática reportará el documento a la DIAN y enviará la factura al cliente (este proceso es interno y dura menos de 5 segundos).

¿Qué pasa si me doy cuenta que faltaron datos en la factura electrónica después de haberla enviado?
La factura electrónica es un documento que se reporta a la DIAN de forma inmediata luego de guardar la factura, por lo cual el documento queda bloqueado y no permite realizar modificaciones directamente en él. Para realizar cambios o anulaciones se deben utilizar los documentos electrónicos de notas crédito o débito.

¿Por qué no puedo guardar la factura electrónica con la tecla F1?
El formato de factura electrónica que se envía al correo del cliente es PDF, por lo cual cuando se selecciona el documento electrónico se inhabilitan las opciones de impresión en ticket utilizando las teclas F1 o F9. La factura electrónica debe registrarse utilizando la tecla F2 o haciendo clic en la opción “Imprimir” y escoger “Exportar a PDF”.

Si un cliente me exige la factura electrónica impresa, ¿cómo se la entrego?
Una de las ventajas de implementar la factura electrónica es el ahorro de papel y los costos asociados a la impresión física de documentos. Sin embargo, es decisión de la empresa si le entrega el documento físico al cliente. Para realizar dicho proceso, luego de guardar la factura con la tecla F2, el sistema muestra el PDF de la factura permitiendo realizar su impresión.

¿Cuándo debo entregar factura electrónica?
Si la empresa está obligada a facturar electrónicamente, debe entregar este tipo de factura cuando el cliente exija que sus datos aparezcan en ella. De acuerdo con lo anterior, no se pueden registrar facturas electrónicas con cliente MOSTRADOR. Así mismo, la factura electrónica reemplaza por completo las resoluciones de facturación tipo COMPUTADOR.

¿Qué pasa si el cliente no quiere que aparezcan sus datos en la factura?
En este caso, el registro de la venta debe llevarse a cabo a través de una resolución tipo POS. En este sentido, es completamente legal hasta el momento que la empresa tenga activas la resolución ELECTRONICA y POS. Lo que no se puede hacer es, que una vez la empresa ya esté obligada a facturar electrónicamente, utilice la resolución POS para registrar una factura con datos de cliente.

¿Cómo puedo revisar si la DIAN recibió la factura electrónica?
Para verificar ésta información, es necesario en el sistema ITS en facturación volver a listar el documento electrónico. En la parte superior estará un botón llamado “Verificación DIAN”, el cual haciendo clic en él el sistema redireccionará a una página de la DIAN, donde se podrá verificar la información de recepción.