Un cliente tuyo puede estar vendiendo hoy mismo a través de un marketplace, recibiendo pedidos de dropshipping o combinando varios canales de venta al tiempo, sin haberse detenido a pensar quién, dentro de esa cadena, tiene la obligación de expedir la factura o de declarar el IVA. La DIAN resolvió varias de estas dudas en el Concepto 1222 int 010815 del 20 de diciembre de 2024, un pronunciamiento que analiza puntualmente el tratamiento tributario del comercio electrónico bajo modalidades de ventas multicanal, dropshipping, marketplace y sistemas híbridos.

En este artículo explicamos esa doctrina para que puedas resolver con tu cliente tres preguntas que cubren casi cualquier caso de e-commerce: quién debe facturar cada venta, cómo se causan los ingresos para el impuesto de renta y el IVA cuando el vendedor no tiene domicilio en el país, y cuándo la plataforma que recibe el pago está actuando como intermediaria de un ingreso que en realidad pertenece a un tercero. Aplica tanto si tu cliente vende directamente a través de su propia tienda en línea como si opera como vendedor dentro de un marketplace, y cubre también el escenario del vendedor domiciliado en el exterior.

Tips clave para contadores

• Quien vende, factura: en las ventas multicanal, la obligación de expedir la factura por el total de la operación recae sobre quien efectivamente realiza la venta al consumidor final, no sobre el marketplace que solo facilita la transacción.
• El vendedor extranjero también puede quedar gravado: un dropshipper domiciliado en el exterior que vende bienes ubicados en Colombia al momento de la venta puede quedar sujeto a renta de fuente nacional y a IVA, aunque no tenga presencia física en el país.
• La Presencia Económica Significativa (PES) es una puerta adicional a la tributación: un vendedor sin residencia en Colombia puede quedar sujeto al impuesto de renta por sus ventas a clientes colombianos si cumple los umbrales del artículo 20-3 del Estatuto Tributario (ET), sin que se requiera establecimiento permanente.
• No todo lo que entra a una plataforma es ingreso propio de quien lo recibe: cuando un intermediario recibe el pago y lo traslada al vendedor real, se configuran ingresos percibidos para terceros, con una obligación de información específica para ambas partes.
• Las plataformas deben facilitar la entrega de la factura: el artículo 616-1 del ET obliga a los marketplaces a habilitar un mecanismo para que sus usuarios (los vendedores) entreguen la factura al consumidor final.

¿Qué es un e-commerce y qué modalidades existen?

La DIAN retoma la definición del Consejo General de la Organización Mundial del Comercio, según la cual el comercio electrónico son las transacciones de compra y venta de bienes y servicios realizadas a través de plataformas digitales, usando internet como medio principal de interacción entre vendedores y compradores.

Aunque suele asociarse sólo con la venta al consumidor final, existen varios modelos según quién vende y quién compra: B2B (entre empresas), B2C (de empresa a consumidor final), C2C (entre consumidores), P2P (entre particulares) y G2C (de gobierno a consumidor), entre otros. El modelo B2C es el que ha impulsado las estrategias de venta multicanal que analizamos en este artículo, donde conviven principalmente dos modalidades:

• Dropshipping: el comerciante que vende a través de la plataforma no mantiene inventario propio; el almacenamiento, alistamiento y despacho del producto quedan a cargo del proveedor.
• Marketplace: la plataforma facilita las transacciones dentro de su sitio o actúa como punto de encuentro entre comerciantes y consumidores, sin ser ella misma quien vende.

Cuando estos dos modelos se combinan (por ejemplo, un dropshipper que usa un marketplace como canal de venta), la DIAN los llama sistemas híbridos, y es justamente en estos escenarios donde con más frecuencia surge la duda de quién debe facturar.

¿Cómo se estructura la cadena de actores en una operación de comercio electrónico?

Antes de entrar en la parte tributaria, conviene tener claro quién participa en una operación de e-commerce, porque cada actor asume una obligación distinta:

• El vendedor o comerciante: es quien ofrece el bien o servicio y, como veremos, quien asume la obligación de facturar y de declarar el ingreso correspondiente.
• La plataforma o intermediario (marketplace): conecta al vendedor con el consumidor final y en ciertos casos procesa o recibe el pago; cuando ese dinero no le pertenece, entra en juego la figura de ingresos para terceros que desarrollamos más adelante.
• El proveedor logístico: en el dropshipping, es quien almacena, alista y despacha el producto en nombre del vendedor, sin que ello lo convierta en el responsable de facturar.
• El consumidor final: es quien recibe el bien o servicio y a quien debe entregarse la factura, sin importar cuántos intermediarios participaron en la operación.

Un punto que suele pasarse por alto es que, antes de cualquier análisis de renta o IVA, el artículo 91 de la Ley 633 de 2000 ya exige que toda página web o sitio de internet de origen colombiano con actividad comercial, financiera o de prestación de servicios se inscriba en el Registro Mercantil y suministre a la DIAN la información de sus transacciones económicas. Es decir, la sola estructura formal del negocio (tener una tienda en línea activa) ya activa una obligación de registro, independientemente de que luego se facture o no por cada venta.

¿Quién debe expedir la factura de venta en una operación de comercio electrónico bajo ventas multicanal?

El numeral 1 del artículo 20 del Código de Comercio considera actividad mercantil la adquisición de bienes a título oneroso para enajenarlos en igual forma; quien ejerce esa actividad de forma habitual es comerciante bajo los artículos 10 y 13 del mismo Código.

El artículo 615 del ET obliga a expedir factura a quienes tengan la calidad de comerciantes, entre otros sujetos responsables. Por eso, en las ventas multicanal, la responsabilidad de facturar cada operación recae sobre quien efectivamente realiza la venta (el dropshipper, el vendedor dentro del marketplace), no sobre la plataforma en sí.

Eso sí, el artículo 616-1 ET, que reguló el sistema de facturación, exige a las plataformas de comercio electrónico poner a disposición de sus usuarios un servicio que les permita expedir y entregar la factura electrónica al consumidor final; la plataforma facilita el mecanismo, pero no sustituye al vendedor como responsable de facturar. Y como la factura sigue siendo el documento por excelencia para soportar costos y deducciones, cuando quien vende no está obligado a expedirla, el adquirente debe generar el documento soporte de adquisiciones a sujetos no obligados a facturar, conforme al artículo 1.6.1.4.12 del Decreto 1625 de 2016.

¿Cómo cambia el tratamiento del impuesto de renta y del IVA cuando el vendedor es un dropshipper domiciliado en el exterior?

En materia del impuesto de renta: el artículo 24 del ET clasifica como ingreso de fuente nacional el obtenido en la enajenación de bienes materiales ubicados en Colombia al momento de la venta. El artículo 9 del ET precisa que las personas sin residencia en el país solo están sujetas a renta por sus ingresos de fuente nacional. En consecuencia, un dropshipper extranjero que vende un bien que está físicamente en Colombia al momento de la venta genera renta de fuente nacional y queda sujeto al impuesto, sin necesidad de tener domicilio ni establecimiento permanente aquí.

Ahora bien, también conveniente revisar el concepto de la Presencia Económica Significativa (PES): el artículo 20-3 del ET abre una vía adicional de sujeción: si el vendedor mantiene una interacción deliberada y sistemática con el mercado colombiano y supera los umbrales de ingresos en UVT que fija la norma, puede quedar sujeto a renta también por PES, un mecanismo que amplía la base más allá de la simple venta de un bien ubicado en el país.

En materia del IVA, el artículo 420 del ET grava la venta de bienes corporales muebles e inmuebles ubicados en el territorio nacional; para los bienes muebles rige el principio de territorialidad según la ubicación material del bien. Por eso la venta de un bien ubicado en Colombia por un dropshipper con domicilio en el exterior está gravada con IVA en virtud de los artículos 420 y 429 ET, este último sobre el momento en que se causa el impuesto.

¿Cuándo se configuran ingresos recibidos para terceros en el comercio electrónico y qué debe reportar tu cliente?

El artículo 26 del ET establece que los ingresos realizados son la base de la renta líquida. Un ingreso a nombre de terceros se configura cuando existe intermediación: los ingresos de una persona son recaudados por un tercero (una plataforma de e-commerce, un transportador) que actúa por cuenta ajena y los transfiere al beneficiario real. Esos pagos recibidos por el intermediario no son ingreso propio suyo; son ingresos percibidos para terceros.

El literal g) del artículo 631 del ET faculta a la DIAN a solicitar, para efectos de cruces de información, los datos de quienes recibieron ingresos para terceros y de los terceros a cuyo nombre se recibieron. Justamente esto se desarrolla con la obligación del reporte de información exógena en el cual se indica que por ejemplo ante estos escenarios en los que los actores son reportantes: quien recibió el pago para el tercero debe reportar los datos de este en el formato 1647, y el beneficiario del ingreso solo debe reportar los datos del intermediario a través del cual lo recibió, en el formato 1007 – Ingresos recibidos.

Fórmula práctica: 3 preguntas para ubicar a tu cliente en el mapa del e-commerce

1. ¿Quién realiza materialmente la venta al consumidor final? Esa persona o entidad debe expedir la factura.

2. ¿El bien vendido estaba ubicado en Colombia al momento de la venta? Si la respuesta es sí, hay renta de fuente nacional e IVA, sin importar el domicilio del vendedor.

3. ¿Quién recibió el pago del comprador? Si fue un intermediario distinto de quien vende, hay ingresos para terceros que deben reportarse en exógena en el formato 1647 y en el formato 1007.

Casos prácticos sobre e-commerce: ¿Cómo cambia el tratamiento según la estructura del negocio?

Te compartimos dos casos prácticos sobre este tema para que los entiendas y apliques:

Caso 1. Vendedor nacional dentro de un marketplace

Tu cliente, una persona natural comerciante domiciliada en Cali, vende artículos de hogar a través de un marketplace colombiano. El marketplace le cobra una comisión por cada venta y procesa el pago del comprador.

Análisis: quien realiza la venta es tu cliente, no el marketplace (artículo 615 del ET); por tanto es él quien debe expedir la factura electrónica por el valor total de la operación al consumidor final, usando el mecanismo que la plataforma está obligada a poner a su disposición (artículo 616-1 del ET). El pago que recibe del marketplace, aunque pase primero por la plataforma, corresponde a un ingreso propio de tu cliente y no a un ingreso para terceros, porque quien vende y quien recibe el dinero final es la misma persona.

Caso 2. Dropshipper domiciliado en el exterior

Una empresa domiciliada en Estados Unidos vende, a través de su propia tienda en línea, productos que mantiene almacenados en una bodega en Bogotá operada por un proveedor local. Un cliente colombiano compra un producto y el bien sale de esa bodega directamente hacia el comprador.

Análisis: como el bien estaba ubicado en Colombia al momento de la venta, el ingreso es de fuente nacional (artículo 24 del ET) y la empresa extranjera queda sujeta al impuesto de renta por esa operación (artículo 9 del ET), así no tenga domicilio ni establecimiento permanente en el país. La venta también está gravada con IVA (artículos 420 y 429 del ET). Si además la empresa mantiene interacción sistemática con clientes colombianos y supera el umbral de ingresos en UVT que fija el artículo 20-3 del ET, puede quedar sujeta a renta también por Presencia Económica Significativa (un análisis independiente del anterior que conviene revisar caso a caso con tu cliente).

Preguntas frecuentes sobre las obligaciones tributarias del e-commerce

Para finalizar te compartimos 6 respuestas a preguntas frecuentes sobre este importante tema:

¿El marketplace debe expedir la factura cuando un tercero vende a través de su plataforma?

No. La obligación de facturar recae sobre quien efectivamente realiza la venta, es decir, sobre el vendedor que usa el marketplace como canal, no sobre la plataforma. Lo que sí exige la ley a la plataforma es poner a disposición del vendedor un mecanismo para que este pueda entregar la factura al consumidor final.

¿Un dropshipper extranjero debe expedir factura electrónica colombiana?

Si es quien realiza la venta y el bien está ubicado en Colombia al momento de la operación, sí queda dentro del supuesto general de obligación de facturar del artículo 615 del ET, aplicable a quienes tengan la calidad de comerciantes. La forma concreta de cumplir esa obligación desde el exterior debe evaluarse con cada cliente según su situación de registro ante la DIAN.

¿Qué es la Presencia Económica Significativa y en qué se diferencia de la simple venta de un bien ubicado en Colombia?

La PES es un criterio de sujeción al impuesto de renta que no depende de dónde esté el bien, sino de si el vendedor extranjero mantiene una interacción deliberada y sistemática con el mercado colombiano y supera determinados umbrales de ingresos en UVT. Un vendedor puede estar gravado por vender un bien ubicado en el país sin tener PES, y también puede tener PES por sus servicios digitales sin que medie ningún bien físico en Colombia; son dos vías de sujeción independientes que conviene revisar por separado.

¿Qué debe reportar el intermediario que recibió un pago para un tercero?

Debe informar, para efectos de cruces de información, los datos de la persona o entidad de quien recibió el ingreso y del tercero a cuyo nombre lo recibió, con la cuantía correspondiente, conforme al literal g) del artículo 631 del ET.

¿La venta de bienes excluidos o exentos de IVA cambia este análisis?

El análisis sobre quién factura y sobre la fuente del ingreso para renta no cambia por el tratamiento de IVA del bien concreto; lo que sí varía es si la operación causa o no el impuesto sobre las ventas. Conviene revisar la clasificación arancelaria del bien en los artículos 424 y 477 del ET antes de asumir que toda venta de e-commerce está gravada con IVA a la tarifa general.

¿Por qué ITS Software es el aliado ideal para llevar la contabilidad y la facturación de tu cliente que vende en línea?

Un negocio de e-commerce rara vez tiene un solo canal ni un solo tipo de ingreso: hoy factura desde su propia tienda, mañana desde un marketplace, y en medio de eso aparecen pagos que en realidad pertenecen a un tercero. Sostener ese nivel de complejidad con hojas de cálculo paralelas es justo donde se cuelan los errores que revisamos en este artículo.

ITS Software está pensado para ese escenario. Su módulo de e-commerce permite crear una tienda en línea con la marca propia del cliente en minutos, publicando cada producto desde el mismo sistema de facturación e inventarios. La clave está en la sincronización en tiempo real: cuando se concreta una venta, el inventario del e-commerce y el del punto de venta físico se descuentan al mismo tiempo, evitando las llamadas «ventas fantasma» que se generan cuando un mismo producto se ofrece por varios canales a la vez.

Sobre esa misma base, el sistema automatiza la facturación electrónica y su registro contable, de modo que cada factura expedida bajo el artículo 616-1 ET queda conectada de una vez con la contabilidad, facilitando llevar un control claro de qué es ingreso propio y qué es un ingreso recibido para terceros, y mantener al día el IVA sin importar cuántos canales de venta maneje tu cliente.

Referencias normativas

• Presidencia de la República. (1989, 30 de marzo). Decreto 624 – Estatuto Tributario Colombiano
• Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. (2024, 20 de diciembre). Concepto 122 int 010815.

Autora

Lina María Galindo López

Contadora Pública, egresada de la Universidad del Valle y especialista en Marketing Digital & E-commerce en la Universidad Icesi. Su sólida trayectoria incluye colaboraciones en portales contables líderes de Colombia en la generación de contenido editorial y digital. En su página linagalindocontadora.com, aporta valor directo: asesoría en renta y obligaciones tributarias para personas naturales; acompañamiento contable y estratégico para empresas; recursos, formación y contenido especializado para contadores; y estrategias de contenido con posicionamiento digital para marcas contables y blogs. Así, fusiona rigor normativo y tácticas digitales para impulsar el crecimiento de contadores, empresarios y marcas en un entorno regulatorio con constantes cambios.

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El Sistema de Información de Precios de Medicamentos (SISMED) es una herramienta del Ministerio de Salud y Protección Social utilizada para recopilar información sobre los precios y movimientos de los medicamentos comercializados en Colombia.

Con la expedición de la Circular Externa 021 de 2026, se actualizaron los anexos técnicos y las condiciones bajo las cuales los actores obligados deben reportar información al SISMED. Entre los cambios se incorporan nuevos datos asociados a la factura electrónica, ajustes en la forma de reportar las unidades de los medicamentos y modificaciones en la estructura de los archivos.

En ITS Software ya se encuentra disponible el informe actualizado para las empresas que realizan el reporte bajo el Rol 2.

1. ¿Qué es el informe SISMED y para qué sirve?

El SISMED fue creado como un sistema de información orientado a fortalecer el seguimiento del mercado de medicamentos en Colombia. A través de este sistema se recopilan datos relacionados con precios de compra y venta, cantidades, unidades comercializadas y demás información de las transacciones de medicamentos.

La Circular 021 de 2026 establece dos grupos principales de actores:

Rol 1: fabricantes, importadores, titulares del registro sanitario de los medicamentos e importadores de medicamentos vitales no disponibles.

Rol 2: actores que no son fabricantes, importadores ni titulares del registro sanitario del medicamento reportado, ni importadores de medicamentos vitales no disponibles.

Para estos últimos, la Circular incorpora el Anexo Técnico No. 2 – Reporte de Información de Precios de Medicamentos Rol 2, que define la estructura del archivo y los campos que deben ser reportados.

¿Qué operaciones deben reportarse?

La norma contempla operaciones de compra y venta relacionadas con diferentes tipos de transacciones dentro de la cadena de medicamentos. También establece que, cuando corresponda, la información reportada debe coincidir con los datos contenidos en la Factura Electrónica de Venta (FEV).

Los archivos válidos deben ser enviados mediante la Plataforma de Intercambio de Información – PISIS. El reporte solo se considera cumplido cuando el archivo obtiene el estado CT: Cargado Totalmente al 100 %. Un estado de cargue parcial no representa el cumplimiento total de la obligación.

2. ¿Qué cambió con la Circular 021 de 2026?

La actualización busca aumentar la trazabilidad, precisión y confiabilidad de la información reportada al SISMED. Para ello se incorporaron diferentes ajustes técnicos que las empresas obligadas deben tener en cuenta.

Información de la factura electrónica y CUFE

Uno de los principales cambios es la incorporación de información asociada directamente a la Factura Electrónica de Venta.

Cada factura debe reportarse tantas veces como medicamentos diferentes o condiciones comerciales distintas contenga, identificando en cada registro el Código Único de Factura Electrónica (CUFE) correspondiente.

Esto permite relacionar con mayor precisión la información reportada al SISMED con la operación comercial que la originó.

Notas crédito, notas débito y CUDE

Cuando una nota crédito o nota débito modifica el valor o las cantidades de una operación, el reporte debe reflejar la información ajustada.

En estos casos, la Circular establece que debe referenciarse el Código Único de Documento Electrónico (CUDE) como documento de soporte complementario.

Uso de la Unidad Mínima de Dispensación – UMD

Otro cambio importante corresponde a la forma de expresar las unidades reportadas.

La nueva estructura exige utilizar la Unidad Mínima de Dispensación (UMD), entendida como la unidad física individual más pequeña del medicamento que puede entregarse o manipularse sin afectar su integridad.

Por ejemplo, según las características del medicamento, la UMD puede corresponder a una tableta, cápsula, ampolla, vial, jeringa, parche o unidad equivalente.

La Circular aclara que la UMD no corresponde, en principio, a cajas, blísteres u otros empaques comerciales secundarios.

Mayor detalle por producto y transacción

La nueva estructura incorpora campos específicos como:

• Ciudad o municipio de la factura.
• CUFE.
• Número y fecha de factura.
• Código del detalle del producto.
• Unidad de medida.
• Cantidad.
• Precio unitario.
• Total facturado.
• Documento soporte del precio.
• Tipo de operación y transacción.
• Información de identificación del medicamento.

Esto implica que la información tiene un nivel de detalle mayor y debe conservar una relación más directa con la factura electrónica correspondiente.

Conservación de los soportes

Las facturas relacionadas con los reportes al SISMED deben conservarse, física o digitalmente, durante un periodo mínimo de tres años, para efectos de verificación y validación por parte de las autoridades competentes.

Nueva estructura y periodo de transición

La Circular fue expedida el 9 de junio de 2026 y estableció un periodo de prueba de tres meses contado desde el primer día del mes siguiente a su publicación.

Durante este periodo, los obligados podían realizar pruebas voluntarias bajo la nueva estructura mientras continuaban cumpliendo el reporte obligatorio conforme al esquema anterior. Adicionalmente, la norma establece que los meses de 2026 que no hayan sido reportados conforme a los nuevos anexos deberán presentarse bajo la nueva estructura a más tardar el 31 de diciembre de 2026.

La Circular 021 reemplaza el esquema establecido por las Circulares 06 de 2018 y 17 de 2023, una vez finalizado el periodo transitorio previsto.

3. ¿Cómo funciona el nuevo informe SISMED en ITS Software?

Para facilitar el proceso a las empresas que reportan bajo el Rol 2, ITS Software actualizó el informe SISMED de acuerdo con la nueva estructura.

El informe permite obtener la información necesaria desde las operaciones registradas en el sistema y generar los archivos que servirán para revisión y posterior presentación.

Dos formatos disponibles

Desde ITS se puede generar el reporte en dos formatos:

Archivo CSV: diseñado para realizar una revisión previa de la información. Puede abrirse en Excel y facilita la validación de los datos antes del envío.

Archivo TXT: corresponde al archivo plano estructurado para realizar el reporte final mediante la plataforma PISIS.

De esta manera, el usuario puede primero revisar la información y posteriormente generar el archivo requerido para su presentación.

Información asociada a la factura electrónica

El informe actualizado incorpora información relacionada con:

• CUFE de la factura electrónica.
• CUDE de notas crédito o débito, cuando aplique.
• Cantidad correspondiente a la operación.
• Precio unitario.
• Información del producto.
• Datos requeridos para identificar la transacción.

En lugar de consolidar determinada información únicamente por grupos, el reporte presenta una fila por movimiento de producto, indicando la cantidad y el precio correspondiente.

Configuración que debe revisar la empresa

Antes de generar el informe, es importante validar la información configurada en el formulario de Almacenes de ITS.

Especialmente deben revisarse:

Código de habilitación SISMED: dependiendo del tipo de empresa, normalmente podrá utilizarse cero cuando no exista un código específico.

Código de ciudad o municipio: debe corresponder al código requerido para identificar el municipio de la empresa emisora.

La Circular utiliza información de municipio dentro de la estructura del reporte y establece que determinados datos deben coincidir con la factura electrónica cuando se encuentren registrados en ella.

Por esta razón, es recomendable verificar estos campos antes de realizar la generación definitiva del archivo.

¿Cómo generar el informe SISMED en ITS?

De manera general, el proceso consiste en:

1. Revisar la configuración de la empresa y del almacén.
2. Validar con Soporte ITS el código de habilitación SISMED y de la ciudad en los datos de Almacén.
3. Ingresar al informe SISMED – Circular 021 de 2026.
4. Seleccionar el periodo correspondiente.
5. Generar inicialmente el archivo CSV para revisar la información.
6. Verificar cantidades, precios, facturas, CUFE y demás datos.
7. Generar el archivo plano TXT.
8. Realizar el cargue del archivo en la plataforma PISIS.
9. Verificar que el procesamiento finalice correctamente.

Es importante recordar que la presentación oficial del reporte no se realiza desde ITS Software. ITS genera y estructura la información; el archivo definitivo debe cargarse posteriormente en la plataforma PISIS del Ministerio de Salud.

Video: Informe Sismed Circular 021 de 2026 | its software

Recursos oficiales sobre el nuevo SISMED

Para consultar directamente la disposición normativa y sus anexos técnicos:

Descargar Circular Externa 021 de 2026 – Ministerio de Salud

El Ministerio de Salud también dispone del siguiente material audiovisual relacionado con el reporte:

Ver video oficial – Reporte General SISMED

Prepárate para el reporte SISMED 2026

La Circular 021 de 2026 introduce una estructura más detallada para el reporte de precios de medicamentos, con mayor integración con la facturación electrónica, el CUFE, el CUDE y la Unidad Mínima de Dispensación.

Si tu empresa utiliza ITS Software y está obligada a reportar al SISMED bajo el Rol 2, ya puedes generar el informe actualizado desde el sistema.

Antes de realizar el reporte definitivo, verifica la configuración de tu empresa, revisa la información mediante el archivo CSV y genera posteriormente el archivo TXT para su presentación en PISIS.

Si tienes dudas o requieres acompañamiento durante el proceso, comunícate con nuestro equipo de Soporte ITS.

Preguntas frecuentes sobre SISMED 2026

¿Qué es SISMED?

Es el Sistema de Información de Precios de Medicamentos utilizado por el Ministerio de Salud para recopilar información relacionada con precios, cantidades y operaciones de medicamentos comercializados en Colombia.

¿Qué cambió con la Circular 021 de 2026?

Entre los principales cambios se encuentran la incorporación de información de factura electrónica y CUFE, el uso de la Unidad Mínima de Dispensación, la referencia del CUDE cuando existen notas crédito o débito y una nueva estructura de los archivos de reporte.

¿Qué es el Rol 2 en SISMED?

Corresponde a los actores que no son fabricantes, importadores ni titulares del registro sanitario del medicamento a reportar, ni importadores de medicamentos vitales no disponibles.

¿ITS envía directamente el reporte al Ministerio?

No. ITS permite generar y revisar la información requerida. El archivo definitivo debe ser presentado mediante la plataforma PISIS, que es el canal válido establecido por la Circular.

¿Qué formatos genera ITS?

ITS genera un archivo CSV para revisión interna y un archivo TXT con la estructura requerida para el reporte final.

¿Qué debo revisar antes de generar el archivo?

Se recomienda revisar los datos del almacén, especialmente el código de habilitación SISMED y el código de ciudad, además de validar la información de las facturas y productos incluidos en el reporte.

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Un cliente con domicilio fiscal en Bogotá puede llegar preguntándote si el Decreto 1419 de 2026 le sirve para reducir la sanción de una declaración en mora, después de ver en redes sociales que el beneficio “solo aplica a las zonas del sismo”. La confusión tiene sentido: la norma se expidió para atender el terremoto del 10 de agosto de 2026, pero mezcla en un mismo texto medidas de alcance nacional con otras estrictamente territoriales.

En este artículo te explicamos, artículo por artículo, cuáles beneficios del Decreto Legislativo 1419 de 2026 puede pedir cualquier contribuyente del país y cuáles exigen domicilio fiscal en la zona afectada, con el respaldo del Comunicado de Prensa No. 122 de la DIAN del 19 de septiembre de 2026 y, sobre todo, del Oficio 100208192-1737 del 21 de septiembre de 2026, en el que la Subdirección de Normativa y Doctrina  de la DIAN fijó esta interpretación como doctrina oficial y explicó los argumentos jurídicos detrás de ella.

Tips clave para contadores:

• La reducción de sanciones e intereses es nacional: aunque el decreto nació por el sismo, cualquier contribuyente en mora al 10 de agosto de 2026 puede acogerse, sin importar dónde esté su domicilio fiscal.
• Las facilidades de pago abreviadas sí son solo para la zona afectada: el Capítulo II (artículos 5 a 8) exige domicilio fiscal en uno de los 16 departamentos señalados, verificado con el RUT al 10 de agosto de 2026.
• El 19 de noviembre de 2026 es el plazo límite para acogerse a la reducción de sanciones, la conciliación y las facilidades de pago; la donación de saldos a favor tiene plazo hasta el 31 de diciembre de 2026.
• Los Grandes Contribuyentes sólo quedan excluidos del Capítulo II (facilidades de pago), no de la reducción de sanciones e intereses ni de la conciliación.

¿Qué es el Decreto 1419 de 2026 y por qué se expidió?

El 10 de agosto de 2026 un terremoto afectó a buena parte del territorio nacional. Según el reporte de la Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres citado en los considerandos del decreto, con corte al 15 de septiembre de 2026, el sismo dejó alrededor de 36.500 viviendas destruidas, más de 200.000 averiadas, cerca de 760 edificios colapsados y 335 personas fallecidas.

Frente a esa magnitud, el Gobierno Nacional declaró el Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica mediante el Decreto 1261 de 2026, modificado por el Decreto 1348 de 2026, por 30 días calendario, en los departamentos de Antioquia, Bolívar, Caldas, Caquetá, Cauca, Chocó, Cundinamarca, Huila, Nariño, Norte de Santander, Quindío, Risaralda, Santander, Sucre, Tolima y Valle del Cauca. Con base en esas facultades excepcionales del artículo 215 de la Constitución Política, el presidente y todos los ministros del Gobierno expidieron el Decreto Legislativo 1419 del 17 de septiembre de 2026, con el paquete de medidas tributarias, aduaneras y cambiarias que revisamos a continuación.

¿Quiénes son los “sujetos afectados” según el decreto y cómo se acredita el domicilio fiscal?

El artículo 3 del decreto define como sujetos afectados a las personas naturales, personas jurídicas, sociedades de hecho, sucesiones ilíquidas, patrimonios autónomos, responsables, agentes de retención o autorretención, declarantes, usuarios aduaneros y sujetos de obligaciones cambiarias cuyo domicilio fiscal, al 10 de agosto de 2026, estaba ubicado en alguno de los 16 departamentos señalados. Esta definición es la que activa los beneficios del Capítulo II (territoriales) y del artículo 12 (donaciones recibidas); no aplica para la reducción de sanciones, la conciliación ni la donación de saldos a favor, que no exigen esta condición.

Para acreditar el domicilio fiscal, el artículo 4 toma como referencia el que estaba informado en el RUT al 10 de agosto de 2026. Un cambio de domicilio posterior a esa fecha no le da derecho a tu cliente a los plazos especiales, salvo que pueda demostrar, con medios probatorios admisibles, que ya vivía u operaba en la zona antes del sismo. La única excepción está pensada para quienes se inscriben por primera vez en el RUT con domicilio en el área afectada, no para quienes ya tenían RUT en otro lugar y lo trasladan después del 10 de agosto buscando el beneficio.

¿Qué alivios del Decreto 1419 de 2026 aplican en todo el territorio nacional?

El Capítulo III del decreto (artículos 9 a 11) y el artículo 13 no condicionan el beneficio al domicilio fiscal del contribuyente. La DIAN lo confirmó primero en su Comunicado de Prensa No. 122 y, de forma más completa, en el Oficio 100208192-1737 del 21 de septiembre de 2026 (Radicado virtual 100202611017734): estas medidas aplican a todo el territorio nacional. Son tres:

• Reducción de sanciones e intereses moratorios (artículos 9 y 10): para contribuyentes, responsables, agentes retenedores, garantes y deudores solidarios en mora a 10 de agosto de 2026 por obligaciones tributarias, aduaneras o cambiarias administradas por la DIAN, sin importar dónde esté su domicilio fiscal. Cubre también las omisiones y correcciones de declaraciones.
• Conciliación contencioso-administrativa (artículo 11): para procesos con demanda de nulidad y restablecimiento del derecho presentada antes del 10 de agosto de 2026, contra liquidaciones oficiales o sanciones tributarias, aduaneras o cambiarias.
• Donación voluntaria de saldos a favor (artículo 13): cualquier contribuyente o responsable, esté o no en la zona del sismo, puede donar total o parcialmente a la Nación los saldos a favor que tenga liquidados en sus declaraciones, a cambio de un descuento tributario en renta.

¿Qué argumentos jurídicos usó la DIAN para sustentar que estas medidas son nacionales?

En el Oficio 100208192-1737 del 21 de septiembre de 2026, la Subdirección de Normativa y Doctrina no se limitó a confirmar la conclusión: explicó el razonamiento detrás de ella. Vale la pena conocerlo, porque te sirve para sustentar la posición frente a un cliente escéptico o frente a la propia DIAN en un caso concreto.

• Interpretación sistemática: los artículos 1 y 3 del decreto delimitan el ámbito territorial solo para el Capítulo II y el artículo 12, diseñados como alivios para los “sujetos afectados”. Los artículos 9, 10, 11 y 13 tienen un propósito distinto: maximizar un recaudo extraordinario apelando a la voluntariedad de cualquier contribuyente del país, no solo de los afectados por el sismo.
• Principio de solidaridad (art. 95 de la Constitución): la DIAN citó la Sentencia C-293 de 2020 de la Corte Constitucional para sustentar que el sistema tributario se financia con el aporte individual y colectivo de todos los contribuyentes, lo que respalda extender estos mecanismos de recaudo a nivel nacional.
• Regla de hermenéutica del artículo 5 de la Ley 57 de 1887: cuando dos disposiciones de la misma especialidad están en un mismo cuerpo normativo, prevalece la posterior. Como los artículos 9, 10, 11 y 13 son posteriores al artículo 1, la DIAN concluyó que no quedan supeditados a la definición de “sujetos afectados” del artículo 3.

Con esos tres argumentos, la DIAN cerró el concepto señalando que el Capítulo III y el artículo 13 no tienen como destinatarios únicamente a los sujetos afectados, sino a cualquier contribuyente, usuario aduanero u obligado cambiario del territorio nacional.

¿Qué alivios aplican solo para quienes tienen domicilio fiscal en la zona afectada?

El Capítulo II del decreto (artículos 5 a 8) y el artículo 12 sí exigen que tu cliente sea un sujeto afectado en los términos del artículo 3:

• Facilidad de pago abreviada (artículo 5): hasta 24 meses sin garantía; entre 24 y 36 meses con garantía personal, si la deuda no supera 6.000 UVT ($314.244.000); en los demás casos se exige garantía suficiente conforme al artículo 814 del Estatuto Tributario. Se excluye a los Grandes Contribuyentes (artículo 8), y solo de este capítulo.
• Reprogramación de facilidades vigentes (artículo  6): para quien ya tenía una facilidad de pago al 10 de agosto de 2026, hasta 12 meses adicionales y por una sola vez, sobre las cuotas exigibles entre el 10 de agosto y el 31 de diciembre de 2026, sin que la solicitud se considere incumplimiento. Requiere una certificación bajo gravedad de juramento sobre la necesidad de caja, firmada por el representante legal si se trata de una persona jurídica.
• Reprogramación de facilidades concursales vigentes (artículo 7): para quien esté en un proceso de insolvencia, reorganización o liquidación, con obligaciones incorporadas en un acuerdo de pago dentro de ese proceso.
• Donaciones o pagos en especie recibidos (artículo 12): si el sujeto afectado recibe donaciones o pagos en especie entre el 10 de agosto y el 31 de diciembre de 2026, destinados a atender el desastre, hasta 2.600 UVT por beneficiario ($136.172.400) se consideran ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional, siempre que el donante certifique el receptor, el bien y su valor.

¿Cómo se calcula la reducción de sanciones e intereses del artículo 9?

Para acogerse, tu cliente debe cumplir tres condiciones a la vez, antes del 19 de noviembre de 2026: pagar el 100% de la obligación tributaria, aduanera o cambiaria; pagar los intereses moratorios liquidados con una tasa preferencial del 4,5% anual, en lugar de la tasa de usura que normalmente fija el artículo 635 del Estatuto Tributario; y pagar el 15% de la sanción y su actualización, sin que ese valor pueda quedar por debajo de la sanción mínima vigente del año gravable en que se liquidó.

Un punto que se presta a errores: el parágrafo 2 del artículo 9 excluye expresamente las compensaciones o cruces de cuentas como medio de pago para este beneficio. Si tu cliente tiene un saldo a favor en otra declaración, no puede usarlo para cubrir la obligación bajo este artículo; tiene que pagarla en efectivo o con los medios de pago admitidos.

Otro punto que conviene distinguir es la diferencia con el artículo 10. Cuando la corrección incrementa el valor a pagar o disminuye el saldo a favor (numeral 2), la sanción también se reduce al 15%, pero el contribuyente no liquida ni paga intereses moratorios en absoluto, a diferencia del artículo 9, que sí los exige al 4,5%. Confundir estos dos artículos puede hacer que le cobres de más, o de menos, a tu cliente.

Fórmula práctica — reducción de sanciones e intereses (art. 9)

Total a pagar = 100% del impuesto, tributo o retención en mora + (capital × 4,5% anual × días de mora ÷ 365) + 15% de la sanción actualizada (con el piso de la sanción mínima vigente)

¿Cómo funciona la reducción de sanciones e intereses del artículo 10 por omisión o corrección de declaraciones?

El artículo 10 no es una repetición del artículo 9: opera en un momento distinto. Mientras el artículo 9 reduce lo que tu cliente debe pagar por una obligación que ya estaba en mora a 10 de agosto de 2026, el artículo 10 le da la oportunidad de ponerse al día antes del 19 de noviembre de 2026 en cuatro situaciones concretas, cada una con la sanción reducida al 15%, pero con un tratamiento de intereses que cambia según el caso.

El punto que más se presta a confusión es el de los intereses: sólo el numeral 1 (cuando tu cliente nunca presentó la declaración) exige pagarlos, porque ahí sí hay un impuesto que estuvo sin declarar y sin pagar desde su vencimiento. En los numerales 2, 3 y 4 no existe ese vacío: el contribuyente ya había declarado, o la obligación es formal y no tiene un impuesto en mora asociado, así que el decreto solo pide corregir o cumplir y pagar la sanción reducida, sin intereses. Cobrarle intereses a un cliente que corrige bajo el numeral 2, por ejemplo, sería un error que le costaría dinero de más. En los cuatro casos, el plazo para presentar la declaración, la corrección o cumplir la obligación y pagar lo que corresponda, vence el 19 de noviembre de 2026.

¿Cómo funciona la conciliación contencioso-administrativa del artículo 11?

La conciliación es para el cliente que ya demandó a la DIAN: si tiene un proceso judicial en curso contra una liquidación oficial o una sanción tributaria, aduanera o cambiaria, iniciado antes del 10 de agosto de 2026, puede terminar el litigio pagando el impuesto en discusión y solo una parte de las sanciones e intereses, a cambio de no seguir el pleito por el resto.

Antes de mirar los porcentajes, tu cliente debe cumplir estos seis requisitos al mismo tiempo, todos antes del 19 de noviembre de 2026:

• Haber presentado la demanda de nulidad y restablecimiento del derecho antes del 10 de agosto de 2026.
• Que esa demanda ya haya sido admitida antes de radicar la solicitud de conciliación ante la DIAN.
•  Que no exista todavía sentencia o decisión judicial en firme que termine el proceso.
• Adjuntar la prueba de pago de las obligaciones que se van a conciliar, según el porcentaje que le corresponda (ver la tabla siguiente). Los pagos hechos antes del 19 de noviembre de 2026 son válidos.
• Aportar la prueba de pago de la declaración de renta (o el tributo correspondiente) del año gravable 2025, solo si a la fecha de la solicitud ya estaba vencido el plazo para declararla.
• Radicar la solicitud de conciliación ante la DIAN a más tardar el 19 de noviembre de 2026.

Cumplidos los seis requisitos, el porcentaje que se concilia (es decir, lo que tu cliente ya no tiene que pagar) depende de en qué etapa está el proceso o de qué tipo de acto se está discutiendo:

Un ejemplo simple: si tu cliente demandó una liquidación oficial con $40.000.000 en sanciones y el proceso está en primera instancia ante un Tribunal Administrativo, paga el 100% del impuesto en discusión más $6.000.000 (el 15% de esas sanciones), y la DIAN concilia los $34.000.000 restantes (el 85%).

El trámite lo resuelven los comités especiales de conciliación de la DIAN, dentro del mes siguiente a la solicitud. El acta debe presentarse ante el juez administrativo o la corporación de lo contencioso-administrativo dentro de los 10 días hábiles siguientes a su firma; una vez el juez la aprueba, presta mérito ejecutivo y hace tránsito a cosa juzgada, es decir, el proceso queda cerrado en definitiva y no se puede reabrir. Con la sola presentación de la solicitud, tu cliente también puede pedir la suspensión del proceso judicial, siempre que todavía no se haya dictado sentencia. Y si tu cliente es garante o deudor solidario del obligado, también puede solicitar la conciliación por su cuenta.

¿Qué beneficio obtiene el contribuyente que dona su saldo a favor según el artículo 13 del decreto?

El artículo 13 del Decreto 1419 de 2026 no le devuelve a tu cliente el saldo a favor: lo cambia por un descuento tributario. Vale la pena explicárselo en esos términos, porque muchos clientes oyen “beneficio tributario” y asumen que van a recuperar lo mismo, y no es el caso.

Quien dona renuncia de forma expresa e irrevocable a la devolución, compensación o imputación de ese saldo. A cambio, el decreto remite al artículo 257 del Estatuto Tributario: la donación da derecho a un descuento tributario del 25% del valor donado en la declaración de renta, aplicable en el año gravable en que quede en firme (ejecutoriado) el acto de aceptación de la DIAN.

La diferencia entre un descuento y una deducción es la que hace valioso este beneficio: una deducción reduce la base sobre la que se calcula el impuesto, mientras que un descuento se resta directamente del impuesto a pagar, peso por peso. Ese descuento del 25% tiene, eso sí, un límite: sumado a otros descuentos similares (arts. 255 y 256 del ET), no puede superar el 25% del impuesto básico de renta del año, y el excedente no usado se puede llevar al periodo gravable siguiente.

Antes de aceptar la donación, la DIAN compensa automáticamente las deudas vencidas que tenga tu cliente con la entidad; solo lo que quede del saldo después de esa compensación es lo que realmente se dona. Y el valor donado no se puede tratar, al mismo tiempo, como costo, deducción ni ningún otro beneficio tributario.

Antes de recomendarlo, hazle la cuenta a tu cliente: si dona $10.000.000 de saldo a favor, renuncia a ese valor por completo y recibe un descuento de $2.500.000 en el impuesto a cargo del año siguiente; es decir, cambia un peso por 25 centavos. Tiene sentido para quien quiere apoyar la reconstrucción de las zonas afectadas, o para quien de todas formas veía difícil o demorada la devolución de ese saldo. En la mayoría de los casos, no es una estrategia para ahorrar impuestos.

Casos prácticos sobre el Decreto 1419 de 2026: ¿Cómo cambia el alivio según el domicilio fiscal del cliente?

Te compartimos dos casos prácticos para que identifiques rápido a qué alivio puede acogerse cada cliente:

Caso 1. Cliente con domicilio fiscal en Bogotá (fuera de la zona)

Un cliente con domicilio fiscal en Bogotá debe $60.000.000 de IVA en mora desde antes del 10 de agosto de 2026, con una sanción por extemporaneidad actualizada de $12.000.000 y 90 días de mora al momento de acogerse al beneficio.

Como el domicilio fiscal no importa para el artículo 9, puede pagar: el 100% del IVA ($60.000.000), los intereses al 4,5% anual en vez de la tasa de usura (aproximadamente $666.000), y el 15% de la sanción ($1.800.000). En total, cerca de $62.466.000, en lugar de aproximadamente $75.699.000 sin el decreto. Lo que este cliente no puede pedir es la facilidad de pago abreviada del artículo 5, reservada a quienes tienen domicilio fiscal en la zona del sismo.

Caso 2. Cliente con domicilio fiscal en Popayán (dentro de la zona)

Un cliente con domicilio fiscal en Popayán (Cauca) ya tenía una facilidad de pago vigente al 10 de agosto de 2026 y, por la afectación del sismo en su negocio, no pudo cubrir las cuotas de agosto y septiembre.

Al ser un sujeto afectado en los términos del artículo 3, puede solicitar la reprogramación del artículo 6: hasta 12 meses adicionales para esas cuotas, por una sola vez, sin que la solicitud se considere un incumplimiento, presentando la certificación de necesidad de caja bajo gravedad de juramento y manteniendo las garantías existentes. Si además tiene otras obligaciones en mora desde antes del sismo, también puede acogerse, de forma independiente, a la reducción de sanciones e intereses del artículo 9.

Preguntas frecuentes sobre el Decreto 1419 de 2026

Para finalizar, te compartimos 7 respuestas a preguntas frecuentes sobre este decreto:

¿Hasta cuándo hay plazo para acogerse a los alivios del Decreto 1419 de 2026?

Hasta el 19 de noviembre de 2026 para la reducción de sanciones e intereses, la conciliación contencioso-administrativa y las facilidades de pago del Capítulo II. La donación de saldos a favor y las donaciones recibidas por sujetos afectados tienen plazo hasta el 31 de diciembre de 2026.

¿Un contribuyente con domicilio fiscal fuera de las 16 zonas afectadas puede acceder a algún alivio?

Sí. La reducción de sanciones e intereses (artículos 9 y 10), la conciliación (artículo 11) y la donación de saldos a favor (art. 13) no exigen domicilio fiscal en la zona del sismo.

¿Los Grandes Contribuyentes quedan excluidos de todo el Decreto 1419 de 2026?

No. El artículo 8 sólo los excluye del Capítulo II, es decir, de las facilidades de pago abreviadas y las reprogramaciones. Sí pueden acceder a la reducción de sanciones e intereses y a la conciliación.

¿Se puede pagar la obligación del artículo 9 con un saldo a favor que tenga el cliente en otra declaración?

No. El parágrafo 2 del artículo 9 excluye expresamente las compensaciones o cruces de cuentas como medio de pago para este beneficio.

¿Qué pasa si un cliente cambió su domicilio fiscal en el RUT después del 10 de agosto de 2026 buscando el beneficio territorial?

No le sirve. El artículo 4 toma como referencia el domicilio fiscal informado en el RUT a 10 de agosto de 2026, salvo que el contribuyente demuestre, con medios probatorios admisibles, que ya tenía su domicilio en la zona afectada antes del sismo.

¿Qué pasa si el cliente incumple las condiciones después de acogerse al artículo 10?

Los procedimientos administrativos continúan su curso, las declaraciones presentadas posteriormente no tienen efecto legal alguno y los valores pagados quedan retenidos por la DIAN hasta que el acto administrativo que declare el incumplimiento quede ejecutoriado.

¿Dónde puedo confirmar oficialmente el alcance territorial de estas medidas?

En el Comunicado de Prensa No. 122 de la DIAN, del 19 de septiembre de 2026, y sobre todo en el Oficio 100208192-1737 del 21 de septiembre de 2026 (Radicado virtual 100202611017734), donde la Subdirección de Normativa y Doctrina fijó esta interpretación como doctrina oficial y explicó su sustento jurídico. Puedes consultar ambos en las referencias normativas al final de este artículo.

La DIAN ya despejó la duda territorial con el Oficio 100208192-1737, pero es apenas el primer concepto sobre este decreto. Seguiremos publicando en el blog de ITS Software cada nueva doctrina relevante antes de los plazos del 19 de noviembre y el 31 de diciembre de 2026, para que no se te pase ninguna fecha con tus clientes.

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Referencias normativas

• Presidencia de la República. (1989, 30 de marzo). Decreto 624 – Estatuto Tributario Colombiano
• Presidencia de la República. (2026, 19 de agosto). Decreto 1261.
• Presidencia de la República. (2026, 31 de agosto). Decreto 1348.
• Presidencia de la República. (2026, 17 de septiembre). Decreto Legislativo 1419.
• Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. (2026, 19 de septiembre).  Comunicado de Prensa No. 122 de la DIAN.
• Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. (2026, 21 de septiembre). Oficio DIAN 100208192-1737 (Radicado virtual 100202611017734).

Autora

Lina María Galindo López

Contadora Pública, egresada de la Universidad del Valle y especialista en Marketing Digital & E-commerce en la Universidad Icesi. Su sólida trayectoria incluye colaboraciones en portales contables líderes de Colombia en la generación de contenido editorial y digital. En su página linagalindocontadora.com, aporta valor directo: asesoría en renta y obligaciones tributarias para personas naturales; acompañamiento contable y estratégico para empresas; recursos, formación y contenido especializado para contadores; y estrategias de contenido con posicionamiento digital para marcas contables y blogs. Así, fusiona rigor normativo y tácticas digitales para impulsar el crecimiento de contadores, empresarios y marcas en un entorno regulatorio con constantes cambios.

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El tratamiento tributario de las propinas en gastrobares es un tema clave para los contadores. Un gastrobar puede estar liquidando correctamente el 8% del impuesto nacional al consumo sobre la comida y los cocteles, y aun así estar cometiendo un error grave con la propina: incluirla dentro de la base gravable, registrarla como un ingreso propio del negocio o dejarla por fuera de la factura electrónica sin informarle al cliente su derecho a rechazarla. Este tipo de establecimiento, que combina en un mismo local el servicio de restaurante y el de bar, tiene particularidades que no siempre están claras ni siquiera para quien lo administra.

En este artículo te explicamos cómo debe facturarse la propina, si hace parte de la base del impuesto nacional al consumo, cómo se registra contablemente cuando el establecimiento la recauda, qué obligaciones le impone la Ley 1935 de 2018 al negocio y qué efectos tiene en la declaración de renta tanto del establecimiento como de los trabajadores que la reciben.

Tips clave sobre las propinas en un gastrobar

• La propina nunca es un ingreso del gastrobar: aunque el establecimiento la recaude junto con la cuenta, pertenece a los trabajadores y no debe registrarse ni facturarse como una venta propia.
• No hace parte de la base del impuesto nacional al consumo: por su carácter voluntario, los artículos 512-9 y 512-11 del Estatuto Tributario (ET) la excluyen expresamente de la base gravable.
• Su inclusión en la factura es informativa, no obligatoria: el gastrobar puede sugerirla y discriminarla en el documento, pero el cliente conserva el derecho de no pagarla o de modificar su valor.
• El tope legal es del 10% del consumo: cuando el establecimiento la sugiere e incorpora a la factura, la Ley 1935 de 2018 no permite superar ese porcentaje.
• La mezcla de restaurante y bar tiene una regla propia de INC: cuando el gastrobar presta ambos servicios, el artículo 512-12 del ET los grava como un servicio integral único al 8%, sin desagregar comida de licor.

¿Qué se entiende por propina para efectos legales y cuál es su naturaleza jurídica?

El artículo 2 de la Ley 1935 de 2018 define la propina como el reconocimiento en dinero que, en forma voluntaria, el consumidor otorga a las personas que hacen parte de la cadena de servicios en el establecimiento, por el buen servicio recibido e independientemente del valor de venta registrado. Esta ley se aplica a todos los establecimientos dedicados a la prestación del servicio de consumo de alimentos, bebidas o espectáculos públicos, lo que incluye de forma directa a un gastrobar, sea que en un momento del día opere como restaurante y en otro como bar.

Dos elementos son determinantes para el tratamiento tributario que explicamos en las siguientes secciones: (i) la propina es voluntaria por definición legal, y (ii) su valor no depende del precio del consumo, aunque se sugiera como un porcentaje de este. Ambos elementos son la razón por la cual la propina queda por fuera de la base gravable del impuesto nacional al consumo, como detallamos más adelante.

¿La propina debe incluirse en la factura electrónica del gastrobar?

El artículo 4 de la Ley 1935 de 2018 establece que la persona que atiende al cliente debe preguntarle si desea que su propina voluntaria sea incluida en la factura o el documento equivalente, o que indique el valor que quiere dar como propina. Esto significa que su inclusión no es una opción exclusiva del establecimiento: depende de la decisión informada del cliente en cada transacción.

Técnicamente, de acuerdo con el anexo técnico vigente de la Resolución DIAN 165 de 2023, la propina debe viajar en el XML como un valor informativo adicional al pago (en la misma zona donde se discriminan anticipos o descuentos), nunca como un ítem de venta ni como un componente que se sume a la base sobre la cual se calculan el impuesto al consumo o el IVA. Facturarla como si fuera un plato o una bebida más es uno de los errores de parametrización más comunes, porque hace que el sistema la integre automáticamente a la base gravable.

Cuando el cliente acepta incluirla, la propina debe figurar en la factura electrónica como un concepto discriminado y separado del consumo gravado. Cuando la entrega en efectivo directamente al mesero, sin que pase por caja, el establecimiento no tiene ninguna obligación de incluirla en la factura de venta ni de dejar soporte fiscal de esa entrega, porque nunca administró ese dinero. Y un punto que suele generar confusión: el cliente conserva el derecho a retirar, disminuir o modificar la propina incluso después de emitida la factura electrónica; no es cierto que, una vez facturada, quede en firme.

¿La propina genera impuesto nacional al consumo o IVA en el gastrobar?

No. El artículo 512-9 del ET, aplicable al servicio de restaurantes, y el artículo 512-11, aplicable a bares, tabernas y discotecas, coinciden en la misma regla: la base gravable está conformada por el precio total del consumo, incluidas las bebidas acompañantes y demás valores adicionales, pero en ningún caso la propina, por ser voluntaria, hará parte de esa base. La DIAN ha reiterado este criterio en varios oficios, entre ellos el Oficio 900727 de 2022 y el Oficio 902460 de 2022.

La única excepción práctica se presenta cuando el gastrobar opera bajo franquicia: en ese caso, el impuesto nacional al consumo de restaurantes y bares no le resulta aplicable (numeral 3 del artículo 512-1 del ET) y el negocio factura con IVA general en lugar de INC, con base en la regla general del artículo 447 del ET, según la cual la base gravable del IVA es el valor total de la operación. Aun así, la exclusión de la propina se mantiene, porque el pago voluntario del cliente a los trabajadores no es una contraprestación por el bien o el servicio vendido y, por tanto, no hace parte de esa operación gravada.

¿La propina afecta la base del impuesto de industria y comercio (ICA) del gastrobar?

No. En la mayoría de municipios la base gravable del ICA para el servicio de restaurante está conformada por los ingresos brutos, ordinarios y extraordinarios, del contribuyente. Como la propina nunca tiene la naturaleza de un ingreso del gastrobar (es un valor recibido para terceros), tampoco integra la base gravable que se declara ante el municipio.

¿La propina cuenta para el tope de ingresos del Régimen Simple de Tributación?

Tampoco. El artículo 908 del ET toma como referencia los ingresos propios del contribuyente para determinar la base gravable del impuesto unificado bajo el Régimen Simple (RST). Al no ser un ingreso del gastrobar, la propina tampoco debe sumarse ni para calcular ese impuesto ni para evaluar el tope de ingresos que determina si el establecimiento puede permanecer en el régimen.

Fórmula práctica

Base gravable INC= Precio total del consumo (comida + bebidas + demás valores adicionales) - Propina voluntaria

Impuesto al consumo= Base gravable x 8%

Ejemplo numérico: un gastrobar registra un consumo de comida y licor de $250.000 y el cliente acepta una propina sugerida del 10% ($25.000). La factura total es de $275.000, pero la base gravable del INC sigue siendo $250.000.

El impuesto al consumo es $250.000 × 8% = $20.000, y no $275.000 × 8% = $22.000. Aplicar la tarifa sobre el valor con propina incluida es el error más común y, multiplicado por el volumen de facturación mensual de un gastrobar, se traduce en un mayor impuesto liquidado y pagado sin ningún sustento legal.

¿Cómo debe registrarse contablemente la propina que recibe el establecimiento?

Cuando el gastrobar recauda la propina junto con el pago del consumo (por ejemplo, porque el cliente paga todo con tarjeta y la propina queda incluida en el mismo cobro), ese valor no se lleva al grupo de ingresos (41): se registra como un pasivo por ingresos para terceros, en la cuenta 2815 del PUC (sugerida), idealmente con una subcuenta específica para propinas y un tercero por cada trabajador beneficiario.

El registro típico tiene dos momentos. Al recaudar la propina junto con el pago del cliente, se debita caja o bancos (1105 o 1110) y se acredita la cuenta 2815 (pasivo por ingresos recibidos para terceros). Al entregar el valor al trabajador, se debita la cuenta 2815 y se acredita caja o bancos. Si el cliente entrega la propina en efectivo directamente al mesero, sin pasar por caja, el gastrobar no realiza ningún registro contable, porque el dinero nunca ingresó a su flujo ni estuvo bajo su administración.

¿Qué obligaciones tiene el gastrobar frente al manejo y destinación de la propina bajo la Ley 1935 de 2018?

La Ley 1935 de 2018 impone al establecimiento un conjunto de obligaciones que van más allá de lo contable. Debe informar al consumidor sobre la voluntariedad de la propina y su derecho a no pagarla o a modificar su cuantía; no puede exigirla ni hacerla obligatoria; y, cuando la sugiere e incorpora en la factura, el valor no puede superar el 10% del consumo. La Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) vigila el cumplimiento de estas reglas y ha reiterado los deberes del establecimiento en circulares como la del 5 de septiembre de 2022, y tramita denuncias de consumidores que se sienten obligados a pagarla.

La propina pertenece a los trabajadores que hacen parte de la cadena de servicio, no al establecimiento. El artículo 5 de la Ley 1935 de 2018 es explícito en que al gastrobar le está prohibido intervenir en la distribución de las propinas, destinarlas a gastos propios del negocio (reposición de elementos de trabajo, pago de turnos, faltantes de caja) o retenerlas bajo cualquier motivo. La misma norma fija un plazo máximo de un mes, contado desde el recaudo, para que el establecimiento entregue la propina a los trabajadores; superarlo, o dejar saldos acumulados y sin distribuir en la cuenta de pasivo, es en sí mismo un incumplimiento de la ley.

Un punto operativo que suele pasarse por alto: cuando la propina se paga con tarjeta y queda correctamente informada en la terminal del datáfono al momento del cobro, no debe quedar sometida a la comisión que la entidad financiera cobra por esa transacción. Esa comisión es un costo del negocio, no un descuento que se le pueda trasladar al valor que recibirá el trabajador.

Con la generalización de la factura electrónica, la DIAN y la SIC cuentan cada vez con más visibilidad sobre el recaudo real de propinas por establecimiento, lo que hace más relevante que el gastrobar tenga una política clara y documentada sobre cómo las recauda y las distribuye.

¿Qué efectos tiene la propina en el impuesto de renta del gastrobar y de los trabajadores que la reciben?

Para el gastrobar, al no ser un ingreso propio, la propina no se declara como ingreso gravado en su declaración de renta ni genera un costo o gasto deducible para el establecimiento, salvo que decida asumir voluntariamente un valor adicional como incentivo propio para su personal, caso en el cual sí se trataría de un gasto de nómina distinto de la propina en sí misma.

Para el trabajador que la recibe, la propina sí constituye un ingreso que debe reconocer en su propia declaración de renta si está obligado a declarar. Lo que la norma sí resuelve de forma expresa es su naturaleza laboral: el artículo 5 de la Ley 1935 de 2018 establece que los ingresos que los trabajadores reciben por concepto de propinas no constituyen salario y, por consiguiente, en ningún caso pueden considerarse factor salarial, en concordancia con el artículo 131 del Código Sustantivo del Trabajo. Esto significa que, independientemente de la periodicidad con que se paguen, no deben integrar el ingreso base de cotización a seguridad social ni la base para el cálculo de prestaciones sociales.

Distinto es el debate sobre cómo debe incluir ese ingreso el propio trabajador en su declaración de renta, donde en la práctica coexisten tres posiciones doctrinales: (i) tratarlo como renta de trabajo, con acceso a la renta exenta del 25% y a la deducción por dependientes (por su obligación de hacer mas no de dar); (ii) tratarlo como renta no laboral, por no derivarse de la relación laboral, legal o reglamentaria con el empleador, sin el beneficio del 25%; y (iii) tratarlo como ganancia ocasional, por tratarse de un valor que un tercero le entrega sin ninguna contraprestación exigible. No existe una única posición pacífica de la DIAN sobre este punto; la calificación que se escoja debe poder sustentarse con argumentos sólidos ante un eventual requerimiento.

¿Cómo opera el impuesto nacional al consumo cuando el gastrobar presta simultáneamente el servicio de restaurante y el de bar?

Esta es la pregunta más propia del gastrobar como modelo de negocio. El artículo 512-12 del ET establece que, cuando dentro de un mismo establecimiento se prestan de forma independiente y en recinto separado el servicio de restaurante y el de bar, taberna o discoteca, la operación se grava como un servicio integral a la tarifa única del 8%. La misma norma aclara que el tratamiento es igual cuando el establecimiento alterna la prestación de ambos servicios en diferentes horarios, que es precisamente el modelo típico de un gastrobar: de día funciona como restaurante y en la noche se transforma en bar.

La consecuencia práctica es que el gastrobar no debe declarar dos actividades separadas para efectos del impuesto al consumo, ni aplicar tarifas diferenciales entre la comida y las bebidas alcohólicas: todo el consumo tributa como servicio integral al 8%. Y, en ambos escenarios, la propina queda excluida de la base gravable bajo la misma regla que ya explicamos para restaurantes y para bares.

¿Cuáles son los errores más frecuentes que comete un gastrobar al gestionar tributariamente sus propinas?

• Incluir la propina dentro de la base gravable del impuesto al consumo: es el error de mayor impacto económico, porque genera un mayor impuesto liquidado mes a mes sin sustento legal.
• Registrar la propina como ingreso operacional (grupo 41) en lugar de pasivo (cuenta 2815): distorsiona el estado de resultados del gastrobar y puede alterar indicadores usados para determinar responsabilidades tributarias.
• Practicar retención en la fuente sobre la propina como si el establecimiento fuera quien la paga: no corresponde, porque el gastrobar solo canaliza un valor que pertenece a un tercero (el trabajador) y que proviene de otro tercero (el cliente).
• Superar el 10% de tope cuando la propina es sugerida por el negocio: expone al gastrobar a las sanciones de la SIC bajo la Ley 1935 de 2018.
• Tratar el gastrobar como dos negocios distintos para efectos del INC: aplicar tarifas separadas a comida y a licor en lugar de la tarifa integral del 8% prevista en el artículo 512-12 del ET.
• Omitir informar al cliente sobre la voluntariedad de la propina: además de la sanción administrativa, dificulta sostener ante la DIAN que el valor cobrado realmente cumple los requisitos legales para quedar excluido de la base gravable.
• Descontarle al trabajador la comisión que cobra el datáfono sobre la propina pagada con tarjeta: esa comisión es un costo del gastrobar, deducible en su propia declaración de renta, no un valor que pueda trasladarse al trabajador.
• Dejar saldos pendientes por pagar en la cuenta de pasivo por más de un mes: incumple el plazo máximo que fija el artículo 5 de la Ley 1935 de 2018 y puede derivar en disputas de carácter laboral.

Casos prácticos sobre el tratamiento tributario de las propinas en un gastrobar: ¿cómo cambia el análisis según la situación?

Te compartimos dos casos prácticos sobre este tema para que los entiendas y apliques:

Caso 1. Propina sugerida e incluida en la factura electrónica

El gastrobar “La Terraza” opera como restaurante durante el día y como bar en la noche, en el mismo local. Un cliente consume $180.000 en alimentos y bebidas alcohólicas durante la noche. El mesero, siguiendo el protocolo del establecimiento, le pregunta si desea incluir la propina sugerida del 10% ($18.000) y el cliente acepta.

• Servicio gravado: se grava como servicio integral bajo el artículo 512-12 del ET; no se separa comida de licor.
• Base gravable del INC: $180.000 (excluye la propina).
• Impuesto al consumo (8%): $14.400.
• Total de la factura: $180.000 + $14.400 + $18.000 = $212.400.
• Registro contable: crédito a la cuenta 2815 (pasivo por propinas) por $18.000; el INC se registra en la cuenta de impuestos por pagar y el valor del consumo neto en la cuenta de ingresos del gastrobar.

Caso 2. Propina entregada en efectivo directamente al mesero

En el mismo gastrobar, otro cliente paga su cuenta de $95.000 con tarjeta a través del datáfono del establecimiento, sin incluir propina en ese pago, y adicionalmente entrega $10.000 en efectivo directamente al mesero, sin que ese valor pase por caja.

• Flujo del establecimiento: ese valor nunca ingresa a la caja ni a la facturación del gastrobar.
• Obligación contable: el establecimiento no tiene ningún registro que hacer, porque no recaudó ni administró ese dinero.
• Responsabilidad del trabajador: es quien debe evaluar el tratamiento de ese ingreso conforme a su propia situación tributaria, lo cual ya no es un asunto del gastrobar.

¿Cómo facilita ITS Software el manejo de la propina cuando el gastrobar divide la cuenta entre varios comensales?

Uno de los escenarios donde el tratamiento de la propina se complica en la práctica es cuando una misma mesa debe dividirse en varias cuentas, por ejemplo, porque cada comensal paga su propio consumo. Si ese proceso se hace de forma manual, el riesgo de mezclar el consumo, el impuesto y la propina de cada cuenta es alto, justo el tipo de error que puede terminar afectando la base gravable.

El módulo Maestro de Mesas de ITS Software resuelve este escenario con su función de división de cuentas, que permite separar la mesa antes, durante o después del servicio y clasificar los artículos consumidos por cada comensal en cuentas independientes. Al cerrar cada cuenta individual (Finalizar Mesa), el sistema solicita primero el documento de facturación y los datos del cliente y, solo al final, como un paso separado y opcional, permite agregar la propina antes de elegir la forma de pago y generar la factura correspondiente a esa cuenta.

Esa secuencia es relevante para el contador porque respeta, por diseño, los dos principios que hemos explicado a lo largo de este artículo: la propina se agrega como un valor aparte del consumo, nunca como un artículo más de la cuenta, y su inclusión queda supeditada a una decisión explícita al cerrar cada cuenta y no a un cálculo automático sobre la base gravable. Esto reduce el riesgo del error más frecuente: que el sistema termine calculando el impuesto al consumo o el IVA sobre una base que ya incluye la propina. La función ya está disponible para los clientes en modalidad nube; quienes operan en modalidad servidor deben solicitar su activación directamente a soporte.

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Preguntas frecuentes sobre el tratamiento tributario de las propinas en gastrobares

Para finalizar te compartimos 8 respuestas a preguntas frecuentes sobre este importante tema:

¿La propina se puede incluir dentro del mismo campo de la factura electrónica que el valor del consumo?

No. Debe figurar discriminada como un concepto informativo aparte, distinto del consumo gravado con el impuesto al consumo, precisamente porque no integra la base gravable ni constituye un ingreso del establecimiento.

¿Un gastrobar puede cobrar la propina como obligatoria dentro de la cuenta?

No. La Ley 1935 de 2018 es expresa en que la propina es voluntaria; el establecimiento solo puede sugerirla, siempre informando al cliente su derecho a no pagarla o a modificar su valor.

¿Qué pasa si el gastrobar factura la propina como si fuera un ingreso propio?

Estaría distorsionando su base gravable del impuesto al consumo, su información exógena, y potencialmente incurriendo en una apropiación indebida de un valor que por ley pertenece a los trabajadores, además de exponerse a las sanciones de la Superintendencia de Industria y Comercio.

¿La propina afecta la determinación de si el gastrobar es o no responsable del impuesto al consumo?

No. El límite de 3.500 UVT en ingresos brutos que exige el artículo 512-13 del ET para no ser responsable del impuesto al consumo se calcula sobre los ingresos propios de la actividad; la propina, al no ser un ingreso del establecimiento, no debe sumarse a ese cálculo.

¿Debe el gastrobar practicar retención en la fuente sobre la propina que reparte a sus trabajadores?

No corresponde practicar retención en la fuente sobre la propina en cabeza del establecimiento, porque no es quien la paga como contraprestación: es un valor de terceros (los clientes) que el negocio solo canaliza. El tratamiento laboral y de aportes de esos valores debe revisarse caso a caso con el equipo de nómina del cliente.

¿Aplica el mismo tratamiento de la propina si el gastrobar opera bajo franquicia?

El impuesto nacional al consumo de restaurantes y bares no aplica a las actividades de expendio de comidas y bebidas bajo franquicia (numeral 3 del artículo 512-1 del ET), caso en el cual el gastrobar tributa con IVA general bajo la regla del artículo 447 del ET. Aun así, la exclusión de la propina se mantiene, porque su naturaleza voluntaria es la misma, independientemente del tributo que recaiga sobre el consumo.

¿El cliente puede pedir que le retiren la propina después de que ya se emitió la factura electrónica?

Sí. No es cierto que, una vez facturada, la propina quede en firme. El cliente conserva el derecho a modificarla, disminuirla o retirarla incluso después de la emisión, amparado en el carácter voluntario que le da la Ley 1935 de 2018. Preguntar antes de facturar sigue siendo la mejor práctica, porque evita tener que corregir el documento con una nota crédito.

Si un requerimiento de la DIAN muestra que las consignaciones bancarias del gastrobar superan sus ingresos declarados, ¿cómo se sustenta la diferencia?

Con la contabilidad. Si la cuenta de pasivo por propinas (2815) está debidamente discriminada por tercero y conciliada mes a mes contra lo recaudado y lo distribuido, el gastrobar puede demostrar que la diferencia entre lo que ingresó a sus cuentas bancarias y lo que declaró como ingreso propio corresponde, precisamente, a valores recibidos para terceros y no a un ingreso omitido.

Referencias normativas

• Presidencia de la República. (1989, 30 de marzo). Decreto 624 – Estatuto Tributario Colombiano
• Presidencia de la República. (2016, 11 de octubre). Decreto 1625 – Decreto Único Reglamentario en Materia Tributaria
• Congreso de Colombia. (2018, 3 de agosto). Ley 1935 – Reglamentación de la naturaleza y destinación de las propinas.
• Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales [DIAN]. (2022, 25 de marzo). Oficio 902460.

Autora

Lina María Galindo López

Contadora Pública, egresada de la Universidad del Valle y especialista en Marketing Digital & E-commerce en la Universidad Icesi. Su sólida trayectoria incluye colaboraciones en portales contables líderes de Colombia en la generación de contenido editorial y digital. En su página linagalindocontadora.com, aporta valor directo: asesoría en renta y obligaciones tributarias para personas naturales; acompañamiento contable y estratégico para empresas; recursos, formación y contenido especializado para contadores; y estrategias de contenido con posicionamiento digital para marcas contables y blogs. Así, fusiona rigor normativo y tácticas digitales para impulsar el crecimiento de contadores, empresarios y marcas en un entorno regulatorio con constantes cambios.

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Por esta razón, en este artículo desarrollamos, en orden, qué es el salario integral y qué compensa exactamente, en qué se diferencia del salario ordinario, quiénes pueden pactarlo, cuál es su monto mínimo para 2026, cómo se calcula el IBC para seguridad social y parafiscales, por qué no aplica la exoneración del artículo 114-1 del ET, cómo se calcula la retención en la fuente, cómo se pagan las vacaciones, si incluye auxilio de transporte y dotación, y cómo se liquida la indemnización por despido injustificado. El alcance cubre trabajadores dependientes residentes fiscales en Colombia; señalamos la precisión correspondiente para el caso de un no residente.

Tips clave para contadores

• El salario integral mínimo para 2026 es $22.761.765: corresponde a 13 SMMLV (10 de factor salarial + mínimo 3 de factor prestacional); pactar un valor inferior invalida la estipulación como salario integral.
• La base de cotización (IBC) es el 70% del total pactado: aplica por igual a salud, pensión, ARL, SENA, ICBF y caja de compensación (nunca se cotiza sobre el 100%).
• La exoneración del artículo 114-1 del ET no aplica: por tratarse de trabajadores que devengan 10 o más SMMLV, el empleador debe asumir el aporte de salud (8,5%), SENA e ICBF completos sobre el IBC del 70%.
• La retención en la fuente no replica el 70/30 de seguridad social: se depura sobre el total del salario integral, con la renta exenta general del 25% (tope anual de 790 UVT), no restando directamente el factor prestacional.
• Las vacaciones se pagan sobre el 100% del salario integral: pero al momento de cotizar seguridad social y parafiscales sobre ese pago de vacaciones, se vuelve a aplicar el 70%, igual que sobre el salario mensual.
• Ni el auxilio de transporte ni la dotación aplican al salario integral: ambos benefician solo a quienes devengan hasta 2 SMMLV, y el salario integral parte de 10 SMMLV.
• Si el monto pactado queda por debajo del mínimo legal, la cláusula pierde efecto: el pago se reputa salario ordinario para todos los efectos, con derecho a prestaciones sociales liquidadas por separado.

¿Qué es el salario integral y qué compensa exactamente?

El salario integral está regulado en el numeral 2 del artículo 132 del Código Sustantivo del Trabajo (CST). La norma permite que, cuando un trabajador devengue un salario ordinario superior a 10 SMMLV ($17.509.050), empleador y trabajador pacten por escrito un único pago mensual que retribuya el trabajo ordinario y compense de antemano una lista específica de conceptos:

• Trabajo nocturno, extra, dominical y festivo.
• Primas legales (de servicios) y primas extralegales.
• Cesantías y sus intereses.
• Subsidios y suministros en especie.
• En general, cualquier otro concepto que las partes incluyan expresamente en la estipulación.

La excepción explícita son las vacaciones: la norma las excluye de la estipulación, así que un trabajador con salario integral conserva su derecho a disfrutarlas y a que se le liquiden por separado, con la regla particular que explicamos más adelante. En términos prácticos: mientras que un trabajador con salario ordinario recibe cesantías, intereses de cesantías y prima de servicios como pagos independientes en las fechas que fija la ley, un trabajador con salario integral ya recibió el equivalente de esos tres conceptos disuelto en su pago mensual; por eso, al terminar el contrato, no hay cesantías ni prima que liquidar sobre el período de salario integral, solo las vacaciones pendientes.

Este contenido es de tu interés: 5 cambios laborales que llegan entre julio y agosto de 2026.

¿Qué diferencias hay entre el salario ordinario y el salario integral?

La siguiente tabla resume las diferencias que más impactan la liquidación de nómina:

¿Qué trabajadores pueden pactar salario integral y qué requisitos deben cumplirse?

La ley no restringe la figura a cargos directivos o de confianza; el único requisito objetivo es el monto (cualquier trabajador) que devengue 10 SMMLV o más puede pactarlo. Aun así, deben cumplirse las siguientes condiciones para que la estipulación sea válida:

• Debe constar por escrito: aunque el contrato de trabajo sea verbal, el acuerdo de salario integral debe quedar documentado.
• Debe ser voluntario e informado: el trabajador debe conocer las ventajas y desventajas de la modalidad (por ejemplo, que deja de recibir cesantías como pago independiente) antes de aceptarla.
• Debe respetar el mínimo de 13 SMMLV: 10 de factor salarial más un factor prestacional que nunca puede ser inferior al 30% de esos 10 SMMLV.
• Liquidación de cesantías al momento del cambio: si un trabajador pasa de salario ordinario a integral durante la vigencia del contrato, debe recibir la liquidación definitiva de sus cesantías y demás prestaciones causadas hasta esa fecha, sin que eso implique la terminación del contrato.

¿Cómo se calcula el monto mínimo del salario integral vigente en 2026?

El SMMLV para 2026 quedó fijado en $1.750.905 mediante los Decretos 1469 y 1470 de 2025, teniendo en cuenta la revocación realizada por el Consejo de Estado en julio de 2026 sobre la suspensión provisional del decreto con el cual se había fijado el aumento del 23% del SMMLV. Sobre esa base, el monto mínimo del salario integral se construye así:

• Factor salarial mínimo (10 SMMLV): $17.509.050.
• Factor prestacional mínimo (30% del factor salarial): $5.252.715.
• Total mínimo del salario integral (13 SMMLV): $22.761.765.

Este valor no se ajusta automáticamente en el aplicativo de nómina: si tu cliente tiene salarios integrales pactados en años anteriores, debes verificar cada enero que el monto siga cumpliendo el mínimo del año gravable vigente, porque el SMMLV cambia cada 1 de enero y el salario integral, no. El factor prestacional puede pactarse por encima del 30% (nunca por debajo) si la empresa reconoce beneficios extralegales adicionales; eso incrementa el total del salario integral por encima del mínimo de 13 SMMLV.

¿Cómo se determina la base de cotización a seguridad social y parafiscales de un salario integral?

El Ingreso Base de Cotización (IBC) de un trabajador con salario integral es el 70% del valor total pactado. Esta regla, derivada del numeral 3 del artículo 132 del CST y del artículo 18 de la Ley 100 de 1993, fue confirmada por la Corte Constitucional en la Sentencia C-988 de 1999: del 100% que recibe el trabajador, el 30% es factor prestacional sin carácter salarial, y sobre el 70% restante se calcula la base para salud, pensión, riesgos laborales (ARL) y los aportes parafiscales (SENA, ICBF y caja de compensación familiar). La misma base del 70% aplica a los cuatro conceptos; no hay un porcentaje distinto para riesgos laborales.

¿Por qué no aplica la exoneración de aportes del artículo 114-1 del Estatuto Tributario?

Muchos aplicativos de nómina, por defecto, suelen traer activada la exoneración de aportes del artículo 114-1 del Estatuto Tributario (ET), que libera al empleador del aporte de salud (8,5%), SENA (2%) e ICBF (3%) para empleados que devengan menos de 10 SMMLV. Como el salario integral parte, por definición, de 10 SMMLV como factor salarial, esa exoneración no aplica y el empleador debe asumir los tres aportes completos sobre el IBC del 70%.

Es un error de configuración, no de cálculo que debes tener en cuenta dependiendo del software que utilices: el sistema no distingue automáticamente por qué motivo el trabajador supera el umbral, así que vale la pena revisar la ficha del tercero apenas se activa un contrato con salario integral, en lugar de asumir que el sistema lo resuelve solo.

¿Cómo se calcula la retención en la fuente sobre el salario integral?

Aquí es donde más errores se dan, pues muchas veces se traslada la lógica de seguridad social a la retención en la fuente. El texto original del artículo 132 del CST señalaba que “el monto del factor prestacional quedará exento del pago de retención en la fuente y de impuestos”, y de ahí surge la costumbre de restar directamente el 30% antes de calcular la retención.

Esa exención puntual fue sustituida por el artículo 96, parágrafo 2°, de la Ley 223 de 1995, que adicionó el numeral 10 del artículo 206 del Estatuto Tributario (ET) (así lo indica expresamente la nota de vigencia oficial del propio artículo 132 del CST). En la práctica esto significa que la depuración para retención en la fuente no parte del 70% del salario integral, sino del 100% del valor total. El procedimiento, paso a paso, es el siguiente:

Restar directamente el 30% del factor prestacional como si fuera una renta exenta adicional a la del numeral 10 infla artificialmente la parte no gravada del trabajador y deriva en una retención insuficiente (un hallazgo típico en fiscalización), además de un menor recaudo que el trabajador termina pagando de más al momento de declarar renta si su situación lo obliga.

¿Cómo se pagan y se liquidan las vacaciones de un trabajador con salario integral?

Las vacaciones son la única prestación que el salario integral no absorbe, y su liquidación tiene una regla de dos pasos que conviene tener clara porque combina, en el mismo concepto, las dos bases distintas que ya vimos:

• Paso 1 — el pago al trabajador se hace sobre el 100% del salario integral: así lo estableció la Corte Suprema de Justicia (Sentencia 10864 de 1999): al liquidar vacaciones (disfrutadas o compensadas en dinero) se toma la totalidad del salario integral, sin descontar el factor prestacional.
• Paso 2 — los aportes a seguridad social y parafiscales sobre ese pago de vacaciones se calculan otra vez sobre el 70%: esto lo confirman el artículo 18 de la Ley 100 de 1993, el artículo 49 de la Ley 789 de 2002 y jurisprudencia reiterada del Consejo de Estado (Sección Cuarta). Es decir, el pago íntegro va al trabajador, pero el IBC de ese pago específico vuelve a pasar por el filtro del 70%, igual que el salario mensual.

El error frecuente aquí es aplicar una sola de las dos reglas a todo el concepto; pagarle al trabajador solo el 70% de sus vacaciones (le corresponde el 100%), o cotizar seguridad social sobre el 100% del pago de vacaciones (el IBC de ese pago también es el 70%).

¿El salario integral incluye el auxilio de transporte y la dotación?

No, y la razón es la misma para ambos casos: tanto el auxilio de transporte como la dotación (suministro de calzado y vestido de labor) son beneficios reservados por ley a los trabajadores que devengan hasta 2 SMMLV. Como el salario integral, por definición, nunca puede ser inferior a 10 SMMLV, ningún trabajador en esta modalidad cumple el requisito de ingresos para recibir ninguno de los dos beneficios. Si el software de nómina que maneja llegara a calcular auxilio de transporte sobre un contrato marcado como salario integral, es señal de que el tope salarial del concepto no está bien configurado.

¿Cómo se liquida la indemnización por despido injustificado de un trabajador con salario integral?

Para efectos de la indemnización por despido sin justa causa (artículo 64 del CST) y de cualquier otra indemnización a la que tenga derecho el trabajador, el salario integral se toma como una sola cifra: el valor total pactado, sin fraccionarlo en factor salarial y factor prestacional. La tabla de indemnización del artículo 64 del CST (según la antigüedad del trabajador y el tipo de contrato) se aplica multiplicando por el salario integral completo, no por el 70%.

Un punto que suele generar dudas al calcular la liquidación final de un trabajador con salario integral: como las cesantías, sus intereses y la prima de servicios ya están incluidos en el pago mensual, la liquidación definitiva al terminar el contrato solo incluye, además de la indemnización si aplica, las vacaciones causadas y no disfrutadas (no hay cesantías ni prima pendientes de liquidar por separado sobre el período trabajado bajo esta modalidad).

Fórmulas prácticas que no debes olvidar

IBC seguridad social y parafiscales (salario mensual)
= Salario integral total × 70%

Base gravable para retención en la fuente (aprox.)
= Salario integral total − aportes obligatorios de salud y pensión del trabajador − 25% de renta exenta (tope proporcional de 790 UVT anuales, Art. 206 num. 10 ET)

Pago de vacaciones
= (Salario integral mensual × días laborados en el año) / 720 — sobre el 100%, sin descontar el factor prestacional

IBC del pago de vacaciones
= Pago de vacaciones × 70%

Casos prácticos sobre salario integral: ¿cómo cambia la liquidación según la situación?

Te compartimos tres casos prácticos para que verifiques la liquidación de tus clientes con salario integral:

Caso 1. Salario integral pactado en el mínimo legal (13 SMMLV)

Un contador senior tiene pactado con su empresa el salario integral mínimo de 2026: $22.761.765 mensuales.

• IBC seguridad social y parafiscales: $22.761.765 × 70% = $15.933.000 (redondeado).
• Salud: empleador 8,5% = $1.354.000; trabajador 4% = $637.000 (sin exoneración del Art. 114-1 ET, por superar 10 SMMLV).
• Pensión: empleador 12% = $1.912.000; trabajador 4% + 1% de Fondo de Solidaridad Pensional (el IBC supera 4 SMMLV) = 1% = $159.332.
• ARL (riesgo I, 0,522%): $83.000, a cargo exclusivo del empleador.
• Parafiscales: SENA 2% = $319.000; ICBF 3% = $478.000; caja de compensación 4% = $637.000, todos sobre el mismo IBC de $15.933.000.

Caso 2. Salario integral pactado por debajo del mínimo legal

Una empresa pacta con un jefe de área un “salario integral” de $20.000.000 mensuales, sin verificar que el mínimo vigente en 2026 es $22.761.765. El valor pactado equivale a 11,4 SMMLV, por debajo de los 13 SMMLV exigidos por el artículo 132 del CST.

• Consecuencia laboral: la estipulación no es válida como salario integral. El pago se reputa salario ordinario para todos los efectos legales, con derecho del trabajador a que se le liquiden y paguen por separado las prestaciones sociales (cesantías, intereses, prima de servicios) que se presumían ya incluidas en el valor mensual.
• Consecuencia en la liquidación: la base de cotización deja de ser el 70%; al no ser salario integral válido, la cotización a seguridad social debe hacerse sobre el 100% del valor devengado, como en cualquier salario ordinario.
• ¿Qué verificar antes de firmar? compara el valor pactado en el contrato contra 13 SMMLV del año gravable vigente antes de configurar el contrato como salario integral en el sistema que uses; si el cliente insiste en el valor original, formalízalo como salario ordinario, no como salario integral.

Caso 3. Compensación en dinero de vacaciones

Al terminar su contrato, un trabajador con salario integral de $22.761.765 tiene 5 días de vacaciones causadas y no disfrutadas, que la empresa decide compensarle en dinero.

• Valor día: $22.761.765 ÷ 30 = $758.726.
• Pago de vacaciones (100%, sin descontar el factor prestacional): $758.726 × 5 = $3.793.630.
• IBC de ese pago para seguridad social y parafiscales (70%): $3.793.630 × 70% = $2.656.000 (redondeado al millar), sobre esa base, y no sobre el pago completo, se calculan salud, pensión, ARL, SENA, ICBF y caja de compensación correspondientes a las vacaciones.

Preguntas frecuentes sobre el salario integral

Para finalizar te compartimos respuestas a preguntas frecuentes sobre este importante tema:

¿Todo trabajador que gane más de 10 SMMLV queda automáticamente en salario integral?

No. El salario integral requiere un acuerdo escrito y voluntario entre empleador y trabajador; superar el umbral de 10 SMMLV es una condición necesaria, pero no convierte la modalidad en obligatoria ni automática.

¿Hay que incrementar el salario integral cada vez que sube el SMMLV?

La ley no obliga a reajustarlo cada año. El salario integral no se vuelve ineficaz solo por no incrementarse anualmente, pero si al no ajustarlo el valor pactado cae por debajo del nuevo mínimo de 13 SMMLV, pierde validez como salario integral desde ese momento y debe corregirse.

¿Cómo se pagan las horas extra y los recargos de un trabajador con salario integral?

El salario integral compensa de antemano estos conceptos dentro del pago mensual, salvo que el contrato pacte expresamente lo contrario para algún concepto en particular.

¿Cambia algo si el trabajador con salario integral es extranjero no residente fiscal?

El CST no distingue por residencia fiscal para efectos de pactar salario integral, pero la retención en la fuente sí cambia: a un no residente se le aplica la tarifa general del 35% sobre el pago (artículo 408 del ET), no la tabla progresiva del artículo 383.

¿El factor prestacional puede pactarse por debajo del 30%?

No. El 30% es el piso legal. Puede pactarse un porcentaje superior si la empresa reconoce beneficios extralegales adicionales, pero nunca uno inferior; hacerlo invalida la estipulación en la misma proporción explicada en el Caso 2.

¿Un trabajador con salario integral tiene derecho a que le paguen cesantías en febrero?

No. Las cesantías y sus intereses ya están incluidos en el pago mensual del salario integral, así que no existe una consignación anual al fondo de cesantías para este concepto durante el tiempo en que el trabajador esté en esta modalidad.

¿Qué pasa si un trabajador con salario integral tiene además comisiones variables?

Las comisiones que hagan parte de la remuneración no pueden fraccionarse: si el trabajador tiene salario integral, todo el pago (incluidas las comisiones) se trata como un solo total, y sobre ese total unificado se aplica el 70% para el IBC. No es correcto calcular el IBC solo sobre el componente fijo y dejar las comisiones por fuera del filtro del 70%.

¿Se le puede dar dotación a un trabajador con salario integral como beneficio extralegal?

La ley no lo obliga (el trabajador ya supera el tope de 2 SMMLV que da derecho a la dotación legal), pero nada impide que la empresa la entregue de manera voluntaria como un beneficio adicional, siempre que quede claro que no constituye salario para no afectar la base de aportes.

¿Sabías que ITS Software configura y liquida automáticamente el salario integral de tus empleados?

Todo lo explicado hasta aquí (el 70% para seguridad social, la exoneración que no aplica, la retención sobre el 100%) es la norma que el contador debe conocer. El valor real de ITS Software está en que esa norma no se vuelve un cálculo manual y repetitivo cada período: se configura una sola vez al año y el sistema la aplica automáticamente en cada nómina.

• Paso 1 — Ingresa a datos anuales de Ley en el módulo de nómina electrónica: elige el año a editar y registra en el formulario los datos correspondientes como el salario integral y, lo más importante, el factor salarial y el factor prestacional que van a regir todas las nóminas de ese año gravable.
• Paso 2 — Ve a Contratos y selecciona el empleado con salario integral: en el contrato activas la casilla de Salario Integral y verificas que el valor pactado quede correctamente registrado; desde ahí, el contrato queda vinculado a los factores que configuraste en el paso anterior.
• Paso 3 — Realiza la nómina del empleado: al generar la nómina, ITS Software toma el Factor Salarial y el Factor Prestacional configurados y calcula automáticamente los conceptos correspondientes, sin que el contador tenga que aplicar el 70% ni ninguna otra fórmula por fuera del sistema.

Ese es el valor concreto para tu día a día: conviertes una norma que exige revisar reglas distintas en un proceso configurado una sola vez al año desde Datos Anuales de Ley, con cálculos automáticos y trazables para el documento soporte de nómina electrónica que se transmite a la DIAN. Recuerda revisar cada año esos datos anuales de ley para mantener actualizada la información y evitar liquidar con el Factor Salarial o el SMMLV del año anterior.

Video Salario Integral | Nómina Electrónica | ITS Software

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Referencias normativas

• Ministerio del Trabajo. (1950, 5 de agosto). Código Sustantivo del Trabajo.
• Presidencia de la República. (1989, 30 de marzo). Decreto 624 – Estatuto Tributario Colombiano.
• Congreso de la República. (1993, 23 de diciembre). Ley 100, por la cual se crea el sistema de seguridad social integral y se dictan otras disposiciones.

Autora

Lina María Galindo López

Contadora Pública, egresada de la Universidad del Valle y especialista en Marketing Digital & E-commerce en la Universidad Icesi. Su sólida trayectoria incluye colaboraciones en portales contables líderes de Colombia en la generación de contenido editorial y digital. En su página linagalindocontadora.com, aporta valor directo: asesoría en renta y obligaciones tributarias para personas naturales; acompañamiento contable y estratégico para empresas; recursos, formación y contenido especializado para contadores; y estrategias de contenido con posicionamiento digital para marcas contables y blogs. Así, fusiona rigor normativo y tácticas digitales para impulsar el crecimiento de contadores, empresarios y marcas en un entorno regulatorio con constantes cambios.

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Una boutique puede vender todos los días y aun así perder dinero por inventario acumulado, descuentos mal calculados o productos que no rotan.

Vender más no es suficiente: también necesitas saber qué tienes, qué se vende, cuánto ganas y dónde se está quedando tu dinero.

Gestionar una boutique va mucho más allá de ofrecer prendas atractivas y brindar una buena atención. Para lograr que el negocio sea rentable, es necesario mantener un control preciso del inventario, conocer el comportamiento de las ventas y tomar decisiones basadas en información confiable.

Cuando estos procesos se manejan de manera manual o desorganizada, pueden aparecer pérdidas de mercancía, diferencias en caja, compras innecesarias y dificultades para identificar cuáles productos generan mejores resultados.

1. Mantén el inventario bajo control

En una boutique, una misma prenda puede tener diferentes tallas, colores, referencias y precios. Si esta información no se registra correctamente, es fácil perder el control sobre las existencias disponibles.

Un inventario organizado permite conocer:

• Cuántas unidades hay disponibles de cada referencia.
• Qué tallas y colores tienen mayor rotación.
• Cuáles productos llevan demasiado tiempo almacenados.
• Qué mercancía necesita reposición.
• Cuánto dinero se encuentra invertido en inventario.

También es recomendable realizar conteos físicos periódicos y compararlos con la información registrada en el sistema. Esto ayuda a detectar diferencias, pérdidas o errores antes de que afecten significativamente la rentabilidad.

Video: Tallajes y Colores

2. Organiza las prendas por tallas, colores y referencias

La gestión de variantes es fundamental en este tipo de negocio. No basta con saber que hay diez unidades de una camiseta: se necesita conocer cuántas pertenecen a cada talla y color.

Asignar códigos o referencias a los productos facilita su identificación durante la venta, el conteo y la reposición. Además, el uso de códigos de barras agiliza la atención y reduce los errores al registrar cada artículo.

Una estructura adecuada debería incluir, como mínimo:

• Código o referencia.
• Nombre de la prenda.
• Categoría.
• Talla.
• Color.
• Costo de compra.
• Precio de venta.
• Cantidad disponible.

Esta organización permite consultar rápidamente si una prenda está disponible, sin depender de la memoria del vendedor o de una revisión manual.

3. Registra correctamente las ventas

Cada venta debe quedar registrada, sin importar si el cliente paga en efectivo, transferencia, tarjeta u otro medio. Esto permite conocer los ingresos reales y mantener un control adecuado de la caja.

El registro detallado de las ventas ayuda a responder preguntas importantes:

• ¿Cuánto vendió la boutique durante el día?
• ¿Qué vendedor obtuvo mejores resultados?
• ¿Cuáles fueron los medios de pago más utilizados?
• ¿Qué prendas se vendieron?
• ¿Cuál fue el valor promedio de cada compra?
• ¿Cuánto dinero debería haber en caja?

Contar con un sistema POS permite integrar la venta con el inventario. De esta manera, cada vez que se factura una prenda, la cantidad disponible se actualiza automáticamente.

4. Controla los ingresos y gastos

Vender mucho no siempre significa ganar más. Para conocer la rentabilidad real de la boutique, también es necesario registrar los gastos relacionados con la operación.

Entre los gastos más frecuentes se encuentran:

• Compra de mercancía.
• Arriendo del local.
• Servicios públicos.
• Nómina y comisiones.
• Publicidad.
• Empaques.
• Transporte y domicilios.
• Descuentos y devoluciones.

Al comparar los ingresos con los costos y gastos, es posible conocer el margen real del negocio. Esta información permite definir mejores precios, controlar los descuentos y evitar decisiones que reduzcan la utilidad.

5. Define los precios de manera estratégica

El precio de una prenda no debería determinarse únicamente observando a la competencia. También se deben considerar el costo de compra, los gastos operativos, los impuestos y el margen de utilidad esperado.

Una estrategia de precios puede incluir diferentes listas para:

• Venta al detal.
• Venta al por mayor.
• Clientes frecuentes.
• Temporadas promocionales.
• Liquidación de colecciones anteriores.

Sin embargo, los descuentos deben aplicarse con control. Una promoción puede ayudar a aumentar la rotación, pero si no se calcula correctamente también puede disminuir la rentabilidad.

6. Analiza cuáles productos realmente funcionan

No todas las prendas tienen el mismo comportamiento. Algunas se venden rápidamente, mientras que otras permanecen durante meses en exhibición o bodega.

Los reportes de ventas e inventario permiten identificar:

• Productos más vendidos.
• Referencias con baja rotación.
• Tallas y colores más solicitados.
• Categorías con mayor margen de utilidad.
• Horarios y días con más ventas.
• Mercancía que debe entrar en promoción.

Con esta información, las compras dejan de depender únicamente de la intuición. La boutique puede invertir en productos con mayor potencial y reducir la acumulación de mercancía difícil de vender.

7. Mejora la experiencia del cliente

La eficiencia interna también influye en la atención. Cuando el equipo puede consultar rápidamente la disponibilidad de una prenda, registrar la venta sin demoras y acceder al historial del cliente, la experiencia se vuelve más ágil y personalizada.

También es útil conservar información autorizada sobre preferencias y compras anteriores. Esto facilita acciones como:

• Informar sobre nuevas colecciones.
• Recomendar prendas relacionadas.
• Crear promociones para clientes frecuentes.
• Recordar fechas especiales.
• Implementar programas de fidelización.

El objetivo no es conseguir únicamente una venta, sino aumentar las posibilidades de que el cliente regrese.

8. Integra la tienda física con otros canales

Actualmente, muchas boutiques venden mediante Instagram, WhatsApp, catálogos digitales o tiendas en línea. El reto aparece cuando cada canal maneja información separada.

Si una prenda se vende por redes sociales, pero el inventario no se actualiza, podría ofrecerse nuevamente, aunque ya no esté disponible. Para evitarlo, es conveniente centralizar las ventas y las existencias.

Una gestión integrada permite consultar el inventario real y atender diferentes canales sin perder el control de la operación.

Video: Demo E-commerce

9. Utiliza tecnología para centralizar la información

Las hojas de cálculo y los registros manuales pueden funcionar durante las primeras etapas del negocio. Sin embargo, a medida que aumenta la cantidad de productos, ventas y clientes, también crece el riesgo de cometer errores.

Con una herramienta de gestión como ITS Software, una boutique puede administrar desde una misma solución:

• Ventas y facturación.
• Inventario por referencias, tallas y colores.
• Entradas y salidas de mercancía.
• Caja y medios de pago.
• Clientes y proveedores.
• Costos y precios de venta.
• Reportes comerciales.
• Información contable.

Centralizar estos procesos evita duplicar información y facilita la consulta de los resultados del negocio.

Indicadores importantes para una boutique

Para evaluar el desempeño de la boutique, es recomendable revisar periódicamente algunos indicadores:

Estos datos permiten detectar problemas, evaluar promociones y planear las compras con mayor precisión.

Una boutique eficiente no se administra únicamente desde la exhibición o la caja. Requiere controlar cada prenda, registrar correctamente las ventas, analizar la rentabilidad y entender qué prefieren los clientes.

Cuando toda la información se encuentra organizada, es más fácil reducir pérdidas, comprar de manera inteligente y tomar decisiones que impulsen el crecimiento. La tecnología se convierte así en una herramienta para transformar los datos diarios de la boutique en acciones concretas y rentables.

¿Quieres saber qué está pasando realmente con las ventas y el inventario de tu boutique?

Con ITS Software puedes gestionar ventas, inventario por tallas y colores, facturación y contabilidad desde una misma solución.

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En este artículo te explicamos qué es el reporte de facturas atípicas, dónde se consulta, cómo lo construye la DIAN, cuáles son las razones más comunes por las que una factura cae ahí, y qué hacer cuando le aparece una a tu cliente. Aplica tanto a emisores como a adquirentes de facturas electrónicas, sean personas naturales o jurídicas.

Tips clave

• El reporte de facturas atípicas es una alerta, no una sanción: que una factura aparezca en el reporte no implica automáticamente una irregularidad.
• Se consulta en el Sistema de Facturación Electrónica, no en la Zona Transaccional: está en el menú Histórico, junto a los documentos enviados y recibidos.
• La DIAN aún no ha publicado un manual con los parámetros exactos: la información que muestra el módulo es referencial y puede variar.

¿Qué es el reporte de facturas atípicas y cuándo se habilitó?

Es un módulo nuevo del Sistema de Facturación Electrónica que muestra las facturas electrónicas que los sistemas de analítica e inteligencia artificial de la DIAN identificaron como inusuales o alejadas del comportamiento esperado del contribuyente. Se habilitó en la tercera semana de julio de 2026, en la misma semana en que la DIAN liberó también el reporte de terceros del año gravable 2025.

¿Dónde se consulta dentro del Sistema de Facturación Electrónica?

No está en la Zona Transaccional, donde se consulta la exógena. Se encuentra en el portal del Sistema de Facturación Electrónica, dentro del menú Histórico, junto a “Documentos enviados” y “Documentos recibidos”, en un módulo llamado exactamente Reporte de Facturas Atípicas.

¿Cómo identifica la DIAN qué facturas son atípicas?

A través de tableros, cruces de información y modelos de inteligencia artificial que analizan el comportamiento habitual de cada NIT dentro del sistema de facturación regulado por la Resolución 000165 de 2023. Hasta hoy, la DIAN no ha publicado un manual que detalle todos los parámetros o umbrales exactos que usa el módulo, así que la información que muestra es referencial y puede variar.

¿Cuáles son las razones más comunes por las que una factura cae en el reporte de atípicas?

Veamos las razones con casos reales que podrían presentarse:

Caso 1. Valor excepcionalmente alto frente al comportamiento habitual del NIT

Un consultor independiente factura en promedio $2.000.000 mensuales por asesorías, y en junio emite una única factura de $100.000.000 a una empresa nueva por un proyecto especial. La factura queda señalada por el salto frente a su comportamiento histórico.

¿Por qué la marca la DIAN? Porque sus modelos de analítica comparan cada factura contra el promedio histórico de facturación de ese mismo NIT, y una desviación tan grande frente a ese promedio activa la alerta automáticamente (el sistema no sabe), hasta que alguien lo revisa, que se trata de un proyecto puntual y no de una operación irregular.

El contador debe pedir el contrato u orden de servicio que sustente el valor (así se haya firmado en un formato simple), confirmar que el alcance y los entregables correspondan al monto facturado, y verificar que la retención en la fuente se practicó a la tarifa correcta según honorarios. Si el salto obedece a un proyecto puntual y no recurrente, conviene dejar una nota interna con la explicación, lista para mostrarla si la DIAN pregunta más adelante.

Caso 2. Cantidad o frecuencia inusual de documentos

Un negocio que emite entre 5 y 6 facturas al mes pasa a emitir 150 en una sola semana, coincidiendo con una feria comercial en la que participó por primera vez.

¿Por qué la marca la DIAN? Porque el módulo monitorea la frecuencia y el volumen de documentos emitidos por cada NIT en períodos cortos, y un salto tan pronunciado frente al patrón habitual de ese contribuyente activa la alerta, sin distinguir todavía si el aumento responde a un evento real o a una posible facturación irregular.

El contador debe documentar el evento puntual que explica el salto (fechas, lugar, tipo de feria) y confirmar que cada factura tenga un adquirente identificado correctamente, sin errores de sistema que dupliquen registros bajo “consumidor final”. Conviene además cruzar el total facturado esa semana contra los movimientos bancarios del mismo período, para confirmar que el ingreso reportado coincide con lo efectivamente recibido.

Caso 3. La operación no corresponde con el perfil económico registrado

Un contribuyente inscrito en el RUT con actividad de diseño gráfico emite una factura por la venta de maquinaria pesada.

¿Por qué la marca la DIAN? Porque el sistema cruza el tipo de bien o servicio facturado con la actividad económica y el código CIIU registrados en el RUT del emisor, y una operación que no encaja con ese perfil histórico rompe el patrón esperado para ese NIT, así la venta sea perfectamente real.

El contador debe indagar primero si el cliente realmente diversificó su actividad (en cuyo caso hay que actualizar el RUT con el código CIIU correspondiente antes de seguir facturando bajo ese concepto) o si se trató de un error al seleccionar la categoría del ítem en el sistema de facturación, que debe corregirse con la nota respectiva. En cualquiera de los dos casos, conviene reunir el soporte comercial (contrato u orden de compra) que explique la operación.

Caso 4. Factura potencialmente duplicada o sin correspondencia económica

La misma factura de un proveedor aparece registrada dos veces, con fechas de emisión distintas, por un reenvío técnico del proveedor.

¿Por qué la marca la DIAN? Porque sus cruces de información detectan dos documentos con datos muy similares (mismo proveedor, valor y conceptos parecidos) registrados en fechas distintas, y el sistema lo interpreta como un posible registro repetido o sin una correspondencia económica clara detrás.

El contador debe comparar el número de factura, el CUFE (código único de factura electrónica) y el valor entre ambos documentos para confirmar si corresponden a la misma operación. Si es un duplicado real, se anula o se genera la nota crédito sobre uno de los dos, dejando trazabilidad de cuál queda vigente, y se verifica que en la contabilidad el gasto o el ingreso se haya causado una sola vez. Ante la duda, lo más seguro es contactar directamente al tercero emisor para que confirme cuál documento es el válido.

Caso 5. El documento quedó asociado a un NIT que amerita revisión

Una empresa emite una factura a nombre de un tercero cuyo RUT figura cancelado desde hace varios meses.

¿Por qué la marca la DIAN? Porque el sistema cruza el NIT del tercero contra su estado en el RUT, y un documento asociado a un NIT cancelado, inactivo o sin movimiento reciente rompe el patrón esperado de una relación comercial activa, independientemente de si la operación en sí misma fue real.

El contador debe verificar el estado actual del NIT en el RUT antes de seguir operando con ese tercero. Si la operación es real y reciente, hay que pedirle al proveedor el soporte de por qué aparece con ese estado (puede tratarse de un trámite de cancelación en curso o de un error de la DIAN) y dejar esa aclaración documentada. Si se confirma que el tercero ya no existe legalmente, lo prudente es suspender operaciones con él y evaluar si las operaciones pasadas requieren algún ajuste contable.

Recuerda que estas señales no significan que exista una irregularidad; significan que hay que revisar.

¿Qué significa y qué no significa que a tu cliente le aparezca una factura señalada?

Que a un cliente le aparezca una factura en este reporte no es motivo de alarma. No significa automáticamente que exista una inconsistencia; es una alerta para que el emisor o el adquirente revise y valide esa operación puntual, y permite corregir errores antes de que llegue una revisión formal de la DIAN. Tampoco reemplaza las facultades ordinarias de fiscalización de la entidad: es un filtro adicional, no un sustituto.

¿Qué debes hacer como contador ante una factura señalada como atípica?

• Revisa con detalle la factura señalada y compárala contra la información contable y los soportes disponibles.
• Si hay un error o una diferencia real, corrígela o documenta por qué la operación sí es coherente con la actividad del cliente.
• Mantén los soportes al día; eso protege al cliente si algún día debe sustentar la operación ante la DIAN.

Fórmula práctica: tres preguntas antes de reaccionar a una factura atípica

Estas son tres preguntas clave que como contador debes hacerte ante este reporte:

1. ¿La operación corresponde a la actividad económica real del cliente? Si no encaja con su RUT ni con su historial, documenta el porqué.
2. ¿El valor o la frecuencia tienen un soporte que los explique? Un contrato, una orden de compra o un correo pueden bastar.
3. ¿La factura está duplicada o mal registrada? Verifica el número, la fecha de emisión y el NIT antes de asumir un error de fondo.

¿Qué pasa si la factura señalada sí tiene un error de fondo?

Si al revisar confirmas que hay un error real (no solo una señal referencial), ese documento sigue sujeto al régimen general de sanciones del sistema de facturación: la no transmisión en debida forma da lugar a la sanción del artículo 651 del Estatuto Tributario; expedir sin el cumplimiento de los requisitos, a la del artículo 652; y no expedir la factura, a la del artículo 652-1. Ninguna de estas sanciones nace del reporte de facturas atípicas en sí mismo: nacen de la irregularidad de fondo, si la hay. Por eso corregir a tiempo, antes de que llegue un requerimiento, sigue siendo la mejor estrategia.

¿Qué recomendaciones clave ayudan a evitar errores en la facturación?

Los cinco casos que contextualizamos tienen algo en común: casi siempre nacen de procesos desorganizados, no de mala fe. Estas son las prácticas que más ayudan a prevenirlos, antes de que la DIAN tenga que señalarlos:

• Mantén el RUT actualizado con la actividad económica real: si tu cliente diversifica lo que vende o presta, el código CIIU debe reflejarlo antes de facturar bajo ese concepto.
• Usa un solo maestro de clientes y proveedores: evita crear el mismo tercero varias veces con datos ligeramente distintos; eso multiplica el riesgo de inconsistencias.
• Verifica el CUFE antes de reenviar o corregir un documento: un reenvío técnico sin control es la causa más común de facturas duplicadas.
• Documenta las operaciones fuera de lo habitual en el momento en que ocurren: un contrato, una orden de compra o un correo son más difíciles de reconstruir meses después.
• Concilia mensualmente lo facturado contra lo contabilizado y lo recaudado: las diferencias se detectan y se corrigen más fácil cuando el periodo contable sigue abierto.
• Revisa periódicamente el estado de tus terceros frecuentes en el RUT: un proveedor que canceló su registro sin que te enteres puede seguir apareciendo en tu facturación.

¿Cómo ayuda ITS Software a evitar que tus clientes terminen en el reporte de facturas atípicas?

Varias de las razones más comunes por las que una factura cae en este reporte (duplicados, datos de terceros inconsistentes, información dispersa entre la facturación y la contabilidad) tienen el mismo origen: procesos desorganizados o manuales. Con ITS Software, la facturación electrónica y la contabilidad de tu cliente operan sobre la misma base de datos, lo que ayuda justamente a reducir ese tipo de riesgos y a responder rápido cuando sí aparece una alerta:

• Contabilización automática de cada factura electrónica emitida o recibida, sin doble digitación que genere registros duplicados o datos cruzados entre terceros.
• Bloqueo de períodos contables ya cerrados, para que un registro validado no se altere después de haber sido reportado.
• Generación automática de los formatos de información exógena y de certificados de retención, directamente desde la operación registrada durante el año, sin reconstruir información al cierre.
• Ficha única de clientes y proveedores, con un solo NIT por tercero, para no reportar el mismo dato con variaciones que llamen la atención de la DIAN.
• Acceso en la nube a facturas, soportes y libros contables desde cualquier lugar, para reunir en minutos lo que necesites frente a una factura señalada.

Si quieres que la facturación y la contabilidad de tu cliente queden organizadas desde el origen, antes de que la DIAN tenga que preguntar, puedes agendar una demo de ITS Software.

Preguntas frecuentes sobre el reporte de facturas atípicas

Te compartimos 5 respuestas rápidas sobre este reporte:

¿El reporte de facturas atípicas reemplaza la fiscalización tradicional de la DIAN?

No. Es un filtro adicional basado en analítica e inteligencia artificial; las facultades ordinarias de fiscalización de la DIAN siguen operando igual.

¿Una factura atípica pierde validez o deja de servir como soporte fiscal?

No por el simple hecho de aparecer señalada. Si la operación es real y está bien soportada, la factura conserva su validez como costo, deducción o impuesto descontable.

¿El reporte aplica solo a facturas de valores altos?

No. El valor alto es una de las 5 razones más comunes, pero también puede activarse por frecuencia inusual, por el perfil económico del NIT o por posibles duplicidades, sin importar el monto.

¿Con qué frecuencia debería revisar este reporte para mis clientes?

Es buena práctica revisarlo de forma periódica, especialmente para clientes con facturación variable o con operaciones fuera de lo habitual en el mes.

¿En qué se diferencia del reporte de terceros de la DIAN?

El reporte de terceros se construye con la exógena que otros le reportan a la DIAN sobre tu cliente; el reporte de facturas atípicas analiza directamente las facturas electrónicas que tu cliente emitió o recibió. Son alertas independientes, aunque ambas se activaron la misma semana de julio de 2026.

Referencias normativas

• Presidencia de la República. (1989, 30 de marzo). Decreto 624 – Estatuto Tributario Colombiano.
• Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. (2023). [DIAN]. Resolución 000165.

Autor

Lina María Galindo López

Contadora Pública, egresada de la Universidad del Valle y estudiante de posgrado en Marketing Digital & E-commerce en la Universidad Icesi. Su sólida trayectoria incluye colaboraciones en portales contables líderes de Colombia en la generación de contenido editorial y digital. En su página linagalindocontadora.com, aporta valor directo: asesoría en renta y obligaciones tributarias para personas naturales; acompañamiento contable y estratégico para empresas; recursos, formación y contenido especializado para contadores; y estrategias de contenido con posicionamiento digital para marcas contables y blogs. Así, fusiona rigor normativo y tácticas digitales para impulsar el crecimiento de contadores, empresarios y marcas en un entorno regulatorio con constantes cambios.

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Durante agosto inician los vencimientos para la presentación de la declaración de renta de personas naturales y el concepto de firmeza de la declaración de renta empieza a cobrar interés. Todo contador se hace la misma pregunta sobre un cliente: ¿hasta cuándo puede la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) venir a revisar esta declaración de renta que se está presentando? La respuesta no siempre es la misma (depende de si hubo pérdida fiscal, saldo a favor o beneficio de auditoría) y equivocarte en el cálculo puede significarle a tu cliente una fiscalización que creías descartada, o hacerte descartar por error un riesgo que en IVA o retención en la fuente seguía abierto.

En este artículo te explicamos, desde lo más básico, qué es la firmeza de una declaración de renta, cuáles son sus términos generales y especiales, y cómo se conecta con el IVA y la retención en la fuente a través del artículo 705-1 del ET.

Tips clave

• El término general de firmeza de la declaración de renta es de 3 años, pero existen términos especiales de 5 años y de 6 o 12 meses: confundirlos es uno de los errores más comunes.
• La firmeza de IVA y retención en la fuente no siempre corre por su cuenta: el artículo 705-1 del ET la amarra a la de renta cuando los períodos coinciden con el año gravable.
• El Concepto 009219 int 975 de 2026 reconsideró al Concepto 001221 de 2026: ahora los términos especiales de firmeza de renta también arrastran a IVA y retención.
• El beneficio de auditoría es la única excepción a esa unificación: aunque la renta cierre en 6 o 12 meses, IVA y retención siguen la regla general de 3 años.

¿Qué es el término de firmeza de una declaración tributaria?

La firmeza es la condición jurídica que adquiere una declaración tributaria cuando vence el plazo que tiene la DIAN para cuestionarla, sin que haya notificado un requerimiento especial. Una vez en firme, ni la Administración ni el contribuyente pueden modificarla.

El artículo 714 del Estatuto Tributario (ET) fija el término general de firmeza en 3 años, contados desde el vencimiento del plazo para declarar, desde la presentación extemporánea si aplica, o desde la solicitud de devolución o compensación cuando la declaración arroja saldo a favor.

El plazo para notificar el requerimiento especial (artículo 705 del ET) corre en paralelo y vence el mismo día que el término de firmeza: si la DIAN no notifica a tiempo, la declaración queda en firme de forma automática.

¿Cuáles son los términos especiales de firmeza de la declaración de renta?

Además del término general de 3 años, el artículo 714 del ET reconoce tres escenarios en los que la declaración de renta tarda en quedar en firme:

• Pérdida fiscal o compensación: 5 años, contados desde el vencimiento del plazo para declarar, según lo indicado en el artículo 117 de la Ley 2010 de 2019.
• Régimen de precios de transferencia: 5 años, para los contribuyentes sujetos a este régimen.
• Beneficio de auditoría: 6 o 12 meses, según el incremento del impuesto neto de renta que haya logrado el contribuyente frente al año anterior, conforme al artículo 689-3 del ET.

Fuera de estos tres escenarios, aplica la regla general de 3 años. Hasta aquí, todo lo explicado se refiere únicamente a renta. Sin embargo, suele surgir una duda: ¿qué pasa con el IVA y la retención en la fuente del mismo año? En este punto entra en juego el artículo 705-1 del ET.

¿Qué dice el artículo 705-1 del Estatuto Tributario sobre la firmeza de la declaración del IVA y retención en la fuente?

El artículo 705-1 del ET establece que los términos para notificar el requerimiento especial y para que queden en firme las declaraciones de IVA y de retención en la fuente serán los mismos que correspondan a la declaración de renta del contribuyente, respecto de los períodos que coincidan con el respectivo año gravable.

En otras palabras: la declaración de renta “arrastra” a las declaraciones de IVA y retención de los períodos que caen dentro de ese mismo año gravable. Si tu cliente declara IVA bimestral y retención mensual, cada uno de esos períodos queda amarrado al término de firmeza que le corresponda a su declaración de renta del mismo año.

¿En qué casos el IVA o la retención en la fuente NO coinciden con el año gravable de renta?

La coincidencia no es automática, y no siempre es con la declaración de renta que tienes a la vista en ese momento. Estos son los dos casos más comunes:

• Entidades de derecho público no contribuyentes de renta: una alcaldía o una gobernación son agentes de retención sobre los pagos que hacen a sus contratistas, conforme al artículo 368 del ET. Pero la Nación, las entidades territoriales y otras entidades públicas listadas en el artículo 22 del ET no son contribuyentes del impuesto de renta. Como nunca hay una declaración de renta con la cual amarrarse, esas declaraciones de retención quedan en firme dentro del término general de tres años.
• Período que pertenece a un año gravable distinto al que estás revisando: cada período de IVA o retención se amarra a la renta del año calendario en que realmente ocurre, no al año que tengas a la vista. El IVA del sexto bimestre de 2026, por ejemplo, vence el 15 de enero de 2027, pero corresponde al año gravable 2026 de renta, no al de 2027. Si lo comparas por error contra la renta del año gravable 2027, vas a concluir que “no coincide” con ninguna declaración, cuando en realidad sí coincide (solo que con la de un año distinto).

¿Qué interpretación sostenía la DIAN antes del Concepto 9219 de 2026?

Hasta el Concepto 001221 de 2026 int 0147 del 4 de febrero de 2026, la DIAN sostenía (con base en un Concepto de 2007) que los términos especiales de firmeza de renta no extendían el término general de firmeza de IVA y retención. Bajo esa lectura, si la renta tenía pérdida fiscal y quedaba en firme a 5 años, IVA y retención del mismo año gravable seguían cerrando a los 3 años de siempre.

¿Qué cambia el Concepto DIAN 9219 de 2026 sobre la firmeza de la declaración de renta?

El Concepto 009219, int 975, del mayo 29 de 2026 reconsideró esa doctrina a partir de una revisión histórica del artículo 714 del ET: antes de la Ley 1819 de 2016, ese artículo solo contemplaba el término general de 2 años, sin términos especiales (por eso, en su momento, tenía sentido decir que la firmeza especial de renta no afectaba las declaraciones de IVA y retención). Pero el artículo 277 de esa ley modificó el artículo 714 e incorporó allí mismo los términos especiales que ya vimos. Como el artículo 705-1 remite expresamente al artículo 714, y este ya incluye esos términos, la DIAN concluye que la unificación los cobija también, no solo el término general.

La DIAN respalda esta lectura en la Sentencia 22105 de 2021 del Consejo de Estado, que calificó al artículo 705-1 como norma especial, posterior y de aplicación prevalente frente a la regla general de los artículos 705 y 714, sin consagrar excepción alguna (salvo, precisamente, el beneficio de auditoría, cuyo propio artículo 689-3 (parágrafo 4) aclara que sus términos reducidos no cobijan a IVA y retención).

¿Cómo queda la tabla de términos de firmeza según el Concepto 9219 de 2026?

Esta tabla resume los escenarios que más se repiten en la práctica, según la reconsideración hecha por el Concepto 9219 de 2026:

El error más frecuente: asumir que, si la renta tiene beneficio de auditoría, todo el “combo” (renta, IVA y retención) cierra en 6 o 12 meses. No es así: el parágrafo 4 del artículo 689-3 del ET exceptúa expresamente al IVA y retención de ese término reducido, así que siguen los 3 años generales aunque la renta ya esté en firme.

El error en sentido contrario: descartar que una pérdida fiscal en renta afecte a IVA y retención. Cuando hay pérdida fiscal, su firmeza pasa a 5 años y, por la unificación del artículo 705-1, el IVA y la retención de los períodos que coincidan con ese año gravable también se extienden a 5 años (no se quedan en los 3 años generales). Los dos casos siguientes muestran este contraste con fechas concretas.

Casos prácticos sobre firmeza de la declaración de renta: ¿cómo cambia el cálculo según la situación?

Te compartimos dos casos prácticos para que apliques correctamente el Concepto 9219 de 2026:

Caso 1. Declaración de renta con beneficio de auditoría

La empresa ABC S.A.S. presenta su declaración de renta del año gravable 2025 el 20 de abril de 2026 (el plazo vencía el 12 de mayo) y accede al beneficio de auditoría de 12 meses: su renta queda en firme el 20 de abril de 2027.

Su retención en la fuente de diciembre de 2025 venció el 14 de enero de 2026. Como coincide con el año gravable 2025 de la renta beneficiada, podría pensarse que también cierra en 12 meses. Pero el parágrafo 4 del artículo 689-3 del ET excluye a IVA y retención del término reducido: esa retención sigue el término general de 3 años y solo queda en firme el 14 de enero de 2029 (casi dos años después de que la renta ya esté cerrada).

Caso 2. Declaración de renta con pérdida fiscal

La Comercializadora XYZ Ltda. presenta su declaración de renta del año gravable 2024 el 22 de abril de 2025 (fecha de vencimiento), sin beneficio de auditoría, y liquida pérdida fiscal por primera vez: su renta queda en firme a 5 años, el 22 de abril de 2030.

El IVA del segundo bimestre de 2024 venció el 10 de julio de 2024. Antes del Concepto 9219 de 2026, se asumía que ese IVA cerraba a los 3 años generales (10 de julio de 2027). Con la nueva doctrina, como el período coincide con el año gravable de una renta con pérdida fiscal, su firmeza también se extiende a 5 años y solo queda en firme el 22 de abril de 2030, la misma fecha que la renta.

Preguntas frecuentes sobre la firmeza de la declaración de renta

Para finalizar, te compartimos 6 respuestas a preguntas frecuentes sobre este importante tema:

¿Qué pasa si los períodos de IVA o retención no coinciden con el año gravable de renta?

Siguen el término general de 3 años de los artículos 705 y 714 del ET, sin importar qué término especial tenga la renta de tu cliente. La unificación del artículo 705-1 solo opera cuando el período coincide con el respectivo año gravable.

¿El Concepto 9219 de 2026 aplica también a personas naturales?

Sí. El artículo 705-1 del ET no distingue régimen ni tipo de contribuyente: aplica igual al formulario 110 y al formulario 210.

¿Qué pasó con el Concepto 001221 de 2026?

Quedó reconsiderado por el Concepto 9219 de 2026, junto con el criterio del Concepto 048953 de 2007 en el que se apoyaba, cuyos fundamentos de derecho cambiaron con la Ley 1819 de 2016.

¿La unificación aplica a los contribuyentes del régimen de precios de transferencia?

Sí. Su renta tiene firmeza especial de 5 años, y esa misma extensión cobija ahora a IVA y retención de los períodos que coincidan con el año gravable.

¿Qué diferencia hay entre el término de firmeza y el plazo para notificar el requerimiento especial?

Son dos caras del mismo plazo: el requerimiento especial (artículo 705 del ET) es el acto que la DIAN debe notificar antes de que se cumpla el término de firmeza (artículo 714 del ET); si no lo notifica a tiempo, la declaración queda en firme automáticamente.

Profundiza también en cómo funciona la firmeza en otros escenarios de fiscalización: Firmeza de la Información Exógena: ¿Cuánto tiempo tiene la DIAN para fiscalizar a mis clientes?.

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Referencias normativas

• Presidencia de la República. (1989, 30 de marzo). Decreto 624 – Estatuto Tributario Colombiano
• Presidencia de la República. (2016, 11 de octubre). Decreto 1625 – Decreto Único Reglamentario en Materia Tributaria
• Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales [DIAN]. (2026, 29 de mayo). Concepto 009219 int 975 
• Congreso de la República de Colombia. (2022, 13 de diciembre). Ley 2277 de 2022

Autor

Lina María Galindo López

Contadora Pública, egresada de la Universidad del Valle y estudiante de posgrado en Marketing Digital & E-commerce en la Universidad Icesi. Su sólida trayectoria incluye colaboraciones en portales contables líderes de Colombia en la generación de contenido editorial y digital. En su página linagalindocontadora.com, aporta valor directo: asesoría en renta y obligaciones tributarias para personas naturales; acompañamiento contable y estratégico para empresas; recursos, formación y contenido especializado para contadores; y estrategias de contenido con posicionamiento digital para marcas contables y blogs. Así, fusiona rigor normativo y tácticas digitales para impulsar el crecimiento de contadores, empresarios y marcas en un entorno regulatorio con constantes cambios.

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Controlar un negocio no significa estar todo el día en el punto de venta, revisar cada factura de forma manual o depender de llamadas constantes para saber qué está pasando.

Hoy, muchos empresarios sienten que, si no están físicamente en el negocio, pierden visibilidad sobre las ventas, el inventario, la caja, los pedidos o el desempeño del equipo. Y aunque estar pendiente es importante, la verdadera gestión no debería depender únicamente de la presencia del dueño o administrador.

Un negocio organizado necesita información clara, procesos conectados y herramientas que permitan tomar decisiones incluso cuando no estás en el lugar.

El problema no es ausentarte, es no tener información

Muchos negocios funcionan bien mientras el dueño está presente, pero empiezan los problemas cuando debe viajar, atender otros compromisos o simplemente delegar la operación.

Aparecen preguntas como:

• ¿Cuánto se vendió hoy?
• ¿Qué productos se están agotando?
• ¿La caja cerró correctamente?
• ¿Qué pedidos están pendientes?
• ¿Se emitieron las facturas?
• ¿Hay cuentas por cobrar sin revisar?
• ¿El inventario coincide con lo que se vendió?

Cuando estas respuestas dependen de mensajes, fotos, audios o revisiones manuales, el negocio queda expuesto a errores, descuadres y decisiones tardías.

Por eso, controlar tu empresa no se trata de estar presente todo el tiempo, sino de tener acceso a la información correcta cuando la necesitas.

1. Consulta tus ventas sin depender de terceros

Uno de los primeros indicadores que necesita revisar cualquier empresario es el comportamiento de sus ventas.

No basta con saber si “se vendió bien”. Es importante conocer qué se vendió, cuánto se vendió, en qué horario, por qué medio de pago y qué productos tuvieron mayor movimiento.

Con un sistema administrativo y contable como ITS Software, las ventas pueden gestionarse, permitiendo que la operación diaria quede registrada y organizada. ITS Software cuenta con funcionalidades para ventas, inventarios, cartera, arqueos de caja e informes administrativos desde un solo sistema.

Esto permite que el empresario tenga mayor claridad sobre el comportamiento comercial del negocio, incluso si no está físicamente en el punto de venta.

Video: ¿Qué es un software POS?

2. Mantén el inventario actualizado

Uno de los mayores riesgos de no tener control es vender sin saber realmente qué hay disponible.

Cuando el inventario se maneja en cuadernos, archivos de Excel o revisiones manuales, es más fácil que se presenten productos agotados, diferencias entre lo vendido y lo existente, compras innecesarias o pérdidas difíciles de detectar.

ITS Software permite trabajar con inventario permanente en tiempo real dentro de sus funcionalidades de POS e inventarios. Además, sus módulos pueden integrarse con otros procesos como ventas, facturación, cartera, reportes, contabilidad y e-commerce, según las necesidades de cada empresa.

Esto ayuda a que el inventario deje de ser una preocupación basada en suposiciones y se convierta en información útil para decidir mejor.

Video: ¿Tu inventario está bajo control o te está haciendo perder dinero?

3. Revisa caja, gastos y recaudos con mayor orden

El cierre de caja es otro punto clave para controlar un negocio a distancia.

Si al final del día no existe claridad sobre cuánto se vendió, cuánto ingresó, qué gastos se registraron y si los medios de pago coinciden, el negocio puede acumular diferencias difíciles de explicar.

Con ITS Software, el módulo POS e inventarios incluye arqueos de caja, control de gastos e informes administrativos. Estas herramientas permiten revisar mejor la operación diaria, identificar posibles diferencias y tomar decisiones con más información.

Un buen control de caja no solo ayuda a evitar descuadres. También permite entender cómo se está moviendo el dinero dentro del negocio.

Video: Cómo ver tus ingresos, ganancias y saldos en segundos

4. Usa reportes para tomar decisiones, no solo para revisar el pasado

Muchos negocios registran información, pero no la usan para decidir.

Tener reportes actualizados permite identificar productos más vendidos, referencias con baja rotación, cuentas pendientes, comportamiento de ventas, compras, gastos y otros datos importantes para la operación.

Cuando la información está organizada, el empresario puede tomar decisiones con mayor criterio: qué comprar, qué promocionar, qué ajustar, qué revisar y qué procesos necesitan atención.

ITS Software cuenta con informes administrativos y funcionalidades que permiten consultar información clave del negocio, según los módulos contratados y la configuración de cada empresa.

La información no debe servir solo para mirar lo que pasó, sino para actuar a tiempo.

Video: Rotación de artículos

5. Apóyate en herramientas móviles

Controlar un negocio a distancia también requiere movilidad.

Si el equipo comercial, los vendedores externos o el administrador necesitan consultar clientes, proveedores, inventario o tomar pedidos desde fuera del punto de venta, contar con una herramienta móvil puede hacer la diferencia.

ITS Mobile permite tomar pedidos, facturar, consultar clientes, proveedores e inventario desde dispositivos móviles o tablets. Además, ITS E-Commerce incluye una tienda virtual, configuración de artículos y precios, visualización de productos, integración de pedidos e inventarios, diseño responsivo y pagos en línea.

Esto facilita que el negocio no dependa únicamente del computador principal o del punto físico para avanzar en sus procesos comerciales.

Video: Con ITS Mobile registrar pedidos de clientes es muy fácil

6. Conecta tu tienda virtual con la operación

Si tu negocio vende por internet, el control se vuelve aún más importante.

Una tienda virtual desconectada puede generar reprocesos, errores de inventario, pedidos duplicados o ventas de productos que ya no están disponibles.

Con ITS E-Commerce, la empresa puede gestionar una tienda virtual integrada con ITS POS, inventario y contabilidad, facilitando el control de pedidos, pagos, productos disponibles y reportes. Además, ITS Software indica que su e-commerce permite tienda virtual, configuración de artículos, precios, visualización, comunicación directa con pedidos e inventarios, diseño responsivo y pagos en línea.

Vender online no debería significar perder el control. Al contrario, debe permitir que cada pedido se integre mejor con la operación del negocio.

Video: Con ITS E-commerce, configurar tu tienda online es más fácil

7. Integra facturación, inventario y contabilidad

Uno de los errores más comunes es manejar cada área por separado: ventas por un lado, inventario en otro archivo, facturación en otra plataforma y contabilidad al final del mes.

Esto genera reprocesos, más posibilidades de error y menos claridad para tomar decisiones.

En ITS Software, la facturación electrónica puede integrarse con procesos clave como ventas, POS, inventario, clientes, cartera, reportes y contabilidad, de acuerdo con la configuración de cada empresa.

Cuando los procesos están conectados, el negocio trabaja con mayor orden y la información fluye mejor.

Video: Módulos en ITS Software

Controlar no es hacerlo todo tú

Muchos empresarios sienten que controlar significa revisar cada detalle personalmente. Pero un negocio que depende completamente de una sola persona se vuelve difícil de escalar.

Controlar también es delegar con información, definir procesos, revisar reportes, establecer responsabilidades y apoyarse en herramientas que permitan supervisar sin interrumpir constantemente la operación.

Cuando el negocio cuenta con un sistema que conecta ventas, inventario, caja, facturación, reportes y contabilidad, el dueño o administrador puede enfocarse menos en apagar incendios y más en analizar, crecer y tomar mejores decisiones.

Video: Nuestra demo es guiada y totalmente gratuita

Controlar tu negocio incluso cuando no estás presente es posible si dejas de depender de procesos manuales, información dispersa o reportes tardíos.

La clave está en tener una operación organizada, conectada y visible.

Con ITS Software, puedes gestionar ventas, inventario, facturación electrónica, caja, reportes, contabilidad, mobile y e-commerce desde una solución integral, adaptada a las necesidades de diferentes tipos de negocio.

Porque no se trata de estar todo el día en tu empresa.

Se trata de tener la información correcta para saber qué está pasando, tomar decisiones a tiempo y controlar mejor tu negocio, estés donde estés.

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Conoce cómo ITS Software puede ayudarte a organizar y controlar mejor tu negocio.

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Aclarar si eso realmente es una ganancia ocasional, y qué parte paga impuesto, no exige memorizar cada artículo del Estatuto Tributario; se alcanza con responder tres preguntas, en orden y son las que abordaremos en este artículo, profundizando en las personas naturales residentes que declaran en el formulario 210.

Tips clave antes de calcular el impuesto

• El tiempo de posesión es determinante: dos años de posesión separan una ganancia ocasional de una renta ordinaria en la venta de bienes.
• Las exenciones no compiten entre sí: pueden sumarse varias en el mismo caso si cubren bienes o beneficiarios distintos.
• Las cifras en pesos se calculan con la UVT del año que se declara (AG 2025: $49.799), no con la UVT del año en que se presenta la declaración.
• Una ganancia ocasional exenta de impuesto puede, aún así, sumar para el tope de consignaciones o de patrimonio que obliga a declarar renta.

¿Qué es una ganancia ocasional para efectos tributarios?

Cuando un ingreso no proviene del trabajo, del negocio o de la actividad habitual del contribuyente, sino de vender algo que se tenía desde hace años, de una herencia, de un seguro de vida o de un golpe de suerte, la ley no lo trata como renta ordinaria: lo aísla en un cálculo aparte, con tarifa propia (15% en general, 20% para loterías y premios) y con sus propios topes exentos en UVT. El resultado se declara en una sección independiente del formulario 110 (para no residentes) y 210 (para residentes) y se suma después al impuesto de renta ordinario para obtener el total a cargo.

¿Cuáles son las tres preguntas clave para identificar cómo se incluyen las ganancias ocasionales en la declaración de renta?

Más que memorizar la lista completa de hechos generadores del Estatuto Tributario (ET), en la práctica basta con avanzar en este orden: primero confirmar que el ingreso realmente califica como ganancia ocasional, luego calcular cuánto se puede restar antes del impuesto y, por último, definir cuánto se paga y dónde se declara. A continuación, cada pregunta con su respuesta:

Pregunta 1: ¿el ingreso realmente es una ganancia ocasional?

En la práctica, todo lo que genera ganancia ocasional cae en uno de tres grupos, según qué activa el hecho generador:

• Operaciones con un test de tiempo (artículos 300 y 301 del ET): la venta de un bien inmueble, vehículo, acciones que el contribuyente poseía hace dos años o más, o la utilidad que reparte una sociedad al liquidarse, si llevaba dos años o más constituida. Aquí el reloj decide todo: con dos años de posesión o menos, la operación no es ganancia ocasional, sino renta ordinaria, y se declara en la cédula general sin acceso a ninguna exención de las que exponemos en la pregunta 2.
• Lo que se recibe sin dar nada a cambio (artículos 302 y 303 del ET): herencias, legados, donaciones, porción conyugal y cualquier otro acto gratuito entre vivos. Aquí no hay test de tiempo; el ingreso se causa en el momento en que se perfecciona el acto, como la partición de la herencia o la escritura de la donación.
• Lo que depende del azar o de un riesgo asegurado (artículos 303-1, 304 y 305 del ET): loterías, rifas, apuestas y la indemnización de un seguro de vida. El hecho generador es el pago del premio o de la indemnización, no un plazo de posesión.

De los tres grupos, el primero es el que más se presta a errores, precisamente por el plazo de los dos años: por eso conviene revisar siempre la fecha de adquisición del activo que se vendió antes de asumir que el resultado de la misma es ganancia ocasional.

Pregunta 2: ¿cuánto se puede restar antes de calcular el impuesto por ganancia ocasional?

Antes de aplicar la tarifa hay que restar lo que la ley permite excluir de acuerdo con el artículo 307 del ET. Conviene agruparlo según el momento y el tipo de operación, no numeral por numeral:

• Si el bien sale del patrimonio de tu cliente en vida (vendió su propia vivienda): la utilidad queda exenta hasta 5.000 UVT ($248.995.000 en el 2025), siempre que el dinero recibido se destine, a través de una cuenta AFC, a comprar otra vivienda o a pagar el crédito hipotecario del inmueble vendido.
• Si el bien entra al patrimonio de tu cliente por una sucesión (lo heredó): hay varias exenciones que se suman entre sí porque cada una mira algo distinto. La vivienda del causante, hasta 13.000 UVT ($647.387.000 en el 2025). Los demás inmuebles del causante, hasta 6.500 UVT en conjunto ($323.694.000 en el 2025). La porción individual de cada heredero o del cónyuge, hasta 3.250 UVT adicionales ($161.847.000 en el 2025). Y los libros, la ropa, los utensilios personales y el mobiliario de la casa heredados, son exentos en su totalidad, sin tope en UVT.
• Si el bien entra al patrimonio de tu cliente por una donación de alguien que no es su familiar directo: puede excluir el 20% de lo recibido, con un tope de 1.625 UVT ($80.923.000 en el 2025).
• Si tu cliente cobró una indemnización de un seguro de vida: es exenta hasta 3.250 UVT ($161.847.000 en el 2025); el excedente sí paga impuesto.

Lo que más dudas genera es que, dentro de una misma sucesión, estas exenciones no se excluyen entre sí. La Dian, mediante el Oficio 908610 de 2021, confirmó que la exención de la vivienda del causante y la de otros inmuebles se pueden aplicar junto con la porción individual del heredero, porque cada una cubre algo distinto: un tipo de bien, la primera; la calidad del beneficiario, la segunda.

Pregunta 3: ¿cuánto se paga y cómo se declara?

Sobre lo que quede después de restar exenciones y el costo fiscal (en el caso de los activos fijos poseídos por dos años o más), se aplica la tarifa: 15% para personas naturales residentes y no residentes (artículos 314  y 316 del ET) y 20% únicamente para loterías, rifas, apuestas y premios similares (artículo 317 del ET).

Ese resultado se declara en una sección del formulario 110 y 210 completamente separada del sistema cedular, donde se separa el ingreso bruto, costos, exenciones, ganancia gravable e impuesto (casillas 112 a 115 y 127 en el formulario 210 y casillas 80 a 83 y 97 en el formulario 110).

Al momento de incluir las ganancias ocasionales en la declaración de renta y determinar el impuesto a pagar es clave tener presente las retenciones que le pueden haber practicado a tu cliente: al vender un inmueble, por ejemplo el notario retiene el 1% del valor de la venta (artículo 398 del ET); al ganar un premio de lotería o rifa, la entidad pagadora retiene el 20% antes de entregarlo. En ambos casos, esa retención se descuenta del impuesto liquidado en la declaración; no lo reemplaza.

Fórmula práctica 
●	Ganancia ocasional gravable = ingreso bruto − costo fiscal procedente − exenciones aplicables.
●	Impuesto de ganancia ocasional = ganancia ocasional gravable × tarifa (15 % o 20 %).

Un matiz importante sobre esta fórmula: es que las ganancias ocasionales no gravadas y exentas sólo pueden diligenciarse hasta el valor de la diferencia positiva entre los ingresos por ganancias ocasionales menos los costos por ganancias ocasionales.

Es decir que no se puede poner como “ganancia ocasional no gravada o exenta” más dinero del que realmente le quedó como ganancia ocasional después de restar los costos.

Dicho de otra forma:

• Primero calcula la ganancia ocasional bruta: ingresos por ganancias ocasionales menos costos asociados.
• Solo si esa diferencia da un valor positivo, ahí sí puedes aplicar la parte no gravada o exenta.
• Si intentas poner un valor mayor al resultado de esa resta, el formulario no lo permite porque estaría exonerando más de lo que realmente se ganó.

Por ejemplo, si se obtuvo una ganancia ocasional de $100.000.000 con un costo de $70.000.000. La diferencia positiva es igual a $30.000.000; entonces el valor de las ganancias ocasionales no gravadas o exentas sólo podría ser hasta $30.000.000, no $40.000.000 ni $50.000.000.

¿Se puede originar una pérdida ocasional en la declaración de renta?

Cuando hablamos de pérdidas ocasionales, nos referimos a que una operación que cae dentro de esa categoría no terminó generando una ganancia, sino una pérdida. En términos tributarios, eso no se trata como una pérdida cualquiera de la renta ordinaria, sino como algo que sólo puede cruzarse con ganancias ocasionales.

La lógica es sencilla: primero identificas las ganancias ocasionales y las pérdidas ocasionales del período; después haces el cruce dentro de esa misma bolsa. Si tienes más ganancias que pérdidas, te queda una ganancia ocasional neta; si pasa al revés, la pérdida reduce la base hasta donde la norma lo permita, pero no se mezcla con otras rentas.

En la práctica, esto te sirve mucho al diligenciar el formulario 210, porque evita que lleves al renglón de ganancia ocasional neta un valor que realmente ya quedó absorbido por la pérdida ocasional. Dicho más simple: no puedes declarar como ganancia ocasional algo que, después del cruce, ya no existe.

Ejemplo: si tu cliente tuvo $30.000.000 de ganancia ocasional y $12.000.000 de pérdida ocasional, la base neta sería $18.000.000. Si la pérdida fuera de $35.000.000, la ganancia ocasional neta quedaría en cero, porque la pérdida no se usa para crear un saldo negativo en esa sección.

¿Los ingresos por ganancia ocasional influyen en la obligación de declarar?

Debes tener presente que una ganancia ocasional totalmente exenta de impuesto no necesariamente queda por fuera de la obligación de declarar renta.  Adicionalmente, el tope de ingresos brutos (1.400 UVT) excluye lo recibido por venta de activos fijos y por loterías, rifas o apuestas, pero esa exclusión no se extiende a los demás topes: si el dinero se consignó en una cuenta bancaria, sí cuenta para el tope de consignaciones, y el valor patrimonial de un bien heredado sí cuenta para el tope de patrimonio bruto.

Uno de los puntos clave al revisar la obligación de declarar por parte de una persona natural, es la realización del ingreso, profundiza sobre este tema en nuestro artículo: ¿Cuándo se considera “realizado” un ingreso para la declaración de renta?

Casos prácticos sobre las ganancias ocasionales en la declaración de renta: ¿cómo cambia el cálculo según la situación?

Te compartimos varios casos prácticos sobre este importante tema para que los entiendas y apliques:

Caso 1. Herencia con exenciones combinadas

Marcela es hija única y hereda de su padre (causante) tres tipos de bienes: la vivienda donde él vivía, una finca y unos ahorros que se reparten como herencia general. Todas las cifras están en UVT del año gravable 2025 (UVT = $49.799).

• Vivienda de habitación del causante: 15.000 UVT
• Finca (inmueble distinto a la vivienda): 5.000 UVT
• Ahorros y demás bienes recibidos como herencia general: 4.000 UVT

Los cálculos de los valores exentos por cada concepto serían los siguientes:

• Vivienda: exenta hasta 13.000 UVT → el excedente es gravado = 15.000 − 13.000 = 2.000 UVT quedan gravados.
• Finca: exenta hasta 6.500 UVT; como vale 5.000 UVT, queda 100 % exenta → gravado = 0 UVT
• Herencia general (porción individual): exenta hasta 3.250 UVT; de 4.000 UVT recibidos, el excedente gravado = 4.000 − 3.250 = 750 UVT quedan gravados.
• La ganancia ocasional gravable total es igual a: 2.000 + 0 + 750 = 2.750 UVT, equivalentes a $136.947.000. El impuesto, con la tarifa del 15%, es de $20.542.088 aproximadamente.

Las tres exenciones se combinaron porque cada una responde a un bien o a una calidad distinta: la vivienda, el otro inmueble y la porción individual del heredero.

Caso 2. Venta de vivienda: la prueba de los dos años y el destino de los recursos

Andrés vende el apartamento donde vivió durante los últimos 6 años, en $500.000.000, con un costo fiscal declarado de $300.000.000. Destina el dinero, a través de una cuenta AFC, a comprar una nueva vivienda.

• Utilidad: $500.000.000 − $300.000.000 = $200.000.000
• Tope exento por vivienda propia (5.000 UVT del AG 2025): $248.995.000
• Como la utilidad no supera el tope y Andrés cumplió con la destinación de los recursos exigida por el artículo 311-1 del ET, toda la ganancia queda exenta.
• Aun así, debe reportar la operación en el formulario 210, dentro de las ganancias ocasionales no gravadas o exentas.
• El notario, al momento de la escritura, practicó una retención del 1% sobre el valor de la venta (artículo 398 del ET): $500.000.000 × 1 % = $5.000.000, que se imputa contra el impuesto a cargo de Andrés, en caso de que se haya generado impuesto por otros conceptos.

Si Andrés hubiera vendido el mismo apartamento a los 18 meses de haberlo comprado, el resultado cambia por completo: al no cumplirse el plazo de más de dos años, la utilidad de $200.000.000 no se trataría como ganancia ocasional, sino como ingreso de la cédula general (renta ordinaria), sin acceso a la exención de vivienda ni a la tarifa del 15%; tributaría con la tarifa marginal de renta que le corresponda según su renta líquida y que va hasta el 39%.

Preguntas frecuentes sobre ganancias ocasionales

Para finalizar te compartimos 7 respuestas a preguntas frecuentes sobre este importante tema:

¿Ya descargaste nuestra cartilla sobre declaración de renta de personas naturales?

La cartilla Declaración de renta AG 2025 para personas naturales, que tenemos en ITS Software, está construida precisamente para resolver estas dudas antes de que tu cliente te las haga a ti. Incluye:

• El análisis completo de los seis criterios del artículo 592 del ET y la excepción del artículo 593, con los topes ya actualizados en UVT y en pesos para 2025.
• Cinco casos prácticos resueltos sobre el análisis de la obligación de declarar, incluyendo situaciones donde la realización del ingreso, los consumos con tarjeta de crédito o las consignaciones cambian por completo la conclusión.
• Las cinco cédulas del formulario 210 explicadas con su lógica de depuración para residentes, además de las reglas especiales para no residentes.
• Tablas completas y actualizadas de INCRNGO, rentas exentas, deducciones y descuentos tributarios, con sus topes en UVT y en pesos.
• Un caso integral de liquidación del impuesto, paso a paso, con el formulario 210 diligenciado de principio a fin.
• Diez errores frecuentes en la declaración de personas naturales y seis estrategias de planeación tributaria lícita para anticiparte antes del cierre del año.

Si quieres tener a la mano la referencia que te permita resolver en minutos lo que hoy te toma horas de consulta normativa,

Referencias normativas

• Presidencia de la República. (1989, 30 de marzo). Decreto 624 – Estatuto Tributario Colombiano
• Presidencia de la República. (2016, 11 de octubre). Decreto 1625 – Decreto Único Reglamentario en Materia Tributaria
• Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales [Dian]. (2021, 25 de agosto). Oficio 908610
• Congreso de la República de Colombia. (2022, 13 de diciembre). Ley 2277 de 2022
• Presidencia de la República de Colombia. (2023, 10 de noviembre). Decreto 1920 de 2023

Autor

Lina María Galindo López

Contadora Pública, egresada de la Universidad del Valle y estudiante de posgrado en Marketing Digital & E-commerce en la Universidad Icesi. Su sólida trayectoria incluye colaboraciones en portales contables líderes de Colombia en la generación de contenido editorial y digital. En su página linagalindocontadora.com, aporta valor directo: asesoría en renta y obligaciones tributarias para personas naturales; acompañamiento contable y estratégico para empresas; recursos, formación y contenido especializado para contadores; y estrategias de contenido con posicionamiento digital para marcas contables y blogs. Así, fusiona rigor normativo y tácticas digitales para impulsar el crecimiento de contadores, empresarios y marcas en un entorno regulatorio con constantes cambios.

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